如何編寫部門職能和崗位職責(zé)描述1.ppt

如何編寫部門職能和崗位職責(zé)描述 1 崗位描述的主要內(nèi)容和作用2 崗位描述編寫步驟3 編寫崗位描述的注意事項4 崗位描述實例 崗位描述的內(nèi)容和作用 崗位描述是進(jìn)行員工管理的核心文件 它規(guī)定了該崗位的崗位職責(zé) 任職資格 上下級關(guān)系 績效要求 服從規(guī)范等的基本要求 使員工對自己的工作有清楚的了解 崗位描述是進(jìn)行員工招聘的必要文件 他規(guī)定了什么人可以適合這個崗位 人力資源部門在進(jìn)行人員篩選上 必須按照其要求進(jìn)行初步選拔 把符合要求的加入候選隊伍 崗位描述是績效考核的基礎(chǔ) 判斷員工是否符合崗位要求 完成崗位職責(zé) 就是要和崗位描述規(guī)定的崗位職責(zé)進(jìn)行對比 看其是否完成了該崗位的關(guān)鍵績效指標(biāo)KPI 沒有明確的崗位要求 就無法判定員工是否符合公司的要求 崗位描述是員工培訓(xùn)的前提 我們可以比照員工的現(xiàn)有技能與崗位要求的差別 有針對性的組織員工的培訓(xùn)活動 使其更好滿足崗位的需求 編寫崗位描述的步驟 明確該崗位在組織結(jié)構(gòu)圖中的位置 先確定在公司的組織結(jié)構(gòu)圖中 要設(shè)置哪些崗位 各個崗位的隸屬關(guān)系 沒有明確的組織結(jié)構(gòu)圖 崗位描述是沒有根基的 先進(jìn)行各個部門的職能描述 然后才能做各個部門內(nèi)部的崗位描述 任何崗位 都是為了滿足組織的只能需要的設(shè)立的 只有明確了組織的職能 才能決定這個部門設(shè)置哪些崗位 部門職能描述是對部門任務(wù)或者功能的闡述 是服務(wù)于公司的總?cè)蝿?wù)或者總目標(biāo)的 每個部門或團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo) 在部門職責(zé)明確前提下 進(jìn)行自己部門的合理崗位設(shè)置 并規(guī)定自己下屬各個崗位的職責(zé)和要求 編制崗位說明書 而對自己的崗位描述 則由自己的上級來制作 每個崗位說明書 經(jīng)過直接上級和間接上級審核 復(fù)核后 交人力資源部備案 人力資源部把所有的崗位描述進(jìn)行匯總后形成公司完整的崗位描述體系 作為考核和招聘的依據(jù) 編寫崗位描述時的注意事項1 A進(jìn)行崗位設(shè)置時 首先要拋開具體的人 不要因人設(shè)崗 要因事設(shè)崗 是某項工作 或是某項事情在完成工作進(jìn)程中必須進(jìn)行的 才需要設(shè)立這個崗位 某個崗位是否設(shè)立 關(guān)鍵是這個崗位規(guī)定的活動是否是否是必須的 對于生產(chǎn)車間來說 許多崗位的設(shè)置和工藝流程是密切相關(guān)的 許多管理崗位的設(shè)置 是根據(jù)管理的分工進(jìn)行的 如果一個崗位取消后 對于這個部門的工作是沒有影響的 則這個崗位就是多余的崗位 就不需要設(shè)置 反之就是需要設(shè)置的 編寫崗位描述時的注意事項1 B人員與崗位并非是一一對應(yīng)的關(guān)系 有時是多對一 對人做同一個崗位 有的是一對多 一個人做兩個或三個崗位 具體的人員設(shè)置跟工作量大小決定 我們不能因為一個人做兩個工作 就把兩個工作合二為一 合理的安排是保留兩個崗位 每個崗位配半個人員 或者規(guī)定由那個崗位的人兼職 編寫崗位描述時的注意事項2 A 忘卻誰在這個崗位上 或者將安排誰在這個崗位上 現(xiàn)任者做了什么 其是否勝任 和這個崗位的職能 對崗位的要求沒有任何關(guān)系 一定要避免根據(jù)現(xiàn)有的人員情況來編制崗位描述 來規(guī)定崗位職責(zé)和對其的具體要求 如果那樣 你編寫的不是崗位描述 而是某個人的工作要求 這是錯誤的方法 當(dāng)人員變更時 你將被迫變更崗位描述的 編寫崗位描述時的注意事項2 B 我們編制崗位描述時 時刻考慮的是 在公司的組織架構(gòu)中 該崗位要完成什么任務(wù) 這個崗位要從事哪些活動 這個崗位的人要向誰負(fù)責(zé) 他的下級是誰 你對這個崗位的具體要求是什么 你要考核他哪些內(nèi)容 具體什么樣能力的人才可以完成這個崗位的工作 這個崗位要遵守哪些與之有關(guān)的公司制度和工作流程 他有哪些權(quán)利和義務(wù) 當(dāng)你回答了這些問題后 這個崗位描述就會很清晰地呈現(xiàn)在你的面前 上述要求是無論誰在這個崗位上 都咬完成的任務(wù)和具備的條件 是不因誰在該崗位而變化的 如果你編制崗位描述時 想到了現(xiàn)在在該崗位上的具體的人 你必須會被其現(xiàn)有的狀態(tài)或者條件而限制了你的思路 你指定的將不是這個崗位的描述 而是對這個人的工作描述 編寫崗位描述時的注意事項2 C 每個人不可以制定自己的崗位描述或者自己部門的工作職責(zé) 你的工作要求或者你的部門職責(zé)是由你的上級規(guī)定的 