原始憑證整理粘貼及憑證裝訂要求.doc

原始憑證整理粘貼及憑證裝訂要求 一、考核會計憑證是否整齊、美觀，單據(jù)和附件裝訂是否統(tǒng)一，具體如下：1、原始憑證應首先按照需要分別填列的末級會計科目（如辦公費、材料費、業(yè)務招待費等）進行分類整理，同類末級會計科目的原始憑證應粘貼在一起。2、粘貼時，在粘貼紙左邊留出2.5厘米裝訂線，按照會計分錄類別分別粘貼。同類票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼紙上按照先小后大的順序粘貼。3、將膠水涂抹在票據(jù)左側背面，沿著粘貼單的右邊從上至下、從右至左順序粘貼且避免將票據(jù)貼出粘貼紙外。每張原始憑證只粘左邊的0.5一1厘米長，粘牢即可；左列的發(fā)票右邊緣壓到右列發(fā)票的l/3為好。每列最多貼三張，每張粘貼單最多粘三列。粘好以后要捏住記賬憑證的左上角向下抖幾下，看是否有未粘住或未粘牢的。4、原始票據(jù)應保持原樣粘貼，對個別規(guī)格參差不齊的票據(jù)（如發(fā)票左邊緣），可先裁邊整理后再行粘貼，但必須保證原始票據(jù)內容的完整性。板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。5、對于比粘貼紙大的票據(jù)或其他附件，粘貼位置也應在票據(jù)左側背面，沿裝訂線內側粘貼，超出部分可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內。折疊后的附件外形尺寸，不應長于或寬于記賬憑證，同時還要便于翻閱；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影響原始憑證內容的完整。6、工資獎金勞務費類發(fā)放花名冊、付款委托書、存款進帳單，由出納員粘貼在記賬憑證附件的最后位置。二、原始憑證粘貼要求1、單張發(fā)票貼在粘貼單的右上角；2、每張粘貼單粘貼發(fā)票一般在6一8張左右（最多8張）；3、物資采購驗收單單獨貼在一張粘貼單上，附在發(fā)票粘貼紙的下面；4、出差時取得的發(fā)票粘貼方法：先按出差時間的先后順序從起程開始粘貼車（船、機票）等；再按順序順序粘貼途中住宿費、學習資料費、培訓費、考察費等；然后粘貼返程車（船、機票）等；最后將會議、學習培訓、進修證明等附在出差報銷單下面。5、探親時發(fā)票粘貼方法先按時間順序從起程開始粘貼車、船票；再順序粘貼住宿發(fā)票、返程車、船票；然后將探親證明（組織部門、勞資部門開具）應附在出差報銷單下面；最后出差報銷單由單位主管領導簽字。6、車管中心、運輸大隊、特車大隊及外部運輸單位結算的過路過橋票（以下簡稱“路橋票”）、路單粘貼處理方法：車管、運輸、特車三單位內部結算轉出前，應將路橋票釘在對應的路單上，然后分單位歸總；各三級單位內部結算收到路單、路橋票后，將釘書釘拆下，每張路單與相對應的路橋票粘貼在同一張粘貼紙上，路橋票沿著粘貼單的右邊從上至下、從右至左順序粘貼，路單自粘貼紙左起2.5厘米處粘貼。單份路單及其相應路橋票粘貼完畢后要順序匯總粘貼，并打印一份記賬憑證蓋上“附件”章附在最上面。7、預決算書、合同文本及申請表和報告單的折疊方法：預決算書、合同文本及申請表和報告單必須分單張折疊。自粘貼紙左起2.5厘米處粘貼，上邊緣平行靠齊粘貼紙，超出粘貼紙右邊的部分要折疊在粘貼紙內。下邊超出粘貼紙邊緣的部分沿粘貼紙平行折起，左邊2.5cm剪刀裁開里折，未裁的部分上折在粘貼紙范圍內。 比較厚的技術服務合同、預決算書要拆開按頁次順序粘貼，左邊凹下的部分用一張專用紙板填充。如合同、預決算帶有發(fā)票、代扣稅款單則另行粘在另一張粘貼單上并放在合同文本或預決算書上面。有關原始憑證的粘貼排列順序依次為：發(fā)票或代扣稅票及明細、合同申請表、合同履行報告單、合同文本、預決算書、付款申請書。三、 整理粘貼應達到的標準表面上達到：平整，尤其左邊和中間無凹凸現(xiàn)象；整齊，憑證上下左右各成平面；憑證內部達到：分類清晰，位置到位，排列美觀，數(shù)量易計。四、 憑證裝訂的要求1、裝訂之前，要設計一下，看一個月的記帳憑證究竟訂成幾冊為好。每冊的厚薄應基本保持一致，厚度一般以2一2.5厘米為宜。過薄，不利于戳立放置；過厚，不便于翻閱核查。2、用裝訂機在距憑證左邊1.5cm左右處打3個孔，并保證三孔一線，分布均勻，然后用線或塑料套管裝訂整齊。3、每冊憑證都要加貼封面，封面規(guī)格要略大于所附記賬憑證（憑證封面右上角“注意保存用后放回原處”字樣不得剪掉），保證記賬憑證不露邊。4、每冊憑證封面上都應按規(guī)定項目在對應處蓋章，如單位名稱、年度月份、憑證類別和起止號碼、憑證本數(shù)、裝訂人簽章等。騎縫章由裝訂人簽章，蓋章位置應對齊憑證封皮正面的第一行和最后一行文字處。5、裝訂完畢，觀看整本是否平整、四個側面是否為平面。6、記賬憑證偏少的，可同類連續(xù)裝訂一本，年末不足以達到裝訂一本厚度要求的，年末可用空白粘貼單充齊。7、路橋票一律單獨裝訂，另行立檔存放。五、原始憑證上注銷章與附件章的使用注銷章用于發(fā)票或據(jù)以生成憑證的自制單據(jù)上，附件章用于發(fā)票的明細清單、審批單、合同履行結算單、證明、會議通知等其他有關單據(jù)上。注銷（附件）章均應蓋在發(fā)票的中間位置左右，不能蓋在“發(fā)票專用章”或“財務專用章”上或發(fā)票字跡較多的地方，以不影響查看發(fā)票的完整性為宜。裝訂會計憑證時，如何處理重要的原始憑證及數(shù)量眾多的原始憑證？咨詢我公司在裝訂憑證時遇到兩個難題：一是某些業(yè)務涉及重要的合同，而這些合同需要在行政部門單獨存檔，不能給財務裝訂；二是有的憑證（如倉庫的發(fā)貨單據(jù)）很多，如果全部裝訂，那會計人員的工作量太大，而且裝訂后的憑證也太多，不整齊，請問是否有更好的處理方法？（江蘇省王丹） 解答您的這兩個問題在財政部會計基礎工作規(guī)范中均均有相應的指導意見： 根據(jù)財政部會計基礎工作規(guī)范第五十五條的規(guī)定，會計憑證裝訂時，對于那些重要的原始憑證，比如各種經濟合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件、契約等，為了便于日后查閱，可以不附在記賬憑證之后，另編目錄，單獨保管，然后在相關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號，以便日后核對。根據(jù)財政部會計基礎工作規(guī)范第五