《公文寫作培訓(xùn)講義》PPT課件.ppt

交流主要內(nèi)容 一、公文概述 二、公文格式 三、公文主要文種寫法 四、強(qiáng)調(diào)幾個問題,一、公文概述,公文的定義和作用 公文是具有規(guī)范體例格式的公務(wù)文書，是各級機(jī)關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理、處理公務(wù)、溝通聯(lián)系的工具。 公文質(zhì)量的好壞關(guān)系機(jī)關(guān)各項管理工作能否正常高效運轉(zhuǎn)，同時公文質(zhì)量也代表部門、單位形象，是部門和單位綜合水平、綜合素質(zhì)的反映。 公文的重要特點是行文的規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。,公文處理工作應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定： 國家技術(shù)監(jiān)督局國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T97041999） 國務(wù)院辦公廳國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（2001年1月1日施行） 中共中央辦公廳中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例（1996年5月3日施行） 辦公廳廳發(fā)20081號、廳發(fā)20091號文件 以上這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定對規(guī)范公文管理提出了明確要求，是總部和企事業(yè)單位公文處理工作應(yīng)遵循的原則。,二、公文格式,公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義,公文格式即公文的表現(xiàn)形式。公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文處理工作本身所需要的。規(guī)范的公文格式不僅體現(xiàn)公文的法定權(quán)威性和約束力，而且有利于提高工作效率，保證政令暢通。公文格式不規(guī)范，不僅影響公文的質(zhì)量和美觀，更重要的是會影響公文的效力，甚至由于格式不規(guī)范而造成各種謬誤，直接影響公文的嚴(yán)肅性和應(yīng)有作用的發(fā)揮，有時還會因此造成重大失誤。,26,28,156,A4紙：長寬=297210 版心：長寬=225156 (單位：mm),25,37,35,3行,單位：mm,文件式格式 國標(biāo)規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之下隔 3 行處印一條與版心同寬（156mm）的紅色反線。,文件式格式 國標(biāo)規(guī)定，上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。 上行文 版式,26,28,156,A4紙：長寬=297210 版心：長寬=225156 (單位：mm),80,37,35,3行字,單位：mm,信函式格式 國標(biāo)規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣距上頁邊的距離為30mm；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線，距下頁邊20mm處為一條文武線，兩條線長均為170mm。,26,28,170,版心與文件式公文基本一致,4,30,20,單位：mm,武文線（上粗下細(xì)）,文武線（上細(xì)下粗）,公文格式應(yīng)符合國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 97041999）的要求，做到相關(guān)要素齊全，字體、字號規(guī)范等。 組成公文的各要素可劃分為眉首（文頭）、主體、版記（文尾）三部分。,主體,版記,眉首,標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)名稱正文、附件、 成文日期、生效標(biāo)識 附注,主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期 版記中反線 版記位置,份數(shù)序號、秘密等級 保密期限、緊急程度 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 發(fā)文字號、簽發(fā)人 紅色反線,001,油商密一年,特 急,公文結(jié)構(gòu),主體,版記,眉首,001,油商密一年,特 急,中油辦2009X號,簽發(fā)人：,份數(shù)序號 秘密等級 保密期限 緊急程度 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 發(fā)文字號 簽發(fā)人 紅色反線,（一）眉首,秘密,機(jī)密,絕密,1. 秘密等級和 保密期限： 集團(tuán)公司秘密有國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密之分。 國家秘密： 秘密、機(jī)密、絕密 商業(yè)秘密： 油商密 油商密 油商密,油商密 ,油商密,油商密,（一）眉首,（一）眉首,1.