商戶開業(yè)前的租戶協(xié)調(diào).doc

.商戶開業(yè)前的租戶協(xié)調(diào)(TC)管理流程原則開業(yè)總體進(jìn)度應(yīng)有各關(guān)鍵工作模塊進(jìn)度計劃的支持，各關(guān)鍵模塊進(jìn)度和總體進(jìn)度應(yīng)保持步調(diào)一致，相互協(xié)調(diào)。TC應(yīng)不定期的召集會議，掌握各項工作模塊進(jìn)度的執(zhí)行情況，調(diào)整各項工作進(jìn)程，與相關(guān)部門協(xié)調(diào)，解決開業(yè)過程中的問題。對于不能解決并影響開業(yè)時間、開業(yè)質(zhì)量的，報公司領(lǐng)導(dǎo)。各部門職責(zé)分工 市場部- 負(fù)責(zé)提供各租戶簽約信息、租戶條件圖。- 在簽署租賃合同/租賃確認(rèn)書，確定、審批完成工程技術(shù)條件，并發(fā)送租戶條件圖至租戶后，負(fù)責(zé)組織召開租戶移交會，實現(xiàn)TC人員與租戶的對接。- 在租戶移交完成之前，負(fù)責(zé)組織召開設(shè)計裝修協(xié)調(diào)會。- 若租戶在設(shè)計裝修過程中變更工程技術(shù)條件，市場部負(fù)責(zé)與租戶協(xié)調(diào)并審批變更條件。- 若合同租賃面積與租戶現(xiàn)場實際測量面積存在差異，市場部負(fù)責(zé)跟進(jìn)租賃面積調(diào)整的補(bǔ)充協(xié)議簽署工作- 負(fù)責(zé)與TC共同督促租戶在指定日期接場并推進(jìn)租戶裝修進(jìn)度。- 負(fù)責(zé)對店鋪裝修效果圖提出意見。 TC- 在市場將租戶移交給TC后，TC負(fù)責(zé)租戶的設(shè)計、裝修、開業(yè)事宜的對接工作，把控租戶設(shè)計、裝修、開業(yè)的總體進(jìn)度。- 負(fù)責(zé)組織召開設(shè)計與裝修協(xié)調(diào)會(在租戶移交完成后)與開業(yè)協(xié)調(diào)會。- 負(fù)責(zé)組織辦理場地移交、圖紙審批、開業(yè)驗收、工程整改、二裝退場等手續(xù)。- 負(fù)責(zé)協(xié)助辦理裝修許可證與施工出入證，并協(xié)調(diào)裝修現(xiàn)場管理工作。 設(shè)計管理部- 參加設(shè)計裝修協(xié)調(diào)會，提出設(shè)計要求及指引。- 負(fù)責(zé)對店鋪效果圖的最終審核。- 負(fù)責(zé)對設(shè)計圖紙及裝修圖紙(結(jié)構(gòu)設(shè)計)提出專業(yè)意見。- 負(fù)責(zé)跟進(jìn)店鋪的實際面積測繪。 項目部- 參加設(shè)計裝修協(xié)調(diào)會，提出設(shè)計要求及指引。- 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)總包將店鋪移交給租戶。- 負(fù)責(zé)對店鋪設(shè)計圖紙及裝修圖紙(機(jī)電設(shè)計)提出專業(yè)意見。- 協(xié)調(diào)總包與物業(yè)間的關(guān)系，協(xié)助管理裝修施工現(xiàn)場。 財務(wù)部- 負(fù)責(zé)辦理店鋪租金、租賃保證金、管理費、推廣費、POS押金等各項租賃合同規(guī)定之所有財務(wù)工作。 IT- 負(fù)責(zé)協(xié)助租戶安裝開通并維護(hù)網(wǎng)絡(luò)、POS系統(tǒng)等設(shè)施。- 負(fù)責(zé)對租戶進(jìn)行POS收銀培訓(xùn)。- 負(fù)責(zé)租戶店鋪的開業(yè)驗收工作(網(wǎng)絡(luò)、POS)。 物業(yè)管理中心- 參與設(shè)計裝修協(xié)調(diào)會、開業(yè)協(xié)調(diào)會及場地移交工作。- 負(fù)責(zé)協(xié)助租戶安裝、開通、維護(hù)電話設(shè)施。- 負(fù)責(zé)對店鋪設(shè)計圖紙及裝修圖紙(除結(jié)構(gòu)、機(jī)電外的其他方面)提出專業(yè)意見。- 負(fù)責(zé)為租戶辦理裝修許可證與施工出入證，物業(yè)財務(wù)收取裝修押金及垃圾清運費。