如何進行公文修改

精選文庫第五節(jié) 怎樣進行公文的修改一、為什么要重視修改環(huán)節(jié)修改是對初稿進行審查，予以推敲、調(diào)整、核實、刪改、增補，直至定稿的一種思維活動和行為過程。初稿，大致可分為雛形式初稿和定局式初稿。所謂“雛形式初稿”，就是根據(jù)提綱，把自己的構(gòu)思草創(chuàng)成文，通常稱之為“草稿”，它存在著較多較大的“病癥”，需要進行修改的“大手術(shù)”，有時甚至需要全部推倒重來。其原因不是自己的認(rèn)識水平與領(lǐng)導(dǎo)意圖不符，便是寫作水平與自己的愿望有著較大的距離。所謂“定局式初稿”，就是文章材料的處理、安排和對寫作竭力的表述已基本定局，無須進行“大手術(shù)”，只需對存在的疏漏、表述不周等進行推敲、修正和增補。文稿修改的重要性，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（一）修改是提高公文質(zhì)量的有效途徑文章是客觀事物的反映，而客觀事物是復(fù)雜曲折的，人們對客觀事物的認(rèn)識不是一次就能完成的，它決定了文章不可能一下子就反映得全面、深刻無誤。要反映得準(zhǔn)確、恰當(dāng)，需要有一個反復(fù)思索、逐步深化和去粗取精、去偽存真的認(rèn)識過程。公文寫作更不同于其他文章。其他文章的作用，所寫的大多是自己所熟悉的事物；而公文的作者，由于工作的需要，即使是不熟悉的也得寫。因此，公文的作者對客觀事物的認(rèn)識更難免存在這樣或那樣的不足之處，更需要對事物進行再思索、再認(rèn)識。對文章進行修改即是對事物的認(rèn)識進一步明確、深刻、全面的過程，也是對所寫文章的表現(xiàn)形式趨于完善的過程。對修改的重要性和必要性，中外許多寫作大家都有過論述。（二）修改是提高寫作水平的重要途徑要提高寫作水平，通常說“多讀多寫”，其中“寫”，其實就包含修改。只有對自己文章不斷進行修改，才能發(fā)現(xiàn)自己在寫作中的長處和不足。對其優(yōu)點，加以總結(jié)，積累經(jīng)驗，予以發(fā)揚；對其缺點，找出原因，進行改正。這樣，每修改一次，就有一次的提高，不斷修改的過程，也就是不斷提高寫作水平的過程。在習(xí)作中，提倡一題多作，反復(fù)修改，目的就在于逐步提高寫作能力，以求寫出比較好的文章。此外，修改也是制文者對受文機關(guān)、對工作負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。特別是寫行政公文，要以黨和國家的方針政策為指導(dǎo)，要在實際工作中產(chǎn)生效應(yīng)，如果有錯誤或不當(dāng)之處，都會給受文機關(guān)帶來執(zhí)行或運輸?shù)睦щy，而貽誤工作，造成損失。因此，對初稿進行認(rèn)真修改，是寫作者事業(yè)心和責(zé)任感的體現(xiàn)。二、公文修改的一般要求（一）要遵守公文修改的邏輯程序尤其是公文的初稿，一般應(yīng)按照主題、材料、結(jié)構(gòu)、語言的順序，由主到次、從大到小地逐一進行修改。公文中主題的變更，往往“牽一發(fā)而動全身”，材料、結(jié)構(gòu)、語言等都需進行相應(yīng)的修改。如果不首先考慮公文大的方面，而先精雕細(xì)刻語言，那么，一旦主題、材料等有所變更的話，語言必然要重新進行調(diào)整，甚至有的層次和段落將整個兒地被刪去。這樣勢必使部分已經(jīng)完成的修改變成徒勞，從而影響公文寫作的效率。因此，強調(diào)公文修改的程序是十分重要的。（二）要立足公文整體進行局部修改有的人修改公文，往往缺乏系統(tǒng)、整體的觀念，津津樂道于公文局部、細(xì)處的雕琢，因此有的修改常常成為公文的贅疣。