采購(gòu)與付款管理制度.doc

.采購(gòu)與付款管理制度第一章 總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)與付款行為，防范采購(gòu)與付款過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法和財(cái)政部企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范等法律法規(guī)，制定本管理制度。第二條本規(guī)范適用于公司所有外購(gòu)物資或接受勞務(wù)的采購(gòu)與付款，包括原材料、配套（外協(xié)）件等。第三條 各物資采購(gòu)采購(gòu)部門(mén)可根據(jù)本制度，結(jié)合本部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求建立適合的管理辦法，并組織實(shí)施。第四條各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本單位采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。第二章崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)第五條相關(guān)部門(mén)要明確相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：一請(qǐng)購(gòu)與審批； 二詢價(jià)與確定供應(yīng)商； 三采購(gòu)合同的訂立與審核； 四采購(gòu)與驗(yàn)收； 五采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)記錄； 六付款審批與付款執(zhí)行。 公司不得由同一部門(mén)或個(gè)人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的全過(guò)程。計(jì)劃部：采購(gòu)計(jì)劃管理；確定請(qǐng)購(gòu)物資清單；跟單采購(gòu)；協(xié)助供應(yīng)商辦理驗(yàn)收手續(xù)。成本科：體系優(yōu)化；簽定采購(gòu)合同；確定采購(gòu)比例并錄入系統(tǒng)；對(duì)現(xiàn)結(jié)、預(yù)付業(yè)務(wù)辦理付款申請(qǐng)手續(xù)；小批物資、輔料采購(gòu)。品技部：對(duì)來(lái)貨質(zhì)量進(jìn)行判定，并出具判定結(jié)果。倉(cāng)庫(kù)：打印驗(yàn)收單；根據(jù)驗(yàn)收單清點(diǎn)物資；辦理物資驗(yàn)收、驗(yàn)退；財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)月結(jié)業(yè)務(wù)的對(duì)帳、付款；審核所有采購(gòu)發(fā)票；對(duì)現(xiàn)結(jié)、月結(jié)付款價(jià)格審核；對(duì)簽批的資金支付申請(qǐng)進(jìn)行付款。其他部門(mén)：涉及其他物品采購(gòu)（如辦公用品）的，使用部門(mén)為經(jīng)辦部門(mén)，提出購(gòu)買申請(qǐng)，辦理付款手續(xù)等。財(cái)務(wù)部對(duì)其進(jìn)行審核監(jiān)督。第六條公司各部門(mén)應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。第七條公司相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的批準(zhǔn)制度，明確審批人對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。第八條審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟嘶蛏霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第九條對(duì)于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批（例如：超過(guò)最高庫(kù)存?zhèn)湄浀龋?，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。第十條嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的部門(mén)或人員辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。第十一條各部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的程序辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，并在采購(gòu)與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購(gòu)登記制度，加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)手續(xù)、采購(gòu)訂單或采購(gòu)合同、驗(yàn)收證明、入庫(kù)憑證、采購(gòu)發(fā)票等文件和憑證的相互核對(duì)工作。第三章 請(qǐng)購(gòu)與審批控制第十二條采購(gòu)人員具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)，部門(mén)分管副總行使審批權(quán)。采購(gòu)人員根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃安排和各部門(mén)實(shí)際需用，在考慮合理儲(chǔ)備的基礎(chǔ)上核算出計(jì)劃采購(gòu)數(shù)量，填制請(qǐng)購(gòu)表，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，交分管副總審批后實(shí)施采購(gòu)。在銷售訂單、生產(chǎn)計(jì)劃或?qū)嶋H需用發(fā)生變動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門(mén)必須及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)人員必須及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)正在采購(gòu)的要調(diào)整采購(gòu)數(shù)量，對(duì)已采購(gòu)回廠的，采購(gòu)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)必須對(duì)多余部分明確處理辦法，避免造成積壓。特殊物資采購(gòu)須經(jīng)總經(jīng)理或公司辦公會(huì)決定。