辦公自動化操作之Excel篇.doc

第六章 Excel 2003基礎(chǔ)知識第一節(jié) 啟動和退出Excel 2003一、熟悉Excel 2003工作簿的操作界面：標(biāo)題欄：顯示目前編輯文檔的名稱，打開一個(gè)新的空白工作簿，標(biāo)題欄顯示Book1，此后再新建工作簿，依次命名為Book12，Book3菜單欄：包括文件、編輯、視圖等9個(gè)菜單，和word一樣，單擊菜單名，可打開下拉菜單，執(zhí)行Excel提供的各種命令工具欄：包括常用和 格式工具欄數(shù)據(jù)編輯欄：用于向單元格中輸入數(shù)據(jù)、計(jì)算公式或函數(shù)工作表：用于輸入、編輯和計(jì)算數(shù)據(jù)，工作表是由單元格組成工作標(biāo)簽：用于顯示工作表的名稱，默認(rèn)情況下，創(chuàng)建的工作簿包含三張工作表，分別以sheet1,sheet2,sheet3來命名二、新建、保存和關(guān)閉，啟動和退出第二節(jié) 編輯工作表數(shù)據(jù)一、選定單元格：要在工作表中的單元格中輸入并編輯數(shù)據(jù)，必須先選中相應(yīng)的單元格，根據(jù)不同的情況可采用不同的選中方法：編輯時(shí)更需要選定1、選中單個(gè)單元格2、選中工作表中的所有單元格3、選中連續(xù)的單元格區(qū)域4、選中不連續(xù)的單元格或單元格區(qū)域5、選中整行或整列單元格二、輸入數(shù)據(jù)（一）一般數(shù)據(jù)輸入文本輸入、數(shù)字的輸入、特殊符號的插入提示：根據(jù)輸入內(nèi)容及要求不同，需要對單元格格式設(shè)置（二）數(shù)據(jù)的自動填充1、鼠標(biāo)左鍵填充提示：鼠標(biāo)左鍵拖動的話，默認(rèn)的填充方式是以序列方式填充的（向下、向右是升序排列），并且注意自動填充選項(xiàng)的應(yīng)用2、鼠標(biāo)右鍵填充提示：在彈出的快捷菜單中，可以根據(jù)需要選擇填充的方式3、利用序列命令填充：右鍵拖動過程中如果從快捷菜單中選擇序列命令，或是在初始單元格中輸入初始值并選定，然后編輯填充序列，則打開序列對話框，在該對話框中就可以進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)置其產(chǎn)生的類型等操作先選中填充單元格起點(diǎn)和終點(diǎn)，然后執(zhí)行命令，確定后就完成填充三、編輯數(shù)據(jù)（一）修改數(shù)據(jù)（二）移動和復(fù)制單元格數(shù)據(jù)第三節(jié) 設(shè)置單元格格式一、設(shè)置單元格數(shù)字格式1、使用數(shù)字格式對話框設(shè)置數(shù)字格式（1）選中需要設(shè)置的單元格或單元格區(qū)域（2）格式單元格；或右鍵設(shè)置單元格格式；或格式工具欄上設(shè)置單元格格式按鈕；打開單元格格式對話框，切換到數(shù)字選項(xiàng)卡2、使用工具欄設(shè)置數(shù)字格式使用格式工具欄上的按鈕，可以快速設(shè)置數(shù)字格式（1）貨幣樣式（2）百分比樣式（3）千位分隔樣式（4）增加小數(shù)位位數(shù)（5）減少小數(shù)位數(shù)二、設(shè)置單元格的字體、字號、顏色默認(rèn)情況下，單元格中的字體是12號1、使用格式工具欄設(shè)置字體、字號、顏色2、使用單元格格式字體對話框設(shè)置字體三、設(shè)置單元格對齊1、設(shè)置單元格數(shù)據(jù)對齊方式（1）選中單元格或單元格區(qū)域（2）格式工具欄按鈕提示：利用格式單元格或右鍵設(shè)置單元格格式，打開單元格格式對話框，切換到對齊選項(xiàng)卡，設(shè)置水平方向和垂直方向的對齊方式；對于水平對齊方式，也可以選擇格式工具