竣工資料整理、歸檔策劃.doc

竣工資料整理、歸檔策劃 在施工過程中，由于人員更替或未設(shè)置專職檔案管理人員，部門內(nèi)部職責(zé)重疊，工程順利完工后，工程資料遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到竣工交驗(yàn)?zāi)繕?biāo)。資料中常見的問題為：原始資料和電子版資料缺失、簽字不全、人員簽字界限模糊。原始資料缺失造成施工過程的模糊，只好編造資料。電子版資料缺失導(dǎo)致補(bǔ)資料的效率大大降低，且不能保證與當(dāng)時施工情況一致。資料簽字不全，后期代簽造成資料真實(shí)性遭到質(zhì)疑，工程完工后竣工資料編制過程中就要花費(fèi)很多時間在補(bǔ)資料上，費(fèi)時費(fèi)人費(fèi)錢費(fèi)力。 造成這種情形的原因是缺乏系統(tǒng)條理的整理思路與方法。下面我們就從以往資料編制過程的經(jīng)驗(yàn)，制定相關(guān)資料收集策劃，以便在交工驗(yàn)收后三個月內(nèi)將資料驗(yàn)交。一、建立資料整理的組織機(jī)構(gòu)、各部門職責(zé)及制度1、組織體系 在工程初期施工準(zhǔn)備階段，就應(yīng)建立職責(zé)明確的資料整理組織機(jī)構(gòu)。要選用有一定經(jīng)驗(yàn)的人員擔(dān)當(dāng)專職檔案負(fù)責(zé)人認(rèn)組長，由各個部門負(fù)責(zé)資料的人為組員，配合其資料收集和整理工作。組織體機(jī)構(gòu)組成及流程圖： 只有建立職責(zé)明確的資料整理組織體系，才能有條不紊地開展后續(xù)工作。2、各部門職責(zé)明確各部門各崗位文件材料收集歸檔責(zé)任，每一工序和每項(xiàng)工作完成后，負(fù)責(zé)人及時將有關(guān)材料向資料管理人員歸檔。 部門職責(zé)明細(xì)表 表1立卷部門歸 檔 內(nèi) 容備注工程部（1）工程總結(jié)、進(jìn)度計劃、進(jìn)度執(zhí)行情況（2）開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要、工程日志（3）施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、重要會審紀(jì)要（4）分項(xiàng)工程開工申請批復(fù)單及附件（5）施工原始資料（6）隱蔽工程驗(yàn)收記錄（7）工程記錄及測試、沉降觀測記錄、事故處理報告（8）單位工程、分項(xiàng)、分部質(zhì)量檢驗(yàn)評定報告（9）施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)（10）工程聲像材料（11）竣工圖工經(jīng)部（1）計量支付文件、合同管理文件（2）設(shè)計變更文件試驗(yàn)室（1）原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定報告（2）原材料試驗(yàn)報告試、驗(yàn)材料匯總表（3）中間檢驗(yàn)報驗(yàn)單及試驗(yàn)材料（4）天氣、溫度及自然災(zāi)害記錄（5）專項(xiàng)檢測及監(jiān)控材料辦公室（1）征用土地申請、批準(zhǔn)文件及紅線圖（2）建設(shè)項(xiàng)目用地呈報表、征地數(shù)量明細(xì)表、拆遷補(bǔ)償協(xié)議（3）與業(yè)主監(jiān)理往來文件、會議紀(jì)要（4）科研資料、新技術(shù)應(yīng)用資料安全質(zhì)量環(huán)保部（1）環(huán)保、勞動安全衛(wèi)生、消防、規(guī)劃、文明施工、安全技術(shù)交底及專項(xiàng)施工方案等文件3、平時預(yù)立卷制度為使立卷歸檔工作規(guī)范化、制度化，以確保交工后三個月內(nèi)完成竣工資料交驗(yàn)工作，并保證歸檔材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須做好平時預(yù)立卷工作。