229 華為IT參觀接待流程.doc

一、目的規(guī)范對(duì)外接待行為，保證接待工作的有序有效進(jìn)行，與合作伙伴及潛在合作伙伴建立良好關(guān)系。二、適用范圍應(yīng)客戶工程部及客人要求了解公司IT建設(shè)，管理工程部需組織或參與的接待工作。三、接待人員職責(zé)1.接待接口人： 統(tǒng)一受理來(lái)訪需求，并協(xié)調(diào)確定接待負(fù)責(zé)人，接待結(jié)束后負(fù)責(zé)接待信息歸檔、傳遞；2.接待助理：一般為接待負(fù)責(zé)人所在部門(mén)秘書(shū)，制定接待計(jì)劃、進(jìn)行接待準(zhǔn)備工作，協(xié)助填寫(xiě)客人來(lái)訪記錄，可參與實(shí)施接待；3.接待負(fù)責(zé)人： 對(duì)此次接待效果負(fù)責(zé)；需積極配合文件投入處的協(xié)調(diào)安排，承擔(dān)接待工作。四、接待行為準(zhǔn)則1.接待人員必須使用文明、規(guī)范的語(yǔ)言，以友好的態(tài)度對(duì)待來(lái)訪人員。2.接待人員須了解公司文化、熟悉公司發(fā)展?fàn)顩r、公司產(chǎn)品概況等。3.接待人員儀表整潔、著裝職業(yè)。4.接待人員須對(duì)接待過(guò)程中出現(xiàn)的突發(fā)情況（如來(lái)訪人員要求計(jì)劃外的參觀等）及時(shí)匯報(bào)，不得私自安排接待計(jì)劃外的有關(guān)公司機(jī)密的參觀交流。五、接待操作流程及說(shuō)明001 處理接待信息接待接口人一般有兩個(gè)來(lái)源：客人直接向管理工程部提出；通過(guò)客戶工程部提出。對(duì)客人直接提出的接待需求，要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并對(duì)其要求參觀交流的內(nèi)容進(jìn)行審查控制。對(duì)客戶工程部提出的需求，根據(jù)客戶背景情況、客戶要求及客戶工程部建議，對(duì)要求交流內(nèi)容進(jìn)行審查控制。002 確定接待負(fù)責(zé)人接待接口人根據(jù)來(lái)訪內(nèi)容協(xié)調(diào)確定接待負(fù)責(zé)人及接待助理，并向接待負(fù)責(zé)人及接待助理提供申請(qǐng)方的基本信息及聯(lián)系方式。003 進(jìn)行接待安排接待助理燀接待接口人制定詳細(xì)接待計(jì)劃，明確以下事項(xiàng)：1.確定來(lái)訪的議題及來(lái)訪時(shí)間、地點(diǎn)。2.明確雙方與會(huì)人數(shù)、人員姓名、職位。3.作好接待日程安排及議程安排。4.請(qǐng)接待負(fù)責(zé)人確認(rèn)此接待計(jì)劃。煟 資料、禮品準(zhǔn)備1.與會(huì)議議題相關(guān)的資料、演示的資料和需要在會(huì)議室擺放的資料。2.根據(jù)實(shí)際情況，準(zhǔn)備相應(yīng)的饋贈(zèng)禮品、資料。3.如客人提出希望了解或索取非常規(guī)交流資料，接待人需向文件投入處反饋，文件投入處提請(qǐng)管理工程部總裁批準(zhǔn)后方可提供。4.來(lái)訪客人的相關(guān)資料：公司基本情況、與我司的合作等。煟 會(huì)議準(zhǔn)備：1.預(yù)訂會(huì)議室。2.準(zhǔn)備會(huì)議所需的相關(guān)設(shè)備，如便攜電腦、數(shù)字投影儀、白板筆以及茶水等。3.明確所有來(lái)訪人員名單、職位。4.來(lái)訪安排要緊湊、合理，并明確在紙面，提供給參加接待人員。5.其它特殊需要。 煟填寫(xiě)任務(wù)令及工作聯(lián)絡(luò)單聯(lián)系相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備：1.車(chē)輛，如有必要，安排車(chē)輛，接送車(chē)輛需向公司禮賓科預(yù)訂。2.就餐，如需安排就餐，填寫(xiě)客戶接待任務(wù)令，領(lǐng)取簽單卡，一般安排在貴賓餐廳。3. 根據(jù)議程內(nèi)容需提前做好相應(yīng)的參觀安排，如有展廳參觀要求需事先向客戶工程部提交展廳參觀電子流，客戶工程部會(huì)安排展廳講解員。004 實(shí)施接待接待負(fù)責(zé)人主持接待，按接待議程陪同客人參觀，為客人講解、演示，與客人交流。005 接待工作記錄/意見(jiàn)反饋接待助理1.填寫(xiě)管理工程部接待記錄，記錄會(huì)談的內(nèi)容、來(lái)訪人員的信息資料等。2.請(qǐng)客戶工程部相關(guān)人員對(duì)本次接待給出意見(jiàn)（在管理工程部接待記錄填寫(xiě)意見(jiàn)），本人對(duì)此次接待的意見(jiàn)及建議。006 歸檔保存接待記錄接待接口人1.接待接口人歸檔管理工程部接待記錄，建立客戶接待信息庫(kù)，對(duì)其中有價(jià)值的信息知會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.每月向干部處及相關(guān)主管提交接待人員的表現(xiàn)情況，作為工作考核參考。007 資料維護(hù)接待接口人負(fù)責(zé)組織對(duì)交流資料（包括講解或贈(zèng)送）的維護(hù)。每半年檢查更新一次，督促各資料編寫(xiě)人更新內(nèi)容。要符合公司宣傳策略，把好信息保密關(guān)。附件：管理工程部接待記錄 管理工程部客人接待記錄日期：一 、客人基本信息姓 名單 位職 務(wù)聯(lián)系電話背景及來(lái)訪目的介紹： 二 、接待計(jì)劃1.客戶（客戶工程部）聯(lián)系人 ；電話 2.接待負(fù)責(zé)人；接待助理；其他接待人員3.來(lái)訪日期 ：年月日4.參觀 m機(jī)房 m數(shù)據(jù)中心m展廳 m生產(chǎn)線m其它5.座談交流燋座談時(shí)間 ；地點(diǎn)熴座談內(nèi)容mIT基礎(chǔ)設(shè)施/網(wǎng)絡(luò)mERPmOA m管理機(jī)制 m其它4 . 禮品及資料m5. 領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)燐建議安排m部