欄上的對齊按鈕（3種對齊）2、設(shè)置單元格文字的方向單元格中的文字方向不僅可以水平排列，垂直排列，還可以旋轉(zhuǎn)排列在單元格格式對齊選項(xiàng)卡中，方向欄中，選擇文本指向的方向，或在微調(diào)框中輸入一個(gè)角度數(shù)四、設(shè)置單元格邊框1、使用格式工具欄中的邊框按鈕設(shè)置單元格邊框2、使用單元格格式對話框設(shè)置單元格的邊框五、設(shè)置單元格填充顏色和圖案1、簡便方法就是使用格式工具欄中填充顏色按鈕2、如果希望為單元格背景填充圖案，則要使用單元格格式對話框中圖案選項(xiàng)卡六、合并和居中單元格格式工具欄中合并及居中按鈕，或是單元格格式對齊文本控制合并單元格七、插入和刪除單元格八、隱藏行和列單元格1、提示：如果選中的是整行或整列，則右鍵隱藏，直接將行或列隱藏；如果選中的是單元格，則只能利用命令來隱藏2、取消隱藏選中隱藏的行和列，右鍵取消隱藏，或者格式行/列取消隱藏九、調(diào)整單元格行高和列寬1、用鼠標(biāo)改變行高和列寬2、用菜單命令改變行高和列寬如要進(jìn)行精確的設(shè)置行高和列寬，利用菜單命令提示：列寬和標(biāo)準(zhǔn)列寬調(diào)整范圍的不同十、給工作表添加背景圖案十一、表格自動套用格式第四節(jié) 管理工作表一、切換工作表二、添加和刪除工作表三、重命名工作表四、移動和復(fù)制工作表1、同一工作簿中移動和復(fù)制工作表提示：按住Ctrl鍵拖動選中的標(biāo)簽到達(dá)新的位置，即可完成復(fù)制工作表的任務(wù)2、在不同工作簿中移動和復(fù)制工作表提示：如果同時(shí)選中建立副本復(fù)選框，則實(shí)現(xiàn)的是復(fù)制該工作表五、隱藏工作表以及取消隱藏第七章 Excel 2003 高級應(yīng)用第一節(jié) 使用公式和函數(shù)的計(jì)算一、使用公式進(jìn)行計(jì)算公式，是在工作表中對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理的等式，通過這個(gè)等式對工作表中的數(shù)值進(jìn)行各種運(yùn)算。注意：公式中的計(jì)算元素可以引用同一工作表中的其他單元格，同一工作簿中不同工作表的單元格，或其他工作簿的工作表中的單元格。在Excel中所有的公式最前面都是一個(gè)“=”， 1、公式中的運(yùn)算符注意：英文狀態(tài)下的輸入，即要求是半角輸入2、使用公式的一般規(guī)則公式計(jì)算的一般形式：A3=A1+A2，表示A3單元格是A1和A2的和，即如果求A1和A2的和，則在A3中輸入=A1+A2補(bǔ)充1：參與計(jì)算的元素可以是常數(shù)、單元格還有函數(shù)補(bǔ)充2：更新公式計(jì)算的結(jié)果：當(dāng)單元格中所引用的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，使用公式的單元格會重新計(jì)算結(jié)果提示：如果數(shù)據(jù)量不是很復(fù)雜，自動更新公式計(jì)算的結(jié)果很方便，但是一個(gè)單元格數(shù)據(jù)的改變將引起多個(gè)單元格數(shù)據(jù)的更新，就會使Excel運(yùn)行速度變慢。這時(shí)候可以選擇手動更新。工具選項(xiàng)命令，打開選項(xiàng)對話框，并切換到重新計(jì)算選項(xiàng)卡，在計(jì)算選項(xiàng)組中，選擇手動重算單選按鈕，然后確定補(bǔ)充3：利用單元格右側(cè)的控制柄，下拉，復(fù)制上面的公式對下面進(jìn)行計(jì)算（控制柄復(fù)制計(jì)算在列上和行上均適用）二、使用函數(shù)計(jì)算函數(shù)，是一些預(yù)定義的公式，通過使用一些稱為參數(shù)的特定值來按特定的順序或結(jié)構(gòu)執(zhí)行計(jì)算，函數(shù)可用于執(zhí)行簡單或復(fù)雜的計(jì)算。