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建設(shè)工程檔案管理 福建省檔案局顏梓森 第一節(jié)建設(shè)工程檔案概述 一 建設(shè)工程相關(guān)術(shù)語1 建設(shè)項目 指建筑 安裝等形成固定資產(chǎn)的活動中 按照一個總體設(shè)計進行施工 獨立組成的 在經(jīng)濟上統(tǒng)一核算 行政上有獨立組織形式 實行統(tǒng)一管理的單位 2 單位工程 指建設(shè)項目中具有獨立設(shè)計文件 可獨立施工 建成后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程 規(guī)模較大的單位工程 可將其能形成獨立使用協(xié)能的部分分為子單位工程 3 分部工程 指單位工程中獨立組織施工的工程 單位工程中一般按專業(yè)性質(zhì)和工程建設(shè)部位劃分和確定分部工程的 4 分項工程 是分部工程的組成部分 由一個或若干個檢驗批組成的基本單元工程 一般按主要工種 材料 施工工藝 設(shè)備類型等劃分 二 建設(shè)工程工作程序及其文件材料的形成1 項目建設(shè)議 立項階段 2 可行性研究階段3 設(shè)計 初步設(shè)計 階段4 建設(shè) 開工 準備階段5 建設(shè)實施階段6 竣工驗收階段 三 建設(shè)工程檔案的概念建設(shè)工程檔案 又稱建設(shè)項目檔案 基建檔案 是指在工程建設(shè)過程中形成的應(yīng)歸檔保存的各種形式和載體的文件材料 四 建設(shè)工程檔案的特點成果的成套性 形成領(lǐng)域的廣泛性 內(nèi)容的專業(yè)性 利用的時效性 管理的動態(tài)性 記錄形式的多樣性 等等 第二節(jié)工程文件材料管理 一 工程文件 檔案管理的措施1 將項目檔案納入 項目法人制 招投標制 工程合同制 工程監(jiān)理制 中 2 堅持項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行 四同步 下達工程計劃任務(wù)與提出文件材料歸檔要求同步 檢查計劃進度與檢查文件材料形成情況同步 工程竣工驗收與驗收工程竣工檔案同步 項目申報評優(yōu)及項目有關(guān)人員晉職評優(yōu)時 檔案部門同步出具專題歸檔證明材料同步 3 建立健全項目檔案管理制度檔案管理制度 匯總制度 保密制度 利用制度 圖紙更改制度 竣工圖編制辦法 項目文件歸檔范圍 文件收發(fā)文登記制度 文件流程控制制度等4 采取經(jīng)濟制約措施 實行工程檔案質(zhì)量保證金制度 僅適用于建設(shè)單位與施工 監(jiān)理等單位的合同要約 任何國家部門均不得收取工程檔案保證金 二 各參建單位文件 檔案管理的職責(zé)1 建設(shè)單位的職責(zé)建立健全檔案管理規(guī)章制度 對設(shè)計 施工 監(jiān)理等單位檔案工作進行檢查 指導(dǎo) 做好本單位形成檔案的收集 整理 接收和匯總各參建單位檔案 提交工程檔案預(yù)驗收和專項驗收 向有關(guān)國家部門移交檔案 2 勘察 設(shè)計單位收集 整理勘察 設(shè)計基礎(chǔ)材料和有關(guān)的設(shè)計文件 參與編制竣工圖 向建設(shè)單位移交檔案 3 施工單位收集 整理所承擔(dān)工程施工過程中形成的檔案 編制竣工圖 向建設(shè)單位移交檔案 4 監(jiān)理單位收集 整理監(jiān)理工作中形成的文件 對施工檔案特別是竣工圖進行審查 向建設(shè)單位移交檔案 5 科研單位收集 整理所承擔(dān)科研課題工作中形成的文件 向建設(shè)單位移交檔案 三 文件的收集 一 收集范圍建設(shè)工程的收集要根據(jù) 國家重大建設(shè)項目文件材料歸檔范圍 及行業(yè)頒布的有關(guān)歸檔范圍 并結(jié)合本項目的實際情況 制定該項目文件的歸檔范圍 二 收集方法1 依據(jù)標準范圍收集2 根據(jù)工程性質(zhì)收集3 采取有效措施收集 四列入 將文件材料的形成列入計劃管理 列入施工管理及考核范圍 列入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員崗位職責(zé) 列入經(jīng)濟責(zé)任制建立檔案工作機構(gòu)及網(wǎng)絡(luò) 三參加 檔案人員參加設(shè)備開箱 參加各單位驗收和項目總驗收 參加項目技改鑒定 實行文件登記 對文件流程進行控制 4 抓住重要環(huán)節(jié)收集工程設(shè)計檔案 主要抓住初步設(shè)計完成階段 設(shè)計結(jié)束和總結(jié)階段 工程施工和竣工檔案 