公司例會管理制度20131107(核準).doc

四川筑內(nèi)空間&杜卡頓公司例會管理制度第一條 目的 為規(guī)范公司例會管理，倡導高效節(jié)“能”，加強公司內(nèi)部各項管理質(zhì)量監(jiān)督，充分利用每次例會，總結(jié)、分析并改進公司運行中發(fā)現(xiàn)的問題，現(xiàn)特制定公司例會管理制度。第二條 適用范圍 本制度適用于公司各級、各類會議的組織和管理。第三條 例會形式： 1、部門周例會 2、部門主管（負責人）周例會 3、公司月例會第四條 各例會時間： 會議名稱 時間 地點 備注 部門周例會銷售部：每周五上午09:00 部門/會議室 門店、外銷會議合并設計部：每周五上午09:00 部門/會議室 軟裝硬裝設計師會議合并工程部：每周四上午09:30 部門/會議室質(zhì)量、成控監(jiān)理部：每周四上午09:00 部門/會議室財務部：每周二上午09:00 部門/會議室 含采購部行政人事部：每周二上午09:00 部門/會議室注：原則上按以上安排進行，保證各部門至少每周1-2次的正式會議。 部門主管周例會每周一上午09:30-10:30 會議室/總經(jīng)理辦公室 公司月例會每月月初第一個星期一下午17:30-19:30 大會議室合并月初第一個周一的部門主管例會第五條 各例會要求： 1、部門周例會要求： 1）會議主持：部門負責人 2）參會人員：部門全體人員 3）任何參會人員不得在會議時間請假，經(jīng)部門負責人同意的，須由會議紀要人在會議紀要上備注，并及時傳達執(zhí)行會議精神。 4）會議內(nèi)容及要求：A、各相關(guān)部門成員應在會前做好會議準備。對上周工作進行總結(jié)，對上次會議上涉及的事項通報結(jié)果或進度，并做下一周工作計劃，落實完成時間；B、工作中遇到的問題、原因、建議、解決辦法。與會人員對主持者及發(fā)言人就工作中提出的問題進行分析解決；C、與會人員共同討論改進對策、落實責任人、落實具體時間；D、會議紀要：由會議主持者指定紀要人，會議當日下班前將經(jīng)部門負責人核準的會議紀要下發(fā)各相關(guān)部門負責人、總經(jīng)辦、行政人事部負責人，并將會議紀要簽收單最遲于第二天上午交行政人事部負責人備案。E、部門負責人工作指導、部署本周重點工作、并將具體工作分工明確，落實完成時間節(jié)點；F、會議紀要專人及部門負責人負有適時督促及落實會議上定奪及涉及的事項。2、部門主管周例會要求：1）會議主持人：行政人事負責人/各部門負責人輪流主持2）參會人員：總經(jīng)辦領(lǐng)導、各部門負責人及本周會議內(nèi)容中涉及主要問題的相關(guān)人員。3）任何參會人員不得在會議時間請假，經(jīng)總經(jīng)辦批準不參加會議的，須至行政人事部備案核查。4）各部門負責人及公司高層管理人員應在會前做好會議準備。對上次會議上涉及的重要事項通報結(jié)果或進度；對上周重要工作進行總結(jié)；做下一周工作計劃，落實完成時間。5）匯報工作中遇到的問題、原因、建議、解決辦法。與會人員對主持者及發(fā)言人就工作中提出的問題進行分析解決； 6）例會匯報程序、內(nèi)容、要求：程序匯報部門匯報人匯報內(nèi)容要求1會議主持人組織與會人員簡練匯報上次會議需改善及落實的工作與問題（匯報結(jié)果或進度。過程與探討細節(jié)會下進行）（歷時5分鐘）2銷售部門店店長/部門負責人1.報上周各客戶的需求、投訴、意見及有效業(yè)績完成情況。數(shù)據(jù)說明每周、每月的銷售達成情況 （歷時8分鐘）2.門店及店員、業(yè)務人員的計劃達成率，本周成單及意向客戶量、進展。3. 未達成的原因分析，責任人。4. 下周工作計劃3設計部部門負責人1.客戶簽單匯總一覽表硬裝、軟裝主管須列席匯報 （共歷時6分鐘）2.設計任務完成情況3. 與其他部門協(xié)調(diào)配合情況4. 下周工作計劃4工程部部門負責人1.周間施工質(zhì)量分析及項目維修匯報每周部門會議后，提交：1、項目維修明細表。 2、工程項目一覽表。 