秘密等級和 保密期限： 用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行。 保密期限采用+年的方法標(biāo)注。,機(jī) 密,機(jī)密2年,油商密5年,2.份數(shù)序號： 若公文需要編號發(fā)送時，用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識在版心左上角 第1行 份數(shù)編號至少應(yīng)不少于兩位。,正,001,1,01,油商密2年,油商密,（一）眉首,2. 份數(shù)序號： 目前，國家機(jī)密級、絕密級文件及油商密級的文件，必須標(biāo)注序號發(fā)送。以01或001起編，可用打號機(jī)連續(xù)編碼打印，也可用數(shù)碼印制機(jī)在印制正文同時自動編碼打印。,誤,019,正,誤,（一）眉首,（一）眉首,3. 緊急程度（急件、特急）： 用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；若需同時標(biāo)識密級和緊急程度，密級標(biāo)在第1行，緊急程度標(biāo)在第2行。 要實事求是地標(biāo)注,中國石油天然氣集團(tuán)公司文件,急 件,油商密 ,03,急 件,油商密 ,急 件,（一）眉首,4. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識： 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加 “文件” 兩字組成。特別是上行文也必須加“文件”兩字。,（一）眉首,4. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識： 聯(lián)合發(fā)文時應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排列；若聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。,（一）眉首,4. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（字體字號）： 國標(biāo)規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm15mm。 集團(tuán)公司、股份公司級文件標(biāo)識字號分別為40、38號；企業(yè)字號不得大于36號。,（一）眉首,4. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 （排列）： 單行式 企業(yè)單位名稱614字（不含文件2字）：36號小標(biāo)宋體字，固定值44磅，縮放75% 字?jǐn)?shù)為14字以上：調(diào)節(jié)縮放比例，字高不變。,（一）眉首,4. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（排列）： 折行式 前綴有“中國石油天然氣集團(tuán)公司”、“或中國石油天然氣股份有限公司”，“氣”字轉(zhuǎn)行；格式：23號小標(biāo)宋體字；字形無縮放。 單位名稱9字以內(nèi)，36號小標(biāo)宋體字，固定值44磅，縮放75%；字?jǐn)?shù)為9字以上，調(diào)節(jié)縮放比例，字高不變。,（一）眉首,5. 發(fā)文字號： 構(gòu)成國標(biāo)規(guī)定，發(fā)文字號組成如下： 發(fā)文代字+年份+序號 如:中油財200928號 不能顛倒 不能缺項,（一）眉首,5. 發(fā)文字號： 發(fā)文代字 一般由兩個層次組成：發(fā)文機(jī)關(guān)代字+發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門代字，或再+發(fā)文形式。 不要“字”等虛字， 不要過長。,（一）眉首,5. 發(fā)文字號： 集團(tuán)公司企事業(yè)單位上行文發(fā)文代字： 企業(yè)名稱代字+企業(yè)行業(yè)類型代字+企業(yè)組織形式代字,油氣田企業(yè)“油” 煉化企業(yè)“石化”,局、公司、廠、 院、所、中心,大慶石油管理局慶油局 大慶石油化工總廠慶石化廠,（一）眉首,5. 發(fā)文字號： 股份公司企事業(yè)單位上行文發(fā)文代字： 企業(yè)名稱代字+企業(yè)行業(yè)類型代字 油氣田企業(yè)油 煉化企業(yè)石化、煉化、化銷 銷售企業(yè)銷售 大慶油田有限責(zé)任公司慶油 大慶石化分公司慶石化 特殊：股份公司勘探開發(fā)研究院、規(guī)劃總院、石油化 工研究院的發(fā)文代字有“企業(yè)組織形式代字”。 如勘探開發(fā)研究院勘探院,（一）眉首,5. 發(fā)文字號： 年份國標(biāo)規(guī)定，年份應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)全稱，并用六角括號“ ”括入。年份要用全稱，不應(yīng)簡化。,不能使用 圓括號“( )” 方括號“ ”,（一）眉首,5. 發(fā)文字號： 序號 不編虛位（即1不編為001）； 序號前不加“第”字。 序號是發(fā)文流水號，一般同一發(fā)文形式，統(tǒng)一按順序編號。,5. 