你的上級會更清楚地知道他對你的要求是什么 哪些人適合這個崗位 但你的下屬的崗位描述 則必須由你確定 如果一個人部門管理者 不知道對自己的下屬有哪些要求 制定不出其下屬的崗位描述 很難想象他會是一個合格的管理者 編寫崗位描述時的注意事項2 D 人力資源部的責(zé)任是對如何制作崗位描述進(jìn)行指導(dǎo) 但并不代替其他部門制作崗位描述 它提供統(tǒng)一的模板 提供相關(guān)的培訓(xùn) 并進(jìn)行格式審核和一定程度的內(nèi)容復(fù)核 但不代替各部門管理者制作各個部門內(nèi)部的崗位描述 部門職能描述樣板 對模板的填寫說明 部門名稱 該部門或團(tuán)隊在組織結(jié)構(gòu)圖中的正式名稱部門負(fù)責(zé)人 填寫該部門的崗位名稱 而非具體的個人 比如經(jīng)理 主管等 而非張三或李四 分管領(lǐng)導(dǎo) 填寫這個部門直屬上級的崗位名稱 而非具體的人 即使上級崗位換了 其上下級的隸屬關(guān)系是不變的 職能概述 用一句話概述該部門的主要職能 比如人力資源中心的職能概述 全面負(fù)責(zé)全公司的人事 行政管理的日常管理工作和相關(guān)政策的制訂和監(jiān)督執(zhí)行 策略和計劃 具體填寫該部門要從事哪些策略和規(guī)劃方面的工作 越是上級部門 該項工作越重要 日常職能 詳細(xì)填寫該部門要做的日常工作 合理的工作分類是填寫的前提 要做到無遺漏 不重復(fù) 這里只填寫每個月都發(fā)生 要做的事情 臨時性的工作可以不填寫 再最后加一句 公司安排的其他事情 人員發(fā)展 填寫該部門人員發(fā)展可以做的哪些工作 崗位設(shè)置 填寫該部門設(shè)置的所有崗位名稱 要與崗位結(jié)構(gòu)圖一致 額定編制 填寫各個崗位批準(zhǔn)的最大人員編制數(shù)量 主要制度 指和這個部門相關(guān)的主要制度和流程 通用制度 比如員工手冊就不用填寫了 采購部要填寫 供應(yīng)商評審程序 財務(wù)報銷制度 等 崗位職責(zé)描述樣板 對 崗位描述 模板的填寫說明1 職位名稱 該崗位在組織結(jié)構(gòu)圖上的正式名稱所屬部門 該崗位所在部門或團(tuán)隊的正式名稱直接上級 該崗位的直接領(lǐng)導(dǎo) 也是該崗位的工作匯報對象 比如人力資源中心主任這個崗位的直接上級是總裁 只許填寫上級的崗位名稱 不需填寫具體的人名 直接下級 填寫這個功能更為的直接領(lǐng)導(dǎo)的下級崗位名稱 要和組織結(jié)構(gòu)圖上標(biāo)示的一致 間接下級不能填寫在這里 比如 人力資源中心主任的直接下級是人力資源中心經(jīng)理和行政經(jīng)理兩個崗位 但培訓(xùn)主管則不是其直屬下級 策略與計劃性工作 填寫該崗位應(yīng)該做哪些策略或者發(fā)展規(guī)劃方面的事情 一般情況下 部門負(fù)責(zé)人崗位的策略和規(guī)劃的內(nèi)容與其部門做的策略和規(guī)劃內(nèi)容是一致的 部門主管的下級往往在策略上是執(zhí)行者 而非制定者 或者在制定策略上起協(xié)助作用 而某層的崗位 一般沒有策略和規(guī)劃方面的職責(zé)的 日常工作 這是崗位描述的重點 在工作分類基礎(chǔ)上詳細(xì)列出這個崗位的具體工作內(nèi)容 是對工作內(nèi)容的要求 人事工作 指人員培訓(xùn) 人員發(fā)展方面的工作 團(tuán)隊主管必須填寫 基層崗位則沒有這個要求 授權(quán) 指這個崗位 為了開展工作而必須給予的權(quán)利 比如質(zhì)量檢驗員崗位 具備產(chǎn)品查驗權(quán) 質(zhì)量記錄復(fù)核權(quán)等 每個部門的負(fù)責(zé)人 必須明確各個崗位為了開展工作 成本會計則需要具備材料消耗記錄的 對 崗位描述 模板的填寫說明2 主要工作要求 指對該崗位要達(dá)到的結(jié)果的要求 也就是對工作質(zhì)量的要求 比如包裝崗位 要遵守相關(guān)操作規(guī)范 無安全事故 無混裝等 根據(jù)各個崗位的特點制定具體的要求 但不可以無質(zhì)量要求 關(guān)鍵績效指標(biāo)KPI 對該崗位具體考核的績效指標(biāo) 選擇的指標(biāo)要能體現(xiàn)該崗位的工作效率和工作質(zhì)量 一般設(shè)立兩到四個 比如裝配工 可以設(shè)置日均裝配量 安全率等 這里指規(guī)定崗位的KPI 但不規(guī)定每個KPI的具體數(shù)值 具體的數(shù)值由年初的績效指標(biāo)做具體的規(guī)定 并作為考核的依據(jù) 同一個崗位有不同的績效指標(biāo)數(shù)值的 比如兩個都是同一個崗位的A級員工 A1和A2就可以規(guī)定不同的績效指標(biāo) 因為他們的待遇是不同的 但是這是在績效目標(biāo)中規(guī)定的 而非在崗位描述中規(guī)定的 必須遵守的工作規(guī)范 主要填寫與這個崗位相關(guān)的公司制度