匯報管理制度

本亨牧業(yè)有限公司匯報管理制度目的：為明確工作匯報及審批方式，提高辦公效率，加強各級審核人對工作的監(jiān)管，特制定本制度。適用范圍及施行日期：本制度適用于公司各部門、自下發(fā)之日起執(zhí)行。內(nèi)容：一、 助理負責職責范圍內(nèi)的報件登記、統(tǒng)計、催辦、跟蹤、反饋及考核責任落實等工作。二、 各部門報件流轉(zhuǎn)、接收、登記及統(tǒng)計等工作應有專人負責。無專職文員的，應由部門經(jīng)理指定。三、 領導交辦的任務必須第一時間落實，落實后應主動反饋任務。四、 根據(jù)事件的緊急程度分為：面報、電話報、信息報、書面報。1、面報面報指根據(jù)領導批示或工作匯報人申請，向部門經(jīng)理以上級別領導當面匯報工作的匯報方式。2、未能及時面報的，責任人必須上報紙件，不得因未能預約面報而延誤工作。3、董事長或總經(jīng)理批示或批準面報的，匯報人應立即向領導秘書（無秘書的直接與領導本人預約面報時間。預約時，必須詳細說明面報內(nèi)容。4、面報前，匯報人須將面報所涉及的相關資料準備齊全，明確面報工作的具體內(nèi)容、存在問題、擬解決辦法及時限、需領導給予協(xié)調(diào)的事項等。正在開展的工作，要落實工作進度，是否逾期及影響。5、面報時，責任人匯報內(nèi)容必須真實準確、實事求是，不能只說成績，對當前工作中的問題要及時提出，如是自己解決不了的，或者需相關部門配合的事宜，需與領導準確溝通，并領會領導的解決思路，不允許出現(xiàn)問題不匯報。面報中領導交辦的工作，需結(jié)合目前工作進展情況，合理準確的確定完成時限，同時向領導講明目前的工作進展情況，此項工作中可能遇到的困難，以及擬解決措施或建議，與領導溝通后擬定出切實可行的完成時限，嚴禁發(fā)現(xiàn)問題不向領導匯報，導致工作時限制定不準確無法執(zhí)行。6、面報部門領導接到面報通知后，應立即組織相關面報人員按通知時間進行面報。需多個部門共同面報的，牽頭部門應溝通關聯(lián)部門一并面報，避免重復面報。7、面報時，要將當日應匯報的所有工作逐條逐項整理好，持紙件一次性匯報清楚，并將領導的意見直接落入紙件，確保下步工作有據(jù)可依。8、面報責任人在面報結(jié)束后，根據(jù)領導的指示意見應在次日上午10時前上報工作落實或完成情況；因特殊情況不能面報的，應以紙件形式說明情況并進行匯報。9、各部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題或存在問題，應制定解決措施及解決辦法并于當日上報，上報時限不能超過24小時。10、向董事長（總經(jīng)理）匯報工作前，包括會議中向董事長（總經(jīng)理）匯報、日常向董事長（總經(jīng)理）面報等，均需針對所要匯報的工作或內(nèi)容組織開會研討，把其中可能涉及到的所有問題系統(tǒng)、全面的理順清楚，并針對所有的問題提出可行的解決辦法，不允許出現(xiàn)向董事長（總經(jīng)理）匯報時，匯報思路混亂、不清晰，存在問題未研討清楚等現(xiàn)象。五、電話報與公司有關的重要突發(fā)事件、緊急事件、重大信息及影響公司聲譽的信息必須5分鐘內(nèi)匯報情況，同時30分鐘內(nèi)將經(jīng)充分分析、全面考慮的解決意見逐級上報董事長或總經(jīng)理。如董事長或總經(jīng)理不在公司，由主管領導第一時間進行短信或電話請示，并將董事長或總經(jīng)理意見在報件上注明后先行執(zhí)行。如相關責任人未獲知相關信息，員工通過其他渠道獲取突發(fā)事件發(fā)生的信息后，需第一時間主動向主管領導上報突發(fā)事件情況，主管領導應祥細了解清楚突發(fā)事件并逐級上報。六、董事長（總經(jīng)理）出差期間的工作匯報（信息報）1、董事長（總經(jīng)理）出差期間如有急件上報請示，需各部門將上報紙件編制成電子檔文件上報公司行政部，由行政部門指定人員報董事長（總經(jīng)理審批。2、行政部通過董事長（總經(jīng)理）專用郵箱收發(fā)郵件，同時郵箱密碼要做好保密，防止非權限人員修改郵件導致郵件內(nèi)容與董事長（總經(jīng)理）閱示內(nèi)容不一致，因行政部門未做好郵件保密工作導致郵箱外泄，責任人承擔因此造成的所有損失，同時符合解除勞動合同條件的予以開除處理。3、各審核人意見的電子檔報件必須與紙件內(nèi)容完全一致，并于紙件一同上報，否則由責任人承擔因此造成的損失。4、電子檔報件嚴格按照制度下發(fā)格式進行編寫，郵件正文明確指出報件所要說明的問題及解決意見，言簡意賅，條理清晰，便于審批。原則上附件內(nèi)容與報件正文在同一文檔中，減少附件鏈接數(shù)量，便于審批。如郵件編寫不清行政部門按退件進行處理，對工作造成的不利后果由責任部門承擔。5、通過電子檔上報的報件均屬急件，審核部門在審核報件時應快速準確給出審核意見，確保報件快速流轉(zhuǎn)，不得壓件。6、行政部門第一時間將審核無誤的電子檔報件通過郵件發(fā)送至專用郵箱報董事長（總經(jīng)理）審批。7、董事長（總經(jīng)理）審批過的電子檔報件必須定期、定時存檔（每月1日存上月電子檔），存檔件應刻錄成盤，無誤后上報總裁批轉(zhuǎn)檔案室存檔。七、報件起草（書面報）1、報件應由責任人本人起草。報件主旨明確，內(nèi)容全面、準確、真實，條理清晰，報件附件必須整理齊全，并注明需批轉(zhuǎn)的部門名稱。不得虛報、瞞報、漏報。