發(fā)文字號： 發(fā)文字號位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之下空2行，紅色反線之上，用3號仿宋體字左右居中排。 上行文，有簽發(fā)人時，發(fā)文字號居紅色反線上方左端空一字。 信函格式，發(fā)文字號位于武文線下右上角。,（一）眉首,（一）眉首,6. 簽發(fā)人： 上行文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名。 應(yīng)用3號仿宋體標(biāo)識“簽發(fā)人”3 字，而后用全角冒號；而簽發(fā)人姓名用3號楷體字。 不能只寫“簽發(fā)”兩字,（一）眉首,6. 簽發(fā)人： 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽 發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次排列，下移紅色反線，發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。,版記,主送單位： 一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。 二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 附件：XXXXXXXX （XXXXXXXXX）,標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)名稱正文、附件、附注 成文日期、生效標(biāo)識,主體,（二）主體,（二）主體,1. 公文標(biāo)題： 公文標(biāo)題在紅色反線下空行，用號小標(biāo)宋體字，分一行或多行居中排列；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。,（二）主體,2. 主送機(jī)關(guān)： 位置：在文件標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識。,2主送機(jī)關(guān)： 標(biāo)點符號：各單位、部門間用逗號，用作定語的同類單位間用頓號。主送單位中不用“和”、“及”等連詞。,（二）主體,主送機(jī)關(guān)： 企事業(yè)單位向總部報送正式上行文件，主送機(jī)關(guān)應(yīng)為“中國石油天然氣集團(tuán)公司”或“中國石油天然氣股份有限公司”，不使用“集團(tuán)公司”、“股份公司”等簡稱。正式上行文件，除可直接主送集團(tuán)公司辦公廳和專業(yè)分公司外，不得直接主送集團(tuán)公司或股份公司的業(yè)務(wù)部門。,（二）主體,主送機(jī)關(guān)： 集團(tuán)公司向國務(wù)院國資委、國家部委等報送公文，主送機(jī)關(guān)應(yīng)為“國務(wù)院國資委”、“財政部”等國家部委，不得徑送國家部委的某一廳局，如不得主送“國務(wù)院國資委規(guī)劃局” 。,（二）主體,主送機(jī)關(guān)： 總部印發(fā)普發(fā)性下行文件，主送機(jī)關(guān)規(guī)范用語為“各企事業(yè)單位”，若僅對某一類型企業(yè)普發(fā)文件時，可使用如 “各油氣田企業(yè)”、“各煉化企業(yè)”、“各銷售企業(yè)”等規(guī)范統(tǒng)稱。 在遇到主送機(jī)關(guān)不是同類型的全部時，應(yīng)一一列出，通常不用“各有關(guān)單位”這種不確切的概括詞。,（二）主體,（1）一般情況不可隨意使用； （2）在印發(fā)項目或投資計劃、會議通知、培訓(xùn)通知等文件，正文或附件中列明了要發(fā)送的“有關(guān)”單位的名單、名額等情況下可使用； （3）不得使用“各有關(guān)企業(yè)”、“各企業(yè)”、“各單位”、“各有關(guān)部門”等。 （4）若“有關(guān)”單位數(shù)量不太多時，可一一列上，但太多（超過3行文字）時，則一一列入版記“抄送”之前，用“主送：”。,“各有關(guān)單位”的正確用法,(二)主體,3. 公文正文： （1）正文排版為行距固定值28鎊，每頁22行，每行28字。 （2）主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。,(二) 主體,3. 公文正文： 注意： （1）公文正文中不得有表格、示意圖、結(jié)構(gòu)圖等形式。要將表格中內(nèi)容轉(zhuǎn)化為文字表述或是作為附件。,(二)主體,3. 公文正文： 注意： （2）正文中不要出現(xiàn)一字行。 （3）不要出現(xiàn)背題 。,（二）主體,結(jié)構(gòu)層次： 序數(shù) 一、 （一） 1.（用圓點?。?(1) 格式 回行空2字,一、XXXXXXXX （一）XXX，XX。XXX 1. XXXX （1）XXXX,（二）主體,4. 附件： 附件題錄 “附件” 與正文間空1行，前空2個漢字。 “附件”之后標(biāo)全角冒號，接排文字，回行內(nèi)對齊。,XXXXXXXXXXXXXXX。 附件: 關(guān)于XXXXXXXXXXX的可行性 報告,（二）主體,4. 附件： 附件題錄 不能只寫“附”，或?qū)憺椤案奖怼薄?應(yīng)寫為“附件”。,（二）主體,附件：1. XXXXX 2. XXXXX,4. 附件： 題錄序號 附件如不止一個，只用1個“附件”，并用阿拉伯?dāng)?shù)字編序號。 