一個詞，一個句甚至一個段，孤立地看也許很美，如果放錯了地方，它就會起相反的作用。公文是個有機的整體，全體協(xié)調(diào)勻稱才算美。只有孤零零的一處美，就會破壞協(xié)調(diào)，失去整體的美。我們修改公文時，一定要用宏觀、全局的眼光，去進行微觀、局部的修改。哪怕某一局部、細(xì)處再生動形象、富于文采，只要同公文整體不和諧，也要忍痛割愛。（三）要具有一絲不茍的精神公文修改從某種意義上說，比起公文起草更為艱巨。有的人公文寫完后一擱了事，就是不愿意修改，這樣的公文怎么能精益求精。不斷提高質(zhì)量呢？現(xiàn)在流傳下來的古文名篇，其字字句句都滲透者古人一絲不茍的精神。現(xiàn)在社會節(jié)奏加快了，我們不可能對一篇公文進行長時間的反復(fù)修改，但古人寫文章那種一絲不茍，刻意修改的認(rèn)真負(fù)責(zé)精神。還是值得我們好好學(xué)習(xí)的。寫作是一項艱苦的腦力勞動，修改更需付出心血。我們要思想重視，態(tài)度認(rèn)真，不斷提高自己的公文寫作水平。三、修改的要領(lǐng)一：看觀點是否正確修改公文要注意文稿的基本觀點是否符合馬列主義毛澤東思想，是否符合辯證唯物主義。如有片面的、絕對化的，不符合馬列主義思想原則觀點的內(nèi)容務(wù)必要糾正。文中所提的要求、號召、措施等也必須符合黨和國家的方針、政策、法令，否則必須修改。四，修改的要領(lǐng)二：看主題是否明確一篇公文在制寫前就必須有十分明確的目的，要說明和解決什么問題，務(wù)必表述清楚。修改時首先要看主題是否集中、明確、前后一致，還要檢查公文所表達的思想觀點與現(xiàn)行的法律法規(guī)方針政策是否一致、看看材料能否為主旨或觀點服務(wù)，寫作意圖是否表達清楚，對錯誤的.模糊的和膚淺的地方要進行修正?，F(xiàn)實生活中對公文主題把握不好造成的錯誤很多，在這里略舉一二。比如，由于寫作人員對公文主題的把握不準(zhǔn)確，使標(biāo)題偏離了主題。一份簡報想反映某市根據(jù)農(nóng)副產(chǎn)品市場供應(yīng)情況，有計劃地提高了一部分農(nóng)副產(chǎn)品的收購價格，全市農(nóng)副產(chǎn)品收購價格總水平比上年上升16.1%、從而調(diào)動了京郊農(nóng)民發(fā)展農(nóng)副產(chǎn)品的生產(chǎn)積極性。原標(biāo)題這樣擬寫：1987年某市農(nóng)副產(chǎn)品收購價格總水平上升16.1%，很明顯這個標(biāo)題只反映了該文的一部分內(nèi)容，而該文的主要內(nèi)容卻沒能概括進去，這份簡報被采用時，將標(biāo)題改為某市運用價格杠桿促進農(nóng)副產(chǎn)品生產(chǎn)，這就比較準(zhǔn)確地概括了全文的意思。要想檢驗是否明確主題，首先看文稿是否抓住了重點問題，并針對重點問題做出了明確的回答，全文是否句句段段都圍繞這一重點問題展開。這是大問題，如果文稿中這方面有問題，一定要全面認(rèn)真改稿。其次要注意一篇公文只能有一個中心，不能什么都寫，并列一起。什么問題都想一起解決，這樣會始誤主要問題的解決。因此，發(fā)現(xiàn)這樣的問題要刪去多余的，堅特只在主要問題上下功夫。再次要注意考慮所選材料是否能說明問題，如果材料與主題不符將會鬧笑話、會大大減弱公文的說服力，因此所選材料要典型，否則就必須更換。有了重點問題、有了充分的能說明問題的材料，還要有充分的科學(xué)的分析論證，使觀點與材料融為一體、使材料、事例緊扣觀點、充分論證，觀點鮮明有論有據(jù)。