2、報件部門應使用公司批準的報件表單上報，任何人不得擅自修改。如需對已批準使用的固定報件表單進行新增或修改的，需經(jīng)該表單涉及的所有部門審核。3、各部門須明確本部門所有報件的報件流程及審批權限。需增加、減少報件種類或變更原報件流程、審批權限的，報件部門需在3日內(nèi)將審批權限報分管副總裁批準。每季度首月15日前由公司行政部組織各部門將報件流程及審批權限進行匯總上報，經(jīng)公司批準后行政部通知各部門將報批后的報件流程及審批權限更新至本部門的管理規(guī)定中。4、所有需領導批示的內(nèi)容須注明在表單首頁和次頁范圍內(nèi)，自第三頁起的所有附頁僅作為對報批內(nèi)容的詳細說明，不作為領導審批內(nèi)容。5、報件表單填寫時須符合行文規(guī)范，字跡工整，文字準確，言簡意賅；頁面整潔、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章、手續(xù)完整。6、報件應以便于各級領導審閱為原則進行整理。報件后附的附件應使用口序紙分別標明，整理整齊。7、報件人須在報件及附件材料上簽字；部門經(jīng)理必須在報件上簽署明確意見。各級責任人應增強工作獨立性、主動性，不能將問題推給上級領導。各級領導對下級的工作匯報、報件、請示等，必須給出準確、明了的意見或建議，不允許給出模棱兩可、含混其詞的意見或只簽名。如上級領導在兩天內(nèi)未明確給出解決意見時，下級責任人可以越級向更高層級領導直接匯報。8、工作匯報人須清晰描述需批示的內(nèi)容，并注明批示方式。批示方式分為閱知、閱批、閱示三類：(1)閱知是指對于公司已明確規(guī)定工作方法、時限、標準的工作，將工作的計劃或結(jié)果報請上級領導知曉的批示方式。(2)閱批是指工作中發(fā)現(xiàn)狀況或存在的問題需處理，已有明確的解決意見，需上級領導予以批準的批示方式。(3)閱示是指公司沒有明確可依據(jù)執(zhí)行的指示，已向領導做出指示所必需參考資料，并已明確本人建議，請領導給予處理方式的批示方式。9、責任人根據(jù)報件審批權限填寫需最終呈報的領導。呈報董事長的報件統(tǒng)一為“董事長”；其他需呈報領導以“姓+職務”的方式填寫。10、責任人對報件內(nèi)容需全面掌握、分析透徹。報問題同時必須有明確解決意見。能夠提出兩種以上解決方案的，應在上報時列明并進行對比，優(yōu)選后提出解決意見選擇建議。11、報件時不得有避重就輕，模糊表述或為逃避責任偷換概念；嚴禁斷章取義、歪曲領導批示意見或誤導領導做出錯誤決策。12、公司對上報請示事項已經(jīng)有批示意見的，再次上報時必須將原批示（包含原報件皮、有公司批示意見的材料）附全，同時應在報件皮上寫明領導批示過的次數(shù)、批示的時間及批示意見，一事連續(xù)多次上報的，需將之前批示的所有的批示意見寫全，同時嚴禁另起報件。13、各部門上報文件凡是被董事長（總經(jīng)理）退件的，所有簽字人員均須按層級承擔相應的責任。14、方案或計劃類報件，必須由分管副總組織部門經(jīng)理以上人員開會討論、研究形成一致意見后上報。15、上報內(nèi)容涉及到方案、規(guī)定等的變更的，須附修改對比表。請示內(nèi)容涉及圖紙的，必須附圖說明。16、上報公司材料能夠提供原件的必須上報原件。所有報件文件的右上角、右下角用于檔案編號和注明存檔部門，不得填寫任何內(nèi)容。17、各類請示、請款、簽證等時必須將項目名稱、項目所對應的我司內(nèi)部部門名稱標記清楚，明確隸屬關系，以便于歸類、審核、對賬、明確責任及領導批示。另外填寫請款件時，要在報件首頁填寫詳細的請款或核銷的具體原因，便于各及領導審核，若不能詳細寫明，需在A4紙上注明請款或核銷的具體原因附后。18、上報存檔報件時，必須規(guī)范填寫檔案所屬部門、項目名稱、簽訂合同等信息，內(nèi)容準確完整。同時報件人需注明原件及復印件的存檔部門，部門經(jīng)理在簽署意見時對起草責任人提出的批轉(zhuǎn)部門、存檔部門要給予明確意見。報件部門漏填或錯填導致報件錯存、漏存的責任由起草部門承擔。19、各部門必須有牽頭管理的理念，一項工作（尤其是方案類、問題探討類工作）涉及多個部門，由牽頭部門負責與相關部門溝通，形成最終統(tǒng)一意見后由牽頭部門負責起草報件上報，其它部門簽署明確意見，嚴禁推諉、扯皮。20、報件采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆等。易褪色的材料（如復寫紙、熱敏紙等）復印使用。計算機出圖必須清晰。復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合質(zhì)量要求。上報文件、白圖、藍圖幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一為A4幅面，圖樣折疊時標題欄露在右下角。21、聲像材料上報時應附文字說明，對時間、地點、人物、事由以及作者等內(nèi)容進行著錄。錄音、錄像文件應保證載體的有效性，長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。22、所有工作上報前，相關責任人需達成統(tǒng)一意見后方可上報。若未能達成統(tǒng)一意見，牽頭責任人必須當日組織開會研討，若開會仍不能統(tǒng)一意見，則當日上報至公司，報件上需體現(xiàn)所有不同意見，同時分管副總需給出明確的解決意見，待公司批示后，嚴格按照公司意見執(zhí)行。