序號數(shù)碼后加圓點“”。,（二）主體,4. 附件： 附件正文 序號及名稱應(yīng)與前面的題錄標(biāo)題名稱一致。 正文首頁左上角頂格用3號方正仿宋體標(biāo)注“附件”或“附件”，其后不加冒號。,（二）主體,4. 附件： 附件正文 附件正文中的字體字號、行距版式應(yīng)與正文一致。,（二）主體,5. 附注： 公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期之下空1行。 不要寫“附注”2字。,（二）主體,5. 附注： （1）上行文、平行文都應(yīng)該標(biāo)注公文聯(lián)系人及聯(lián)系電話等附注內(nèi)容。 （2）要求報送材料等通知中的聯(lián)系人及電話屬于正文內(nèi)容，不適用附注的標(biāo)識方法。,（二）主體,6. 公文生效標(biāo)識： （一）單一發(fā)文印章 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm4mm，印章用紅色。,印章 弧下無字采用下套式，僅以下弧壓在成文時間上 弧下有字采用中套式，印章中心壓在成文時間上,（二）主體,（二）主體,印章 印章不得蓋在空白頁上。印章（成文日期）頁至少有一行正文文字，可通過調(diào)整行距或字距解決。成文日期頁也不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方式。,聯(lián)合行文： 兩個部門，日期拉開，左右空七，主辦在前，印章對齊； 三個以上，應(yīng)署名稱，序同文頭，最多排三，末排居中。,7. 成文時間： 國標(biāo)規(guī)定，成文時間采用漢字?jǐn)?shù)字小寫，“零”寫為“”。 正常情況下，成文時間與正文文字間空4行，右空4字。,正確：二五年十月二十七日 數(shù)字：二00五年十月二十七日 英文：二OO五年十月二十七日,成文時間以領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)日期為準(zhǔn)； 聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。,（二）主體,7. 成文時間：格式 【單一單位】不標(biāo)單位名稱，與正文間空4行 【兩個單位】不標(biāo)單位名稱，與正文間空4行 【三個以上】標(biāo)列單位名稱，下空1行標(biāo)時間,二五年十月二十七日,二 五 年 十 月 二 十 七 日,二五年十月二十七日,（二）主體,主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期 版記中反線 版記位置 頁碼,版記,（三）版記,（三）版記,1. 主題詞： 注意字體字號。 “主題詞”3個字為3號方正黑體字，居左頂格排，后為全角冒號； 詞目字體為3號方正小標(biāo)宋體字，中間空一個漢字。,（三）版記,1. 主題詞： 一般不超過5 個詞； 千萬不要漏標(biāo) 文種； 要準(zhǔn)確反映出公文的主要內(nèi)容。 （標(biāo)引不準(zhǔn)易起歧義）,抄送機(jī)關(guān)： 國標(biāo)規(guī)定，只有主送、抄送兩種公文發(fā)送方式。版記中，除前面的主送單位因數(shù)量太多可列入版記外，版記中只有“抄送”。 所謂“抄報”，原是向上級或行業(yè)、業(yè)務(wù)主管部門抄送所用，現(xiàn)已明確廢棄?！胺炙汀钡挠蓙硎且驗椤肮牟荒芩蛡€人”而又要給領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)送文件派生出來的?！胺炙汀睂Ｖ杆皖I(lǐng)導(dǎo)同志閱知的范圍，但目前總部公文采取“只送不標(biāo)”的辦法。 總部文件“分送”規(guī)范用語：黨組成員、總經(jīng)理助理、管理層成員，副總師（可選一項或多項）。,（三）版記,主題詞： 通知 抄送：國務(wù)院國資委。規(guī)劃計劃部，財務(wù)資產(chǎn)部，法律事 務(wù)部。存檔(2)，共印30份。 中國石油天然氣集團(tuán)公司辦公廳 2008年3月29日印發(fā),2. 抄送機(jī)關(guān)： 抄送機(jī)關(guān)在主題詞下1行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊（即內(nèi)對齊）；在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。抄送順序先外后內(nèi)。,（三）版記,（三）版記,3. 其他： （1）版記位置國標(biāo)規(guī)定，放在公文最后雙碼頁底端； （2）印發(fā)機(jī)關(guān)公文的印制主管部門，一般為各機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。格式：3號仿宋體字，左空一字。 （3）印發(fā)日期國標(biāo)規(guī)定，以付印日期為準(zhǔn)，不一定是成文日期，成文日期是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期。格式：3號仿宋體字，右空一字。 （4）頁碼空白頁和空白頁之后的頁不標(biāo)識頁碼（包括印有版記的那面）。