圖書館自動化管理系統(tǒng).ppt

圖書館自動化管理系統(tǒng) 主講人 圖書館自動化管理系統(tǒng)簡介 本 圖書館自動化管理系統(tǒng) 是一款適合于中小型圖書館使用的圖書管理軟件 常用功能主要有 書籍管理 期刊管理 物品管理 讀者管理 借 還 預(yù)借 續(xù)借和統(tǒng)計分析等 具有操作靈活 界面簡單 智能化好 開放性好 報表豐富 安全性好等特點 有著良好的兼容性 先進性與擴充性 圖書館自動化管理系統(tǒng)簡介 對于圖書館管理人員來說 一款圖書管理軟件的好壞不在于軟件功能有多么的花哨 界面有多么的炫麗 而是在于圖書管理人員學習起來是否簡單 操作起來是否費事或者難于理解等等 我們經(jīng)過長時間摸索 總結(jié)了多年使用電腦管理圖書館業(yè)務(wù)的經(jīng)驗 使得本圖書管理軟件在業(yè)務(wù)上做得尤為人性化 圖書管理人員在使用軟件過程中 一切操作都非常自然和便于理解 管理人員根本無需花太多時間在學習使用上 基本上打開界面就會操作 這些我們稍后來驗證 圖書館自動化管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)拓撲圖 圖書館自動化管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 按功能可以分為 1 主程序操作端主要用于流通操作 借書 還書等 和資料管理操作 錄入 刪除等 以及統(tǒng)計分析等操作 操作者主要是圖書館的管理人員 讀者查詢端主要用于查詢圖書館的書籍館藏情況 館藏位置以及讀者當前的借閱情況 方便讀者根據(jù)具體提示信息進行更精確的操作 操作者主要是讀者 讀者借閱圖書簡單流程 對于開放式圖書館 常用讀者借閱流程有以下兩種 1 讀者明確知道自己想借的具體圖書 可以先在圖書管理系統(tǒng)查詢端查找 根據(jù)檢索到的信息進行處理 可參考以下流程圖 2 讀者沒有明確目標 則不僅可以在圖書管理系統(tǒng)查詢端查找 也可直接到圖書館中查找 一般情況下 圖書館擺放圖書是有一定規(guī)律的 比如按分類號擺放 讀者可以根據(jù)自己感興趣的分類進行查找 圖書館管理人員日常操作 其實 圖書館一旦建設(shè) 建庫 完成 日常操作中最常用的操作就是進行流通管理 借書 還書等操作 了 關(guān)于本圖書管理軟件在圖書館建庫方面的優(yōu)勢 我們稍后再談 為了驗證前面提到的軟件功能如何的清晰易懂 現(xiàn)在我們首先就圖書管理人員最常用的流通管理進行講解 為了便于后面講解 我先假設(shè)軟件中已經(jīng)存在了編號為0001的讀者資料和編號為0001 0002的書籍資料 關(guān)于如何在系統(tǒng)中新增資料 可以參考附帶的語音操作演示 出借操作 讀者借閱圖書的具體操作一般是 讀者攜帶自己的讀者會員卡 到館藏地找到對應(yīng)想要借閱的圖書 然后攜帶會員卡及圖書到圖書館柜臺辦理借閱業(yè)務(wù) 圖書管理人員的業(yè)務(wù)流程是 首先用條碼槍或者讀卡器配合軟件系統(tǒng)識別讀者會員卡 以便確認讀者身份 然后再用條碼槍依次識別讀者攜帶的圖書 最后由圖書管理軟件自動記錄到數(shù)據(jù)庫中 至此整個借閱業(yè)務(wù)完成 以下是詳細借閱流程 您也可以參考附帶的語音演示 出借操作 用鼠標點擊工具欄上的 出借資料 出現(xiàn)如下對話框 出借操作 在讀者編號輸入框內(nèi)輸入0001 用鍵盤或者條碼掃描槍 出現(xiàn)如下圖 出借操作 先選擇書籍選項 然后在資料編號輸入框內(nèi)輸入0001 用鍵盤或者條碼掃描槍 出現(xiàn)如下圖 出借操作 在資料編號輸入框內(nèi)按回車鍵 ENTER鍵 出現(xiàn)如下圖 出借操作 我們重復以上操作 以便一次借出兩本書 如下圖 輸入書籍編號0002后按回車鍵 出借操作 再在資料編號輸入框內(nèi)按回車鍵 ENTER鍵 即可完成借出操作 出現(xiàn)如下圖 借出操作演示完畢 歸還操作 讀者歸還圖書最簡單的操作是 讀者攜帶自己將要歸還的圖書到圖書館柜臺 圖書管理人員的業(yè)務(wù)流程是 