淺析高職院校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑.doc

淺析高職院校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑 董亞麗晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院 摘要：當(dāng)前，信息化發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施和云計(jì)算工程和電子政務(wù)工程的有序開(kāi)展，都是我國(guó)信息化數(shù)字化工程的進(jìn)展表現(xiàn)。數(shù)字化戰(zhàn)略為檔案事業(yè)的發(fā)展拓展了平臺(tái)，為高職院校檔案管理工作的改革進(jìn)步提供了新的機(jī)遇。有效利用人才儲(chǔ)備、網(wǎng)絡(luò)硬件等各方面的優(yōu)勢(shì)，各高職院校可以把“數(shù)字化校園”建設(shè)作為現(xiàn)代數(shù)字化管理的基礎(chǔ)平臺(tái)。 關(guān)鍵詞：高職院校檔案管理數(shù)字化發(fā)展 作為高職院?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)主要是利用多媒體、數(shù)字成像、掃描、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技信息技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行采集、傳輸、處理以及存儲(chǔ)，充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，鏈接各方資源，形成一個(gè)完整有序的高職院校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，有效提高高職院校檔案管理的數(shù)字化檔案管理效益和效率，實(shí)現(xiàn)資源共享和有效及時(shí)利用。而如何通過(guò)系統(tǒng)的管理形成一個(gè)完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是目前擺在高職院校檔案管理者面前的重要難題之一。 一、數(shù)字化發(fā)展在高職院校檔案管理中的重要價(jià)值 首先，電子檔案具有體積小，使用壽命長(zhǎng)，容易復(fù)制，傳遞速度快和便于存儲(chǔ)等紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)勢(shì)。對(duì)目前的社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，電子檔案具有更高的實(shí)用性。高職院校檔案管理的數(shù)字化將會(huì)實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的跨越，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作產(chǎn)生了前所未有的沖擊，具有很強(qiáng)大的影響力。其次，選擇數(shù)字化也是高職院校檔案信息工作發(fā)展的結(jié)果。高職院校是人才培養(yǎng)的重要基地，也是傳承中華文明應(yīng)用先進(jìn)科技的主要機(jī)構(gòu)，具有先進(jìn)的文化理念。隨著高職院校的不斷改革發(fā)展，檔案的門(mén)類(lèi)不斷增多，內(nèi)容更加復(fù)雜化、多樣化，當(dāng)然數(shù)量也會(huì)更為繁多。高職院校檔案數(shù)字化的管理方法恰好適應(yīng)了高職院校的發(fā)展要求。再次，實(shí)行高職院校檔案管理的信息化也是檔案工作人員不斷發(fā)展自身素質(zhì)適應(yīng)時(shí)代要求的選擇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足新型檔案管理的需要，檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷更新，管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)也會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。 高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)是校園工程的重要組成部分，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息資源共享的前提。為了使檔案信息的利用更加方便、準(zhǔn)確與快捷，更好地服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)，必須發(fā)展檔案數(shù)字化。同時(shí)這也是國(guó)家信息化戰(zhàn)略的發(fā)展要求。 二、高職院校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展策略 數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢(shì)，目前正值庫(kù)存檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要時(shí)期，庫(kù)存檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心內(nèi)容。