,三、公文主要文種寫法,三、公文主要文種寫法 （一） 請示的擬寫 （二） 報告的擬寫 （三） 通知的擬寫 （四） 批復(fù)的擬寫 （五） 函的擬寫 （六） 呈批件的擬寫,公文的種類 要有“法定文種”的概念 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（13個）： 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要 中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例（14個）： 決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要,集團(tuán)公司作為中央直屬企業(yè)，在規(guī)定的公文種類中，最常用的主要有以下9個文種： 請示、報告、通知、批復(fù)、通報、決定、意見、函、會議紀(jì)要 按照行文方向，可分為： 上行文：請示、報告、（意見） 平行文：函 下行文：通知、批復(fù)、通報、決定、會議紀(jì)要、（意見）,（一） 請示的擬寫 （二） 報告的擬寫 （三） 通知的擬寫 （四） 批復(fù)的擬寫 （五） 函的擬寫 （六） 呈批件的擬寫,請示的適用范圍 1超出本部門、本單位批準(zhǔn)權(quán)限，請求上級 單位批準(zhǔn)、審定的事項； 下級單位、部門在工作中遇到新情況、新問題，請求上級單位解決或協(xié)助解決困難； 3對上級政策、規(guī)定中不明確或工作中遇到的難以把握、拿不準(zhǔn)的問題，請求上級指示、需上級明確答復(fù)的。,請示的主要種類,（一）請求批準(zhǔn)事項的請示：遇到按規(guī)定必須經(jīng)上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)方可處理的問題，如項目的審查核準(zhǔn)、股權(quán)轉(zhuǎn)讓事項、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員獎懲、資金撥給等。 （二）請求解決問題的請示：本單位某一問題和困難需要上級幫助解決；工作中出現(xiàn)涉及面廣，無法協(xié)調(diào)解決或單獨解決的問題，必須靠上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)出面協(xié)調(diào)或統(tǒng)籌安排。 （三）請求指示的請示：請求工作中遇到新情況、新問題，解決起來無章可循，需要上級機(jī)關(guān)作出指示方可辦理。如突發(fā)性事件中有關(guān)問題的處理，情況特殊，難以執(zhí)行原規(guī)定等事項。,（一）引語 簡要概括請示什么問題，即 提出請示的原因或根據(jù)，寫明請示什么問題，為什么請示，力求簡潔凝煉。然后用“現(xiàn)將有關(guān)情況及意見報告如下”、“請示如下”等承啟下文，其后多用冒號。 （二）主體 1. 為什么請示（基本情況、原因、依據(jù)、理由、可行性、必要性）。 2.請求批準(zhǔn)的具體事項。即要求批準(zhǔn)、答復(fù)或具體解決的問題和事情。 （三）結(jié)束語 一般用“妥否，請批示。”作結(jié)束語。,請示的基本結(jié)構(gòu),關(guān)于XXXX（事由）的請示 XXXX（主送單位）： 為了XXXX（目的），根據(jù)XXXX（依據(jù)），我單位擬XXXXX（意圖主旨）?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下： 一、XXXX（基本情況） 二、XXX（請示事項的必要性、可行性及意義） 三、XXX（具體方案和請示事項） 妥否，請批示。 （印章） XXX年X月X日 （聯(lián)系人：XXX 電話：XXX）,擬寫請示應(yīng)注意的事項 1應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系，不得越級“請示”和“報告”。如總部統(tǒng)一以集團(tuán)公司名義向國務(wù)院國資委、國家部委報送上行文件，但不得直接向國務(wù)院報送公文（信息報送除外）。 各企事業(yè)單位、總部部門、專業(yè)分公司均不得以單位或部門名義向國務(wù)院國資委、國家部委等報送上行文。,擬寫請示應(yīng)注意的事項 “請示”一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，不得多頭主送，也不得抄送下級單位。,擬寫請示應(yīng)注意的事項 3一般不向領(lǐng)導(dǎo)同志個人報送“請示”。如因領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦、確需主送領(lǐng)導(dǎo)的，以便函形式報送，文件落款處由單位負(fù)責(zé)人親筆簽字，不加蓋單位印章。,企事業(yè)單位上報公文行文規(guī)則 4請示的事項要具體明確，同時還要提出本單位的處理意見，表明本單位對請示事項的傾向性，請上級單位批復(fù)時參考。,擬寫請示應(yīng)注意的事項 5應(yīng)準(zhǔn)確把握請示的行文語氣，做到語氣委婉、言辭懇切。,擬寫請示應(yīng)注意的事項 6應(yīng)規(guī)范請示的結(jié)束語。請示的規(guī)范結(jié)束語為“妥否，請批示?！钡?。注意“否”后不用“？”號，“示”后不用“！”號。,（一） 請示的擬寫 （二） 報告的擬寫 （三） 通知的擬寫 （四） 批復(fù)的擬寫 （五） 函的擬寫 （六） 呈批件的擬寫,報告的適用范圍 按照上級單位部署或工作計劃，完成每一項任務(wù)，一般要向上級單位報告； 向上級單位反映工作中的情況； 回答上級單位的詢問； 按照上級單位要求報送有關(guān)文字材料。