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文檔簡介
物美集團(tuán)大宗采購工作指南說明:大宗采購是指超過各業(yè)態(tài)公司總銷售額1或全年采購金額超過2000萬人民幣的品項(xiàng)。一、 目的建立和執(zhí)行這個(gè)制度是為了建設(shè)物美集團(tuán)高水平的采購環(huán)境,提高供應(yīng)商的素質(zhì)和供貨質(zhì)量,保證商品供貨的穩(wěn)定,防止發(fā)生質(zhì)量意外事故,同時(shí)可以降低采購成本,防止采購中的徇私舞弊。但對(duì)象可口可樂、寶潔、聯(lián)合利華、花王、達(dá)能、帕爾瑪特這樣物美沒有議價(jià)能力的供應(yīng)商,可能也不能采取這套工作指南。這套工作指南的特點(diǎn)是在制度管理部設(shè)置第三方詢價(jià)(至少需兩人)和大宗采購監(jiān)督員(至少需三人,其中一人負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)劃制定、監(jiān)督流程控制、監(jiān)督要點(diǎn)設(shè)定;一人負(fù)責(zé)監(jiān)督過程復(fù)核、資料審查;一人負(fù)責(zé)資料收集、檢驗(yàn)、鑒別。)二、 工作流程圖后備供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫:出入庫操作規(guī)范,數(shù)據(jù)庫管理操作規(guī)范銷售模塊訂貨訂單處理操作規(guī)范:新品開發(fā)操作規(guī)范:老品補(bǔ)貨老品新合同新品供應(yīng)商資格認(rèn)證操作規(guī)范:認(rèn)證計(jì)劃、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)證程序、認(rèn)證方法、認(rèn)證結(jié)果處置、認(rèn)證表格匯總新店商品規(guī)劃鋪底訂貨操作規(guī)范:第三方詢價(jià)模塊庫存充足采購合同作業(yè)操作規(guī)范:預(yù)算、調(diào)查、準(zhǔn)備、詢價(jià)、談判、審查、第三方詢價(jià)控制、核準(zhǔn)、簽約、記帳促銷計(jì)劃訂貨操作規(guī)范:庫存不足配送模塊配送指令合同執(zhí)行操作規(guī)范:時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、返傭、贊助、促銷、生產(chǎn)流程控制、異常預(yù)警、汰換、合同修改、追索預(yù)算模塊結(jié)算支付申請操作規(guī)范:執(zhí)行模塊集團(tuán)信息系統(tǒng):采購品項(xiàng)數(shù)量和價(jià)格、市場價(jià)格、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、合同執(zhí)行數(shù)據(jù)、預(yù)算數(shù)據(jù)、結(jié)算數(shù)據(jù)監(jiān)控模塊采購流程圖三、 相關(guān)各方職責(zé)1集團(tuán)總裁(1)。主持供應(yīng)商資格認(rèn)證和大宗采購合同評(píng)審,控制會(huì)議進(jìn)程,協(xié)調(diào)各種矛盾和沖突。保證工作按既定程序和標(biāo)準(zhǔn)完成。(2)。聘請供應(yīng)商資格認(rèn)證和大宗采購合同評(píng)審的咨詢專家。(3)。參考各種信息,形成決議,確定合格供應(yīng)商,批準(zhǔn)大宗采購合同的簽約和執(zhí)行。2認(rèn)證委員和評(píng)審委員: 主要由四個(gè)業(yè)態(tài)公司總經(jīng)理,四個(gè)業(yè)態(tài)公司采購總監(jiān)、集團(tuán)財(cái)務(wù)部總監(jiān)、集團(tuán)制度管理部總監(jiān)、集團(tuán)法律事務(wù)部總監(jiān)以及其他聘請人員組成。 根據(jù)咨詢專家調(diào)查報(bào)告,評(píng)價(jià)意見,供應(yīng)商自報(bào)材料,第三方詢價(jià)報(bào)告,其他調(diào)查報(bào)告和信息,具體工作人員的現(xiàn)場說明,投票決策。3大宗采購監(jiān)督人員:(1)。執(zhí)行和監(jiān)控的關(guān)鍵點(diǎn):供應(yīng)商認(rèn)證;合同議價(jià);合同執(zhí)行監(jiān)控。(2)。執(zhí)行和監(jiān)控的內(nèi)容:a. 檢查是否按程序完成工作*.供應(yīng)商認(rèn)證程序:核實(shí)文件、實(shí)地調(diào)查、資質(zhì)評(píng)估、會(huì)審、儲(chǔ)備、簽約、汰換等等。*.合同議價(jià)程序:預(yù)算、調(diào)查、準(zhǔn)備、詢價(jià)、談判、審查、第三方詢價(jià)控制、核準(zhǔn)、簽約、記帳等等。*.合同執(zhí)行監(jiān)控程序:時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、返傭、贊助、促銷、生產(chǎn)流程控制、異常預(yù)警、汰換、合同修改、追索等等。