- 負(fù)責(zé)對租戶裝修區(qū)域進(jìn)行施工管理，對裝修現(xiàn)場進(jìn)行分項驗收，物業(yè)財務(wù)根據(jù)有關(guān)部門轉(zhuǎn)來處罰單據(jù)收取各類賠償金、罰金等。- 負(fù)責(zé)租戶店鋪的開業(yè)驗收工作(工程、安全方面)。- 對租戶工程整改情況進(jìn)行驗收，并協(xié)助辦理二裝退場手續(xù)，物業(yè)財務(wù)根據(jù)流程辦理結(jié)算退還裝修押金。TC工作流程步驟流程工作內(nèi)容執(zhí)行部門1租戶移交會市場將租戶移交給TC跟進(jìn)租戶裝修市場、TC2設(shè)計與裝修協(xié)調(diào)會與租戶溝通設(shè)計、裝修、進(jìn)場事宜TC、設(shè)計、項目、物業(yè)3場地移交移交場地給租戶，并簽訂移交憑據(jù)TC、市場、項目、總包、物業(yè)4圖紙審核對租戶的設(shè)計、施工圖紙進(jìn)行審批TC、市場、設(shè)計、項目、物業(yè)5辦理裝修許可證租戶遞交各項資料并繳納相關(guān)費用，辦理裝修許可證TC、物業(yè)6辦理施工出入證租戶施工人員辦理施工出入證TC、物業(yè)7租戶裝修現(xiàn)場管理租戶施工進(jìn)行管理，并進(jìn)行項目分項驗收TC、項目、物業(yè)8開業(yè)協(xié)調(diào)會租戶溝通開業(yè)事宜TC、物業(yè)、推廣、IT、財務(wù)9開業(yè)驗收驗收租戶店鋪是否具備開業(yè)資格TC、物業(yè)、IT10工程整改對店鋪裝修施工中不符合要求部分進(jìn)行整改TC、物業(yè)11二裝退場租戶完成整改，退還裝修押金TC、物業(yè)1. 租戶移交會市場部與租戶完成租賃合同/租賃確認(rèn)書的簽署、工程技術(shù)條件的確定、并已向租戶發(fā)出租戶條件圖后，由市場部擬移交MEMO至TC，并組織TC及租戶方召開租戶移交會，實現(xiàn)TC人員與租戶方的對接，以便跟進(jìn)租戶的進(jìn)場裝修工作。招商移交TC的資料包括：租戶方對接人員及聯(lián)系方式、租戶簽約信息、 租戶條件圖及所有工程技術(shù)條件、與租戶設(shè)計、裝修有關(guān)的打印版及電子版文件TC提供租戶的資料包括：租戶設(shè)計指引、租戶裝修指引2. 設(shè)計與裝修協(xié)調(diào)會(可與租戶移交會合并)“設(shè)計與裝修協(xié)調(diào)會”與“租戶移交會”可合并執(zhí)行。如租戶尚不具備移交條件，則前期的設(shè)計與裝修協(xié)調(diào)(會)工作由市場部人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)(組織);如租戶具備移交條件并完成移交，則由TC人員組織召開。由市場/TC組織設(shè)計部、項目部、物業(yè)管理部與租戶方(租戶、租戶設(shè)計單位、租戶裝修單位等)召開設(shè)計與裝修協(xié)調(diào)會，為租戶提供裝修指引等資料，并進(jìn)行說明及口頭答疑(如會議上無法解答，各部門需在會后三個工作日內(nèi)將相應(yīng)疑問回復(fù)匯總至TC組，由TC組書面回復(fù)租戶)，包括圖紙設(shè)計、裝修進(jìn)場程序、裝修進(jìn)場需提供資料、萬象城（專題閱讀）（相關(guān)干貨）相關(guān)部門職能等事宜的溝通。此環(huán)節(jié)中，各部門職責(zé)如下：設(shè)計管理部：以設(shè)計角度提出設(shè)計要求及指引，如租戶已有店鋪裝修方案設(shè)計或設(shè)計思路，應(yīng)對店鋪設(shè)計及效果圖提出專業(yè)意見并提請租戶完善設(shè)計方案，提請租戶完善設(shè)計方案，并解答租戶的相關(guān)疑問。項目部：向租戶方介紹裝修工程消防報審、報驗要求及所需資料和流程;如租戶已有店鋪裝修方案設(shè)計或設(shè)計思路，應(yīng)對設(shè)計效果及設(shè)計方案給出專業(yè)意見，提請租戶完善設(shè)計方案，并解答租戶的相關(guān)疑問。物業(yè)管理中心：向租戶介紹萬象城（專題閱讀）（相關(guān)干貨）裝修管理規(guī)定、安全施工注意事項、店鋪裝修施工的配合事宜(安全保障、垃圾清運等)等;如租戶已有店鋪裝修方案設(shè)計或設(shè)計思路，應(yīng)以物業(yè)管理角度對設(shè)計方案給出專業(yè)意見，提請租戶完善設(shè)計方案，并解答租戶的相關(guān)疑問。