如何管理設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì).doc

如何管理設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)科學(xué)合理有效地監(jiān)管下屬的工作過(guò)程 在團(tuán)隊(duì)管理中,只看結(jié)果,不管過(guò)程的管理者越來(lái)越少,因?yàn)檫^(guò)程決定結(jié)果,不管過(guò)程就不可能有好的結(jié)果。但是如何既信任下屬又不至于讓團(tuán)隊(duì)管理失控,是困擾企業(yè)管理者的問(wèn)題。信任下屬,給予適當(dāng)授權(quán),不過(guò)多過(guò)頻地干涉他們的正常工作,這有利于激勵(lì)下屬,讓他們的積極性得到充分發(fā)揮;可問(wèn)題是,管得少了,又如何能避免下屬的過(guò)程錯(cuò)誤和失誤呢?這就是管理者的過(guò)程管理技巧,是管理團(tuán)隊(duì)的必備技能。 一、管理思路分析 如何有效控制好下屬的工作過(guò)程,又不遭至反感和抵觸,必須關(guān)注三個(gè)要素:一是讓員工愿意主動(dòng)匯報(bào)工作過(guò)程;二是了解過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),這些關(guān)鍵點(diǎn)才是過(guò)程控制點(diǎn);三是要確認(rèn)清楚的過(guò)程責(zé)任,為什么結(jié)果不好,是因?yàn)檫^(guò)程的反饋不夠,導(dǎo)致沒(méi)有將影響結(jié)果的問(wèn)題及時(shí)解決或排除,這個(gè)責(zé)任是要下屬擔(dān)負(fù)的。 1、讓下屬做能做和該做的事情,即有效的授權(quán) 不能做與不該做的事,顯然不能讓下屬去做,這也是過(guò)程管理有效性的前提。 2、事先約定過(guò)程要求,讓下屬“獲得”主動(dòng)權(quán) 管理者在安排工作或召開(kāi)計(jì)劃會(huì)議時(shí),應(yīng)事先提出約定:凡影響到工作和計(jì)劃達(dá)成的過(guò)程問(wèn)題,需第一時(shí)間尋求解決,不能解決的第一時(shí)間匯報(bào);過(guò)程中階段性工作結(jié)果的匯報(bào)要求。這個(gè)約定,可以讓下屬獲得主動(dòng)尋求溝通和支持的權(quán)利。 3、了解什么才是過(guò)程中的關(guān)鍵 工作過(guò)程中,有關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵要素、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、關(guān)鍵現(xiàn)象,對(duì)于這些所謂的“關(guān)鍵”增加關(guān)注和把控,有助于有效地進(jìn)行過(guò)程管理。 有一種現(xiàn)象:上司本想了解下屬工作究竟如何,當(dāng)看到下屬忙忙碌碌辛勞工作時(shí),就放心了,可直到工作結(jié)果出來(lái),管理者才知道,原來(lái)結(jié)果并不是自己想象的。原因在于什么,在于管理者沒(méi)有找到事件的關(guān)鍵點(diǎn),光看是否忙碌,顯然不能代表工作過(guò)程的有效性。 4、得到下屬的承諾,讓下屬先承擔(dān)起責(zé)任 對(duì)下屬工作過(guò)程的管理與管理方式,需提前與下屬溝通,讓下屬意識(shí)到對(duì)過(guò)程的關(guān)注以及過(guò)程責(zé)任的擔(dān)負(fù)。 5、創(chuàng)造責(zé)任和被監(jiān)管兩種壓力 讓員工意識(shí)到責(zé)任是必不可少的,但是既使如此,也需要在管理要求上給員工一定的持續(xù)的監(jiān)管,責(zé)任與監(jiān)管相結(jié)合,才能確保員工以過(guò)程的重視以及對(duì)過(guò)程的把控意識(shí)。 6、過(guò)程管控制度化,工作安排書面化 對(duì)一個(gè)下屬進(jìn)行過(guò)程管理,需要的是技巧和耐心;對(duì)于整個(gè)團(tuán)隊(duì)、整個(gè)企業(yè),則需要制度與流程的支持,規(guī)范的管理一定要有書面記錄。 二、方法借鑒 1、關(guān)鍵點(diǎn)檢查法 找到工作過(guò)程的關(guān)鍵點(diǎn),通過(guò)對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行記錄、分析與控制,來(lái)了解并指導(dǎo)過(guò)程的進(jìn)展。工廠夜間保安巡邏工作的控制有一個(gè)顯著的特點(diǎn),在工廠一些在貴重設(shè)備設(shè)施和財(cái)產(chǎn)的地方以及有安全隱患的偏僻點(diǎn)設(shè)置巡邏記錄本,保安巡邏時(shí)必須到達(dá)這些點(diǎn)并簽署時(shí)間、姓名和巡邏情況,以確保對(duì)這些地方的安全巡邏。這就是顯著的關(guān)鍵點(diǎn)檢查法。 但是對(duì)于不同的崗位和工作任力,關(guān)鍵點(diǎn)并不相同。尋找工作關(guān)鍵點(diǎn)的技巧在于,找到工作過(guò)程最容易出錯(cuò)出問(wèn)題的地方、過(guò)程中的重點(diǎn)和難點(diǎn)以及過(guò)程中可展現(xiàn)部分成果的地方。next 2、關(guān)鍵事件法 工作進(jìn)展如何?