八、報件呈報1、一事一報，一次報全、報細，避免一事多報、拆分報，減少重復報件。一項工作，完成時限從第一次派發(fā)開始計算。將一項工作拆分，只匯報已經(jīng)取得進展的或已經(jīng)按時限完成部分的工作。2、公司內(nèi)所有的報件需根據(jù)報件權限呈報至相應層級，除本制度要求的特殊情況（如突發(fā)事件，上級領導不作為等）外不得越級上報，要求：（1）部門經(jīng)理負責對所轄部門內(nèi)所有的工作進行監(jiān)督和指導；對于部門內(nèi)經(jīng)理級以下責任人報件均呈報至部門經(jīng)理，并在報件皮中注明呈：經(jīng)理；如部門經(jīng)理認為報件超出自身權限范圍，需在報件中簽署意見注明請上級領導批示，將此報件轉(zhuǎn)呈至部門經(jīng)理上一級領導；如部門內(nèi)具體工作中出現(xiàn)問題部門經(jīng)理需承擔管理責任。（2）分管副總負責管理分管部門的重點業(yè)務工作的進展，并對下一層級的所有主管工作進行監(jiān)管，對所轄部門內(nèi)人員呈報的在其審批權限范圍內(nèi)的報件進行審批。對于分管副總認為自身無法解決的問題或報件，需將報件呈報至總經(jīng)理給予指示，但必須要有明確的擬解決方法，分管副總級責任人報件，需在報件皮中注明呈：總經(jīng)理.3、多個部門共同完成的報件，應由主辦部門報件或牽頭部門與各相關部門溝通形成一致意見后由牽頭部門起草報件，其他配合部門需在牽頭部門起草的報件上簽署明確意見。4、對于突發(fā)、緊急工作，以及常規(guī)重要工作，必須在5分鐘內(nèi)向上級領導匯報，匯報后按領導的工作布置和要求開展相關工作。同時要求工作責任人將工作請示內(nèi)容、領導意見、解決辦法及進展情況形成書面報件補報。需其他部門審核的緊急報件，可根據(jù)緊急程度采用專項討論會、先轉(zhuǎn)審電子版等方式，縮短報件流轉(zhuǎn)審核時間。5、總經(jīng)理以電話、當面指示等方式交代的事項或布置的工作，責任人必須在接到指示后3小時內(nèi)書面回復?；貜蛢?nèi)容包括領導交代事項或指示內(nèi)容、交代事項的落實結(jié)果、布置工作的進展等。特殊情況未能3小時內(nèi)回復的，相關責任人必須在1日內(nèi)回復。6、各項工作任務必須嚴格按照計劃時限和標準完成。如對董事長、總經(jīng)理布置的工作存在異議的可單獨上報意見，不得私下篡改所布置的工作時限和工作內(nèi)容，如上報意見理由充分并得到批示的可按上報意見時限執(zhí)行。不能按時限完成的工作，必須在應完當日或發(fā)生可能導致工作任務延誤的事項的1日內(nèi)將原因及后續(xù)實施計劃上報至董事長批示。7、各部門在上報工作計劃至董事長、總經(jīng)理審批后，任何人不能因為任何原因及理由更改計劃節(jié)點；出現(xiàn)時間延誤的，必須保證趕工，將時間趕回來；各部門每日、每周、節(jié)假日前、時限節(jié)點前應完成的工作，必須按時限完成。對于計劃節(jié)點在假期及公司重大活動期間的工作，各部門應提前做好準備，嚴格按時限要求在假期及活動前完成，不得借節(jié)假日時間順延。同時行政部門將按照工作節(jié)點進行監(jiān)督，出現(xiàn)逾期的將給予嚴肅處理。8、工作中出現(xiàn)問題，責任人應第一時間向部門領導匯報，部門領導應及時予以解決；如部門領導解決不了應最遲于第二日就單項問題向上級領導報件匯報，不允許不解決、不匯報。9、公司有批示的報件，如批示明確的完成時限，則必須嚴格按照批示意見按時限完成工作；對未批示明確完成時限的報件，則三日內(nèi)必須完成并上報至公司，如再次上報仍有批示意見的，必須在接到報件當日完成報件并上報公司（備注：報件上午轉(zhuǎn)至部門的，于當日上報公司，下午轉(zhuǎn)至部門的，于第二天上報公司）。10、報件中需落實的事項、回復的內(nèi)容必須一次性回復清楚，因落實事項錯誤或回復不清導致重新落實、二次回復、領導重復布置工作等影響工作進展的，相關責任人承擔相應責任。11、手續(xù)辦理。責任人必須做到事前請示，事后匯報。最新進展、問題、以及需領導協(xié)調(diào)或給予指示時，由手續(xù)辦理責任人親自報件。屬重要或關鍵請示的，責任人可在報件主旨中注明：重點工作。12、公共關系維護類報件，報件部門必須單獨起件上報，不得與涉及此類工作的其它事項同時上報。13、總經(jīng)理交辦的工作,涉及到多個部門或需配合部門審核的，為避免按一般程序流轉(zhuǎn)審核導致工作逾期，牽頭部門必須在時限內(nèi)拿出意見，并組織配合、審核部門負責人開會討論審核，參會人員直接簽署意見，在時限內(nèi)上報公司。14、總經(jīng)理直接交給責任人的工作，責任人必須嚴格按照指示意見執(zhí)行，可根據(jù)工作的保密程度、緊急程度等采取向董事長、總經(jīng)理直接匯報或紙同時件正常流轉(zhuǎn)上報的形式，各級審核領導不得擅自要求責任人更改董事長、總經(jīng)理的指示意見。15、所有政府及職能部門、主要外聯(lián)單位、重要合作伙伴的通知、要求、函件、信息等必須30分鐘內(nèi)報至董事長、總經(jīng)理，同時抄報副總經(jīng)理。16、各部門在假期或活動前應做好工作計劃，妥善安排報件時間，不準將工作積壓到假日期間突擊完成，否則因此造成工作積壓或拖延而產(chǎn)生的損失由相關責任人承擔。