下文從數(shù)字化工作的科學(xué)性、實(shí)用性、工作途徑和工作手段四個(gè)方面對(duì)高職院校檔案管理數(shù)字化路徑做了詳細(xì)分析。 1.實(shí)現(xiàn)庫(kù)存檔案數(shù)字化 （1）優(yōu)化數(shù)字化管理工作。檔案資料數(shù)量龐大，其中含有大量鑒定后會(huì)做銷(xiāo)毀處理的檔案和未鑒定的檔案。如果盲目地將這些檔案悉數(shù)數(shù)字化，只會(huì)大幅度增加檔案數(shù)字化管理工作的負(fù)擔(dān)和難度，同時(shí)白白浪費(fèi)掉大量的資金、資源。因此，庫(kù)存檔案數(shù)字化要采取科學(xué)合理的方式進(jìn)行。要制定科學(xué)合理的檔案優(yōu)化方案，做好庫(kù)存檔案的優(yōu)化工作。根據(jù)高職院校檔案管理的具體情況以及高職院校檔案所屬年代、使用頻率、保密級(jí)別和保管年限等等，對(duì)庫(kù)存檔案的優(yōu)化工作制定出一份科學(xué)合理的方案。 （2）有選擇性實(shí)施數(shù)字化發(fā)展。根據(jù)制定好的檔案優(yōu)化方案，評(píng)估鑒定庫(kù)存檔案的利用頻率、實(shí)用性和價(jià)值，按照高職院校檔案的保密等級(jí)、內(nèi)容優(yōu)先級(jí)和年度優(yōu)先級(jí)三個(gè)方面確定檔案數(shù)字化的合理范圍。首先對(duì)那些急需修補(bǔ)的檔案和利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，確保庫(kù)存檔案資源的有效利用。針對(duì)不適合現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理方法的檔案，例如沒(méi)有解密或密級(jí)較高的、暫時(shí)不用的和保存價(jià)值較高的檔案，可以暫時(shí)不進(jìn)行數(shù)字化，待檔案管理的數(shù)字化科技條件進(jìn)一步發(fā)展成熟之后再做科學(xué)安排處理，檔案信息數(shù)字化是有條件有選擇的數(shù)字化。 （3）選取多種工作手段。目前使用的數(shù)字化手段多種多樣，比如拍照、掃描、著錄等，可以根據(jù)庫(kù)存檔案的不同類(lèi)別，采用不同的數(shù)字化手段。針對(duì)著錄是要特別注意的問(wèn)題、掃描后的處理辦法和掃描的分辨率等等要制定出合理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，用以提高檔案管理工作的效率。由于紙質(zhì)的文檔掃描以后，其本質(zhì)是圖片，依然不能實(shí)現(xiàn)全文檢索，雖然能通過(guò)屏幕進(jìn)行閱讀打印，但打印的文檔存在兩大問(wèn)題，首先，費(fèi)用高，其次，不能起到憑證的作用，需要原件復(fù)印以后加蓋檔案證明章才能有效。聲像、實(shí)物檔案等文件資料可以采用拍音頻視頻采集或拍照的手段首先形成電子文件，然后上傳至高職院校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。之后，還要對(duì)電子文件的單位及人員名稱、活動(dòng)內(nèi)容、獲獎(jiǎng)情況等進(jìn)行著錄。 2.實(shí)現(xiàn)電子文件檔案化 實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的另一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容就是電子文件的建設(shè)。電子文件檔案化的第一個(gè)要求就是完善檔案管理制度，把電子文件的歸檔納入管理制度當(dāng)中去。完善的檔案管理制度對(duì)檔案管理工作起著事半功倍的作用。對(duì)于紙質(zhì)文件相應(yīng)的電子文件要做到及時(shí)的收集并準(zhǔn)確注明移交情況，實(shí)現(xiàn)文件的遠(yuǎn)程利用和全文檢索。電子文件要有統(tǒng)一的的格式命名標(biāo)準(zhǔn)，例如工程圖紙使用DWG格式、圖片統(tǒng)一采用JPEG格式、文檔使用PDF格式等等。同時(shí)，由于電子文檔大多是紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換孤傲來(lái)的，內(nèi)容也與紙質(zhì)文檔相同，因此歸檔時(shí)還要注意避免重復(fù)。 工作內(nèi)容和工作模式發(fā)生了變化，檔案管理人員要根據(jù)不同的工作內(nèi)容改進(jìn)工作方式，學(xué)習(xí)新的技能和方法，提高檔案管理數(shù)字化工作的效率，以適應(yīng)高校檔案管理數(shù)字化的新要求。 上文對(duì)高職院校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行了詳細(xì)的論述，同樣論述了數(shù)字化是高職院校發(fā)展的必然選擇，凸顯了檔案管理數(shù)字化的迫切性和必然性。并通過(guò)數(shù)字化工作的科學(xué)性、實(shí)用性、工作途徑和工作手段四個(gè)方面的內(nèi)容，著重論述了庫(kù)存檔案數(shù)字化的原則、方法和手段。本文以全面深入的分析論述為檔案管理數(shù)字化提出了一些可行的建議和措施。 參考文獻(xiàn) 1魯蓓.檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐探索J.才智,xx(34):331 2王國(guó)英.試論如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化J.企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā),xx(23):117-118 3王