在不同的階段有不同的表現(xiàn)。比如人力資源部整治員工紀(jì)律,那么員工考勤打卡的表現(xiàn)、曠工遲到的情況、是否統(tǒng)一穿著工服等等現(xiàn)象都客觀展現(xiàn)了員工紀(jì)律整治工作的成效。 由于關(guān)鍵事件是個(gè)案問(wèn)題,因此對(duì)關(guān)鍵事件的觀察,并不能因?yàn)殛P(guān)鍵事件的良好表現(xiàn)而得到工作進(jìn)展良好的結(jié)論,只能從關(guān)鍵事件的問(wèn)題中反映工作進(jìn)展中存在的問(wèn)題和需改善點(diǎn)。 因此,關(guān)鍵事件法也是一個(gè)很好的管理改善法,但不能作為對(duì)下屬工作的客觀評(píng)價(jià)依據(jù)。 3、匯報(bào)法 即要求下屬對(duì)工作進(jìn)展情況進(jìn)行匯報(bào),匯報(bào)方式有三種: 第一種是,過(guò)程中達(dá)至某個(gè)結(jié)果時(shí)匯報(bào) 將工作目標(biāo)分解為若干個(gè)小目標(biāo),每達(dá)成一個(gè)小目標(biāo)即向上級(jí)進(jìn)行工作匯報(bào)。上級(jí)將根據(jù)匯報(bào)時(shí)間的時(shí)間點(diǎn)來(lái)了解進(jìn)展情況。比如,公司需要在二個(gè)月內(nèi)招募到500名新員工。那么,將目標(biāo)分解,第一周要求招募到50名,第二周60名,如此分解后。招到50名員工后下屬來(lái)匯報(bào)工作,此時(shí)還未到一周時(shí)間,說(shuō)明進(jìn)程順利,若此時(shí)已超過(guò)一周時(shí)間,說(shuō)明工作進(jìn)程不利,需要立即檢討與修正。 第二種是,階段匯報(bào) 將工作過(guò)程分為幾個(gè)時(shí)間或事情階段,每到某個(gè)時(shí)間或某個(gè)事情階段,立即向上級(jí)進(jìn)行工作匯報(bào)。參考上面的例子,就是第一周周未,不論工作小目標(biāo)達(dá)成與否均需進(jìn)行工作匯報(bào)。 第三種是,定期匯報(bào) 約定匯報(bào)時(shí)間,按約定時(shí)間進(jìn)行工作匯報(bào)。 工作匯報(bào)法是以提前約定為前提的,如果提前沒(méi)有與下屬進(jìn)行約定,而是在任務(wù)過(guò)程中突然提出要求匯報(bào)的要求,造成下屬的無(wú)端壓力,會(huì)引起下屬的反感和不適。 4、小周期高頻率的工作等級(jí)評(píng)價(jià)法 此類方法適合針對(duì)一個(gè)團(tuán)隊(duì)或多位下屬同時(shí)進(jìn)行。以團(tuán)隊(duì)內(nèi)部員工之間的比較和排序來(lái)了解達(dá)到工作成效的程度。小周期高頻率,簡(jiǎn)單地說(shuō)就是周期性的多次評(píng)價(jià),最后將多次的評(píng)價(jià)集合起來(lái)進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析的一種方法。 比如,生產(chǎn)部主管對(duì)生產(chǎn)車間所有領(lǐng)班每周進(jìn)行一次評(píng)價(jià),將每位領(lǐng)班按工作表現(xiàn)的程度以A、B、C三個(gè)等級(jí)進(jìn)行排序,一個(gè)季度后,將有不少于12 次的評(píng)價(jià)和排序。將這12次的排序綜合起來(lái),以被評(píng)為A、B、C等級(jí)的多少為主要依據(jù),以領(lǐng)班評(píng)價(jià)的變化曲線為參考依據(jù),對(duì)各位領(lǐng)班在生產(chǎn)部所有領(lǐng)班中的工作表現(xiàn)情況進(jìn)行一個(gè)較客觀地了解。而生產(chǎn)主管也可以任何時(shí)間來(lái)了解之前的總體評(píng)價(jià),以對(duì)領(lǐng)班的工作有一個(gè)及時(shí)的了解和判斷。 至少內(nèi)部排序,方法可以多樣,如強(qiáng)制分部、倒排等等均可,這里就不詳述了。 5、日志自評(píng)法 這類方法在很多企業(yè)都有運(yùn)用,但是運(yùn)用的并不徹底和有成效。 比如,我曾在一家房地產(chǎn)集團(tuán)企業(yè)開(kāi)展培訓(xùn),了解到該集團(tuán)每月人手一本工作日志,員工先將自己當(dāng)月的工作進(jìn)行列表式的計(jì)劃。然后,每周均有一個(gè)細(xì)致的列表式計(jì)劃,每天都有一個(gè)計(jì)劃和完成情況。一周一次自我總結(jié)與評(píng)分,每月一次自我總評(píng)并交與上級(jí)評(píng)分。 通過(guò)這種方式,上級(jí)可以很容易了解員工的工作狀況,也可以隨時(shí)通過(guò)檢查員工的工作日志了解到工作的即時(shí)信息。 顯然,如果企業(yè)實(shí)行了目標(biāo)管理,這樣的日志自評(píng)法就會(huì)更有效果。該法有二個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)值得關(guān)注:第一,員工必須遵守規(guī)則,即時(shí)更新日志信息;第二,員工應(yīng)按要求列出工作的計(jì)劃明細(xì)并對(duì)應(yīng)如實(shí)地評(píng)估計(jì)劃明細(xì)的完成情況。 6、不定時(shí)不定期