為此，特制訂本制度：（1）項(xiàng)目實(shí)行文件、資料形成部門預(yù)立卷歸檔制度。各部門有一位負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作，并由檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)材料的收集、整理、預(yù)立卷歸檔工作。（2）各部門根據(jù)本部門工作職責(zé)或施工進(jìn)度，參照檔案管理文件，收集整理資料，并根據(jù)工作實(shí)際（設(shè)計及變更）進(jìn)行調(diào)整。（3）各部門負(fù)責(zé)人平時應(yīng)對已完資料或文件材料及時進(jìn)行收集、整理，并按預(yù)立卷類目分類存放。（4）根據(jù)有關(guān)規(guī)定，對文件材料進(jìn)行鑒定，并檢查資料或文件材料是否齊全、完整，對不完整的材料及時進(jìn)行追蹤積累和收集，對應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行整理。（5）科研或新技術(shù)開發(fā)檔案按有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，要保證一個科研項(xiàng)目或新技術(shù)開發(fā)項(xiàng)目材料的齊全，成套性。（6）對資料定期進(jìn)行檢查及時歸檔。（7）與收集工作同步開展預(yù)立卷工作。（8）預(yù)立卷工作應(yīng)保持其連續(xù)性（9）按照文件材料形成的自然過程確定預(yù)立卷類目（10）結(jié)合案卷整理工作開展預(yù)立卷工作二、資料收集整理的原則1、原始性。在工程竣工的時候應(yīng)收集一套完整的反映工程建設(shè)過程的原始記錄文件，應(yīng)是原件。2、完整性。收集齊全，記錄全面，記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)能反映抽查頻率和質(zhì)量指標(biāo)。3、真實(shí)性?，F(xiàn)場記錄，同步進(jìn)行。4、準(zhǔn)確性。施工原始記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，竣工圖編制規(guī)范，圖物相符。5、規(guī)范性。表格填寫應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行，自檢意見、監(jiān)理意見應(yīng)明確，簽署手續(xù)完備，字跡清晰，復(fù)印清楚，字跡材料應(yīng)能滿足長期保存需要。三、資料收集整理的內(nèi)容根據(jù)工程設(shè)計圖紙，對本合同段進(jìn)行單位、分部、分項(xiàng)及其中的子單位、子分部、子分項(xiàng)的劃分，劃分結(jié)果要合理，簡便使用，符合質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)的要求，然后上報監(jiān)理工程師審批。施工資料的整理與評定均按此辦理。 1、分項(xiàng)工程的組卷 （1）組卷順序：卷內(nèi)分項(xiàng)工程使用材料位置一覽表；開工申請批復(fù)單及附件；質(zhì)量檢驗(yàn)評定表及附件；檢驗(yàn)申請批復(fù)單及附件；中間交工證書。 （2）注意的問題：開工申請批復(fù)單中附件包括本分項(xiàng)工程的施工方案、原材料試驗(yàn)報告、檢測報告、材質(zhì)書、施工放樣報驗(yàn)單（放樣數(shù)據(jù)中的坐標(biāo)應(yīng)寫全）；質(zhì)量檢驗(yàn)評定表中的基本要求應(yīng)用施工語言表述，檢測頻率應(yīng)大于等于規(guī)范要求，如表格中數(shù)據(jù)超出表格個數(shù)，應(yīng)填寫檢測數(shù)目，必須另加附表將數(shù)值一一填寫，評定表的時間應(yīng)與中間交工證書時間相同，砼或砂漿抗壓評定表附在質(zhì)量檢驗(yàn)評定表后；檢驗(yàn)申請批復(fù)單中附件的順序應(yīng)與封面質(zhì)量證明的順序一致，且符合施工邏輯，資料后面要附原始記錄和試驗(yàn)資料，a原始記錄有：初期支護(hù)施工記錄表及注漿記錄、超前支護(hù)施工記錄表及注漿記錄、鉆孔或挖孔記錄、橋梁張拉記錄及壓漿記錄等。