b. 檢查工作標(biāo)準(zhǔn)是否達(dá)到*.供應(yīng)商認(rèn)證工作標(biāo)準(zhǔn):規(guī)模、管理、質(zhì)量、裝備、合作度、價(jià)格、能力、競爭力評(píng)價(jià)等等。*.合同議價(jià)工作標(biāo)準(zhǔn):雙贏,長期合作,附加條件優(yōu)惠,價(jià)格理想(市場平均價(jià)),其他代價(jià)低,風(fēng)險(xiǎn)可控等等*.合同執(zhí)行監(jiān)控工作標(biāo)準(zhǔn):完成率,可靠性,異常率等等。c. 檢查預(yù)定工作方法是否執(zhí)行,應(yīng)用的工具是否完整和合格d. 檢查工作是否按時(shí)完成*.供應(yīng)商認(rèn)證工作時(shí)間表*.合同議價(jià)工作時(shí)間表*.合同執(zhí)行工作監(jiān)控時(shí)間表e. 檢查所附圖、表、單是否規(guī)范、完整*.供應(yīng)商認(rèn)證所附圖、表、單:*.合同議價(jià)所附圖、表、單:*.合同執(zhí)行監(jiān)控所附圖、表、單:f. 現(xiàn)場調(diào)查供應(yīng)商g. 現(xiàn)場巡查配送、驗(yàn)收、質(zhì)檢、收貨、運(yùn)輸、庫存等等、4第三方詢價(jià)人員:(1)。定期對(duì)樣本商品進(jìn)行市場調(diào)查和網(wǎng)絡(luò)查詢;(2)。協(xié)調(diào)各下屬單位采購與銷售在進(jìn)貨價(jià)格高低上的扯皮,以便分清責(zé)任,精確考核;(3)。為監(jiān)督控制采購合同議價(jià)提供依據(jù);(4)。實(shí)時(shí)掌握競爭對(duì)手的經(jīng)營企圖等等。)5大宗采購績效考核人員按物美集團(tuán)績效考核辦法進(jìn)行考核。6大宗采購咨詢專家主要由物美內(nèi)部有經(jīng)驗(yàn)的采購人員、財(cái)務(wù)人員和店鋪銷售人員組成,由集團(tuán)總裁聘請,給一定報(bào)酬,定期輪換。主要負(fù)責(zé)現(xiàn)場調(diào)查供應(yīng)商的資質(zhì)、規(guī)模、質(zhì)量管理水平、衛(wèi)生管理水平、生產(chǎn)管理水平、運(yùn)營管理水平、配送能力、財(cái)務(wù)狀況等等,并作出個(gè)人評(píng)價(jià),以供集團(tuán)決策。四、 程序和方法1供應(yīng)商資格認(rèn)證(1)。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備(2)。投寄招標(biāo)文件(3)。檢核投標(biāo)文件(4)。樣品檢驗(yàn)和評(píng)估(5)。供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查(6)。供應(yīng)商資格評(píng)估(7)。會(huì)審(8)。投寄供應(yīng)商入圍通知2大宗采購合同評(píng)審(1)。大宗采購合同評(píng)審準(zhǔn)備(2)。供應(yīng)商報(bào)價(jià)(3)。議價(jià)和第三方詢價(jià)(4)。其他附加條款(5)。專家審核(6)。會(huì)審(7)。核實(shí)a. 預(yù)算b. 價(jià)格c. 法律(8)。簽約3大宗采購合同執(zhí)行(1)。供貨時(shí)間和數(shù)量控制(2)。商品質(zhì)量和衛(wèi)生控制(3)。商品價(jià)格、包裝、規(guī)格、品種搭配和品項(xiàng)控制(4)。運(yùn)輸、配送、保險(xiǎn)、返傭和贊助控制(5)。商品促銷計(jì)劃控制(6)。商品生產(chǎn)流程控制(7)。異常預(yù)警、汰換(8)。合同修改(9)。退貨和索賠4大宗采購合同支付(1)。單據(jù)核實(shí)(2)。對(duì)帳(3)。審核a. 預(yù)算b. 第三方詢價(jià)c. 質(zhì)檢(4)。傳票(5)。劃款五、 主要表單1供應(yīng)商資格認(rèn)證(1)。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單格式(2)。大宗采購招標(biāo)邀請格式(3)。供應(yīng)商投標(biāo)文件格式(4)。樣品檢驗(yàn)和評(píng)估表格式(5)。對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單格式(6)。供應(yīng)商資格認(rèn)證評(píng)估表格式2大宗采購合同評(píng)審(1)。大宗采購合同評(píng)審準(zhǔn)備工作清單格式(2)。大宗采購合同專家審核表格式(3)。簽約程序傳票格式(4)。大宗采購合同要點(diǎn)為降低工作成本和磨合成本,盡量使用物美原來的工作程序和表單,這樣可以盡快的取得成效。附錄:主要表單格式1供應(yīng)商資格認(rèn)證(1)。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單格式供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單(1)。完成分店鋪商品規(guī)劃(2)。