Excel數(shù)據(jù)表格中的單元格拆分與合并功能異常強大.doc

Excel數(shù)據(jù)表格中的單元格拆分與合并功能異常強大，可以根據(jù)使用需求做很多處理，此文根據(jù)兩個例子介紹了拆分與合并功能的使用。 三國演義開宗明義的第一句話就是“天下大勢，分久必合，合久必分”，這句帶有辯證思想的名言揭示了世間萬物在不斷變化的規(guī)律。作為Office中人，經(jīng)常需要處理一些分分合合的數(shù)據(jù)，若沒有幾下高招，有人恐怕一個回合就要繳械投降。一、數(shù)據(jù)的拆分與提取學(xué)員小劉是一名業(yè)績非常出色的銷售經(jīng)理，他在記錄客戶的通訊地址和郵政編碼時，將它們放在了一個單元格中（如圖1），到了年底想利用Word中的“郵件合并”功能給每位客戶發(fā)送賀卡郵件時，看著三四千條客戶信息，才發(fā)現(xiàn)這樣的記錄方式有問題，趕緊發(fā)郵件向我求助。幸運的是，這個Excel文檔中填寫地址和郵政編碼數(shù)據(jù)的中間有一個空格，所以可以在10秒鐘之內(nèi)輕松搞定。圖1 數(shù)據(jù)表（1）數(shù)據(jù)拆分操作由于數(shù)據(jù)量較大，所以要先通過列號將整列全部選中。進入“數(shù)據(jù)分列”命令，選擇默認的“分隔符號”選項，單擊“下一步”按鈕。然后將中間“空格”的選項選中，會在下方看到分列的預(yù)覽。再進入“下一步”（見圖2），單擊“完成”按鈕，好了，大功告成。圖2 數(shù)據(jù)拆分如果中間沒空格，前面的客戶地址信息文本長度又不一致呢？也不難，15秒即可完成。無法使用“分列”命令，就使用Excel的文本提取函數(shù)。在Excel中文本提取函數(shù)常用的有3種：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分別從“左”、“右”和“中間”提取單元格中的文本字符。本例中，分別使用“LEFT”和“RIGHT”來提取客戶地址信息和郵政編碼。（2）文本提取函數(shù)的操作先來看看右側(cè)“郵政編碼”數(shù)據(jù)的提取。將光標定在B2單元格中，輸入公式“=RIGHT（A2，6）”，回車后，就能自動提取出數(shù)據(jù)源A2單元格右側(cè)第6位文本字符，也就是郵政編碼數(shù)據(jù)信息，最后填充柄填充就能計算出下方地址中所有右側(cè)的6位郵政編碼信息（見圖3）。 圖3 文本提取面再來看看左側(cè)“客戶地址”數(shù)據(jù)的提取。將光標定在第1個客戶地址單元格后面C2單元格中，然后在單元格中輸入公式“=LEFT（A2，LEN（A2）-6）”?；剀?，再用填充柄向下填充所有客戶地址信息（見圖4）。圖4 填充柄使用小提示：由于左側(cè)的文本字符長度不一致，所以要在“LEFT函數(shù)”的第2個參數(shù)中嵌套一個“LEN函數(shù)”?！癓EN函數(shù)”的作用是計算出A2單元格的總字符個數(shù)，然后用總的字符數(shù)減去6位郵政編碼，計算出地址的文本字符數(shù)。二、數(shù)據(jù)的合并除了把數(shù)據(jù)進行拆分或提取，數(shù)據(jù)常常需要合并，有兩種常用方法。下面來看一個例子，客戶所在的“城市”和“地址”信息分別記錄在了兩個單元格中，現(xiàn)在需要將它們合并到一起，生成一個“通訊地址”，如何實現(xiàn)？將光標定在C2單元格中，然后在其中輸入公式“=A2&市&B2”（這個公式說明有3個文本相加，分別是城市名稱、“市”字符和客戶地址信息，見圖5）?；剀嚭?，銷售城市地區(qū)和客戶地址信息就合并到了一起，最后用填充柄向下填充。如果使用“CONCATENATE函數(shù)”，在B2單元格中輸入“=CONCATENATE（A2，市，B2）”，也可以把多個文本進行合并，大家可根據(jù)個人喜好自由選擇。圖5 數(shù)據(jù)合并名師點睛：很多公司或人員都把Excel當作小型數(shù)據(jù)庫來使用，數(shù)據(jù)查詢工作必不可少。這些查詢功能有一個相同的前提，就是盡可能地將數(shù)據(jù)按照不同的內(nèi)容分類，把數(shù)據(jù)拆分成信息單一的“字段”表的形式。例如，為通訊地址信息分別建立“城市”和“地址”2個字段，為電話信息分別建立區(qū)號”、“總機”和“分機”3個字段。這樣才能按照字段進行排序、篩選、數(shù)據(jù)透視表、甚至使用一些查找函數(shù)來查詢和檢索數(shù)據(jù)。在使用或查看數(shù)據(jù)信息時，有時又需要較完