房地產(chǎn)收發(fā)存管理制度

*開發(fā)有限公司材料收發(fā)存管理流程單位負責人：財務負責人： 一、 部門權(quán)責：1、生產(chǎn)部門或者使用部門負責材料申報及材料領(lǐng)用后的有效使用，申報部門應嚴格按所需材料申報、使用，如申報購回后又不使用的，或者使用后又有剩余超過5%的，將追究申報人的責任。在由其協(xié)調(diào)供應部門退貨或降價處理的情況下。承擔處理后的材料價款差額的相應額。2、供應部門負責市場考察、比價、采購及物資入庫的全過程，供應人員嚴格按“材料申購單”上填寫的品種、數(shù)量、質(zhì)量和期限要求進行采購。對超期不辦的，除追究供應人員責任外，相關(guān)部門應承擔連帶責任。3、質(zhì)檢（使用）部門負責材料的質(zhì)量驗收，并承擔由于質(zhì)量把關(guān)不嚴造成損失的責任。4、倉儲部門負責材料申報內(nèi)容的初審和購進后的數(shù)量驗收，收、發(fā)、存的具體管理及資產(chǎn)的完整保管工作。5、財務部門負責材料付款的初審及其應付款項的結(jié)算、予付帳款的管理，財務部門有義務提報合同違約、材料積壓等異常信息。6、企業(yè)廠長、經(jīng)理或授權(quán)人員負責材料采購的申報簽批、合同擬定、材料入庫和領(lǐng)用以及材料付款的申報工作。承擔材料采購入庫全部過程的相關(guān)責任及異常問題處理的相關(guān)責任。二、材料采購的申報1、常用材料：生產(chǎn)部門按照月初預算耗用量填制“材料申購單”注明采購日期，按采購程序報企管中心備案，供應部門在規(guī)定時間內(nèi)進行采購；超過采購期限的申報單自動作廢。2、非常用材料：使用部門應提前按采購程序報企管中心批準，供應部門在規(guī)定時間內(nèi)進行采購；3、急用材料：可根據(jù)實際情況要求的時間要求進行采購，事后補辦相關(guān)手續(xù)。4、“材料申購單”由使用部門填制，材料申購單一式四聯(lián)，一聯(lián)存根聯(lián)，由申報部門自留；二聯(lián)交物資采購部門；三聯(lián)交財務部門作入庫附件；四聯(lián)由倉庫留存?zhèn)洳?，?jīng)倉庫部門核定庫存限量，由企業(yè)負責人或授權(quán)人員批準后,轉(zhuǎn)交供應部門進行采購。5、倉庫保管員應對所申購材料的種類及數(shù)量，在短時間內(nèi)檢查廠內(nèi)庫存情況，確定現(xiàn)有庫存中沒有的，按程序辦理手續(xù)，由供應部門采購。6、企業(yè)申報的材料如果公司內(nèi)部有的，應優(yōu)先采購內(nèi)部單位的；外部市場價格低于內(nèi)部單位生產(chǎn)同類材料價格的，企業(yè)可以外部采購但是必須取得內(nèi)部加工單位簽署同意或取得比價報告（如加工方拒不簽字，可記錄下報價人、報價等比價全過程）后方可采購。三、材料采購及訂價1、所屬各單位的主要材料、大宗的輔助材料與五金配件單項價值在1萬元以上的購進應由供應人員提供市場考察、比價報告，考察比價報告交企業(yè)廠長確認“擬訂”采購合同，并由分管副總把關(guān)簽訂，采購合同應通過公司法務部審核后生效執(zhí)行。2、合同簽署要求：合同的擬定應由專業(yè)技術(shù)人員、供應人員共同參加，如下的合同條款約定的必須清楚，譬如仲裁地為我方法院；確認價格是否含稅、包運不包運價；違約責任的扣罰比例；合理損耗的比例是多少？合理損耗外的損失由哪方承擔？驗收標準是國標、行標還是我方的標準；何種類型發(fā)票的提供應在合同中注明，未注明發(fā)票類型的視同提供增值稅發(fā)票。3、經(jīng)法務部審核后的采購合同原件留存本企業(yè)財務部門，以便在付款過程中嚴格把關(guān)并監(jiān)督合同執(zhí)行的全過程。對于主要材料、大宗的輔助材料與五金配件超1萬元的購進沒有合同的財務部門不予付款。4、材料供應環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題：倘若因價格造成的問題，追究采購人員的責任；到廠后因技術(shù)化驗造成的問題，應追究技術(shù)驗收人員的責任；因合同簽訂不合理造成的問題，追究合同簽訂人和審核人的責任。