,報告的種類 答復(fù)上級單位詢問和交辦事項的報告 工作報告 3 反映情況的報告 4 報送文件材料、備案報告,報告的基本結(jié)構(gòu) 1.引語。報告的緣由和目的，即為什么寫，是為了讓上級掌握情況，還是為了答復(fù)上級機(jī)關(guān)提出的問題。要直截了當(dāng)，集中概括，并用“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下”之類的話承啟下文。 2.主體：即報告的具體內(nèi)容。注意要以反映情況為主，要注意層次。 3.結(jié)束語 ：一般用“特此報告”作結(jié)束語。,XXX（單位）關(guān)于XXXXXX工作情況的報告 XXXX（主送單位）： 根據(jù)XXXXXX要求（或XXXXXX以來），我們XXXX（概述工作背景或基本情況），對XXXXX工作進(jìn)行了認(rèn)真總結(jié)?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下： 一、XXXXXX（工作基本情況） 二、XXXXXX（主要做法和成績，包括采取的辦法、措施和產(chǎn)生的效果等） 三、XXXXXX（存在的問題，以及擬采取的對策措施） 四、XXXXXX（下一步工作安排和思路） （印章） XXX年X月X日 （聯(lián)系人：XXX 電話：XXX）,擬寫報告應(yīng)注意的事項 1“報告”與“請示”不可混用。,擬寫報告應(yīng)注意的事項 2 “報告”中也不應(yīng)夾帶請示事項。報告中若涉及請示事項，應(yīng)另行用請示行文，與報告嚴(yán)格分開。,擬寫報告應(yīng)注意的事項 3 應(yīng)規(guī)范報告的結(jié)束語。 報告的規(guī)范結(jié)束語為“特此報告?！辈皇褂谩疤卮藞蟾妫埮荆ㄖ甘?、批復(fù)）?！?（一） 請示的擬寫 （二） 報告的擬寫 （三） 通知的擬寫 （四） 批復(fù)的擬寫 （五） 函的擬寫 （六） 呈批件的擬寫,通知的適用范圍,1傳達(dá)要求下級單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項； 印發(fā)規(guī)章制度、指導(dǎo)意見、方案等內(nèi)容的通知； 轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文； 任免干部。,通知的分類,通 知,部署 工作類,管理 措施類,周知類,會議 通知類,印發(fā) 文件類,任免類,制訂 政策類,機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整,啟用印章,常用通知寫法 一般性通知（部署工作、管理措施、制訂政策） （1） “通知緣由” “根據(jù)”“目的”，現(xiàn)就問題通知如下： （）部署的工作、加強(qiáng)管理的措施、下達(dá)的政策逐項列出； （3）提出進(jìn)一步要求。,一般性通知擬寫注意事項： 提出的工作要求，必須切實可行，具有操作性，且屬下級單位能力及權(quán)限范圍內(nèi)的，忌要求大而空。 報送材料及其他有時限要求的任務(wù)，需要寫具體日期及聯(lián)系人、聯(lián)系方式。 一般事項性的通知，使用函件或便函即可；重大事項的通知使用公司或部門文件形式印發(fā)。,會議通知的寫作的要素一般有： （1）引語：召開會議的原因、目的及會議名稱、召開單位，然后“現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：”過渡到通知事項； （）事項部分：一般以標(biāo)題形式寫明會議內(nèi)容、時間和地點（注意交代報到時間）、參會者準(zhǔn)備事項等； （）寫明聯(lián)系人和聯(lián)系方式（姓名、電話、傳真、電子郵 箱等）。 必要時最好再附上報名回執(zhí)單，要求對方填寫參會者姓名、性別、職務(wù)/職稱、聯(lián)系電話（手機(jī)）、車次/航班及到達(dá)時間等。,會議通知,會議通知模板,關(guān)于XXXXX的通知 XXXX： 為XXXXX（目的主旨），根據(jù)XXXXXX（依據(jù)），XXXX（主辦單位）決定于XX年X月X日在XXX召開XXXX會議?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下： 一、會議時間、地點 二、會議內(nèi)容 三、參會人員 四、其他事項 如住宿、費用、接站問題、回執(zhí)于何時前傳真至XXX，以及其他需要提示的事項。 五、聯(lián)系人及電話 附件：1. 參會名額分配表（或具體內(nèi)容安排） 2. 參會人員回執(zhí),印發(fā)會議通知注意事項 1會議通知不以集團(tuán)公司（股份公司）文件或部門文件（辦公廳文件除外）印發(fā)。 2集團(tuán)公司工作會議、集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)干部會議的會議通知，以辦公廳文件印發(fā)； 3部門組織召開的業(yè)務(wù)性會議（二、三類會議）的會議通知，以部門函件或便函印發(fā)。,3印發(fā)類通知 印發(fā)規(guī)章制度、指導(dǎo)意見、材料、活動方案等內(nèi)容的通知。,模板一： 關(guān)于印發(fā)XXX的通知 XXXXX： 現(xiàn)將XXXXX印發(fā)給你們，請依照執(zhí)行。