用條碼槍識別讀者攜帶的圖書條碼 圖書管理軟件根據(jù)圖書條碼編號從數(shù)據(jù)庫中獲取借閱此書的讀者 然后自動把歸還信息添加到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中 至此整個歸還業(yè)務(wù)完成 以下是詳細借閱流程 您也可以參考附帶的語音演示 其實軟件本身有多種操作方式 這里只列舉一種比較簡單的方式 比如您也可在歸還圖書時先識別讀者會員卡 然后根據(jù)讀者信息一次性檢索出所有當前讀者借閱的圖書 之后再一次性歸還 也很方便 具體使用哪種 需根據(jù)圖書管理人員的喜好 歸還操作 用鼠標點擊工具欄上的 歸還資料 出現(xiàn)如下對話框 歸還操作 在資料編號輸入框內(nèi)輸入0001 用鍵盤或者條碼掃描槍 出現(xiàn)如下圖 出借操作 在資料編號輸入框內(nèi)按回車鍵 ENTER鍵 出現(xiàn)如下圖 對應(yīng)的借閱者編號會自動出現(xiàn) 出借操作 根據(jù)界面的提示 再在資料編號輸入框內(nèi)按回車鍵 ENTER鍵 即可完成歸還操作 出現(xiàn)如下圖 歸還操作演示完畢 軟件的續(xù)借和預(yù)借功能的使用方法跟以上操作差不多 這里就不一一演示了 以下將講解下一個重要話題 圖書館建庫 圖書館建庫 在圖書館日常管理中 最常用的是圖書流通管理 日常借書和還書等操作 但是最麻煩的卻是圖書館建館之初的圖書加工和建庫工作 主要包括 1 把書目數(shù)據(jù)錄入到軟件系統(tǒng)中 2 給每本書貼上唯一的條碼 并結(jié)合每本書的特點 給每本書貼上書標 索書號 部分圖書館可能還需要給每本圖書加磁條 按照書標指定的位置并按照一定的規(guī)律進行上架 根據(jù)圖書館的特殊需求對圖書進行加工操作 如蓋章等等 這些工作說起來很簡單 但做起來確是相當麻煩 還好 我們有一套建庫的步驟 見附帶的圖書館建庫步驟材料 可以給大家節(jié)約不少時間和少走不少彎路 圖書館建庫 我們這里暫且不討論建庫的具體步驟 因為具體步驟不同的軟件應(yīng)該都有介紹 當然我們也有多年的經(jīng)驗 具體可以參考我們附帶的建庫步驟資料 根據(jù)實際情況簡單調(diào)節(jié)一下就可以直接使用了 我們這里現(xiàn)在主要要討論的是建庫工作中大家公認的難點 具有以下特點 1 大家都可以用得上的 2 在建庫工作中最麻煩的 3 其他軟件比較難解決的 圖書館建庫 圖書館建庫中最麻煩的應(yīng)該算是圖書編目 書目信息錄入 工作了 按常規(guī)思維 書目數(shù)據(jù)需要一條條的錄入到系統(tǒng)中 包括書名 作者 出版社 中圖分類號 價格 頁碼等等 若要保證錄入的數(shù)據(jù)信息質(zhì)量好 普通人錄入一條數(shù)據(jù)就要花費好幾分鐘時間 這樣算下來 一個人一個小時才能錄入不到20條 一天工作 小時 也才錄入不到160條的書目數(shù)據(jù) 那么怎么樣才能提高書目數(shù)據(jù)錄入的效率呢 我們主要通過兩種方法進行提高效率 電子數(shù)據(jù)共享 就是現(xiàn)成的數(shù)據(jù)拿過來作為基本數(shù)據(jù)導入到我們軟件中去 這種現(xiàn)成的數(shù)據(jù)可以是別的圖書館的數(shù)據(jù) 或者在購買圖書的時候圖書供應(yīng)商提供的電子數(shù)據(jù) 格式一般為馬克格式或者EXCEL格式 遠程書目數(shù)據(jù)共享平臺 通過我們公司提供的遠程書目數(shù)據(jù)共享平臺遠程獲取數(shù)據(jù) 您只需要錄入圖書自帶的 碼 軟件就可以自動獲取到書目數(shù)據(jù)的信息 非常方便 書目數(shù)據(jù)共享平臺可以跟本圖書管理軟件配套使用 直接把獲取到的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到本系統(tǒng)中 下面我們來分別進行圖示演示 馬克 marc 概念 要是第一次接觸 馬克 這次詞語 肯定會被嚇倒 認為又一個復雜的概念來了 其實不然 