完成新開店鋪計(jì)劃和商品規(guī)劃(3)。完成大宗采購招標(biāo)計(jì)劃(4)。印刷大宗采購招標(biāo)邀請書(5)。印刷供應(yīng)商投標(biāo)書(6)。印刷樣品檢驗(yàn)和評(píng)估表(7)。印刷供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單(8)。印刷供應(yīng)商資格認(rèn)證評(píng)估表(9)。印刷供應(yīng)商資格認(rèn)證會(huì)審表(10)。印刷供應(yīng)商入圍通知(2)。大宗采購招標(biāo)邀請格式物美集團(tuán)大宗采購招標(biāo)邀請書編號(hào);交貨時(shí)間:數(shù)量、交貨批次:規(guī)格、包裝:品項(xiàng):促銷條件:交貨地點(diǎn):退貨條件:支付條件:支付方式:驗(yàn)收辦法:衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn):質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):初審合格招標(biāo)流程供應(yīng)商提供樣品供應(yīng)商投標(biāo)招標(biāo)邀請對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查樣品合格樣品檢驗(yàn)和評(píng)估專家評(píng)估發(fā)入圍通知書認(rèn)證合格供應(yīng)商資格認(rèn)證委員會(huì)會(huì)審進(jìn)入大宗采購合同談判程序聯(lián)絡(luò)電話:領(lǐng)取投標(biāo)文件地點(diǎn)截標(biāo)時(shí)間招標(biāo)時(shí)間(3)。供應(yīng)商投標(biāo)文件格式物美集團(tuán)大宗采購供應(yīng)商投標(biāo)書編號(hào):法人代表:電話:公司地址:公司名稱:生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號(hào)碼:營業(yè)執(zhí)照號(hào)碼:代理許可證:注冊資金:員工人數(shù):生產(chǎn)工廠:經(jīng)營品項(xiàng):生產(chǎn)設(shè)備清單質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件三年銷售記錄和主要客戶三年財(cái)務(wù)報(bào)表衛(wèi)生檢疫證號(hào)產(chǎn)權(quán)證明管理制度配送能力品項(xiàng)、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨批次、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量保證、衛(wèi)生保證、退貨保證、結(jié)算要求等等投標(biāo)品項(xiàng)促銷安排返傭、贊助承諾配送承諾報(bào)價(jià)投標(biāo)日期保證人電話代理人電話投標(biāo)人電話(4)。樣品檢驗(yàn)和評(píng)估表格式物美集團(tuán)大宗采購樣品檢驗(yàn)和評(píng)估表編號(hào):樣品送審公司名稱:公司地址:電話:安全許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號(hào)碼:營業(yè)執(zhí)照號(hào)碼:生產(chǎn)許可證:生產(chǎn)工藝:員工人數(shù):生產(chǎn)工廠:送審品項(xiàng):生產(chǎn)設(shè)備清單質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件主要客戶保質(zhì)期衛(wèi)生檢疫證號(hào)檢驗(yàn)地點(diǎn)、設(shè)備、技術(shù)檢驗(yàn)時(shí)間送審時(shí)間品項(xiàng)、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、功能、口感、目視外觀、質(zhì)量、衛(wèi)生、保質(zhì)期、成分、有毒物質(zhì)等等檢驗(yàn)項(xiàng)目結(jié)果檢驗(yàn)結(jié)論采購監(jiān)督簽名檢驗(yàn)員簽名專家評(píng)分(5)。對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單格式物美集團(tuán)大宗采購對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單編號(hào):1 核實(shí)營業(yè)執(zhí)照(到當(dāng)?shù)毓ど叹趾藢?shí))2 核實(shí)稅務(wù)登記證(到當(dāng)?shù)囟悇?wù)局核實(shí))3 核實(shí)衛(wèi)生許可證(到當(dāng)?shù)匦l(wèi)生部門核實(shí))4 核實(shí)產(chǎn)權(quán)證明(到當(dāng)?shù)赝恋鼐?、房產(chǎn)局核實(shí),機(jī)器設(shè)備要求供應(yīng)商提供原始發(fā)票,到原生產(chǎn)廠家核實(shí)。)