,模板二： 關(guān)于印發(fā)XXXXXX的通知 XXXXX： 為XXXXX（目的主旨），根據(jù)XXXXXX（依 據(jù)），特制定XXXX，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結(jié)合實際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行，并將有關(guān)要求通知如下： 一、XXXXXX。 二、XXXXXX。,印發(fā)類通知注意事項,領(lǐng)導(dǎo)同志或部門負(fù)責(zé)人的講話，原則上在會上以會議文件印發(fā)，不以公司及部門文件、函件印發(fā)。會后確需印發(fā)的重要講話，可以辦公廳通報印發(fā)。,印發(fā)類通知 注意事項,不要將其他的 法定文種以通 知印發(fā)。如以通知印發(fā)通報，以通知印發(fā)通知。,4轉(zhuǎn)發(fā)類通知,轉(zhuǎn)發(fā)類模板： 關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XXXXXX的通知 XXXX： 為XXXXX（目的主旨），現(xiàn)將XX（上級單位或有關(guān)主管單位名稱）XXXXX（文號）轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合實際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。 XXXXXX（具體貫徹意見，可選項）。,轉(zhuǎn)發(fā)類通知注意事項 不以集團(tuán)公司（股份公司）文件或部門文件轉(zhuǎn)發(fā)上級有關(guān)部門文件，可以辦公廳函件、部門函件或便函轉(zhuǎn)發(fā)。,5. 任免類通知,任免類通知一般模板： 關(guān)于XXX等同志聘任的通知 XXXX： 根據(jù)工作需要，經(jīng)研究，決定： 任命XXX為XXX； 任命XXX為XXX； 免去XXXX的XXXX（職務(wù)）。 注意事項： 任免行政職務(wù)與黨內(nèi)職務(wù)，所用文件文頭不同。,（一） 請示的擬寫 （二） 報告的擬寫 （三） 通知的擬寫 （四） 批復(fù)的擬寫 （五） 函的擬寫 （六） 呈批件的擬寫,批復(fù)的適用范圍及特點 批復(fù)是與請示相對，應(yīng)用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項的下行文種。 批復(fù)的特點 權(quán)威性：一經(jīng)批復(fù)，對請示的下級單位有直接約束力。 被動性:專門用于答復(fù)下級請示事項,先有上報的請示,后有下發(fā)的批復(fù),一來一往,被動行文。 針對性：必須針對下級機(jī)關(guān)的請示而發(fā)。明確、簡潔，以利下級單位執(zhí)行。 鮮明性：對于所批復(fù)的問題，態(tài)度必須明朗，同意或不同意，或不完全同意，不能模棱兩可。,批復(fù)的基本結(jié)構(gòu) 1批復(fù)的根據(jù)：收到什么請示？ 根據(jù)什么規(guī)定？ 經(jīng)研究，現(xiàn)批復(fù)如下： 2批復(fù)的具體內(nèi)容 3希望和要求,批復(fù)的一般寫法,批復(fù)模板 關(guān)于XXXX的批復(fù) XXXX： 你單位XXXXX（文號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)批復(fù)如下： 一、同意XXXX。 二、XXXXX（具體要求）。 三、 XXXXXXXXXX（提出進(jìn)一步做好此項工作的要求，以及從長遠(yuǎn)或整體上提出有關(guān)要求）。,1應(yīng)態(tài)度鮮明，語氣肯定，文字精煉，言簡意賅。 同意性批復(fù)勿需說明理由，往往對落實批復(fù)內(nèi)容提一些原則性要求，應(yīng)明晰、簡潔；不同意的批復(fù)，需闡述理由、原因，但要簡明扼要。 對報請審批規(guī)劃、方案類的批復(fù)，在原則同意的同時，對需要注意的問題加以強(qiáng)調(diào)。,批復(fù)擬寫注意事項,批復(fù)擬寫注意事項 “批復(fù)”和“通知”不可混用。,批復(fù)擬寫 注意事項,. 批復(fù)標(biāo)題擬定時，不要寫成關(guān)于XXX請示的批復(fù)， 或使用其他非法定文種。,批復(fù)擬寫注意事項 要寫明針對什么請示作出的批復(fù)。,批復(fù)擬寫注意事項 引用下屬單位的請示，除引用標(biāo)題外，還需引用文號。,（一） 請示的擬寫 （二） 報告的擬寫 （三） 通知的擬寫 （四） 批復(fù)的擬寫 （五） 函的擬寫 （六） 呈批件的擬寫,函的適用范圍及種類,函主要適用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報情況、征詢意見、詢問或答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項等。 函的種類主要有： 征詢意見函 請求批準(zhǔn)函 答復(fù)意見和答復(fù)審批事項的函,函使用的文頭,“函”通常使用函件的文頭（即信函格式）印制。,函的寫法,1.征詢意見函：是向有關(guān)單位詢問、了解某一事項或征求對某一事項意見的行文。