TC提供租戶裝修進(jìn)場資料包括：萬象城裝修申請表、萬象城安全施工協(xié)議、萬象城商鋪裝修施工授權(quán)委托書、萬象城消防報審承諾書、萬象城租戶裝修用電用水容量申請確認(rèn)書等。3. 場地移交(可與審圖、裝修施工協(xié)調(diào)會并行)在租戶進(jìn)場前，如租戶提出對租區(qū)進(jìn)行面積測繪需求，則市場/TC組織設(shè)計部與租戶方進(jìn)行現(xiàn)場實際面積測繪，并市場部跟進(jìn)租賃面積調(diào)整的補(bǔ)充協(xié)議簽署工作。由TC牽頭，組織市場部、項目部、物業(yè)管理中心在合同約定的場地移交時間內(nèi)與租戶(租戶代表須持有租戶公司的授權(quán)委托書)進(jìn)行現(xiàn)場交接手續(xù)，雙方簽訂移交憑據(jù)萬象城店鋪接場驗收登記表(一式四份)登載場地硬件情況及移交日期等信息，并蓋章確認(rèn)。如各方對場地交接無異議，則租戶方、業(yè)主方在萬象城店鋪接場驗收登記表上簽字蓋章，TC簽字確認(rèn)，以場地移交日核算免租裝修期。該表由租戶方留存兩份原件，運營部留存兩份原件，TC留存復(fù)印件歸檔至租戶檔案，物業(yè)留存復(fù)印件。租戶場地移交完成后，由TC組擬場地移交MEMO(包括移接時間、確定的面積、聯(lián)系人聯(lián)系方式等)至市場部、物業(yè)管理中心、華潤中心項目部、設(shè)計管理部、財務(wù)部、IT。財務(wù)部在收到場地移交MEMO后，負(fù)責(zé)核算免租裝修期，及收取管理費、推廣費等費用。如租戶對場地交接存在異議(如場地與提供給租戶的租賃條件圖不符)，則項目部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)總包盡快對場地進(jìn)行整改直至租戶接受并在萬象城店鋪接場驗收登記表上簽字蓋章(移交日以簽字當(dāng)日為準(zhǔn));若無法進(jìn)行整改或超出租賃條件要求時，則由市場部與租戶進(jìn)行談判磋商。根據(jù)品牌實際情況，特殊店鋪將安排內(nèi)部預(yù)接場環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)由市場/TC負(fù)責(zé)發(fā)起，具體操作與正式接場相同。4. 設(shè)計施工圖審核租戶應(yīng)在TC規(guī)定的時間內(nèi)(距離接場日期不少于60天)提交方案設(shè)計圖(一般比例為1：50)、圖紙說明書及其電子文件進(jìn)行審批。在設(shè)計方案圖通過審批后，租戶應(yīng)在TC規(guī)定的時間內(nèi)(距離接場日期不少于30天)提交裝修施工圖(一般比例為1：50)、技術(shù)說明書及其電子文件進(jìn)行審批，而這些資料應(yīng)嚴(yán)格依照萬象城租戶設(shè)計指引、萬象城租戶裝修指引的要求準(zhǔn)備，并應(yīng)當(dāng)是對認(rèn)可的初步設(shè)計方案的深化設(shè)計。在收到方案設(shè)計圖、裝修施工圖和技術(shù)說明之后，由TC擬審圖MEMO，組織市場部及審圖小組成員部門(設(shè)計部、項目部、物業(yè)管理中心)對圖紙進(jìn)行審核，除市場部對效果圖審核外，審圖小組的圖紙審核采用平行審圖方式進(jìn)行，其中設(shè)計部負(fù)責(zé)對效果圖進(jìn)行最終審核及審核結(jié)構(gòu)設(shè)計部分，項目部負(fù)責(zé)機(jī)電設(shè)計圖紙，物業(yè)管理中心負(fù)責(zé)審核除結(jié)構(gòu)、機(jī)電外的其他圖紙。圖紙審核時間要求：主力店百貨、電影院、超市審圖時間為5個工作日。次主力店、餐飲類租戶審圖時間為4個工作日。 除上述兩類店鋪之外，其他類店鋪審圖時間為2個工作日。審圖小組協(xié)調(diào)人負(fù)責(zé)將本部門意見匯總并在規(guī)定時間內(nèi)反饋給TC，由TC匯總各部門專業(yè)意見并反饋至租戶，租戶需根據(jù)我司修改意見在5個工作日內(nèi)重新提交新方案，直至圖紙最終獲準(zhǔn)。