17、涉及方案性、計劃性、配合性等長期工作的報件，行政部門必須嚴格審核，如報件內(nèi)容為此項工作最終完成情況，則待公司批示通過后，行政部門可以取消此項工作并存檔；如報件內(nèi)容僅為此項工作的階段性工作成果，整體工作并未完成，公司批示通過后，行政部門仍不得將此項工作視為完成，需作為未完工作繼續(xù)催辦，對于不能按原有時限完成的，同樣按逾期處理，如報件涉及其他工作的，行政部門需落實責任人和完成時限。18、行政部門室對到期應上報的工作，每日在任務到期前進行電話催辦一次，催辦后當晚仍未按時限上報的（轉(zhuǎn)審報件除外），行政部門將未上報工作匯總上報至董事長、總經(jīng)理處，由董事長、總經(jīng)理親自批轉(zhuǎn)，批轉(zhuǎn)后由相關的公司各部門領導明確上報時限。19、行政部門須對未按時上報工作進行催辦，對長期性工作需及時跟蹤工作進展，并每日將所負責范圍內(nèi)各部門到期未完及重點工作匯總，每周六匯總上報公司閱批。20、分管副總需對所轄部門的工作進行管理，對到期未完及重點工作進行催辦、指導，對到期未上報且無合理原因的工作進行考核，要求上報時必須同時后附考核意見，同時各分管副總需每日與行政部門溝通，是否存在到期未完工作未催辦。21、分管副總需每周五匯總本周所有到期未完工作，于本周五或下周一對所有未完工作向董事長、總經(jīng)理面報，每項未完工作均需闡明目前的工作進展情況，出現(xiàn)的問題，以及擬解決措施或建議，并給出切實可行的完成時限，面報結(jié)束后根據(jù)董事長、總經(jīng)理指示意見執(zhí)行。22、員工向部門經(jīng)理匯報后，要將經(jīng)理的安排意見、要點填在報件空白處，經(jīng)理和員工簽字確認，作為日后工作監(jiān)督和核查的依據(jù)。23、公司所有員工（包含中高層領導）在工作中發(fā)現(xiàn)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等問題，必須向上級領導及公司匯報，上級領導對于員工提出的合理問題必須給予解決，不允許隱瞞不報。（1）在工作中涉及到但不限于如下幾類問題，必須向上級領導匯報：公司所有員工（包含中高層領導）在職責范圍內(nèi)工作中發(fā)現(xiàn)問題的，必須向上級領導及公司匯報；公司范圍內(nèi)、屬個人職責范圍外的工作發(fā)現(xiàn)問題，必須向上級領導及公司匯報；在需要配合其他部門的工作中發(fā)現(xiàn)問題，必須向上級領導及公司匯報；涉及直屬上級利益相關的問題，可直接匯報至公司董事長、總經(jīng)理。（2）在工作中涉及到但不限于如下幾類工作中發(fā)現(xiàn)公司管理上的嚴重漏洞、損害公司利益的行為；問題，必須第一時間向公司匯報：本部門重點工作未能解決，即將到期；接到投訴未能解決，發(fā)現(xiàn)聚眾鬧事等突發(fā)事件；涉外工作中，政府部門、行業(yè)協(xié)會、社會團體或新聞媒體等公共機構對我司有相關通知或要求；其它與我司聲譽、利益相關的事項。24、各級領導安排的工作責任人必須按時限上報，各級領導對安排的工作要按時限進行跟蹤，對于到期未完工作可單件回復，不允許到期工作隱瞞不報或逾期上報。九、每日未完工作統(tǒng)計1、每日17:00前，公司所有員工需將本日自身工作進行總結(jié)和匯總，包括工作分類（逾期工作、正在執(zhí)行工作）、工作名稱、工作派發(fā)時間、計劃完成時間、工作進展等事宜，填寫完畢后由各部綜合人員匯總，形成部門每日工作任務交割匯總表，需責任人簽字確認，檢查人簽字確認，如有配合部門，需同時要求配合部門負責人或配合人員簽字確認，保證數(shù)據(jù)準確。十、未完工作的單件、單報1、公司各層級員工及領導對各自職責范圍內(nèi)及上級領導直接交辦的到期未完工作必須單件、單報，報件內(nèi)容必須明確未完工作的目前進展及存在問題，下一步如何解決及完成時限等內(nèi)容；未完工作的報送對象為直屬上級或直接安排工作的上級領導，如相關領導因出差或請假等原因不能對未完工作進行審批，則直接上報至相關領導的上一級別。員工對于工作中出現(xiàn)的問題必須認真分析、研究，通過分析、研究解決工作中存在的問題，對確實有問題且解決不了的工作當日必須上報請示，各級領導對員工提出的問題必須當日給出明確的解決意見，對于重要、緊急工作中的重點、難點問題，各級領導在接到單件呈報的問題后1小時內(nèi)組織相關人員及配合部門人員進行討論，拿出明確的解決意見和辦法，不允許出現(xiàn)職責范圍內(nèi)的工作不處理，將問題直接呈報上級領導；責任人的直屬領導經(jīng)討論或研究仍不能解決的問題當日上報至上一層級的領導，上一層級的領導必須當日組織研究、討論，拿出明確的解決意見，直至上報公司，在上報單件回復的同時，將討論意見附后，相關責任人簽字確認。2、分管副總所要完成的工作主要為公司布置的重要工作，時限內(nèi)未完成的工作，時限到期當日必須單件單報或直接面報董事長、總經(jīng)理，單件上報或匯報中必須明確目前進展情況，交流進展情況，并拿出下一步工作的處理及解決意見，同時重新明確完成時限，待審批后按批示的意見執(zhí)行；3、上級領導安排工作，在時限上必須合理、周密，要從整體工作性質(zhì)予以考慮，明確合理的完成時限；在工作整體進度中各層級領導要充分發(fā)揮過程監(jiān)督、指導職能，避免因工作思路偏差導致工作逾期，如發(fā)生此類工作逾期層級領導必須有處理意見。