四、材料的驗收、計量：1、材料到廠后，由供應人員將購貨合同、購貨發(fā)票交倉庫保管人員，倉儲人員應例行檢查合同及所送貨物是否有材料申購單及是否與申購單相符。2、計量：標準（袋、桶等）盛裝的材料經(jīng)質(zhì)檢人員檢驗質(zhì)量后，由倉儲人員監(jiān)磅，取過磅數(shù)與標準袋重量最低數(shù)量入庫。（1）、監(jiān)磅人員應先要求送貨人員必須離開駕駛室，然后親自檢查駕駛室內(nèi)是否有人員、可移動的重物存在，檢查完畢后才能過磅。（2）、在檢查過程中，監(jiān)磅人員發(fā)現(xiàn)送貨人員不主動離開駕駛室的，監(jiān)磅人員在取得對方簽字認可后，扣除對方雙倍的重量。（3）、在檢查中，發(fā)現(xiàn)監(jiān)磅人員檢查不力駕駛員未下車的，對監(jiān)磅人員處以造成損失雙倍罰款。3、對于需要稱重的材料，由倉庫保管員安排供應商到華盛地磅室過磅并負責監(jiān)磅。 （1）、不需過車皮的，監(jiān)磅人直接從過磅單上蓋章（分辨經(jīng)辦人責任的圖章）處相應的位置簽字并注明具體時間。（2）、需過車皮的，監(jiān)鎊人員必須跟蹤材料毛重、皮重、凈重的全過程，并在過磅單上蓋章（分辨經(jīng)辦人責任的圖章）處相應的位置簽字并注明具體時間，過磅業(yè)務較多的企業(yè)可以專設財務監(jiān)磅人員輪流監(jiān)磅。（3）、檢驗人員質(zhì)檢后同意卸貨的，檢驗人員在過磅單或質(zhì)量檢驗單上簽字；如果質(zhì)量達不到要求，質(zhì)檢人員應在過磅單或質(zhì)量檢驗單上注明扣除噸數(shù)，收料員必須現(xiàn)場收料，以確保送貨人將原料卸干凈，然后在過磅單上簽字并注明具體收料時間，對于有扣噸數(shù)的過磅單應要求送貨人在“承運人或送貨人欄”簽字確認數(shù)量。確認質(zhì)量、數(shù)量后的過磅單由收料員填制材料入庫單。過磅單、材料入庫單由收料員轉(zhuǎn)交企業(yè)負責人或授權(quán)人員簽批“同意入庫”。（4）、對未在現(xiàn)場收料的保管員，發(fā)現(xiàn)一次處以50-200元罰款。（5）、若任何部門對所購材料有異議，原料不能入庫。（6）、非生產(chǎn)急需的材料，原則上不得夜間收貨，避免因質(zhì)量驗收和計量不準確造成損失。4、質(zhì)檢部門應嚴格按照化驗單上的化驗結(jié)果確定材料扣減的比率，確實無法化驗的，應由二人以上的專業(yè)人員驗收，因質(zhì)量、水分需要扣除數(shù)量的材料應在“質(zhì)量驗收單”上填寫清楚，對實際驗收的數(shù)量、質(zhì)量與要求不一致的必須取得供應商的簽字確認。五、材料入庫：1、對于入庫材料超出“材料申購單”范圍以外的，倉庫保管人員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)。2、對有隱蔽質(zhì)量問題的材料，化驗結(jié)果不能及時確定的，需經(jīng)企業(yè)負責人批準后，倉庫保管員可先預收數(shù)量，并填寫 “代保管物品收到條”，待質(zhì)檢部門出具“質(zhì)量驗收單”后，方可按上述要求填制入庫單辦理入庫，并收回“代保管物品收到條”作廢。3、 門對于當天收到的材料應當天開具入庫單（對需要化驗期的材料應以“質(zhì)量驗收單”出具之日為材料入庫日），嚴禁以各種理由拖延開具入庫單或直接為客戶開具收到條。4、 特殊情況嚴禁各使用部門不經(jīng)過倉庫部門驗收入庫，將購買的材料直接使用，然后將發(fā)票交倉庫部門補辦入庫單、領(lǐng)料單。5、 入庫單上的材料價格如是運到價格，在入庫單上同時開出運費金額，并列出計算過程，材料運費和材料價款要分別列在同一份入庫單上，入庫單結(jié)算運費聯(lián)交運輸部門作為結(jié)算運費的依據(jù)（絕不允許以其它聯(lián)次代替）。