管理秘書及行政秘書崗位說明書.doc

/ 4管理秘書及行政秘書通過以下工作提供高水平的行政支持，即，調(diào)查、編寫統(tǒng)計報告、處理信息索取要求、執(zhí)行文秘工作，如起草信函，接待訪客，安排電話會議，安排會見。同時可以培訓(xùn)和指導(dǎo)初級文秘人員。 工作區(qū)域: 職位對經(jīng)驗、教育和培訓(xùn)需求的五種標(biāo)準(zhǔn)區(qū)間之一。以下用摘要的形式來表示。 本報告僅提供一些從事某類工作所需具備條件的基本內(nèi)容。這里通過把職位歸于五項區(qū)域中的某一項來顯示從事這類工作的員工需要具備哪些全面經(jīng)驗、教育和職業(yè)培訓(xùn)的要求。具有相類似經(jīng)驗、教育和培訓(xùn)要求的職位也被分門別類地歸入到這五項職位區(qū)域中的某一項。以下是特定職位的職位區(qū)域說明書，僅在制定特定職位所需條件時作為整體內(nèi)容來參考使用。1.1.1.1 職位區(qū)域四: 大量的必要準(zhǔn)備 職位區(qū)域說 明全部經(jīng)驗此類職位要求至少2-4年相關(guān)工作的技能，知識或者經(jīng)驗。例如：符合會計職位的資格指必須完成4年制大學(xué)教育，并具有3年以上會計工作經(jīng)驗。職位培訓(xùn)從事此類職位的人員須有3年以上工作經(jīng)驗，在職培訓(xùn)，及/或職業(yè)訓(xùn)練職位區(qū)域示例此類職位中很多都涉及協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、管理或培訓(xùn)其他人員。比如：會計師，廚師長，電腦程序員，歷史學(xué)家，藥劑師和偵探等。*SVP范圍(7.0 to 8.0)教育程度此類職位中的大部分要求四年制本科學(xué)歷，但也有少部分不做要求。技能：已具備的易于學(xué)習(xí)和開展工作的能力。技能技能說明閱讀理解理解與工作有關(guān)的文件的句子和段落。寫作根據(jù)受眾的要求，通過寫作有效地與他人交流。協(xié)調(diào)對比其他人的行動調(diào)整自身行動合成/重組重組信息以為問題或任務(wù)提供更好的途徑。時間管理管理自我時間以及他人的時間。表達(dá)與他人討論以有效地傳達(dá)信息。信息組織尋找結(jié)構(gòu)化或?qū)Χ喾N信息進(jìn)行分類的方法監(jiān)控對個人的學(xué)習(xí)或工作情況進(jìn)行評價積極聆聽聆聽他人所言并提出適當(dāng)?shù)膯栴}材料資源管理掌握和注意開展某些工作所需要的設(shè)備、設(shè)施和材料知識：能廣泛應(yīng)用的原理和事實知識知識說明文書掌握下述領(lǐng)域的有關(guān)知識：有關(guān)行政的和文書的程序（以及有關(guān)系統(tǒng)，如文字處理系統(tǒng)），歸檔和檔案管理系統(tǒng)，速記和抄寫，表格設(shè)計方法，以及其他辦公室程序和術(shù)語。經(jīng)營和管理掌握業(yè)務(wù)與組織計劃、協(xié)調(diào)、實施的有關(guān)原理及流程方面的知識，包括戰(zhàn)略計劃，資源分配，人力建模，領(lǐng)導(dǎo)技巧，以及生產(chǎn)方法等內(nèi)容電腦和電子學(xué)掌握有關(guān)電路板、處理器、芯片以及電腦軟硬件（包括應(yīng)用軟件和編程）的知識。能力：影響績效表現(xiàn)的持久屬性。能力能力說明文字理解能夠閱讀和理解以書面形式表達(dá)的信息及想法的能力。 近距觀察能夠在近距離看到事物細(xì)節(jié)的能力（在距觀察者幾英尺范圍內(nèi)）信息排序能夠正確地遵照給定的某條規(guī)則或一些列規(guī)則，以按照某一特定順序安排事情或行動。