這個詞語就是名字聽起來洋氣 其實 它就是一種簡單的文本文件格式 這里為了大家能理解 我把概念簡化一下 其實馬克格式就是為了能在不同的圖書館之間共享書目數(shù)據(jù)而誕生的一種數(shù)據(jù)格式 例如 A圖書館和B圖書館有相同的圖書 各10萬冊圖書 A圖書館用某款軟件花了大批時間和精力錄入了10萬條數(shù)據(jù) B館又用另一款圖書管理軟件進行錄入數(shù)據(jù) 并且B館想用A館已經(jīng)做好的數(shù)據(jù)資料 該怎么辦呢 因為A館和B館用的是不同的圖書管理軟件 所以數(shù)據(jù)庫肯定不一樣 數(shù)據(jù)肯定不能通用 于是這時候馬克數(shù)據(jù)格式出現(xiàn)了 也就是說 不同的軟件支持同樣的格式就可以達到數(shù)據(jù)資源共享的目的 所以馬克格式數(shù)據(jù)就是在這種需求下產(chǎn)生的 按照上面的例子 其實可以共享資源的格式不應(yīng)該僅僅是馬克格式 常用的格式應(yīng)該都可以作為共享資源的媒介 比如EXCEL DBF等格式 至于在圖書館行業(yè)中馬克格式為什么這么流行 可能是因為馬克產(chǎn)生的時候EXCEL等格式還不存在吧 還有就是現(xiàn)在大多資源已經(jīng)以馬克形式存在了 當然 馬克格式作為圖書館行業(yè)標準發(fā)展到現(xiàn)在 內(nèi)部有些結(jié)構(gòu)可以說是其他格式所替代不了的 但是若僅僅共享書目數(shù)據(jù)這一功能 EXCEL DBF等其他格式也是完全可以的 馬克數(shù)據(jù)導入 點擊菜單 系統(tǒng)設(shè)置 導入數(shù)據(jù) 出現(xiàn)如下圖 馬克數(shù)據(jù)導入 選中 所導入的數(shù)據(jù)格式為MARC格式 出現(xiàn)如下圖 馬克數(shù)據(jù)導入 點擊 下一步 出現(xiàn)如下圖 左邊的項目表示馬克數(shù)據(jù)中的字段 右邊項目表示馬克字段對應(yīng)的我們能看得懂的書目數(shù)據(jù)字段名 如果對馬克字段很了解 可以添加或者修改 以便符合自己的需要 馬克數(shù)據(jù)導入 點擊 下一步 出現(xiàn)如下圖 選擇需要導入的馬克格式數(shù)據(jù) 然后點擊 打開 馬克數(shù)據(jù)導入 出現(xiàn)如下圖 等所有的馬克數(shù)據(jù)全部處理完成 然后點擊 下一步 馬克數(shù)據(jù)導入 下圖中 左邊項目表示被導入進來的馬克數(shù)據(jù)中的字段 右邊表示我們軟件系統(tǒng)中的字段 這里的意思表示從左邊導入到右邊 如果映射有錯 可以隨時點擊左邊項目進行修改 如果正確 則點擊 下一步 馬克數(shù)據(jù)導入 下圖中 數(shù)據(jù)正在導入中 等數(shù)據(jù)標準化結(jié)束后 點擊 自定義編號 給每條數(shù)據(jù)另外分配一個編號 馬克數(shù)據(jù)導入 下圖中 點擊 是 馬克數(shù)據(jù)導入 所有編號重新分配 如下圖 點擊 完成 馬克數(shù)據(jù)導入 至此 馬克數(shù)據(jù)導入完成 特別說明 剛我們演示了馬克數(shù)據(jù)的導入步驟 其實大部分情況下 導入的馬克數(shù)據(jù)跟圖書館里實際存在的圖書是有差別的 比如導入了5萬條馬克書目數(shù)據(jù) 但是實際上圖書館內(nèi)只有5000冊圖書能在被導入的數(shù)據(jù)中找到 剩余的45000條沒有用 而且導入的書籍條碼編號跟圖書館里的也不同 怎么辦呢 下面我們來解決這個問題 特別說明 按快捷鍵 ALT B 打開書籍資料錄入窗口 特別說明 我們一本本地錄入圖書館中的圖書 假設(shè)被導入的馬克數(shù)據(jù)中存在ISBN碼為9787115147844的圖書 那么當我們錄入到這本圖書的時候 書籍資料會被直接掉出來 注意 若ISBN已存在 則調(diào)出對應(yīng)的數(shù)據(jù) 復選框應(yīng)選中 特別說明 給新錄入的圖書分配一個條碼編號 一般已經(jīng)貼好在書上了 