在單元格中可以輸入公式進(jìn)行計(jì)算，也可以使用函數(shù)進(jìn)行計(jì)算，而使用函數(shù)輸入會更簡單。許多Excel函數(shù)都是常用公式的簡寫形式。例如求和函數(shù)是通過選中一個(gè)區(qū)域，將一系列單元格相加。比較公式=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7=A8+A9+A10和函數(shù)=SUM（A1：A10），可以發(fā)現(xiàn)求和函數(shù)比求和公式更加簡潔，同時(shí)也更容易創(chuàng)建所有函數(shù)形式（表達(dá)式）都是由一個(gè)函數(shù)名和一系列參數(shù)組成，參數(shù)緊跟函數(shù)名并置于括號內(nèi)。函數(shù)可以輸入，也可以選擇插入1、自動求和按鈕的使用Excel通過公式和函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)強(qiáng)大的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)功能，但對于普通用戶來說可能根本使用不到這些相對復(fù)雜的功能，而且一些簡單的函數(shù)計(jì)算，也可以通過自動求和按鈕實(shí)現(xiàn)（即Excel將一些基本的計(jì)算函數(shù)放在了界面上供用戶使用）2、插入函數(shù)的使用掌握如何利用函數(shù)進(jìn)行運(yùn)算第二節(jié) 數(shù)據(jù)的排序和篩選一、使用排序按鈕要對工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行單列的排序，最快捷的方法就是利用常用工具欄的降序排序按鈕和升序排序按鈕（1）可以先選中這一列的任一單元格在某些情況下可以選中整列或數(shù)據(jù)區(qū)域（2）單擊常用工具欄上的升序排列按鈕（按照數(shù)字或字母的升序排列）或者單擊降序排列按鈕。Excel將按照想要的順序?qū)x中區(qū)域所在的列進(jìn)行排序提示：在使用Excel進(jìn)行排序時(shí)，無論是按照升序排列還是降序排列，空白單元格總是被排在最后二、利用多關(guān)鍵字進(jìn)行排序使用常用工具欄的排序按鈕只能對單一的關(guān)鍵字進(jìn)行排序，如果要進(jìn)行多關(guān)鍵字排序，可以使用排序?qū)υ捒蛟O(shè)置如同表格排序中講到的主要關(guān)鍵字和次要關(guān)鍵字（1）在需要排序的數(shù)據(jù)列中單擊任一單元格（2）選擇數(shù)據(jù)排序命令，打開排序?qū)υ捒颍?）在主要關(guān)鍵字下拉列表框中選擇要排序的字段，然后選擇升序或降序；如需次要關(guān)鍵字，則在次要關(guān)鍵字下拉列表框中選擇需要排序的字段，并設(shè)置升序或降序排列；最后確定完成設(shè)置并進(jìn)行排序提示1：Excel2003一次最多可以在三個(gè)列上排序提示2：在排序?qū)υ捒蛭业臄?shù)據(jù)區(qū)域選項(xiàng)組中，標(biāo)題行在其他進(jìn)行排序時(shí)應(yīng)該留在原位不動，如果用戶的數(shù)據(jù)列表包含標(biāo)題行，Excel通常能辨別出該行，并在對話框底部選中有標(biāo)題行單選按鈕。如果由于某種原因，程序沒能注意到標(biāo)題行并選中了無標(biāo)題行單選按鈕，用戶可以在單擊確定按鈕之前將其糾正補(bǔ)充：Excel認(rèn)定包含當(dāng)前單元格的列就是要排序的那一列，并將該列作為主要關(guān)鍵字；同時(shí)，一般由于用戶喜歡升序排列，Excel默認(rèn)選中升序按鈕。