訪客接待及宴請管理制度.docx

文件編號文件版本文件名稱訪客接待及宴請管理制度制定部門生效日期訪客接待及宴請管理制度1、 訪客來訪前1天，相關(guān)負責人明確訪客人數(shù)、姓名、單位名稱、單位標志，來訪目的， 會談內(nèi)容，到訪時間、時長，明確是否安排就餐，是否安排住宿。以電子版形式記錄，并統(tǒng)一到顧國林處。電子版格式見附件一。緊急訪客到訪前2小時明確以上內(nèi)容。2、 訪客到訪前1天，按照需求并經(jīng)總經(jīng)理批準，預(yù)訂訪客住宿、預(yù)訂就餐。緊急訪客，經(jīng)總經(jīng)理批準，于到訪前2小時，按照需求預(yù)訂訪客住宿、預(yù)訂就餐。3、 若訪客將與公司人員進行會談，則在會談訪客到訪前一天明確我方與會人員名單，完成會談綱要編寫打印，A4白紙黑字打印，會談綱要格式見附件三。4、 訪客到訪前2h，完成歡迎辭打印，粉紅紙黑字，歡迎辭格式見附件二，張貼在支架上，放在公司門廳處。5、 會談訪客或非會談訪客到訪前2小時，會談綱要、帶茶葉茶杯、筆、印刷杰西醫(yī)藥封面的宣傳筆記本、席卡，一一對應(yīng)擺放于會議室會議桌上。6、 相關(guān)負責人在訪客到訪前1小時聯(lián)系訪客確定具體到訪時間，關(guān)心對方行程。7、 相關(guān)負責人在訪客到訪前45分鐘，通知所有接待或參會人員訪客具體到訪時間。8、 公司會議室的電腦桌面一直保存公司介紹PPT，相關(guān)負責人熟記公司介紹。9、 會談訪客到訪前15分鐘，給會議桌茶杯內(nèi)加水，打開會議室電腦和顯示屏。10、 非會談訪客到訪前15分鐘，給會議桌茶杯內(nèi)加水。11、 會談結(jié)束前30分鐘，相關(guān)負責人到會議室要了解會談進程，了解會議是否延時或提前。12、 就餐時間，相關(guān)負責人到會議室要了解會談進程，了解會議是否延時或提前，安排就餐。13、 會談結(jié)束，訪客離開會議室，相關(guān)負責人對會議室進行清場。14、 就餐前1天確定出席宴席的訪客人數(shù)，訪客名單及時間，確定公司陪同出席人員名單及人數(shù)，統(tǒng)計總?cè)藬?shù)。、15、 確定出席總?cè)藬?shù)及人員名單，確定宴請規(guī)格并向總經(jīng)理申報批準。16、 提前1天預(yù)訂酒店并安排宴席菜色。17、 提前2小時通知所有參加宴席人員，酒店地址、房間號及就餐時間。18、 提前15分鐘到達酒店，并安排酒水及座位。準備迎接訪客。19、 訪客離開時接待人員目送至訪客車輛駛離。（注：需要時訪客離開前禮貌地問清楚離開酒店或賓館的具體時間，便于安排送客車輛。）附件一|無錫杰西醫(yī)藥科技有限公司接待信息收集表訪客單位名稱訪客姓名來訪目的/會談內(nèi)容到訪時間訪問時長是否安排住宿是否安排就餐住宿時間、條件就餐