4、工作任務責任人在接到工作任務后必須嚴格按照工作時限要求完成工作，不允許出現(xiàn)時限內(nèi)前幾日不工作，到時限最后一天才開始工作，導致工作質(zhì)量不高，對此上層級領導應嚴格把關給予處理；單件上報未完工作時，不允許在時限內(nèi)的最后一天上報，至少在期限到達兩日前單件上報，要給上級領導留足審批及工作修正的時間，確保在公司要求的時限內(nèi)完成工作。 5、員工對于工作中出現(xiàn)的問題必須認真分析、研究，自行解決工作中存在的問題，對確實有問題且解決不了的工作當日必須上報請示，直屬領導對職責范圍內(nèi)的工作必須當日給出明確意見，如直屬領導不能對問題提出明確的解決意見，必須在當日將報件呈報上一層級的領導，行政部經(jīng)理必須簽署明確的解決意見，如行政部經(jīng)理不能對問題提出明確的解決意見，需于當日上報公司，行政部經(jīng)理負責跟蹤落實此類報件是否上報至公司。如上級領導壓件不報，報件責任人必須在當日將問題直接上報至該領導的上一層級。6、分管副總需對所轄范圍內(nèi)的業(yè)務工作時限時刻關注，高度重視即將到期的工作（5日內(nèi)到期），組織相關人員開會進行討論，如確定有到期不能完成的工作，及時單件上報，并研討推進計劃，明確出完成時限。7、董事長、總經(jīng)理布置的工作或直管范圍內(nèi)的工作即將逾期，必須在時限到期前單件上報至董事長、總經(jīng)理批示，此類工作不允許任何層級領導私自篡改時限；同時此類工作中如有階段性進展，需及時上報進展情況至董事長、總經(jīng)理閱批；涉及業(yè)務工作公司有明確批示時限的，各層級領導在接到任務布置時必須第一時間組織開會討論拿出工作任務的解決意見，按照公司批示的時限按時上報，此類工作不允許任何層級領導私自篡改時限；涉及業(yè)務工作需要公司或部門配合的工作，配合部門在接到任務的同時必須第一時間組織開會討論拿出工作任務的解決意見，確保配合工作第一時間按配合部門要求時限完成，保證需配合部門業(yè)務工作的正常開展，此類工作不允許任何層級領導私自篡改時限。十一、每周制度、通知匯總1、行政部每周五17：00前，對本周修改、完善、新建的制度，以及本周下發(fā)通知等進行整理上報，需包含：1）本周各部門制度建立統(tǒng)計情況，以及本周修改、完善、新建制度具體內(nèi)容的重點提煉、匯總； 2）本周下發(fā)通知統(tǒng)計情況，以及本周下發(fā)通知具體內(nèi)容的重點提煉、匯總。2、行政部每周整理、制定完畢后，于每周一前經(jīng)分管副總批示后轉(zhuǎn)至行政部，行政部每周一匯總完畢上報董事長、總經(jīng)理批示。3、公司所有分管副總傳閱完畢后，傳閱單由行政部統(tǒng)一存檔，董事長、總經(jīng)理批示的紙版文件轉(zhuǎn)行政部存檔。十二、報件審核1、所有報件工作劃分權限后，對已下放的報件審批權，報件的上報人、審核人及享有報件審批權限的領導需對所報、所審批工作負責，要認真履行工作職責，遵守職業(yè)道德及職業(yè)操守。因工作失職、不作為而給企業(yè)造成損失，最高審批領導承擔損失的，將追究其經(jīng)濟、法律責任。2、各級審核人及審核部門根據(jù)報件的緊急和重要程度合理安排審核順序，嚴格按照審核時限審核報件，嚴禁超時批件。除制度已明確規(guī)定審核時限外，所有16:00前轉(zhuǎn)至部門的報件，各部門當日必須審核完畢并轉(zhuǎn)出；16:00后轉(zhuǎn)至部門的報件，次日上午11:00前必須審核完畢并轉(zhuǎn)出，原則上報件從責任部門轉(zhuǎn)出后1日內(nèi)所有審核部門必須審核完畢，并上報至公司。3、各主管副總裁審批報件（除臨時發(fā)生急件外），所有報件當天必須審批完成，不允許第二天審批。 4、對于董事長、總經(jīng)理批示完畢的報件，主管副總必須第一時間安排責任部門執(zhí)行，若發(fā)現(xiàn)主管副總或部門經(jīng)理壓件或未及時轉(zhuǎn)件的，因此造成的所有損失由壓件人承擔。5、報件部門應把握報件審核流轉(zhuǎn)過程中的時限，因各級領導外出未能批件等原因可能影響后續(xù)工作的，須電話請示或請其他主管領導代簽，不得因此延誤工作開展。（1）因董事長、總經(jīng)理外出未能批件的，報件部門經(jīng)理應向分管副總說明該報件的緊急程度，由分管副總代簽，報件部門按分管副總批示意見執(zhí)行。分管副總認為必須電話或短信請示的，應由副總電話請示經(jīng)同意后方可代簽。所有代簽報件應在董事長、總經(jīng)理返回公司后匯總上報。（2）因其他各級主管領導外出未能批件的，報件部門經(jīng)理應向外出領導電話或短信請示，經(jīng)領導明確批示意見并同意上報后，可由報件部門經(jīng)理在報件中注明外出領導的批示內(nèi)容及未能簽字原因后，繼續(xù)流轉(zhuǎn)上報。6、工作報件審批權限至公司副總的，公司副總必須認真履行職能職責，提出合理解決意見，不能將問題及責任推諉至公司董事長、總經(jīng)理處，并對審批的報件工作負有完全責任。7、審批權限至公司副總的請款報件，如出現(xiàn)主管副總?cè)本?、休假、出差等情況，請款報件由公司總經(jīng)理代為審批。同時，總經(jīng)理、請款部門經(jīng)理、工作責任人對請款報件負有完全責任，如因請款部門工作出現(xiàn)問題，導致公司造成的經(jīng)濟損失由上述人員按此工作相應管理制度中的經(jīng)濟承擔比例承擔經(jīng)濟損失。