這些事情或行動指數(shù)字、字母、詞匯、圖片、程序、句子，以及數(shù)學(xué)或邏輯操作。口頭表達(dá)用說話方式交流信息和想法以使其他人理解的能力。文字表達(dá)用書寫方式溝通信息和想法使大家理解的能力?？陬^表達(dá)用說話方式交流信息和想法以使其他人理解的能力。推理論證能夠在解決具體問題時運用通用的規(guī)則來得出邏輯答案，這通常涉及判斷某一答案是否得到理解。分類靈活性能夠運用很多方法來對一系列事物進(jìn)行不同的分類（或整合）。腕指速度手腕、手、手指能夠進(jìn)行快速、簡單、重復(fù)的運動。歸納論證能夠整合分立的信息或者某一問題的特定答案以形成整體的規(guī)則或結(jié)論。通常表現(xiàn)為解釋為何看上去無關(guān)的事件會一起發(fā)生。興趣：指個人對于工作環(huán)境和產(chǎn)出的偏好。興趣興趣說明習(xí)慣型習(xí)慣型的職業(yè)通常涉及到遵守系列程序和常規(guī)。這類職業(yè)可能更多地與數(shù)據(jù)和細(xì)節(jié)而不是想法打交道。通?？倳哪骋粋€清楚的權(quán)威界限。進(jìn)取型進(jìn)取型的職業(yè)通常涉及到啟動或?qū)嵤╉椖?，這類職業(yè)可能涉及到領(lǐng)導(dǎo)員工并做出決策。有時要求他們承擔(dān)風(fēng)險并經(jīng)常處理業(yè)務(wù)工作價值：賦予個人滿意度的工作內(nèi)涵工作價值工作價值說明支持滿足這些工作價值的職位需要提供管理性的支持，相應(yīng)的支持需要還有公司政策、員工關(guān)系監(jiān)管和技術(shù)監(jiān)管關(guān)系滿足這一價值的職業(yè)允許員工向他人提供服務(wù)，并在一個非競爭的環(huán)境下與同事共事。相應(yīng)需求有同事，道德價值和社會服務(wù)工作條件滿足這一價值的職業(yè)賦予員工安全的工作和良好的工作條件，相應(yīng)需求有活躍性，補(bǔ)償，獨立，安全，多樣性和工作條件成就滿足這一價值的職業(yè)是結(jié)果導(dǎo)向型的并且允許雇員使用其最強(qiáng)的能力，給其以成就感；相應(yīng)的需求還有能力利用和成就感工作活動：工作行為的總體類型。工作活動工作活動說明開展行政工作審批需求，處理文書工作，并執(zhí)行日常行政任務(wù)與同事溝通向領(lǐng)導(dǎo)、同事和下級提供信息。這一信息可通過面對面、文字或電話/電子傳輸?shù)确绞竭M(jìn)行分析數(shù)據(jù)或信息通過將信息或數(shù)據(jù)細(xì)分為獨立部分以識別潛在的規(guī)則、原因或者事實獲得工作所需信息觀察、接受以及從各種相關(guān)渠道獲取信息處理信息編輯、編號、分類、計算、制表、審查、核對、或加工信息或數(shù)據(jù)監(jiān)控及控制資源監(jiān)控資源并監(jiān)測花費的資金協(xié)調(diào)其他人的工作和活動協(xié)調(diào)工作團(tuán)隊成員以完成任務(wù)向他人解釋信息的涵義翻譯或解釋信息的含義以及怎樣理解或使用這類信息以對他人提供回應(yīng)和反饋的支持。決策和解決問題整合、評價和論證信息和數(shù)據(jù)以做出決策和解決問題。此流程涉及決定信息的相對重要性和選擇最佳方案。建立和維護(hù)關(guān)系與他人建立建設(shè)性的和協(xié)作性的關(guān)系任務(wù)：每項職業(yè)都具有其明確而獨特的工作活動內(nèi)容任務(wù)協(xié)調(diào)和指導(dǎo)辦公室服務(wù)以幫助經(jīng)理人員，如存檔、編制預(yù)算、人事、房間管理