租戶裝修圖紙獲我司批準(zhǔn)后，由TC擬審圖意見函(對外發(fā)文)至租戶，并抄送市場部、設(shè)計管理部、項目部、物業(yè)管理中心，即知會各部做好租戶進(jìn)場手續(xù)及出入證辦理、租戶裝修現(xiàn)場服務(wù)及管理等后續(xù)工作。如果租戶在規(guī)定時間內(nèi)通過圖紙審批，項目部、物業(yè)管理中心協(xié)助租戶向相關(guān)政府部門(如消防局)申報裝修施工圖，以便辦理相關(guān)證照(如消防驗收意見書)，租戶自行支付相關(guān)費用，由于租戶的原因造成圖紙審核或裝修工作延遲，由租戶自行負(fù)責(zé)。5. 工程技術(shù)條件、設(shè)計方案變更如果租戶在審圖、裝修期間對工程技術(shù)條件或設(shè)計方案有所變更，TC人員須將變更情況通知對應(yīng)市場部對應(yīng)人員，由市場部對應(yīng)人員與租戶進(jìn)行協(xié)調(diào)并審批變更條件。6. 辦理裝修施工許可證(由物業(yè)辦理)租戶及裝修公司填寫萬象城裝修申請表，加蓋雙方公章，向業(yè)主提交。租戶及租戶裝修施工方準(zhǔn)備下述材料萬象城店鋪接場驗收登記表、萬象城安全施工協(xié)議、萬象城商鋪裝修施工授權(quán)委托書、“裝修公司資質(zhì)”、“裝修公司營業(yè)執(zhí)照”、“施工保險單”、“施工進(jìn)度表”、消防驗收意見書(或消防報審承諾書)、“全套合格施工圖”、萬象城租戶裝修水電容量申請確認(rèn)書、“圖紙最終審核意見”，并提交業(yè)主審核。7. 施工人員辦理施工出入證(由物業(yè)辦理)租戶或租戶裝修施工方準(zhǔn)備下述材料：裝修許可證、建工團(tuán)意險保險單、裝修施工人員身份證、照片備查單、施工人員1寸照片兩張、身份證原件及復(fù)印件。到物業(yè)管理中心辦理施工出入證， 憑施工出入證進(jìn)出施工區(qū)域。8. 租戶裝修現(xiàn)場管理物業(yè)管理中心、項目部進(jìn)行租戶施工現(xiàn)場管理，包括對施工人員的自律性、臨時用電、成品保護(hù)、貨梯使用、消防安全等管理，并有權(quán)對違規(guī)行為進(jìn)行懲治，包括但不限于停工等處理方式，管理規(guī)定及懲罰措施詳見萬象城租戶裝修指引。物業(yè)公司結(jié)合租戶施工進(jìn)度對施工核心環(huán)節(jié)進(jìn)行分項驗收。9. 開業(yè)驗收租戶根據(jù)裝修施工情況向TC申請開業(yè)，填寫店鋪開張申請表，確定開業(yè)驗收時間。由TC牽頭，組織IT、物業(yè)管理中心對租戶店鋪進(jìn)行開業(yè)驗收工作。各項裝修施工到位，包括機(jī)電、空調(diào)、裝飾、消防、網(wǎng)絡(luò)等施工的落實，經(jīng)檢查同意后可安排開業(yè)事宜，各項驗收標(biāo)準(zhǔn)詳見萬象城店鋪裝修驗收標(biāo)準(zhǔn)。物業(yè)管理中心根據(jù)租戶申請開業(yè)需求進(jìn)行的開業(yè)驗收檢查僅從裝修施工角度開展，租戶開業(yè)還需結(jié)合國家政府相關(guān)要求，確認(rèn)是否落實燃?xì)忾_戶、消防報審、經(jīng)營相關(guān)證照(營業(yè)執(zhí)照、環(huán)境評估報告、衛(wèi)生許可證等)領(lǐng)取等工作。對此，如租戶需我司配合相關(guān)事宜，可聯(lián)系各部門協(xié)調(diào)配合，涉及相關(guān)費用，由租戶自行負(fù)責(zé)。租戶在通過開業(yè)驗收，并向公司財務(wù)部繳齊管理費、推廣費等合同約定費用以及應(yīng)扣除的滯納金后(具體標(biāo)準(zhǔn)參照合同條款)，我司方可批準(zhǔn)其開業(yè)。10. 工程整改竣工驗收完成后，TC將在3個工作日內(nèi)向租戶發(fā)出開業(yè)驗收函，反饋驗收意見，租戶需依照我司意見進(jìn)行整改。涉及遺留問題，由TC組織協(xié)調(diào)，物業(yè)管理中心安排復(fù)驗，并就復(fù)驗問題發(fā)出驗收函。如租戶多次復(fù)驗后整改不到位，我司將視情況處以扣留、扣除租戶裝修押金等違約處理。11. 二裝退場及退裝修押金二裝退場及退裝修押金要求如下：開