5 銀行存款核實(shí),要求供應(yīng)商提供每月隨機(jī)抽取三天得銀行對(duì)帳單,共計(jì)十二個(gè)月,到銀行核實(shí)。6 應(yīng)收應(yīng)付要求供應(yīng)商提供清單,發(fā)函或電話核實(shí)。7 測試質(zhì)量控制系統(tǒng)的有效性。8 測試衛(wèi)生檢疫控制系統(tǒng)的有效性。9 檢查原料進(jìn)貨渠道。10考察現(xiàn)場管理。11核實(shí)目前主要客戶的真實(shí)性。12抽查管理制度執(zhí)行的有效性。13評(píng)估設(shè)備水平、生產(chǎn)能力。14評(píng)估工藝路線和操作方法。15評(píng)估設(shè)備、儀器維護(hù)水平。16過去供應(yīng)其他公司是否按期,是其他否有不良記錄。17供應(yīng)商領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人評(píng)價(jià), 人品、性格;組織能力;計(jì)劃能力;執(zhí)行能力;控制能力。18表格a.規(guī)模:.資產(chǎn)及結(jié)構(gòu),重點(diǎn)是分析資產(chǎn)質(zhì)量b.負(fù)債及結(jié)構(gòu),重點(diǎn)是分析債權(quán)人結(jié)構(gòu)c.生產(chǎn)設(shè)備和工藝,重點(diǎn)是分析質(zhì)量和產(chǎn)能d.員工人數(shù)及結(jié)構(gòu),重點(diǎn)是分析管理水平e.行業(yè)水平,重點(diǎn)分析競爭力和發(fā)展?jié)摿.效益、/銷售收入及結(jié)構(gòu)g.經(jīng)營狀況、.庫存結(jié)構(gòu)和時(shí)間、.周轉(zhuǎn)率及結(jié)構(gòu)、訂貨量h.管理基礎(chǔ)、員工素質(zhì)i.償債能力j.領(lǐng)導(dǎo)的法律意識(shí)調(diào)查時(shí)間:采購監(jiān)督簽名:復(fù)核人簽名:調(diào)查人簽名:(6)。供應(yīng)商資格認(rèn)證評(píng)估表格式物美集團(tuán)供應(yīng)商資格認(rèn)證評(píng)估表編號(hào):法人代表:電話:公司地址:公司名稱:生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號(hào)碼:營業(yè)執(zhí)照號(hào)碼:代理許可證:注冊資金:員工人數(shù):生產(chǎn)工廠:經(jīng)營品項(xiàng):法人代表:電話:公司名稱:公司地址:生產(chǎn)設(shè)備質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件三年銷售記錄和主要客戶三年財(cái)務(wù)報(bào)表衛(wèi)生檢疫證號(hào)產(chǎn)權(quán)證明管理制度配送能力管理得分滿分5財(cái)務(wù)情況經(jīng)營情況評(píng)審分?jǐn)?shù)得分滿分5得分滿分5現(xiàn)場管理得分滿分5組織制度得分得分滿分5滿分10供應(yīng)能力設(shè)備規(guī)模、產(chǎn)能過去是否按期供貨得分滿分5工藝、操作技術(shù)得分滿分20價(jià)格價(jià)格得分得分滿分10滿分10進(jìn)料控制、生產(chǎn)管理質(zhì)量保證體系質(zhì)量管理得分滿分10成品保管運(yùn)輸?shù)梅譂M分5設(shè)備維護(hù)得分滿分5檢查標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估日期采購監(jiān)督簽名評(píng)估復(fù)核人簽名評(píng)估人簽名2大宗采購合同評(píng)審(1)。大宗采購合同評(píng)審準(zhǔn)備工作清單格式大宗采購合同評(píng)審準(zhǔn)備工作清單(1)。完成分店鋪年度預(yù)算(2)。完成新開店鋪計(jì)劃及其大宗采購計(jì)劃(3)。完成分店鋪大宗采購計(jì)劃(4)。印刷大宗采購制式合同(5)。印刷供應(yīng)商報(bào)價(jià)書(6)。印刷大宗采購合同專家審核表(7)。印刷簽約程序傳票(2)。大宗采購合同專家審核表格式物美集團(tuán)大宗采購合同專家審核表編號(hào):法人代表:電話:公司地址:公司名稱:生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號(hào)碼:營業(yè)執(zhí)照號(hào)碼:代理許可證:注冊資金:員工人數(shù):生產(chǎn)工廠:經(jīng)營品項(xiàng):法人代表:電話:公司名稱:公司地址:合同主要條款摘要同主要條款摘要管理水平水平供應(yīng)能力衛(wèi)生檢疫證號(hào)合作潛力質(zhì)量管理配送能力商品條件得分滿分5供貨及時(shí)包裝、規(guī)格、品種評(píng)審分?jǐn)?shù)得分滿分10得分滿分5品牌得分滿分5市場份額得分得分滿分10滿分10質(zhì)量保證質(zhì)量保證退貨得分滿分5衛(wèi)生保證得分滿分20價(jià)格價(jià)格得分得分滿分5滿分5贊助返傭附加條款得分滿分5促銷得分滿分10配送得分滿分5保險(xiǎn)評(píng)估日期采購監(jiān)督簽名評(píng)估復(fù)核人簽名評(píng)估人簽名(3)。