首先寫明征詢意見的緣由；其次寫明需要詢問和了解或征求意見的事項，必要時應(yīng)寫明本單位對該事項的傾向性意見；第三寫清函復(fù)的時間要求和聯(lián)系及聯(lián)系電話等。,關(guān)于征求意見的函 （主送單位）： 為了 （目的），根據(jù) （依據(jù)），我們擬（或我們研究制訂了 ）?，F(xiàn)就有關(guān)問題征求你們意見（或現(xiàn)將 轉(zhuǎn)去 ），請研究提出修改意見，于 年月日前函告。 聯(lián)系人： 聯(lián)系電話： （印章） 年月日,2.答復(fù)意見函：是針對來函提出意見或作出回復(fù)的行文。首先寫明對什么來函或什么問題進(jìn)行函復(fù)；其次寫明對來函內(nèi)容的總體意見或評價；第三寫明函復(fù)的具體意見。,關(guān)于有關(guān)意見的復(fù)函 （主送單位）： 你們 關(guān)于征求 意見的函（文號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)將有關(guān)意見函復(fù)如下： 一、原則同意 。 二、 （具體意見）。 （印章） 年月日,3.請求批準(zhǔn)函：是向不相隸屬單位請求批準(zhǔn)有關(guān)事項的行文。這種函的寫法，在內(nèi)容和要求上與請示大致相同，差別主要表現(xiàn)在形式上。也就是說，請求批準(zhǔn)的事項，如果審批權(quán)限在上級單位，需用請示行文；如果審批權(quán)限在同級單位或不相隸屬單位，則應(yīng)使用函行文。,關(guān)于申請的函 （主送單位）： 為了 （目的），根據(jù) （依據(jù)），我們申請。現(xiàn)將有關(guān)情況和我們的意見函告如下： 一、 （基本情況）。 二、（必要性和可行性及其意義）。 三、 （我們的意見 ）。 現(xiàn)將有關(guān)材料報送你們，請予審批。 （印章） 年月日,擬寫函的注意事項,1行文簡潔明確，用語把握分寸，語氣平和有禮。 2函用于商洽辦理事項時，一般應(yīng)寫明辦理時限；復(fù)函時則應(yīng)該迅速、及時。 3函應(yīng)以附注形式標(biāo)注聯(lián)系人、聯(lián)系電話。 4函的標(biāo)題、啟承語和結(jié)束語： 發(fā)函：標(biāo)題一般為關(guān)于的函；正文啟承語一般為“現(xiàn)函告如下”；需要結(jié)束語的，如請求解決困難的函，可用“請予支持”等。 復(fù)函：標(biāo)題一般為關(guān)于的復(fù)函；正文啟承語一般為“現(xiàn)函復(fù)如下”；需要結(jié)束語的，如答復(fù)意見的函，可用“以上意見，請予考慮”等。,（一） 請示的擬寫 （二） 報告的擬寫 （三） 通知的擬寫 （四） 批復(fù)的擬寫 （五） 函的擬寫 （六） 呈批件的擬寫,呈批件的適用范圍,呈批件是總部各部門、各專業(yè)分公司向領(lǐng)導(dǎo)請示工作、報告工作情況和交辦事項處理結(jié)果的重要內(nèi)部文種，使用廣泛，在重大決策和日常工作中發(fā)揮著重要作用。,呈批件首頁紙格式,（一）呈批件首頁紙有兩種： 公司呈批件（藍(lán)色） 部門呈批件（黑色） 其中： 藍(lán)色用于總部各部門、各專業(yè)分公司向集團(tuán)公司（股份公司）領(lǐng)導(dǎo)同志呈報時使用，由部門、專業(yè)分公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。發(fā)文代字使用辦公廳統(tǒng)一給定的代字，如規(guī)劃計劃部為“計劃呈”。 黑色用于總部各部門、各專業(yè)分公司內(nèi)各處室向本部門領(lǐng)導(dǎo)同志呈報時使用，由處室主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。部門可自行規(guī)定發(fā)文代字。,部門呈批件（黑色）,公司呈批件（藍(lán)色）,呈批件首頁紙?zhí)顚懙淖⒁馐马?1必須使用總部統(tǒng)一的呈批件首頁紙，不能自造首頁紙。,部門負(fù)責(zé)人,1,3,4,6,5,7,2,8,1、2、3、4、7、8為必填項，不能有空項；5、6視文件內(nèi)容而定。,2.呈批件首頁紙相關(guān)項目要填寫齊備，不能將存在無簽發(fā)人、無發(fā)文字號、無標(biāo)題，有附件但首頁無標(biāo)注，無承辦人姓名及聯(lián)系方式，甚至無標(biāo)題等問題的呈批件呈報領(lǐng)導(dǎo)。,呈批件只能主送一位領(lǐng)導(dǎo)，不可同時主送多位領(lǐng)導(dǎo)。可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)意見直接辦理或是轉(zhuǎn)送其他領(lǐng)導(dǎo)。,4.呈批件應(yīng)視內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)密，并嚴(yán)格控制知悉范圍。呈批件密級標(biāo)注方法與文件密級標(biāo)注方法相同。,油商密,5呈批件僅限于本級機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，不可用呈批件代替上行文。,呈批件主體內(nèi)容的擬寫 呈批件常用的文種為“請示”、“報告”。其主體內(nèi)容的擬寫同“請示”、“報告”的擬寫，應(yīng)注意以下事項： 1.呈批件要一事一報； 2.呈批件要文字簡潔； 3.請示問題的呈批件，請示事項