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文檔簡介

. 商會成立儀式的籌備一、會議籌劃及準備1. 擬定會議計劃：擬定會議主題、名稱、地點、規(guī)模等，確定特邀嘉賓和贊助商；確定會議日期、日程及議程及預(yù)備會議內(nèi)容；排出會議作息時間及注意事項；做出會議經(jīng)費預(yù)算和籌資方案；成立會務(wù)組，明確會務(wù)分工。2. 發(fā)出會議通知：第一輪通知（告知會議具體時間、地點、參會人員名單等）；正式通知及回執(zhí)（包括會址、交通、報道和接站時間、回執(zhí)時間、住宿要求、返程票預(yù)訂、是否大會發(fā)言、會議壁報準備等等）。3. 準備會議材料：會議審稿，確定大會發(fā)言名單；確定開幕式議程、開幕詞或致詞稿代擬稿；編印會議指南（包括會議日程、代表須知等）；準備會議紀要和通訊錄。4. 準備會議標識：參會證；會場背景幕布、會標（賓館門口）、指引標志（會議和就餐）、海報、會議日程（報到處）等；會議展覽布置（宣傳標語等）；壁報。5. 安排會議生活：預(yù)定交通工具；預(yù)訂賓館，安排住宿、餐飲、會場；聯(lián)系安排參觀、訪問、旅游活動； 確定財務(wù)、接待、保衛(wèi)人員；安排茶歇和娛樂活動。6. 選定布置會場：排定會議座次；布置環(huán)境；檢查并配置電化設(shè)備；展臺安排。（二）會議接待1. 會議報到：接站；填寫報到單；分發(fā)會議材料，安排住宿；收取參會人員費用；通知有關(guān)事項。2. 會場組織：檢查會議設(shè)備；接待嘉賓；保證會議主持人、發(fā)言人到位；調(diào)動與會者提問和討論；會議記錄。3. 會議生活服務(wù)：及時定購邀請參會領(lǐng)導(dǎo)回程票；印刷并分發(fā)會議參會人員通訊錄；檢查住房設(shè)施；征求膳食意見；保證參觀、訪問及娛樂活動順利進行。（三）會后安排1. 整理會議文件：整理會議記錄；形成會議決定（簡報、紀要）；寫總結(jié)向上級匯報情況或發(fā)布；將會議材料分類、立卷、歸檔。2. 送別會議人員：分發(fā)邀請領(lǐng)導(dǎo)回程票；結(jié)清會議費用；根據(jù)返程時間安排車輛；發(fā)放會議資料、照片和通訊錄。3. 會后工作：結(jié)算會議開支費用；歸還會議所借物品。六、其它（一）各有關(guān)人員必須按照此工作方案認真履行好職責，確保會議順利召開。（二）各有關(guān)人員應(yīng)對分工有超前意識提前準備，對可能出現(xiàn)的情況有補救措施。（

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