十三、報件流轉(zhuǎn)1、公司各部門報件流轉(zhuǎn)必須使用公司統(tǒng)一印制的轉(zhuǎn)件本進行登記。轉(zhuǎn)件本用完后，到公司行政部以舊換新。2、上報的文件，一般情況下當天，最多不超過第二天內(nèi)批復，逾期未接到批復，部門負責人必須及時詢問跟蹤催辦。3、各部門需形成完整的報件、接轉(zhuǎn)件、收進及借閱登記記錄。分別建立部門報件登記表、部門接轉(zhuǎn)件登記表、部門批件登記表。（1）部門報件登記表：登記部門上報件。即經(jīng)部門經(jīng)理審核完畢無異議需部門主管領導及董事長、總經(jīng)理審批件。（2）檔案借閱登記表：登記存檔后需借閱的報件。所有部門接轉(zhuǎn)件必須做好詳細登記，對于當日取回的報件，如相關人員需使用此報件，必須經(jīng)檔案員存檔后走借閱流程形成檔案借閱登記表。（3）部門接轉(zhuǎn)件登記表：登記從外部門收到的所有報件，要求部門接件人在第一時間登記所有接收到的報件。如需審核修改件注明完成時限轉(zhuǎn)責任人執(zhí)行，同時責任人在部門接轉(zhuǎn)件登記表上簽字。十四、為保證行政公司監(jiān)督力量，加強工作跟蹤檢查，要求：（1）報件轉(zhuǎn)出、上報管理流程部門轉(zhuǎn)出件管理流程:公司所有部門的報件，均需部門文員簽字后上報部門負責人，同時由部門文員匯總登記當日上報的報件以及報件去向，于當日17時之前落實報件流轉(zhuǎn)到的部門以及具體責任人，形成部門報件登記表。（2）部門接收公司批件管理流程：部門接收公司批件流程: 部門所有接收批件必須由部門負責人簽署意見后方可下發(fā)執(zhí)行, 部門負責人不在或工作繁忙的,由文員負責將審批意見轉(zhuǎn)告部門負責人，并將部門負責人意見注明后下發(fā)或執(zhí)行，同時文員需建立部門接收批件登記表。責任人跟蹤落實：所有報件，公司批示后，部門文員需將復印件發(fā)至報件人。如報件三日后，公司批示依然沒有轉(zhuǎn)回給報件責任人，責任人需對報件進行落實。（3）從其他部門轉(zhuǎn)過來的報件管理流程部門轉(zhuǎn)入件流程:部門所有轉(zhuǎn)入件必須由部門負責人簽署意見后方可下發(fā)執(zhí)行, 部門負責人不在或工作繁忙的,由文員負責將審批意見轉(zhuǎn)告部門負責人，并將部門負責人意見注明后下發(fā)或執(zhí)行，同時文員需建立部門接轉(zhuǎn)件登記表。（4）登記表存檔、交割1）、各部門文員每天下班前將部門報件登記表、部門批件登記表、部門接轉(zhuǎn)件登記表打印并簽字確認，部門負責人簽字確認。2）、部門文員需于每日早上與行政部對口文員進行交割。對口文員審核報件有對不上的，需轉(zhuǎn)給行政部落實。交割完畢后，所有登記表由部門存檔。3）、跨部門接轉(zhuǎn)文件的必須進行登記備案。各部門建立文件轉(zhuǎn)接登記本，所有轉(zhuǎn)接文件應由接件人在文件轉(zhuǎn)接登記本上簽字確認，注明文件內(nèi)容和轉(zhuǎn)件時間，必須將轉(zhuǎn)件時間明確到時、分。4）、如轉(zhuǎn)接文件為復印件，在復印原件時，應在原件首頁右下角空白處注明原件所存檔部門或位置，便于日后查找和監(jiān)督管理，防止文件丟失。如不注明原件所存檔部門或位置，接件人有權拒收。5）、公共關系類報件報批通過后，原件由行政部存檔，報件部門留存復印件單獨組卷歸檔；復印件每半年由行政部負責組織統(tǒng)一銷毀，同時電子文檔刪除。6）、所有登記表手填登記要求字跡清晰，登記內(nèi)容完整，主旨明確，不允許只登記表頭或公司通用格式題頭。例：在登記公司合同審核程序表時，要標注項目、合同名稱、合同編號等。7）、除已規(guī)定統(tǒng)一領取報件的時間外，被通知部門應在10分鐘內(nèi)至行政部領取。任何人不得延誤報件流轉(zhuǎn)。8）、接件人、部門經(jīng)理和落實工作責任人如有不明事項及時溝通，直至充分理解。因批示意見不明確造成工作失誤或遲延的，由接件人、部門經(jīng)理和落實工作責任人承擔。9）、副總直接轉(zhuǎn)給部門經(jīng)理或相關責任人的批件，接件人必須將領導批示意見、完成時間轉(zhuǎn)告行政部進行登記。10）、對需傳達的指示或布置的工作，部門經(jīng)理應在當日安排完畢，緊急事項須在5分鐘內(nèi)傳達。布置工作時，要明確工作內(nèi)容、時限、標準要求和有關注意事項。傳達、布置后文員對報件歸入部門檔案中，不得私自二次復印下發(fā)或向無關人員傳閱。11）、公司已批復的報件必須按照批復意見執(zhí)行，并在時限內(nèi)完成。12）、行政部負責對財務部及各部門上報的數(shù)據(jù)進行比對，若出現(xiàn)差異，由行政部通知各部門與財務部進行核對并修正相關不一致信息。13）、報件人需在規(guī)定的報件完成時限內(nèi)起件上報，并對報件的流轉(zhuǎn)情況進行跟蹤，報件從起草上報時間至最終審批人審批時間不予許超過3天，具體要求如下：（1）常規(guī)報件的起草、審核時間不予許超過3天，匯總類報件以匯總部門的報件時間為準，匯總上報時間至最終審批人審批時間不允許超過3天；（2）方案、制度類報件需要匯簽的，各部門需組織各相關責任人在報件當日會簽完畢，涉及修改完善的，需在當日修改、完善后，形成統(tǒng)一意見上報；（3）各級領導在審核報件時均不允許壓件，必須在當天審核完畢并上報。（4）公司有明確時限要求的報件，以要求的時限為準，未按時限完成按制度考核。