直接用條碼槍可以掃描到書籍編號中 如下圖 特別說明 等圖書館內(nèi)的所有圖書都錄入完成之后 就可以把之前導入進來的馬克數(shù)據(jù)刪除了 具體方法是 在菜單中點擊 資料管理 借閱資料管理 批量刪除管理 出現(xiàn)批量刪除對話框 篩選出導入的馬克數(shù)據(jù)即可 特別說明 全選后點擊 刪除選中資料 提示如下圖 特別說明 我們到圖書資料管理界面刷新一下 可以看到 剩余的資料就是我們真正需要的書目數(shù)據(jù)資料 馬克數(shù)據(jù)導入操作演示完畢 EXCEL格式及兼容二維表格式概念 EXCEL格式及兼容二維表格式的數(shù)據(jù) 表示數(shù)據(jù)的存在形式為二維表格式 即由多行的數(shù)據(jù)組成 一行數(shù)據(jù)表示一條書目數(shù)據(jù) 一般第一行表示書目數(shù)據(jù)的標題 每列都表示書目數(shù)據(jù)信息的一個屬性 比如書名 作者等 如下圖 EXCEL格式及兼容數(shù)據(jù)導入 點擊菜單 系統(tǒng)設(shè)置 導入數(shù)據(jù) 出現(xiàn)如下圖 EXCEL格式及兼容數(shù)據(jù)導入 點擊 下一步 出現(xiàn)如下圖 選擇需要導入的EXCEL或兼容格式數(shù)據(jù) 然后點擊 打開 EXCEL格式及兼容數(shù)據(jù)導入 出現(xiàn)如下圖 等所有的EXCEL或兼容格式數(shù)據(jù)全部處理完成 然后點擊 下一步 EXCEL格式及兼容數(shù)據(jù)導入 下圖中 左邊項目表示被導入進來的馬克數(shù)據(jù)中的字段 右邊表示我們軟件系統(tǒng)中的字段 這里的意思表示從左邊導入到右邊 如果映射有錯 可以隨時點擊左邊項目進行修改 如果正確 則點擊 下一步 到這里 大家應(yīng)該能清晰的看到 EXCEL格式數(shù)據(jù)及其他兼容的二維表格式數(shù)據(jù)導入操作方法跟我們之前說到的馬克數(shù)據(jù)導入操作基本上沒有什么區(qū)別了 這里就不一一演示了 以下將講解下一個重要話題 通過 遠程書目數(shù)據(jù)共享平臺 進行書目數(shù)據(jù)的錄入 EXCEL格式及兼容數(shù)據(jù)導入操作演示完畢 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 書目數(shù)據(jù)共享平臺 是一款實現(xiàn)書目數(shù)據(jù)資源共享的軟件 它采用最新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)了圖書的套錄 即管理人員錄入書籍信息時只需要輸入書籍的ISBN碼就可以遠程獲取我們公司服務(wù)器里的圖書書目信息 書目數(shù)據(jù)共享平臺 可以跟我公司的圖書管理軟件配套使用 直接把獲取到的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到本系統(tǒng)中 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 書目數(shù)據(jù)共享平臺的主界面如下圖 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 選擇圖書編目中的編目管理 點擊工具欄中的添加 出現(xiàn)如下圖的圖書編目窗口 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 用條碼掃描槍或手工將書本后面的ISBN碼錄入到標準ISBN輸入框中 按回車鍵 系統(tǒng)就會遠程調(diào)用數(shù)據(jù) 點擊新增 一條數(shù)據(jù)就編目好了 如下圖 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 注 想在我們公司的圖書信息數(shù)據(jù)庫里獲取數(shù)據(jù)就需要在 遠程獲取圖書信息 欄打勾 