b試驗(yàn)資料有：砼或砂漿抗壓試驗(yàn)報告、砼抗彎拉試驗(yàn)報告、砼抗?jié)B試驗(yàn)報告、地基承載力試驗(yàn)報告、路基或三背回填壓實(shí)度試驗(yàn)報告、錨桿拉拔試驗(yàn)報告；中間交工證書蓋項(xiàng)目公章和監(jiān)理單位公章，中間交工證書的時間應(yīng)與資料對應(yīng)，應(yīng)是本卷資料的最晚時間（包括試驗(yàn)資料監(jiān)理簽字時間）；卷內(nèi)資料的標(biāo)題必須以“XX至XX高速公路工程項(xiàng)目”命名，具體資料名稱不能與項(xiàng)目名稱寫在一起、應(yīng)另行寫在項(xiàng)目名稱下面；需要附試驗(yàn)報告的分項(xiàng)工程要將試驗(yàn)報告放到相應(yīng)位置以后，形成資料整體歸檔；資料歸檔之前，必須認(rèn)真檢查資料的簽字情況，如有漏簽必須及時補(bǔ)簽，避免后期組卷代簽。代簽不僅影響資料的真實(shí)性，有可能還要返工重新簽字；如有監(jiān)理就某一工序施工質(zhì)量問題下達(dá)的整改指令，以及整改要求落實(shí)情況的回復(fù)，應(yīng)歸入相關(guān)工序，連同該工序其他施工過程原始記錄文件一并收集整理歸檔。 2、工程日志工程日志必須跟進(jìn)工程進(jìn)度，及時書寫，每一天的工程日志必須有記錄人、責(zé)任人簽字。工程日志的書寫要與原始記錄和資料能相互對應(yīng)，使工程日志能真實(shí)的還原施工過程。 3、技術(shù)交底技術(shù)交底是單位工程或分部分項(xiàng)工程施工前，向施工的人員進(jìn)行的技術(shù)性交待，必須能使施工人員對工程特點(diǎn)、技術(shù)質(zhì)量要求、施工方法與措施和安全等方面有一個較詳細(xì)的了解，避免技術(shù)質(zhì)量等事故的發(fā)生。技術(shù)交底應(yīng)字跡清晰，便于長期保存，并且下達(dá)技術(shù)交底的時間要符合施工邏輯，避免與其他資料時間沖突。 4、影像資料施工過程中每個分項(xiàng)工程必須拍攝一張或多張照片，照片及時整理，并且要對照片重新命名“時間+樁號+工程部位”，拍攝的照片要清晰，能分清工程部位，能反應(yīng)出按規(guī)范及設(shè)計要求進(jìn)行施工。要定期對電子照片進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，由檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行收集整理。 5、竣工圖 竣工圖必須根據(jù)施工進(jìn)度進(jìn)行書畫：竣工圖的圖框必須一致，按竣工文件要求書畫；竣工圖中的說明要用施工語言進(jìn)行表述；畫竣工圖的時候要與施工現(xiàn)場一致，做到圖物一致（特別是設(shè)計變更的工程部位）；整個竣工圖的字體要統(tǒng)一，根據(jù)道路工程制圖標(biāo)準(zhǔn)，竣工圖中的漢字應(yīng)為仿宋字體。 6、試驗(yàn)資料（1）組卷內(nèi)容：試驗(yàn)檢測頻率一覽表；原材料報驗(yàn)單、材質(zhì)書、試驗(yàn)報告和監(jiān)抽報告；原材料外委檢測報告；砼和砂漿配合比申報表和試驗(yàn)報告；樁基、梁板等成品檢測報告；原材料試驗(yàn)臺賬。（2）注意的問題：試驗(yàn)檢測頻率要滿足規(guī)范要求；各試驗(yàn)報告按照日期順序流水編號；原材料外委檢測要全面，避免遺漏；配合比試驗(yàn)報告審批日期符合施工實(shí)際情況；砼及砂漿抗壓或抗折試驗(yàn)小票要齊全；各項(xiàng)試驗(yàn)資料簽字要避免遺漏；試驗(yàn)報告標(biāo)題必須為“XX至XX高速公路工程項(xiàng)目”；試驗(yàn)室應(yīng)做好氣象觀測及自然災(zāi)害記錄。