考核條款：1、報件有錯別字、報件上不簽字、附件不全、格式不符、數(shù)據(jù)有誤等錯誤，責任人按行政管理辦法己類、戊類相關條款考核，有特殊規(guī)定的，按特殊規(guī)定執(zhí)行。2、報件頁面不整、層次混亂、字跡潦草、模糊不清，無法閱讀和審批的，責任人按行政管理辦法乙類考核。3、審核報件簽署意見不明確的，按行政管理辦法丁類考核。4、員工個人私自留存報件原件、復印件，責任人按行政管理辦法丁類考核。5、面報后未按規(guī)定上報面報意見或擬定實施計劃匯總的，責任人按行政管理辦法乙類考核。6、面報前準備不充分、面報不清楚等導致工作延誤、反復或傳達錯誤，責任人按行政管理辦法丁類考核。7、面報部門領導接到秘書的面報通知后，未按時限組織相關人員進行面報的，責任人按行政管理辦法丁類考核。8、面報后半小時內(nèi)未上報面報意見到秘書室，同時兩小時內(nèi)未傳達至責任人，責任人按行政管理辦法戊類考核；因此造成面報意見不清或工作延誤的，按行政管理辦法丙類考核。9、匯報不清造成二次面報，面報責任人、主管副總經(jīng)理、分公司總經(jīng)理按行政管理辦法丙類考核；造成三次面報的，按行政管理辦法乙類考核。10、因未按批示意見改正或執(zhí)行等報件質(zhì)量問題，造成一事重復報件超過三次的，責任人及分公司總經(jīng)理/集團總監(jiān)(含）以下各級審核人按行政管理辦法乙類相關條款考核。11、工作未經(jīng)過OA系統(tǒng)進行派發(fā)，按行政管理辦法予以考核。被領導或督檢部門發(fā)現(xiàn)，嚴重影響工作的，責任人按每項10000元進行考核。12、政府及職能部門、主要外聯(lián)單位、重要合作伙伴的通知、要求、函件、信息以及應急預案等重要突發(fā)事件及緊急事件未及時匯報的，按行政管理辦法丁類考核；因此造成損失的，由責任人自行承擔。13、總裁交代事項或布置工作當日不回復的，按行政管理辦法丁類考核；逾期回復達三日的，按行政管理辦法乙類考核。14、對公司下達工作任務，集團秘書確保任務OA派發(fā)，必須按時限跟蹤，對工作任務跟蹤不及時，不能掌握工作任務進展，從而導致工作任務逾期未向公司上報的主管秘書按行政管理辦法乙類考核。 任務下達后任務責任人必須按時上報工作結(jié)果及進展，如到期未上報工作的同樣按行政管理辦法乙類考核。15、工作失誤或被退件未主動上報處理意見的，按工作失誤對應考核條款雙倍處理。16、OA任務派發(fā)超時的，責任人按行政管理辦法戊類考核。17、責任人任務派發(fā)未明確任務完成時限、任務性質(zhì)、責任人。已完工作秘書室當日未完成確認，責任人按行政管理辦法丁類考核。18、隨意更改總裁布置工作時限和工作內(nèi)容且還未上報的，分管副總裁及主管領導按行政考核辦法乙類考核；工作任務未能按時限完成，并未及時上報原因及后續(xù)實施計劃，責任人按行政管理辦法乙類考核。19、員工按時完成工作，因部門經(jīng)理原因?qū)е聢蠹舆t上報的，部門經(jīng)理按行政管理辦法丙類考核。20、報件審核人簽署意見、轉(zhuǎn)件人轉(zhuǎn)出或接收報件未明確到時、分，或未按本制度對報件進行登記的，責任人按行政管理辦法己類考核。21、報件審核部門未按審核時限審核報件，未按時轉(zhuǎn)出的，責任人按行政管理辦法戊類考核。因此導致上報延期或影響工作開展的，審核部門按行政管理辦法丁類考核，同時承擔因此造成的損失。22、秘書或轉(zhuǎn)件人員未及時轉(zhuǎn)出緊急報件，一小時內(nèi)未轉(zhuǎn)出報件或半小時內(nèi)未轉(zhuǎn)出請款報件，導致工作延誤的，責任人按行政管理辦法乙類考核。23、秘書室秘書未按時催辦工作、跟蹤工作完成情況或上報工作跟蹤落實情況不及時，責任人按照行政管理辦法戊類考核；若工作落實情況有誤，責任人按行政管理辦法丁類考核。24、集團行政部、分公司行政部未按制度進行工作監(jiān)督及抽查，責任人按行政管理辦法丁類進行考核。25、員工借閱報件，需按照密級檔案借閱管理流程執(zhí)行。部門經(jīng)理應對檔案的借閱嚴格把關。部門員工如需借閱報件進行復印，需部門經(jīng)理同意后，檔案員方可提供，且用后須及時歸檔，否則部門經(jīng)理與檔案員承擔由此產(chǎn)生的所有責任。26、未按標準及時銷毀報件的，相關部門負責人按行政管理辦法丁類考核。27、不按公司已批復的報件開展后續(xù)工作，出現(xiàn)工作遺漏嚴重影響工作的，責任人及部門經(jīng)理按行政管理辦法甲類考核。28、工作責任人因主管領導不在而未及時電話請示溝通，導致工作未能逐級審批，責任人按行政管理辦法丁類考核。29、對于總裁、副總裁以電話、當面指示或通過秘書傳達等方式交辦的臨時、緊急的工作，責任人未在要求時限內(nèi)反饋領導，導致工作出現(xiàn)嚴重后果的，責任人按行政管理辦法乙類考核。給公司造成損失的，相關責任人承擔經(jīng)濟損失。30、如總裁審批過的電子文件存檔不全，不清晰導致查閱文件時不能及時準確查閱，秘書室秘書按照行政管理辦法乙類取消全月獎，同時承擔因存檔文件不全給公司造成的損失。31、方案或計劃類報件未組織相關人員開會討論或未形成一致意見而上報總裁審批的，分管副總裁按行政管理辦法丁類考核。32、一項工作涉及多個部門，牽頭部門未主動與相關部門溝通，未形成統(tǒng)一意見而上報的，出現(xiàn)一次部門領導按行政管理辦法乙類考核，出現(xiàn)兩次部門領導給予降職，出現(xiàn)三次部門領導按行政管理辦法甲類考核。