第四章 采購(gòu)與驗(yàn)收控制第十三條采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審批后的請(qǐng)購(gòu)物資及其供應(yīng)情況確定采購(gòu)方式。一般物品或勞務(wù)等的采購(gòu)應(yīng)采用訂單采購(gòu)或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購(gòu)可以采用直接購(gòu)買等方式。第十四條成本科應(yīng)負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研，將供應(yīng)商的信譽(yù)、價(jià)格、質(zhì)量等級(jí)、供應(yīng)量等列表備選；對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行分析，并對(duì)價(jià)格合理性負(fù)責(zé)；并將以上情況和市場(chǎng)情況進(jìn)行綜合，通過(guò)比質(zhì)比價(jià)的程序確定供應(yīng)商。小額零星采購(gòu)也應(yīng)由價(jià)格部門(mén)事先對(duì)價(jià)格等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審查。采購(gòu)部門(mén)對(duì)正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)等級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購(gòu)必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并由專人管理。同時(shí)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)采購(gòu)、質(zhì)檢、技術(shù)等部門(mén)聯(lián)合考核后才能進(jìn)入。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。 第十七條 采購(gòu)合同應(yīng)按合同評(píng)審流程進(jìn)行評(píng)審，應(yīng)對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審核，對(duì)于審批手續(xù)齊全，合同條款符合規(guī)定的才同意蓋章。第十八條檢驗(yàn)部門(mén)或檢驗(yàn)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購(gòu)文件，對(duì)所購(gòu)物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門(mén)或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門(mén)報(bào)告；有關(guān)部門(mén)應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。第五章付款控制與流程第十九條財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照資金管理制度、和企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范等規(guī)定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)。特別要求：嚴(yán)禁辦理現(xiàn)金交易，所有交易一律通過(guò)銀行轉(zhuǎn)帳或銀行承兌匯票完成，而且銀行轉(zhuǎn)帳僅限于對(duì)公轉(zhuǎn)帳，不得轉(zhuǎn)入個(gè)人名下帳戶。第二十條財(cái)務(wù)部門(mén)在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。對(duì)于已支付的款項(xiàng)，必須有收款單位和收款人的收款證明。第二十一條財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)已經(jīng)簽批的資金付款申請(qǐng)進(jìn)行付款。第二十二條財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。財(cái)務(wù)部對(duì)于應(yīng)付賬款，應(yīng)根據(jù)資金狀況、付款政策，審核采購(gòu)部門(mén)的付款計(jì)劃后，辦理結(jié)算與支付。第二十三條 購(gòu)進(jìn)的各類物資、材料，原則上實(shí)行合同規(guī)定時(shí)間進(jìn)行付款，嚴(yán)格控制提前付款。對(duì)確需提前付款的物資，由物資部門(mén)提出申請(qǐng)報(bào)告，財(cái)務(wù)部門(mén)嚴(yán)格審定供貨合同或有關(guān)憑證后，按照資金審批要求辦理手續(xù)后，方可辦理提前付款。第二十四條 采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃、供貨合同，以及物資驗(yàn)收入庫(kù)單、發(fā)票等單據(jù)，填制“資金支付申請(qǐng)單”，即：供貨單位名稱、開(kāi)戶行、賬號(hào)、采購(gòu)員、或“零星采購(gòu)”、物資名稱、與發(fā)票相同的金額和稅款及合計(jì)，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后向財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)。月結(jié)資金支付由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)匯總制表，交相關(guān)部門(mén)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可支付款項(xiàng)。第二十五條 財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)人員送來(lái)的單據(jù)審查無(wú)誤后，經(jīng)辦人在付款單上簽字，然后根據(jù)平衡后的資金狀況，嚴(yán)格按照合同約定付款條件項(xiàng)下后實(shí)行滾動(dòng)付款”的原則采用匯款、承兌匯票等不同的支付形式進(jìn)行資金結(jié)算。第二十六條 對(duì)手續(xù)齊備的購(gòu)進(jìn)材料（指已收到發(fā)票及已驗(yàn)收入庫(kù)的物資），財(cái)務(wù)人員應(yīng)在當(dāng)月作應(yīng)付賬款掛賬處理，付款后直接沖減應(yīng)付賬款。第二十七條 采購(gòu)的各類物資必須取得國(guó)家規(guī)定的增值稅專用發(fā)票。對(duì)于確實(shí)不能開(kāi)具增值稅專用發(fā)票的物資，在定價(jià)時(shí)要扣除稅點(diǎn)后定價(jià)。第六章 物資入庫(kù)與檢驗(yàn)流程第二十八條 采購(gòu)的物資到達(dá)后，經(jīng)辦人員應(yīng)通知品技部進(jìn)行檢驗(yàn)。