簽約程序傳票格式物美集團(tuán)大宗采購合同簽約程序編號(hào)采購金額采購品項(xiàng)供應(yīng)商名稱合同編號(hào)集團(tuán)總裁意見評(píng)估報(bào)告意見評(píng)審會(huì)議意見合同執(zhí)行時(shí)間合同主要條款摘要附件清單:對(duì)后面所附大宗采購合同是否同意集團(tuán)制度管理部總監(jiān):大宗采購監(jiān)督:第三方詢價(jià):業(yè)態(tài)公司總經(jīng)理:業(yè)態(tài)公司采購總監(jiān):集團(tuán)財(cái)務(wù)部總監(jiān):集團(tuán)法律事務(wù)部總監(jiān):店鋪代表意見:專家意見:督辦人:簽約代表:簽約時(shí)間:(4)。大宗采購合同要點(diǎn)物美集團(tuán)根據(jù)自己具體情況,對(duì)不同的種類的商品,應(yīng)分別制定制式合同。但大宗采購合同有一些要點(diǎn)要注意:a.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量:商品的品種應(yīng)具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號(hào)等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時(shí),可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。b.商品的質(zhì)量和包裝:合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn);無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨,并要封樣待查并要封樣待查。;對(duì)于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例,并注明其標(biāo)準(zhǔn);對(duì)實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品,應(yīng)寫明具體條款;對(duì)商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等,均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。c.商品的價(jià)格和結(jié)算方式:合同中對(duì)商品和價(jià)格的規(guī)定要具體,規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等,以及規(guī)定對(duì)副品、次品的折扣辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。d.交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式:交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定,并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí),應(yīng)明確商品的發(fā)送方式(送貨、代運(yùn)、自提)。e.商品驗(yàn)收辦法:合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。f.違約責(zé)任:簽約一方不履行合同,違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任,賠償對(duì)方遭受的損失。在簽訂合同時(shí),應(yīng)明確規(guī)定,供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金:*未按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;*未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;*逾期發(fā)送商品,臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等,應(yīng)付違約金或賠償金。g合同的變更和解除條件:在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況,都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。除此之外,采購合同應(yīng)視實(shí)際情況,增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定,使簽訂的合同更切實(shí)際,更有效力。在我們的實(shí)際工作中,發(fā)現(xiàn)大宗采購合同有以下風(fēng)險(xiǎn):a.主體沒有訂立合同的
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