如果用戶要進(jìn)行排序，首先要對這些設(shè)置進(jìn)行必要的調(diào)整。三、按行排序用戶還可以按列進(jìn)行排序，而不管行的順序。要按行排序，可按照下列步驟（1）選中單元格區(qū)域或單元格，然后選擇數(shù)據(jù)排序命令，打開排序?qū)υ捒颍?）單擊排序?qū)υ捒虻倪x項(xiàng)按鈕，從打開的排序選項(xiàng)對話框中選中按行排序，單擊確定按鈕回到排序?qū)υ捒颍?）在排序?qū)υ捒蛑羞x擇排序的關(guān)鍵字以及排序的順序四、篩選數(shù)據(jù)篩選是查找數(shù)據(jù)和處理數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)子集的快捷方法。篩選清單只顯示滿足條件的行，該條件由用戶針對某列指定。與排序不同，篩選并不重排清單。篩選只是暫時(shí)隱藏不必要顯示的行，而且一次只能對工作表中的一個(gè)數(shù)據(jù)清單使用篩選命令。Excel提供了兩種篩選數(shù)據(jù)的方法。（一）使用自動篩選自動篩選，包括按選定內(nèi)容篩選，適用于簡單條件（1）在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊其中任一單元格（2）選擇數(shù)據(jù)篩選自動篩選命令（3）這時(shí)數(shù)據(jù)清單就會在每列標(biāo)題處出現(xiàn)下拉箭頭，單擊該箭頭就會彈出菜單，從下拉菜單中選擇篩選條件（4）如果選擇自定義，將打開自定義自動篩選方式對話框，Excel提供了最多兩個(gè)條件的篩選提示：要取消數(shù)據(jù)篩選，只要再次選擇數(shù)據(jù)篩選自動篩選命令即可（二）高級篩選如果所設(shè)的篩選條件比較多，使用前面的方法來篩選數(shù)據(jù)就顯得有些費(fèi)事了，而且自動篩選只能對同一列數(shù)據(jù)上設(shè)置篩選條件。使用高級篩選，可以在工作表中只顯示那些符合搜索條件的各行數(shù)據(jù)（1）在使用高級篩選之前，必須先建立一個(gè)條件區(qū)域。即在數(shù)據(jù)清單上插入三行空行。然后將數(shù)據(jù)清單中含有待篩選值的數(shù)據(jù)列標(biāo)志復(fù)制到條件區(qū)域的空行中，在條件標(biāo)志的下面一行輸入所匹配的條件，即設(shè)置篩選條件（2）單擊數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)任一單元格，然后選擇數(shù)據(jù)篩選高級篩選命令，打開高級篩選對話框補(bǔ)充1：創(chuàng)建條件格式當(dāng)表格數(shù)據(jù)很多時(shí)，使用Excel 2003的條件格式化功能可以方便的設(shè)置某些特定單元格的格式，如突出顯示某些數(shù)據(jù)。操作步驟如下：（1）首先選擇要設(shè)置條件格式化的單元格區(qū)域，然后選擇格式條件格式命令（2）打開條件格式對話框，在條件1選項(xiàng)區(qū)中從左到右分別選擇或輸入條件（3）單擊單元格格式按鈕，在打開的單元格格式對話框中可以設(shè)置條件為真時(shí)的格式，如果還要設(shè)置邊框和圖案，還可以選擇邊框和圖案選項(xiàng)卡設(shè)置，完成后單擊確定按鈕（4）如果還要增加一個(gè)條件格式，可單擊添加按鈕，此時(shí)在條件格式對話框中多了一個(gè)條件2的選項(xiàng)區(qū)，按照上面的步驟再設(shè)定一個(gè)條件格式提示：在Excel 2003中，條件格式化時(shí)最多可用3個(gè)條件（5）單擊確定按鈕，就應(yīng)用了以上所設(shè)置的條件格式補(bǔ)充：利用記錄單建立一個(gè)成績表數(shù)據(jù)清單與普通工作表一樣，可以直接在單元格中輸入數(shù)據(jù)，為了避免在輸入數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)生誤操作，可以在工作表中利用記錄單來輸入數(shù)據(jù)，這樣在錄入數(shù)據(jù)時(shí)比較直觀，也不容易出錯(cuò)，特別是格式不容易出錯(cuò)，在管理數(shù)據(jù)時(shí)比較方便。