3、工程部工作匯報表給總經(jīng)辦、行政人事負責人及相關(guān)部門或個人 （歷時8分鐘）2、公司工程項目概況3、客戶反映信息、投訴、質(zhì)量事故、工時流失原因分析匯總4、周間巡檢情況分析5、未達成的原因分析，協(xié)助及完成時間6.下周工作計劃5質(zhì)量、成控監(jiān)理部部門負責人1.顧客反映信息及投訴匯總 （歷時6分鐘）a.客戶投訴、問題的反饋時間，客戶名稱、回訪情況b.質(zhì)量損失（質(zhì)量罰款、退款費用、處理費用）c.不良原因分析、對應對策，完成時間，跟蹤2.質(zhì)量事故、損失統(tǒng)計a.客戶名稱、不良項目名稱、問題點b.事故判斷、損失情況（客戶損失、公司損失、造成損失的責任人、金額）c.責任人、原因、對策、完成期限、跟蹤3.關(guān)于安裝工作的匯報4.下周工作計劃6財務部部門負責人1.工程款項催收情況及分析 （歷時5分鐘）2.材料及人工費支付情況及分析3.現(xiàn)金情況、售后維修費所占比例4.帳表登錄、報稅是否及時等情況5.合同整理情況，近期需要催收款項提報6.需協(xié)調(diào)配合問題7.下周工作計劃7采購部部門負責人1.采購是否及時、符合采購流程與要求，情況匯總 （歷時3分鐘）2.不良品采購：日期、供應商名稱、材料名稱、規(guī)格、采購數(shù)量，損失情況、補救措施與責任人。3、采購延誤損失分析（逾期時間、造成損失、原因，對策，改進期限，擔當）4.商品采購及商家信息錄入情況5.需協(xié)調(diào)配合問題6.下周工作計劃8行政人事部部門負責人1.出勤、公出、環(huán)境衛(wèi)生的情況 （歷時5分鐘）2.辦公物品、設備、車輛等管理情況3.招聘情況、入職、離職情況及分析4.工作事故與處罰的發(fā)文、執(zhí)行情況5.周內(nèi)已完成及正在進行的其他重要事項匯報6、辦公職場環(huán)境整改提報、征詢7.重要事項周知/需協(xié)調(diào)配合問題8.下周工作計劃9會議主持人1.匯總本次會議需改善問題 （歷時2分鐘）2.根據(jù)各部門改善情況，組織評選一名改善之星及一周之星3.會后1個工作日內(nèi)整理會議紀要，經(jīng)各負責人簽署后原件存檔，復印件各部門發(fā)一份督促執(zhí)行或上傳電子文件共享。10總經(jīng)辦領(lǐng)導：工作部署、指導 （歷時共12分鐘）3、公司月例會要求：1）會議主持：行政人事部負責人/指定人員2）參會人員：公司領(lǐng)導、全體員工3）月例會流程及要求： A、會前選舉出月度優(yōu)秀員工；場地及相關(guān)物品準備；會務服務安排、簽到、紀要。B、主持人宣講會議紀律、會議主題、會議大致內(nèi)容。C、總經(jīng)辦領(lǐng)導發(fā)言。D、主持人通報：公司最新工作動態(tài)，行政人事動態(tài)，月獎懲情況。 宣講新制度，通報上月培訓與考評成績與效果、下月培訓計劃。E、 各部門負責人總結(jié)上月重點工作情況及提報下月工作計劃。（發(fā)言次序及具體要求同部門主管周例會）F、總經(jīng)辦領(lǐng)導點評、工作指導及下月工作部署。G、頒發(fā)月度優(yōu)秀員工獎勵。H、總經(jīng)辦領(lǐng)導/主持人匯總本次會議需要改善、落實問題，提出要求與希望。 I、 專人整理會議紀要，于會后一個工作日內(nèi)，將核準的會議紀要公示于員工QQ群里或上傳于公司服務器：共享、督辦。 第六條 其他要求：1、公司所有會議，與會人員除公出或特殊情況外，均不得無故缺席會議。2、按會議要求準點到場，凡遲到或延誤者，于現(xiàn)場樂捐。員工遲到，樂捐20元/次/人；主管級遲到，樂捐50元/次/人；主管級以上遲到，樂捐100元/次/人；同時，任何人遲到逾時每過1分鐘，按1元/分鐘，累計樂捐。樂捐所得交行政人事部登帳與保管，用于員工活動經(jīng)費支出。行政人事部適時據(jù)實報銷，按月將收支情況公示。3、會議提出改善問題是考核員工業(yè)績及工作能力評價的重要依據(jù)之一，對于會議前未做認真準備，會議中連續(xù)提出或提出3個月未有改