6、 公司內(nèi)部轉(zhuǎn)移的材料，必須帳隨物走，轉(zhuǎn)移材料的同時辦理轉(zhuǎn)帳手續(xù)，不予辦理由轉(zhuǎn)出單位與轉(zhuǎn)入單位單位負責人與主管會計共同承擔責任。7、 各單位財務部門應建立供應商檔案，對各供應商材料供貨、付款、予付款情況進行跟蹤管理，每季度必須通過對帳函或電話等方式與供應商核對往來帳項。8、 倉庫部門對簽批齊全的“材料申購單”、“質(zhì)量驗收單”、“過磅單”“材料入庫單”“領(lǐng)料單”應于次日早轉(zhuǎn)交到財務部門入帳。財務部門依據(jù)入庫單作暫估入帳，待供應商持發(fā)票附材料入庫單結(jié)算。9、 材料入庫單供應商名稱必須與合同的簽約方及收款單位一致，發(fā)票類型要在入庫單上注明。10、 材料入庫單附發(fā)票聯(lián)、結(jié)算運費聯(lián)集中發(fā)放，領(lǐng)單人（承運方或供應商）在附發(fā)票聯(lián)、結(jié)算運費聯(lián)發(fā)放登記表上簽字。六、原材料出庫控制1、根據(jù)生產(chǎn)需要，材料使用部門開具材料出庫單（注明用途），經(jīng)企業(yè)負責人或授權(quán)人簽批后，由領(lǐng)料人到倉庫領(lǐng)取，嚴禁以急用為理由，先領(lǐng)用后開單或白條頂庫。大宗主要生產(chǎn)用材料，按配方加合理損耗后，由使用部門填制領(lǐng)料單，辦理簽批手續(xù)后出庫。2、確因特殊情況，需要未驗收就使用的，應由使用部門填寫“急用材料報告”，經(jīng)企業(yè)負責人批準后方可使用。3、對于生產(chǎn)過程中經(jīng)常使用的材料，領(lǐng)用量不準超過一天的使用量，嚴禁超額領(lǐng)用，或以使用方便為由，在車間（工地）另設倉庫儲存材料。倉庫保管人員應對領(lǐng)用的材料進行跟蹤監(jiān)督，按月對材料的使用情況進行清查，必要時應責成使用單位建立材料使用備查薄。4、對于材料領(lǐng)用后又在兩天內(nèi)未使用的，應責成使用單位退回，使用單位退回的材料應由使用單位填寫材料退回申請單，注明退回原因經(jīng)使用單位負責人、單位負責人批準后到倉庫辦理退料手續(xù)。并追究領(lǐng)料人員的責任，每次處以50-200元罰款。5、領(lǐng)料單當日內(nèi)有效，在當日內(nèi)如有退貨，要把領(lǐng)料單所有聯(lián)次全部附在領(lǐng)料單上，并加蓋“作廢”章，如在次日退貨，用領(lǐng)料單紅沖作為退貨入庫依據(jù)。6、銷售材料的出庫：應與銷售產(chǎn)品一樣，必須有財務部門開具的銷貨清單（或出門證、出租出借物料單），倉庫保管人員才能發(fā)貨，保衛(wèi)部門才能放行。嚴禁以企業(yè)負責人或其他部門負責人的話語或批條發(fā)貨、放行，發(fā)現(xiàn)一次，提請總公司保衛(wèi)部門對保衛(wèi)人員處以貨物價值50%-100%并不低于100元的罰款。七、材料庫存保管：1、材料的存放應按區(qū)域排放整齊、便于清點，當日業(yè)務要及時記帳和更新卡片，必須做到日清月結(jié)，確保倉庫物資每時每刻的帳、卡、物相符，并且記帳依據(jù)要齊全、完整。2、 倉庫保管人員應對所保管的材料要定期進行清查，發(fā)生的盤盈、盤虧、火災、被盜、腐爛變質(zhì)、貶值和超過三個月積壓未用等無形的損失，應及時上報主管部門（企業(yè)負責人及財務部門），同時應注明原因及責任人。3、 倉庫保管員應確保材料的安全存放，作好六防工作：即防火、防盜、防丟失、防蟲叮鼠咬、防霉變、防雨雪。保持倉庫的衛(wèi)生清潔。八、廢品、廢料管理1、車間（鋁合金、木工車間）生產(chǎn)或工地建設產(chǎn)生的廢品、廢料要求及時辦理入庫手續(xù)，入庫時必須進行過磅或通過其他可行的計量手段準確確認數(shù)量，由倉庫保管員監(jiān)磅并驗收入庫，入庫單上要求有生產(chǎn)部門負責人簽字，以證明確屬廢品、廢料。2、已經(jīng)入庫廢品、廢料的管理視同庫存材料的管理要求。3、需要出售時，總公司有規(guī)定的