檔案管理_某科技公司革命歷史檔案著錄細則

革命歷史檔案著錄細則為了進一步提高革命歷史檔案資源開發(fā)利用水平，建立國家級的革命歷史檔案目錄數(shù)據(jù)庫和計算機檢索體系，健全館際之間信息交流資源共享機制，充分發(fā)揮革命歷史檔案在我國社會主義建設事業(yè)中的作用，特制定本標準。1主題內容與適用范圍1.1本標準規(guī)定了革命歷史檔案文件級著錄項目、標識符號、格式和方法。1.2本標準適用于全國各級各類檔案館編制革命歷史檔案文件級機讀目錄。編制其他革命歷史檔案目錄可參照使用。1.3本標準不包含檔案目錄組織的方法。2引用標準GB 3792.1文獻著錄總則GB 3792.5檔案著錄規(guī)則3名詞術語3.1革命歷史檔案中華人民共和國成立以前中國共產黨及其領導下的政府、軍隊、團體形成的檔案。3.2其它名詞術語見檔案著錄規(guī)則。4著錄項目4.1檔案館代碼4.2檔號4.2.1全宗號4.2.2目錄號4.2.3案卷號4.2.4文件號4.3份數(shù)4.4頁數(shù)4.5縮微號4.6密級4.7文件狀況4.8載體類型4.9文件時間4.10責任者4.10.1個人責任者4.10.2團體責任者4.11受文者4.11.1個人受文者4.11.2團體受文者4.12題名4.13分類號4.14主題詞4.15自由詞4.16地名4.17人物4.18組織機構4.19會議4.20備注5標識符號+ 附件。：副題名及說明題名文字。（）有關說明文字?？甲C符號。表示每一個殘缺文字和未考證出的中文文字。?外文縮寫。起止連接符。，責任者，主題詞等項目內著錄兩個以上內容的分割符。6著錄格式6.1著錄格式見檔案著錄規(guī)則6.2本標準只提供著錄標引的參考工作單，見附表2。7必要項目和選擇項目7.1必要項目:檔案館代碼、檔號、時間、責任者、題名、分類號、主題詞。7.2選擇項目:除必要項目外均為選擇項目。8著錄使用文字8.1著錄使用文字必須是規(guī)范的簡化漢字。8.2檔案本身文字出現(xiàn)錯別字、繁體字和非標準字時，在所著錄條目中予以改正。8.3著錄中所用數(shù)字一律采用阿拉伯數(shù)字。8.4少數(shù)民族文字的檔案著錄時必須依照少數(shù)民族文字書寫規(guī)則，亦可根據(jù)實際需要翻譯成中文(外文亦同)。8.5各著錄項目使用文字類別見附表1。9載體類型標識革命歷史檔案的載體類型分為：紙、錄音、錄相、照片、印信、縮微制品、機讀磁性制品等。10著錄來源10.1著錄來源是被著錄檔案的本身。10.2在著錄的檔案本身不能滿足要求時，應參閱其他有關資料。11著錄項目細則11.1檔案館代碼:依據(jù)編制全國檔案館名稱代碼實施細則賦予的代號著錄。11.2全宗號:著錄檔案所在全宗的編號。11.3目錄號:著錄檔案所在案卷目錄的編號。11.4案卷號:著錄檔案所在案卷的編號。11.5文件號:著錄檔案所在案卷內每一文件的順序號。11.6份數(shù):著錄該文件的份數(shù)。11.7頁數(shù):著錄該文件的頁數(shù)。如該文件有多份，應著錄該文件頁數(shù)的總和，雙面有字和筒子頁文件按兩頁計。11.8縮微號:著錄檔案縮微復制品的編號。11.9密級:根據(jù)開放歷史檔案的有關規(guī)定，密級一般可分為“開放”和“控制”兩種。開放的不填，控制使用的用“K”表示。11.10文件狀況:指檔案出現(xiàn)破損、缺頁、字跡不清等情況時進行著錄，文件狀況用代碼表示，見附表3。11.11載體類型:指檔案載體的物質形態(tài)特征。紙質檔案不著錄，其他載體形式用代碼表示，見附表4。11.12文件時間:指文件的形成時間，一般公私文書、信件為發(fā)文時間;決議、決定、命令為通過或發(fā)布時間;條約、合同為簽署時間;計劃、報表?嘀剖奔?工程、產品圖紙為設計時間等。11.12.1文件時間依據(jù)GB2808全數(shù)字式日期表示法，由8位數(shù)字組成。年度4位，月份2位，日期2位，年、月、日可省略。原文件無法確定時間的應補“0”。例1:1938年5月8日應著錄為:。例2:一件文件只有2月，沒有年和日應著錄為:。11.12.2由若干份文件為對象著錄一個條目時，著錄其中最早和最晚形成的文件時間，中間用“”連接。例:某文件級有1951午6月6日;1951午7月5日;1953午8月3日;1953午12月11日四份文件。應著錄為:。11.12.3文件時間凡出現(xiàn)農歷、民國紀年或地支代月、韻目代日的，一律轉換成公元紀年，不加注。例:民國三十八年五月六日應著錄為:。11.12.4地支代月、韻目代日對照表見附表5。11.13責任者:指制發(fā)文件并對其負有責任的團體或個人，分為個人責任者和團體責任者兩種。11.13.1個人責任者:一般只著錄姓名，如是筆名或別名時，除按原文著錄外還應將其真實姓名附后，并加“( )”。例:“伍豪”應著錄為“伍豪(周恩來)”11.13.1.1原文只提供個人責任者的姓和職務，如能考證出來，應著錄考證出的姓名，對考證出的內容不加括號。