（1）在工作表中的第一行，輸入該數(shù)據(jù)清單的各字段名稱，并在任意一個(gè)字段名稱下輸入一個(gè)數(shù)據(jù)如輸入編號、學(xué)號、姓名、英語、數(shù)學(xué)、語文、計(jì)算機(jī)、總分、平均分；在編號下面輸入1，否則直接選擇命令，會有提示（2）選中數(shù)據(jù)清單中的任意一個(gè)單元格，然后選擇數(shù)據(jù)記錄單命令，打開輸入記錄單對話框（3）在相應(yīng)的文本框中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)（4）在輸入第一組數(shù)據(jù)后，單擊記錄單窗口中的新建按鈕，就會在工作表中建立一組數(shù)據(jù)，并且對話框左側(cè)各字段的數(shù)據(jù)也會清空，接著就可以新建下一組數(shù)據(jù)。使用同樣的方法，輸入所有數(shù)據(jù)。注意：單擊新建按鈕，可以清除當(dāng)前記錄單的內(nèi)容，并輸入新內(nèi)容；單擊記錄單對話框中的上一條和下一條按鈕，或者按鍵盤的上、下方向鍵，都可以實(shí)現(xiàn)瀏覽記錄。第三節(jié) 使用圖表圖表功能是Excel重要的一部分，根據(jù)工作表中的數(shù)據(jù)，可以創(chuàng)建直觀、形象的圖表。Excel提供了數(shù)十種的圖表類型，使用戶可以選擇恰當(dāng)?shù)姆绞奖磉_(dá)數(shù)據(jù)信息，并且可以自定義圖表、設(shè)置圖表各部分的格式。一、創(chuàng)建圖表建立圖表時(shí)，一般是利用圖表向?qū)Р迦雸D表的。打開圖表向?qū)в袃煞N方法：一種是選擇插入圖表命令；另一種是單擊常用工具欄的圖表向?qū)О粹o。使用向?qū)Р迦雸D表插入圖表分為5個(gè)步驟（1）選擇數(shù)據(jù)源：使用向?qū)Р迦雸D表之前，先要選擇作為圖表數(shù)據(jù)源的單元格范圍。在工作簿中，可以用鼠標(biāo)選取連續(xù)范圍，也可以配合Ctrl鍵選取不連續(xù)范圍，然后打開圖表向?qū)В?）選擇圖表類型：在圖表向?qū)υ捒蛑兄?，在圖表向?qū)?步驟之1圖表類型對話框的標(biāo)準(zhǔn)類型選項(xiàng)卡中選擇所需的類型；然后在右側(cè)的子圖表類型中選擇該類型下的某一類型；然后單擊下一步按鈕提示：在圖表向?qū)?步驟之1圖表類型對話框中，如果單擊按下不放可查看示例按鈕，可以預(yù)覽所選圖表類型應(yīng)用數(shù)據(jù)后的效果（3）確定數(shù)據(jù)范圍并指定數(shù)據(jù)的方向：如果對預(yù)覽結(jié)果滿意，單擊下一步按鈕，進(jìn)入到圖表向?qū)?步驟之2圖表源數(shù)據(jù)對話框確定數(shù)據(jù)范圍和方向。由于在使用圖表向?qū)?，已?jīng)選擇了單元格范圍，所以在數(shù)據(jù)區(qū)域選擇框中已經(jīng)自動填充好了圖表的數(shù)據(jù)源區(qū)域。如果要更改，單擊數(shù)據(jù)區(qū)域后的折疊按鈕，然后用鼠標(biāo)重新選擇單元格作為數(shù)據(jù)區(qū)域，注意配合Ctrl和Shift鍵。選擇數(shù)據(jù)源后，Excel會根據(jù)數(shù)據(jù)自動選中系列產(chǎn)生在行或列單選按鈕。然后單擊下一步按鈕，進(jìn)入到第三步驟。