五，修改的要領(lǐng)三：看格式是否符合規(guī)定國家行政公文處理辦法對格式、標(biāo)準(zhǔn)有明確的規(guī)定可以參照執(zhí)行，但人們在具體行文中仍出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤。排版規(guī)格不當(dāng)。如公文標(biāo)題應(yīng)在紅色（黑色）反線下空2行處，函的公文標(biāo)題在發(fā)文字號下空2行處，居中排布，用2號小標(biāo)宋體字，正文用3號傷宋體字，一般每頁排22行，每行排25個字。如果字?jǐn)?shù)偏多、則分行排列，分行時不要把各行上下對齊排成等長，可視字?jǐn)?shù)少居中排成一行或二至三行，不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾，要做到語意完整、排列對稱、間距恰當(dāng)，而人們在實際操作中往往是各行其是，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性。這里有一個公文標(biāo)題排列不恰當(dāng)?shù)睦?，某某市城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會關(guān)于解決京廣鐵路沿線武漢域區(qū)段部分景墻建設(shè)經(jīng)費的請示為加快京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治步伐，美化鐵路沿線景觀，根據(jù)京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治規(guī)劃，經(jīng)市政府研究同意在興建的景墻。這份請示，要求解決修建沿鐵路干線幾個城區(qū)段景墻建設(shè)經(jīng)費問題。但是這里的標(biāo)題排列是城區(qū)段與部分相連，兩者復(fù)指、即部分就是城區(qū)段，城區(qū)段等于部分，這樣理解就成了要求解決的是某的城區(qū)段部分的全部景墻的建設(shè)經(jīng)費問題。正確的排列是：某市城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會關(guān)干解決京廣鐵路沿線武漢城區(qū)段部分景墻建設(shè)經(jīng)費的請示六、修改的要領(lǐng)四：看材料是否可靠公文寫作要求材料真實、典型和充實。公文不是小說，材料與實際情況必須完全吻合。因為公文中的材料是觀點賴以生存的關(guān)鍵，材料不實，觀點站不住腳。文稿也就全軍覆沒了。因此要檢查公文是否翔實，有沒有多余的材料，詳略是否得當(dāng)。同時還要審核材料的真實性和典型性。對不真實，不典型，也就是那些多余的、無價值的、與主題無關(guān)的材料要剔除，對缺少的材料要適當(dāng)增補。七、修改的要領(lǐng)五：看結(jié)構(gòu)是否清晰好的公文結(jié)構(gòu)完整、嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明、首尾圓合、迂曲多變，主題能明確地表達出來，形成一個完美的藝術(shù)整體、如果結(jié)構(gòu)松池，層次混亂，賓主無序，就必須修改。公文寫作也要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、完整和有條理。因此，要檢查公文的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是否合理，是否符合文體要求，不合理的、不符合要求的應(yīng)進行相應(yīng)的調(diào)整。