品保部根據(jù)材料質(zhì)保書(shū)或合格證等檢驗(yàn)依據(jù)，在規(guī)定的期限內(nèi)完成。其檢驗(yàn)期限由品技部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)協(xié)定。品技部檢驗(yàn)樣品后，應(yīng)及時(shí)出具檢驗(yàn)報(bào)告。第二十九條 采購(gòu)人員在取得所采購(gòu)物資的檢驗(yàn)報(bào)告后，應(yīng)填制“物資驗(yàn)收入庫(kù)單”，檢驗(yàn)人員應(yīng)在“物資驗(yàn)收入庫(kù)單”簽字確認(rèn)”，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)驗(yàn)收入庫(kù)單辦理入庫(kù)或退貨手續(xù)。一、如材料驗(yàn)收不合格，檢驗(yàn)人員必須在“材料判定書(shū)”上加蓋“材料驗(yàn)收不合格專用章”作退貨和拒付貨款的依據(jù)。二、各物資倉(cāng)庫(kù)管理人員根“物資驗(yàn)收入庫(kù)單”及材料驗(yàn)收的檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)物資進(jìn)行過(guò)磅、點(diǎn)數(shù)。如有不符，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)人員落實(shí)原因。第三十條 各類物資在到達(dá)后，要檢驗(yàn)合格，辦理完入庫(kù)手續(xù)后，按資金管理辦法要求進(jìn)行付款。付款期限的確認(rèn)：1、合同要求；2、按發(fā)票提交時(shí)間。月結(jié)廠家在材料入庫(kù)后按規(guī)定時(shí)間提交發(fā)票的則依據(jù)合同時(shí)間付款；超出提交發(fā)票時(shí)間的則以提交發(fā)票時(shí)間進(jìn)行計(jì)算付款時(shí)間。第三十一條 為了保證會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，要做到認(rèn)真復(fù)核外來(lái)原始憑證的真實(shí)性、完整性，及其價(jià)格、數(shù)量、金額與付款相符后及時(shí)報(bào)賬、記賬，確保采購(gòu)物資的足額入庫(kù)，做到賬物相符。第三十二條 對(duì)帳：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)與各供應(yīng)商核對(duì)核對(duì)往來(lái)帳，如有不符，及時(shí)查找原因并做出處理，保證雙方帳務(wù)一致。第三十三條采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫(kù)、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)收回退貨貨款。第七章 采購(gòu)物資的管理及考核第三十四條 材料采購(gòu)入庫(kù)后，各物資管理部門(mén)要保持材料、物資的完整性，收入、發(fā)出要有憑據(jù)，做到日清月結(jié)，做到賬、卡、物三者相符；月底進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)、清查，如有盈虧應(yīng)隨時(shí)報(bào)告。對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧物資，物資主管部門(mén)應(yīng)寫(xiě)明原因，分清責(zé)任，明確責(zé)任人后提出處理意見(jiàn)。第三十五條 年終如有材料物資發(fā)生盤(pán)盈、盤(pán)虧、毀損（報(bào)廢）等情況，須由物資主管部門(mén)填寫(xiě)明細(xì)資料并交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)匯總后，向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批，根據(jù)核準(zhǔn)數(shù)作賬務(wù)處理。第三十六條 對(duì)毀損、報(bào)廢物資，應(yīng)由物資主管部門(mén)牽頭，列出相應(yīng)物資明細(xì)、數(shù)量、原因等報(bào)物資小組，物資小組織品保部、技術(shù)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行技術(shù)鑒定，并出具書(shū)面鑒定及處理意見(jiàn)。第三十七條 財(cái)務(wù)部、配套部要對(duì)材料價(jià)格認(rèn)真審核，確保合同、發(fā)票、ERP系統(tǒng)三者相符，保證材料成本核算的準(zhǔn)確性。第三十八條 在物資采購(gòu)支款、驗(yàn)收、報(bào)銷業(yè)務(wù)中，對(duì)工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)，不按規(guī)定的時(shí)間報(bào)賬，造成呆賬、死賬及因未主動(dòng)自查造成未達(dá)賬的人員建議有關(guān)部門(mén)停發(fā)效益工資，在當(dāng)年內(nèi)賬目報(bào)清才予補(bǔ)發(fā)，跨年者不予補(bǔ)發(fā)。第三十九條 在物資采購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷業(yè)務(wù)中，工作極端不負(fù)責(zé)任，玩忽職守，給公司造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失的，由當(dāng)事人負(fù)責(zé)賠償直接經(jīng)濟(jì)損失的1%-80%，并報(bào)請(qǐng)公司給予相應(yīng)行政處分。第四十條 在物資管理過(guò)程中，工作不負(fù)責(zé)任，造成物資毀損、遺失、偷盜、報(bào)廢及盤(pán)虧的，由物資管理部門(mén)分清責(zé)任，明確責(zé)任人，由當(dāng)事人賠償直接經(jīng)濟(jì)損失的50%-100%，并報(bào)請(qǐng)公司給予相應(yīng)的行政處分。第八章監(jiān)督檢查第四十一條公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的采購(gòu)與付款內(nèi)控管理工作定期或不定期地進(jìn)行檢查。檢查人員將對(duì)各部門(mén)的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否按規(guī)定效執(zhí)行。第四十二條采購(gòu)與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：一采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。二采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)是大宗采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存