提示：在圖表向?qū)?步驟之2圖表源數(shù)據(jù)對話框中，選擇系列選項(xiàng)卡，可以為圖表添加或刪除系列（4）設(shè)置圖表選項(xiàng)：進(jìn)入到圖表向?qū)?步驟之3圖表選項(xiàng)，可以分別設(shè)置圖表標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志和數(shù)據(jù)表。這些選項(xiàng)同樣可以在制作完表格后更改或美化（5）選擇圖表的形式。圖表的選項(xiàng)設(shè)置完成后，單擊下一步按鈕，打開圖表向?qū)?步驟之3圖表位置對話框，在此設(shè)置圖表的插入位置提示：如果作為新工作表插入，可以在右側(cè)的文本框中設(shè)置（輸入）工作表名稱提示：如果選中作為其中的對象插入單選按鈕，在圖表插入到當(dāng)前工作表中，也可在在其右側(cè)的下拉列表框中還可以選擇將工作表插入到工作簿的其他工作表（6）最后單擊完成按鈕，即可完成插入工作表二、快速創(chuàng)建圖表如果不想對圖表進(jìn)行任何特殊的設(shè)置，也就是使用默認(rèn)的設(shè)置，則可以使用快捷鍵或工具欄快速創(chuàng)建圖表1、使用快捷鍵創(chuàng)建圖表選中作為圖表數(shù)據(jù)源的單元格范圍，按鍵盤上的F11鍵，就會在工作簿中插入一個(gè)新的工作表，在整個(gè)工作表中插入默認(rèn)類型的圖表2、使用工具欄插入圖表首先選中作為圖表數(shù)據(jù)源的單元格范圍，接著選擇視圖工具欄圖表命令，然后再單擊圖表工具欄的圖表類型按鈕，從彈出的菜單中選擇所需要的圖表類型，即可在當(dāng)前工作表中插入一個(gè)內(nèi)嵌圖表提示：與使用快捷鍵快速創(chuàng)建圖表比較，使用工具欄插入圖表可以設(shè)置圖表類型三、編輯圖表編輯圖表主要包括設(shè)置圖表位置、設(shè)置圖表大小、更改圖表類型、修改圖表數(shù)據(jù)1、調(diào)整圖表位置提示1：同樣，移動圖表標(biāo)題、繪圖區(qū)和圖例也可以用鼠標(biāo)拖動，但對圖表標(biāo)題、繪圖區(qū)和圖例的移動，都不能超過圖表區(qū)域的范圍在美化圖表中具體講提示2：在創(chuàng)建的圖表上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇位置命令，將打開圖表位置對話框，在可將圖表移動到其他工作表或放在單獨(dú)的工作表中2、調(diào)整圖表大小提示1：這些操作同我們在WORD中改變圖形大小一樣提示2：注意Ctrl鍵的使用，按住Ctrl鍵拖動控制點(diǎn)提示3：圖表大小調(diào)整時(shí)，圖表中的標(biāo)題、坐標(biāo)軸、圖例等將自動放大或縮小3、更改圖表類型若對創(chuàng)建的圖表類型不滿意，也可以將其更改，更改有兩種方法（1）選中整個(gè)圖表，然后選擇圖表圖表類型命令，或在圖表上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇圖表類型命令，在打開的圖表類型對話框的標(biāo)準(zhǔn)類型選項(xiàng)卡中選擇所需圖表類型或子圖表類型，完成后單擊確定按鈕或（2）選中整個(gè)圖表，在圖表工具欄（視圖工具欄繪圖，打開圖表工具欄）中單擊圖表類型按鈕旁的下拉按鈕，在彈出的下拉列表框中選中所需圖表類型即可改變圖表類型4、修改圖表數(shù)據(jù)利用表格中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建圖表后，圖表中的數(shù)據(jù)與表格中的數(shù)據(jù)是動態(tài)聯(lián)系的，即在修改表格中的數(shù)據(jù)時(shí)，圖表中的相應(yīng)圖形會發(fā)生變化；而在修改圖表