關(guān)鍵抓住交工和竣工驗收階段 設(shè)備檔案 與土建工程連在一起的設(shè)備在工程竣工驗收階段進行收集 自制設(shè)備在設(shè)備鑒定時進行收集 外購設(shè)備在設(shè)備開箱驗收時進行收集 科研檔案 抓住年終總結(jié) 成果鑒定階段 5 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò) 建設(shè)單位 分管領(lǐng)導(dǎo) 檔案員 勘察單位 設(shè)計單位 監(jiān)理單位 領(lǐng)導(dǎo)及檔案員 領(lǐng)導(dǎo)及檔案員 領(lǐng)導(dǎo)及檔案員 領(lǐng)導(dǎo)及檔案員 各部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案員 施工單位 三 合理確定文件歸檔的時間1 按工程結(jié)束時間歸檔2 按項目建設(shè)程序或階段歸檔3 按單位 分部 分項工程結(jié)束時間歸檔4 按年度歸檔5 隨時歸檔 四 保證文件歸檔的質(zhì)量1 對文件齊全 完整的要求應(yīng)保證歸檔文件的齊全 完整 真實反映工程建設(shè)的全過程 對照歸檔范圍 查該歸檔的文件材料是否歸檔完整 各單位 子單位 工程的文件材料是否歸檔完整 各工序 階段的文件材料是否歸檔完整 從文件的前后聯(lián)系查是否歸檔完整 如 請示與批復(fù) 正文與附件 原材料出廠證明與試驗報告 臺帳 使用清單 監(jiān)理通知與反饋 監(jiān)理例會 月報是否連續(xù) 圖紙是否與圖紙目錄對應(yīng) 設(shè)備材料是否與清單對應(yīng) 現(xiàn)場的口頭變更是否及時補全 等等 2 對文件內(nèi)在質(zhì)量的要求歸檔的文件應(yīng)為原件 原則上不得出現(xiàn)復(fù)制件 文件內(nèi)容應(yīng)真實 準確且填寫完整 竣工圖應(yīng)真實地反映工程建設(shè)實際情況 文件中數(shù)據(jù)不得隨意涂改 簽字蓋章手續(xù)完備 字跡清楚 圖樣清晰 圖表整潔 3 對文件材質(zhì)的要求紙張材料 紙張的強度 厚度及規(guī)格應(yīng)符合有關(guān)要求 書寫材料 文件的書寫 繪圖和簽字要采用耐久性強的書寫材料 禁止用易褪色的書寫材料 打印 復(fù)印文件及照片的字跡 線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標定質(zhì)量的要求 特殊材料 電子 錄音 錄像文件的材質(zhì)及存儲格式應(yīng)符合國家標準要求 并保證載體的有效性 長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤 4 對文件屬性的區(qū)分科技文件與政務(wù)文件 科技文件與科技資料 5 對文件價值及密級的區(qū)分保管期限 永久 長期 短期密級 根據(jù)國家有關(guān)文件密級規(guī)定執(zhí)行 第三節(jié)工程竣工圖的編制 一 編制形式1 按圖施工沒有變更的 直接蓋竣工圖章 即可作為竣工圖 2 一般變更的 在原施工圖上修改 蓋竣工圖章后 即可作為竣工圖 3 重大變更的 或圖面變更面積超過35 的 應(yīng)重新繪制竣工圖 蓋竣工圖章后 方可作為竣工圖 二 對竣工圖進行四方會審由建設(shè) 設(shè)計 施工 監(jiān)理等參建單位對竣工圖編制的準確情況進行會審 以保證竣工圖能真實地反映工程建設(shè)實際狀況 三 蓋竣工圖章所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張蓋竣工圖章 竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全 清楚 不得代簽 竣工圖章蓋在標題欄附近空白處 若正面無空白處 則蓋在對應(yīng)圖紙的背面左上角 蓋竣工圖章時應(yīng)使用不易褪色印泥 竣工圖章格式 四 竣工圖的折疊折疊后圖紙幅面一般應(yīng)有A3或A4的規(guī)格 無論采用哪種折疊方法 折疊后圖紙的標準欄應(yīng)露在外面 參照GB10609 89 技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法 第四節(jié)工程檔案的整理 一 分類建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)本工程項目檔案數(shù)量的多少 來確定檔案設(shè)置的類目層次 對于大型項目 要以整個項目為分類對象 在分類時 首先以工程項目的建設(shè)程序和性質(zhì)來區(qū)分 然后在每個大類里 再按單位工程或?qū)I(yè) 