無法考證的按原件著錄。例1:毛主席應著錄為:毛澤東。例2:黃部長無法考證，仍著錄為:黃部長。11.13.1.2多個個人責任者時，將其責任者姓名依次寫出，之間用“，”分隔。11.13.2團體責任者:必須著錄機構的全稱或通用簡稱。例1:中國共產黨中央委員會應著錄為:中共中央。例2:中共中央北方局應著錄為:北方局例3:中國新民主主義青年團西北工作委員會應著錄為:青年團西北工委。11.13.2.1團體授命個人發(fā)布的文件、個人代表團體所做的報告、講話等，即著錄個人責任者，亦著錄團體責任者。遇有團體責任者帶有考證括號的，著錄時應將括號去掉。11.13.2.2原文件中多個團體責任者名稱連續(xù)省略寫的，著錄時應分開，之間用“，”分隔。例:河北、山東省委應著錄為:河北省委、山東省委。11.13.3外國責任者，應著錄統(tǒng)一的中文譯名。11.14受文者:分為個人受文者和團體受文者，著錄方法同11.13，普發(fā)性文件不著錄。11.15題名:表達檔案內容特征、中心主題的名稱。包括正題名、副題名和附件題名。11.15.1題名原則上按檔案題目名稱著錄，如原題名不能反映文件主要內容時，應自擬題名。11.15.2著錄題名時，應按正題名、副題名、附件題名的順序，不分段落，不留空格。正題名與副題名之間用冒號“:”分隔，與附件題名用“+”號分隔，附件為兩件以上者，應著錄為“+1”，“+2”。標點符號應著錄清楚。原題名內如帶有括號，著錄時應保留。11.16分類號:指檔案所屬類目的符號，是對檔案進行主題分析后依據(jù)革命歷史檔案分類表賦予的分類號。當分類表中沒有恰當?shù)念惸繒r，可標引相近類目和上位類目，當出現(xiàn)多主題時，可標引多個分類號，之間用“，”分隔。11.17主題詞:是揭示檔案主題內容的規(guī)范詞。使用詞表為革命歷史檔案主題詞表。詞與詞之間用逗號“，”分隔。11.18自由詞:當主題詞表中沒有相應主題詞，又不能組配標引和靠詞標引時，方可標引自由詞。標引的自由詞應概念明確、含義清楚、實用性強，有檢索意義。詞與詞之間用“，”分隔。11.19地名:按檔案內容中所涉及有檢索意義的地名著錄。歷史地名照原文著錄。外國責任者的國別亦在此著錄。地名之間用“，”分隔。11.20人物:按檔案內容中所涉及有檢索意義的人物著錄，方法同個人責任者。11.21組織機構:按檔案內容中涉及有檢索意義的組織機構名稱著錄，方法同團體責任者。11.22會議:按檔案內容中所涉及的會議名稱著錄。當出現(xiàn)兩個以上會議名稱時，之間用“，”分隔。11.23備注:為著錄各個項目中需加以解釋和補充的事項。如在文件形成過程中，有重要人物的手稿、眉批等，應在備注項中說明。附表1各項目標識符、文字類別對照表序號項目名稱標識符文字類別備注1 檔案館代碼020 字符CCFC 2 全宗號901 字符 3 目錄號902 字符 4 案卷號903 字符 5 文件號904 字符 6 份數(shù)905 字符 7 頁數(shù)460 字符CCFC 8 縮微號910 字符 9 密級206 字符 10 文件狀況920 字符 11 載體類型050 字符CCFC 12 文件時間440A字符CCFC 13 個人責任者300 漢字CCFC 14 團體責任者310 漢字CCFC 15 個人受文者350 漢字 16 團體受文者360 漢字 17 題名200 漢字CCFC 18 分類號610 字符CCFC 19 主題詞620A漢字CCFC 20 自由詞620B 漢字 21 地名630 漢字 22 人物640 漢字 23 組織機構650 漢字 24 會議320 漢字CCFC 25 備注500 漢字CCFC 說明：1、字符為字母和數(shù)字，不包括漢字。2、CCFC中國公共交換格式由全國文獻工作標準化技術委負責制定。附表2革命歷史檔案著錄標引工作單檔案館代碼 020 全宗號 901 目錄號 902 案卷號 903 文件號 904 份數(shù) 905 頁數(shù) 460 縮微號 910 密級 506 文件時間 440A 文件狀況 920 載體類型 050 個人責任者300 團體責任者310 個人受文者350 團體受文者360 題名 200 分類號610 主題詞620A 自由詞620B 地名630 人物640 組織機構650 會議320 備注500 附表3：檔案、資料狀況代碼表項目代碼檔案、資料破損不全（含缺頭、缺尾、缺字碼）A 字跡不清污染（含擴散、墨跡、水漬）B 已托裱C 其它D 附表4：載體類型（非紙質）代碼表載體類型多稱標識代碼1 錄音制品LY 2 錄像制品LX 3 照片ZP 4 印信YX 5 縮微制品SW 6 機讀磁性制品JD 7 其它QT 附表5：月、日代字表地支代月一月：子二月：丑三月：寅四月：卯五月：辰六月：巳七月：午八月：未九月：申十月：酉十一月：戍十二月：亥韻目代日一日：東、先二日：冬、蕭三日：江、肴四月：支、豪五月：徽、歌六日：魚、麻七日：虞、陽八日：齊、庚九日：佳、青十日：灰、蒸十一日：真、尤十二日：文