33、接到外部會議通知后未按要求上報的，責任人按行政管理辦法丁類考核，參會外部會議后未按要求上報的，責任人按行政管理辦法丁類考核。未按上述要求執(zhí)行給公司造成經(jīng)濟損失的，相關責任人承擔經(jīng)濟損失。34、應急預案等重要突發(fā)事件、緊急事件、重大信息及影響公司聲譽的信息未按制度要求匯報的，責任人按行政管理辦法乙類考核，情節(jié)嚴重的，按甲類考核；給公司造成損失的，相關責任人承擔經(jīng)濟損失。35、責任人未在面報后次日10時前上報工作落實情況及完成情況，或因特殊情況不能面報的，未以紙件形式說明情況并進行匯報的，工作中發(fā)現(xiàn)問題或存在問題的未在24小時內(nèi)上報解決措施及解決辦法的，責任人按行政管理辦法乙類考核。給公司造成損失的，相關責任人承擔經(jīng)濟損失。36、報件時避重就輕，模糊表述或為逃避責任偷換概念；嚴禁斷章取義、歪曲領導批示意見或誤導領導做出錯誤決策的，按行政管理辦法乙類處理。37、上報內(nèi)容涉及到方案、規(guī)定等變更的，未附修改對比表。請示內(nèi)容涉及圖紙的，未附圖說明的，按行政管理辦法戊類處理。38、領導對上報請示事項已經(jīng)有批示意見的，再次上報時未體現(xiàn)批示意見，或未將原批示附全的；一事連續(xù)多次上報另起報件的，按行政管理辦法戊類處理。39、上報集團材料能夠提供原件的未上報原件的，按行政管理辦法戊類處理。40、在工作中出現(xiàn)相關問題而隱瞞不報的，責任人按行政管理辦法甲類考核，部門領導對于員工提出的問題未給出解決意見的，責任人按行政管理辦法乙類考核，情節(jié)嚴重的，責任人按行政管理辦法甲類處理。41、每月出現(xiàn)重復報件排名前三名的，部門負責人按行政管理辦法戊類處理。42、集團秘書室各部門重復報件情況統(tǒng)計出現(xiàn)失誤、遺漏，導致統(tǒng)計數(shù)據(jù)不準的，相關秘書及秘書室經(jīng)理按行政管理辦法戊類處理。43、集團各層級員工及領導對各自職責范圍內(nèi)及上級領導直接交辦的未完工作必須單件、單報，如未單件上報的按行政管理辦法丁類處理。44、單件回復報件內(nèi)容必須明確未完工作的目前進展及存在問題，下一步如何解決及完成時限等內(nèi)容，如未按此要求上報按行政管理辦法丁類處理。45、各級領導在各自批示權限范圍內(nèi)對所分管的未完工作有直接的審批權，審批時要有明確的處理及解決意見，如未按此要求審批而將工作推至上一級的按行政管理辦法丙類處理。46、分管副總裁未對管轄范圍內(nèi)的工作進行關注，對將到期工作未組織相關人員開會導致工作逾期的，分管副總裁按行政管理辦法丙類執(zhí)行。47、未完工作在審批時限內(nèi)仍不能按期完成的工作，各層級審批領導必須對未完工作向上一層級進行匯報，匯報的方式為單件呈報或直接面報上一層級領導，如未及時上報的按行政管理辦法丙類處理。48、上層級領導在了解未完工作的同時未能馬上組織會議進行討論，對未完工作拿出處理及解決意見，重新明確該項未完工作的完成時限的按行政管理辦法丙類處理。49、分管副總裁級領導對公司布置的重要工作，時限內(nèi)未完成的工作時限到期當天未單件、單報或直接面報總裁的，按行政管理辦法丙類處理。50、涉及業(yè)務工作集團有明確批示時限的，各層級領導在接到任務布置時必須第一時間組織開會討論拿出工作任務的解決意見，按照公司批示的時限按時上報，此類工作不允許任何層級領導私自篡改時限，私自篡改時限的按行政管理辦法丙類處理。51、涉及業(yè)務工作需要公司或部門配合其他公司或部門的配合工作，配合部門在接到任務的同時必須第一時間組織開會討論拿出工作任務的解決意見，確保配合工作第一時間按配合部門要求時限完成，保證需配合部門業(yè)務工作的正常開展，此類工作不允許任何層級領導私自篡改時限，私自篡改時限的按行政管理辦法丙類處理。52、上級領導工作安排，在時限上必須合理、周密，要從整體工作性質(zhì)予以考慮，明確合理的完成時限，如未按此執(zhí)行按行政管理辦法丁類處理。53、在工作整體進度中各層級領導要充分發(fā)揮過程監(jiān)督、指導職能，避免因工作思路偏差導致工作逾期，此類工作如出現(xiàn)相關責任人按行政管理辦法丁類處理。54、工作任務責任人在接到工作任務后必須嚴格按照工作時限要求完成工作，不允許出現(xiàn)時限內(nèi)前幾日不工作，到時限最后一天才開始工作，導致工作質(zhì)量不高，對此上層級領導應嚴格把關給予處理，不允許給予審批；工作任務責任單件上報未完工作時，不允許在時限內(nèi)的最后一天上報，如出現(xiàn)相關責任人按行政管理辦法丙類處理。55、集團秘書室未按時限統(tǒng)計、匯總單件上報的未完工作的，未按時限統(tǒng)計本周壓件2日以上人員的，相關秘書、秘書室經(jīng)理按行政管理辦法戊類執(zhí)行。56、未完要求組織召開部門晚例會對未完工作進行討論，相關責任人按行政管理辦法丁類考核。57、未完工作未按時限單件、單報的，出現(xiàn)一次責任人按行政管理辦法丙類考核，出現(xiàn)二次責任人按行政管理辦法乙類考核，出現(xiàn)三次責任人按行政管理辦法甲類考核。58、各級審核人嚴格按照審核時限審核報件，各級責任人不允許壓件不報，否則相關責任人按行政管理辦法乙類考核。59、責任人單件呈報工作中的問題，各級領導未提出解決意見的，相關責任人按行政管理辦法丁類考核。60、責任人在工作過程中出現(xiàn)問題隱瞞不報或工作逾期不上報