階段等進行分類 如施工檔案可以再按各單位工程進行分類 對于小型項目 形成的檔案數(shù)量較少 可以不設(shè)二 三級類目 直接按建設(shè)程序?qū)n案進行組卷整理后依次排列即可 二 組卷 一 組卷要求案卷必須是一組具有有機聯(lián)系的文件 案卷內(nèi)文件的數(shù)量要適度 案卷內(nèi)文件的保存價值和密級應(yīng)基本一致 案卷應(yīng)力求整齊美觀 便于管理和使用 三 組卷方法1 按結(jié)構(gòu)組卷 2 按單位 單項 工程組卷 3 按工序或階段組卷 4 按專業(yè)組卷 5 按問題組卷 6 按名稱或文件性質(zhì)組卷 7 按地區(qū)組卷 8 按時間組卷 三 卷內(nèi)文件排列1 圖樣的排列在形成時編制了圖樣目錄 按已編制的圖樣目錄順序進行排列 在形成時沒有編制圖樣目錄 一般按總體和局部關(guān)系排列 即總體性 綜合性的圖樣在前 局部的居中 細部的排后 2 文字材料的排列 1 按重要程度排列 2 按工序排列 3 按地區(qū)排列 4 按時間排列 5 按習(xí)慣排列 3 圖文混合文件的排列有的案卷是由圖樣和文字材料混合組成的 其排列一般是文字材料在前 圖樣在后 四 案卷編目1 編頁號2 編卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄 3 填寫卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表互見號 JZ1 01 照片 4 案卷裝訂案卷采用整卷裝訂 不裝訂 圖紙可不裝訂 二種形式 不裝訂時 應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號章 文件要按目錄編排次序排列 5 填寫案卷封面和脊背 1 案卷題名 案卷題名在結(jié)構(gòu)上由3個部分組成 字數(shù)一般不超過50個字 案卷題名 項目名稱 內(nèi)容特征 文件名稱如 某高速公路工程開工報告及施工組織設(shè)計某高速公路工程勘察 設(shè)計 土建施工等合同某高速公路工程G1標西福管理區(qū)收費管理樓竣工圖 不規(guī)范的案卷題名 如 某某工程文件材料1某某工程文件材料2變更文件施工文件竣工圖合同文件 某某工程鋼筋 水泥 屋面板 天溝板構(gòu)件 防水卷材 水泥漆 減水劑 砂漿外加劑等原材料合格證以及鋼筋性能試驗 水泥 細集料 碎石 磚 土壤 防水卷材 砼配合比 砼 砂漿試塊強度報告和試驗報告 2 立卷單位 3 起止日期 4 保管期限 5 密級 6 檔號 7 案卷脊背 填寫保管期限 檔號和案卷題名 案卷封面填寫示意表 6 編寫案卷目錄 科技檔案分類目錄 科技檔案分類目錄類別 第五節(jié)工程檔案的驗收 一 有關(guān)依據(jù)文件1 福建省人民政府辦公廳關(guān)于公布省建設(shè)廳29個部門行政審批項目的通知 閩政 2006 45號 第163項 建設(shè)工程檔案的專項驗收或簽證 省檔案局 2 國家檔案局 國家發(fā)展和委員會 重大建設(shè)項目檔案驗收辦法 檔發(fā) 2006 2號 3 福建省檔案局 省建委 福建省建設(shè)項目 工程 竣工檔案驗收細則 閩檔 1993 60號 年內(nèi)將作修改 二 驗收的組織和程序三 驗收的內(nèi)容1 項目檔案的基礎(chǔ)管理工作 2 項目檔案的完整 準確 系統(tǒng)情況 3 項目檔案的安全 第六節(jié)工程檔案的移交 一 有關(guān)依據(jù)文件1 2002年12月省人大九屆常委會 福建省檔案條例 第十條 在重點建設(shè)項目竣工驗收和重大科研項目成果鑒定后三個月內(nèi) 建設(shè)單位或承擔(dān)單位應(yīng)當將檔案的整理保管情況報同級人民政府檔案行政管理機構(gòu)備案 并按照國家規(guī)定將檔案移交有關(guān)國家檔案館保存 省級以上重點建設(shè)項目和重大科研項目的檔案資料 應(yīng)當按照規(guī)定送省級國家綜合檔案館保存 2 福建省人民政府辦公廳關(guān)于公布省建設(shè)廳29個部門行政審批項目的通知 閩政 2006 45號 第161項 城市建設(shè)檔案館接收規(guī)定范圍以外檔案審批 省檔案局 3 國家檔案局 城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法 檔發(fā)字 1997 20號 4 福建省檔案局 福建省重點建設(shè)項目檔案移交辦法 暫行 閩檔 2003 78號 二 移交的單位及內(nèi)容1 向業(yè)主單位 生產(chǎn)使用單位移交全部檔案 2 向有關(guān)行業(yè)主管部門移交的檔案 按行業(yè)規(guī)定辦理 3 向國家綜合檔