7、計量支付、設(shè)計變更文件計量支付文件、設(shè)計變更文件、合同管理文件，分類別單獨(dú)組卷。歸檔前必須檢查蓋章、簽字是否齊全，及時補(bǔ)簽、補(bǔ)蓋公章。8、施工安全及文明施工文件安全組織機(jī)構(gòu)及人員、崗位職責(zé)、安全保障體系、安全技術(shù)交底、應(yīng)急預(yù)案、監(jiān)理指令整改通知單、專項(xiàng)工程施工方案、文明施工的有關(guān)文件，先類別后時間的進(jìn)行系統(tǒng)組卷。9、綜合文件監(jiān)理業(yè)主往來文件、設(shè)計中重大技術(shù)問題來往文件、會議記錄、紀(jì)要，先類別后時間的進(jìn)行系統(tǒng)組卷。10、其它資料（1）施工組織設(shè)計、施工方案及審批文件、施工定位測量記錄、圖紙會審，先類別后時間的進(jìn)行系統(tǒng)組卷。（2）科研、新技術(shù)應(yīng)用單獨(dú)組卷。四、建立臺賬臺賬就是明細(xì)記錄表。是為了加強(qiáng)某方面的管理和更加詳細(xì)地了解某方面的信息而設(shè)置的一種輔助賬簿，沒有固定的格式，沒有固定的賬頁，可根據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)計，盡量詳細(xì)，以全面反映某方面的信息。在工程施工過程中建立的主要臺賬有：收文臺賬發(fā)文臺賬（一文一號）已完工程臺賬已完未計量臺賬計量臺賬設(shè)計變更及工程變更臺賬合同立項(xiàng)計劃及合同臺賬圖紙設(shè)計文件臺賬施工進(jìn)度臺賬工地試驗(yàn)室管理臺帳原材料進(jìn)場報驗(yàn)臺帳標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)臺帳試驗(yàn)檢測統(tǒng)計匯總臺帳委托試驗(yàn)臺帳安全事故報告、處理臺賬安全交底臺賬應(yīng)急預(yù)案編制臺賬環(huán)保臺賬五、交工驗(yàn)收階段1、整理總體質(zhì)量要求整理的基本原則：遵循公路工程文件材料的自然形成過程和成套性的原則，分類科學(xué)，收集系統(tǒng)，編目規(guī)范，便于保管和利用。2、具體要求（充分利用預(yù)立卷）分類科學(xué):應(yīng)按工程文件材料的自然形成過程進(jìn)行分類。首先是要按照項(xiàng)目基本建設(shè)程序的不同階段,其次按照工程的自然進(jìn)展過程,最后是結(jié)合文件材料自身的實(shí)際情況。系統(tǒng)：應(yīng)保持歸入同一案卷的文件材料間的有機(jī)聯(lián)系。首先應(yīng)能反映分項(xiàng)（分部、單位）工程施工過程的有機(jī)聯(lián)系。其次應(yīng)能反映同一類工作活動文件材料間的有機(jī)聯(lián)系（共用原材料、標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)等）。卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)化系統(tǒng)。案卷的系統(tǒng)化排列。3、卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列（1）由案卷的組卷單位對卷內(nèi)文件進(jìn)行系統(tǒng)化排列。（2）卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列基本要求：依據(jù)卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合問題的重要程度進(jìn)行排列。 竣工圖可按設(shè)計圖紙目錄確定的順序進(jìn)行排列。（3）頁號：在右下腳用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編寫4、完成整理及移交時間（1）應(yīng)按工程進(jìn)展情況同步完成文件材料的收集整理工作。（2）合同段應(yīng)在通過交工驗(yàn)收時，施工單位和監(jiān)理單位應(yīng)按上述歸檔范圍要求，完成該合同