除此外還要檢查公文層次是否清楚，是否符合大多數(shù)人的思維習(xí)慣；段與段的聯(lián)系是否緊密，首尾是否照應(yīng)，過渡是否自然，有沒有重復(fù)或與全文中心脫節(jié)之處，如有以上結(jié)構(gòu)上的問題，必須逐一改正。八、修改的要領(lǐng)六：看語言是否準(zhǔn)確、簡練、流暢公文語言首先要準(zhǔn)確，模棱兩可的公文讓人看了不知所謂。因此，在修改時發(fā)現(xiàn)有概念含混不清、容易產(chǎn)生歧義的必須修改。比如“免職”不含貶義寫成含貶義等。再比如公文中的數(shù)量詞要準(zhǔn)確。如果把樹的粗細(xì)寫成“碗口粗”或“兩抱粗”都不行，必須寫成幾年生的樹，按年輪科學(xué)計算。錘煉語言、推敲煉字是中國作家的優(yōu)秀傳統(tǒng)，特別是公文的語言講究精確，其每一個詞、每一個句子必須保持意思的唯一性，還要簡潔和通俗。因此要反復(fù)推敲語言。有沒有廢話、錯字、白字、病句等，語言表達是否準(zhǔn)確，是否符合文體要求。對語言的推敲不能滿足于沒有錯誤，而要追求妥帖完美。九、公文修改常用的幾種方法文件起草完畢，要經(jīng)過仔細(xì)的檢查和認(rèn)真的修改，起草人員要反復(fù)閱讀文稿，逐字逐句地檢查和認(rèn)真修改。觀點表述不夠鮮明的要重新措辭，材料敘述緊簡失當(dāng)?shù)囊右詣h除或補充，結(jié)構(gòu)安排不妥的要進行調(diào)整，內(nèi)容重復(fù)和可有可無的文字要舍棄，事件數(shù)字要檢查核實，文中的錯別字和標(biāo)點符號使用不當(dāng)?shù)囊＞唧w來說公文可以采用這樣的方法（一）四字法刪：沒價值、不典型、與主題無關(guān)的材料刪掉。補：材料少、內(nèi)容不充分，要添補材料。調(diào)，首尾段層不嚴(yán)密、不合理要調(diào)整使布局更合理、主題更突出。換：觀點，語言等方面不當(dāng)、不優(yōu)的更換成更理想的。（二）熱改法即通常所說的“進熱打鐵”，一旦文稿起章完畢馬上進行修改。此時：寫作者對寫作的整體構(gòu)思依然十分熟悉，對一些具體問題的思考也還記憶猶新，因此這時進行修改，可以及時有效地發(fā)現(xiàn)并彌補行文過程中的某些遺漏。同時，寫作者在起章過程中往往會有一些為了不打斷行文思路而暫時擱置的問題，例如某個材料是否需要調(diào)換，以及某些語言的運用尚待深入推敲，等等，都需要在完稿之后再從全局出發(fā)統(tǒng)籌考慮，妥善處理。（三）暫擱法暫擱法，就是寫好初稿后，如果不需要其他人參與審核、修改，就不要馬上改，而是暫時放一放，過些時候再修改。因為剛一完稿，作者的思想感情往往還處在興奮的狀態(tài)之中，思路還停留在原有的基礎(chǔ)上，這時忙于提筆修改，也難于發(fā)現(xiàn)同題。而在放一放的過程中，作者對所寫的東西，就能做出進一步思考，會有新信息輸人腦中，冷靜一下大腦，思想會更清醒，思路會更明晰，認(rèn)識會更深刻，技巧會更成熟，語言會更豐富，修改效果會更好。（四）自讀自改法每寫一份公文，最好自己朗讀或默讀幾遍，在朗讀或默讀中，遇有語意不暢的地方，隨手改正，這是一種自我移位體驗。公文中的毛病，光靠目閱，有時不容易發(fā)現(xiàn)，一讀，別扭而不暢達的地方，就立即出現(xiàn)。公文是實用文，使用范圍廣泛，總要使人讀起來順暢明白，否則.會影響工作效率。在基本定稿后，還要捧著稿子把文章從頭到尾朗讀一遍。思索哪些地方拗口，哪些句子不通順，然后再仔細(xì)推敲斟酌做認(rèn)真的潤色修改。（五）比較法用不同的字、詞、句以及新的材料等，同初稿中感覺不妥的部分加以比較，然后進