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 選擇圖書編目中的典藏管理 進入界面后 選擇典藏新書 輸入需要典藏的書籍的ISBN碼 按回車鍵 該本書信息調(diào)出 給這本書編個號 選擇館藏地 如若含復本 就輸入復本數(shù) 如下圖 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 上面我們演示了通過共享平臺錄入書目數(shù)據(jù)并給每本書分配條碼和索取號的操作 等到所有的圖書都已經(jīng)錄入好了 我們就得進行下一個重要的步驟了 就是把當前共享平臺里的做好的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到我們的圖書管理軟件中 下面我們來解決這個問題 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 先在圖書管理軟件中點擊菜單 系統(tǒng)設(shè)置 數(shù)據(jù)庫連接 打開 連接設(shè)置框 將數(shù)據(jù)庫連接方式設(shè)置為網(wǎng)絡(luò)版 并設(shè)置為服務(wù)器端 服務(wù)器名稱設(shè)置為 abc 如下圖 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 在上面的操作中點 確定 后 圖書管理軟件就被設(shè)置成服務(wù)器端了 可以在軟件的左下角看到設(shè)置情況 如下圖 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 然后在 書目數(shù)據(jù)共享平臺 中點擊圖書典藏中的轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù) 輸入數(shù)據(jù)庫名 abc 點擊連接 如下圖 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 點擊 開始轉(zhuǎn)移 數(shù)據(jù)便可一次性轉(zhuǎn)移到圖書管理軟件中了 如下圖 書目數(shù)據(jù)共享平臺 介紹 等所有數(shù)據(jù)全部轉(zhuǎn)移完成了 系統(tǒng)會提示如下圖信息 一般點擊 是 就可以了 注 種次號是指錄入該類書籍時按錄入時間先后的順序號 比如TP類圖書 按時間先后錄入的順序 第一本的種次號為1 第二本就是2了 這個在附帶的圖書資料錄入演示中有介紹 因為在 書目數(shù)據(jù)共享平臺 中也記錄了錄入的種次號 可能跟圖書管理軟件中的不一樣 所以這里會詢問是否一起轉(zhuǎn)移 轉(zhuǎn)移了就表示當前用共享平臺中的種次號 不轉(zhuǎn)移就表示繼續(xù)使用圖書管理軟件中之前的種次號 其實通常經(jīng)過多次導入和轉(zhuǎn)移 圖書管理軟件中種次號都會亂掉 還好我們的圖書管理軟件中提供了一個非常好的解決方案 等下我們在補充說明中進行詳細講解 至此 書目數(shù)據(jù)共享平臺操作演示完畢 種次號補充說明 一般情況下 圖書錄入等工作都是多人協(xié)同工作的 有的管理人員進行數(shù)據(jù)導入 有的通過共享平臺逐條錄入 方法很多 每種方式錄入的數(shù)據(jù)都會產(chǎn)生自己的種次號 經(jīng)過多次導入和轉(zhuǎn)移 圖書管理軟件中種次號都會亂掉 最后所有工作人員再把做好的書目數(shù)據(jù)合并在一起 種次號肯定就非常亂了 大多數(shù)圖書館中 圖書的種次號跟每本圖書的排架位置是相關(guān)的 如果亂了 可能會影響后期的圖書上架 那么怎么來解決這個問題呢 還好我們的圖書管理軟件中提供了一個非常好的解決方案 下面我們來解決這個問題 種次號補充說明 在我們的圖書管理軟件中 圖書的種次號跟圖書的排架位置是相互關(guān)聯(lián)的 每本圖書的種次號和分類號最終是需要被打印出來做成書標貼在圖書的書脊上的 所以必須在書標打印出來之前先解決種次號混亂的問題 一旦書標打印好了 就不能按照我下面演示的方