2015_單證操作流程.doc

單證流程2015-5-7一. 出貨前：1. 發(fā)票號：業(yè)務(wù)員向單證處領(lǐng)取發(fā)票號, 號碼結(jié)尾為4, 7, 9的都跳過(如BJ08133,BJ08135)大部分業(yè)務(wù)用的發(fā)票號是BJ開頭，U1和WM出貨的例外，以YBP開頭。代理報關(guān)的，寧電南方的用NF開頭，中基用AU開頭，寧電國貿(mào)用RY開頭，潤泉自己報關(guān)的發(fā)票號以RQ開頭。2. 出貨清單: 業(yè)務(wù)員通過郵件將電子稿出貨清單發(fā)給對應(yīng)的單證。3. 訂艙：與業(yè)務(wù)員確認(rèn)好貨好時間, 馬上打訂艙托單給貨代,向其訂艙。一般沒有特別原因不配預(yù)提柜。預(yù)提柜需要業(yè)務(wù)員向許靜姐提出申請，并郵件告知單證，單證才能去配。4. 訂單：客人PO，PI和PI回簽，需要在得到出貨清單的時候，一并向業(yè)務(wù)員索要。工廠訂單和工廠回簽，在出貨前要向跟單員索取。5. 商檢：看哪些產(chǎn)品要做商檢，如需要，馬上安排。目前我們經(jīng)常出貨的，要做商檢的貨：木制品, 絲瓜，劍麻，香皂，沐浴露，潤膚露，浴鹽。請注意沐浴露，潤膚露做商檢需要10個工作日，必須提前15天安排商檢。商檢金額一般控制在USD5000，退17%的USD10000左右。 6. 確認(rèn)船期: 一般訂艙單傳過去的第二天,貨代會和國外確認(rèn)好船期. 問貨代是幾號的船,幾號截關(guān),幾號幾點前截數(shù)據(jù).如進倉,問貨代最晚的進倉時間。如商檢未做的, 報關(guān)有問題的, 請在出貨清單上注明裝柜順序并電話通知徐主任.商檢做不出來的貨物要裝在集裝箱最里面。A. 江北工廠: 船期確認(rèn)后, 當(dāng)天必須傳出貨清單給江北工廠的徐主任并注明拖柜的時間。B如果是到其他工廠拖柜請事先與工廠負(fù)責(zé)人商量好工廠所要承擔(dān)拖柜費用，并在訂單注明扣除金額，確認(rèn)好費用后，待船期確認(rèn)后, 當(dāng)天必須傳出貨清單給生產(chǎn)工廠，出貨清單中注明拖柜的時間。整柜: 與業(yè)務(wù)員確認(rèn)準(zhǔn)確的貨好時間和徐主任（或其他生產(chǎn)工廠負(fù)責(zé)人）確認(rèn)好拖柜時間,告知貨代裝箱時間, 地址和聯(lián)系人. 在截數(shù)據(jù)之前, 必須拖柜, 否則會來不及出運，造成不可估量的損失。7.拼箱-進倉單: 貨代傳進倉單給我們, 我們按照進倉單上的地址安排生產(chǎn)工廠進倉。-進倉: 1.一般情況如果是A單盡可能讓生產(chǎn)工廠直接進倉，2.我司江北工廠包裝的, 傳進倉單給徐主任并填寫國內(nèi)運輸單(附上進倉單,需業(yè)務(wù)員簽字)給周經(jīng)理,告知進倉時間,周經(jīng)理會安排運輸8.報關(guān)數(shù)據(jù): 報關(guān)數(shù)據(jù)請?zhí)崆白龊脺?zhǔn)備工作，在截數(shù)據(jù)之前,做報關(guān)資料給貨代(報關(guān)發(fā)票,裝箱單,合同,報關(guān)單,申報要素,核銷單和報關(guān)委托書). 請注意: 此數(shù)據(jù)必須和出貨的數(shù)據(jù)一致,因此做數(shù)據(jù)前,必須與業(yè)務(wù)員確認(rèn)好最終正確的出貨數(shù)據(jù)9.確認(rèn)提單: 貨代發(fā)提單確認(rèn)件給我們, 提單上總的箱數(shù), 毛重,體積和品名必須和報關(guān)數(shù)據(jù)上的一致.請務(wù)必注意,否則會導(dǎo)致提單簽不出來, 如更改, 會產(chǎn)生改單費，公司不允許有改單費產(chǎn)生，請事先仔細(xì)核對。二. 出貨后1. 如整柜, 讓工廠將拖柜清單傳給我們, 再次與業(yè)務(wù)員的出貨清單核對下,如不符, 讓業(yè)務(wù)員修改直至正確為止。2. 產(chǎn)地證: 部分客人需要做產(chǎn)地證, 拖柜后或進倉后的1個工作日內(nèi)安排做產(chǎn)地證3. 預(yù)錄單: 報關(guān)后,馬上向貨代索取預(yù)錄單以備開票和記錄作業(yè)(請見第9條)用.收到預(yù)錄單后,須和報關(guān)資料核對是否正確,如有誤, 請馬上聯(lián)系貨代更改.4. 提單: 船開后, 馬上向貨代索取提單COPY件,收到后第一時間自行核對好后馬上發(fā)給客戶核對。5. 進倉或拖柜后第3個工作日必須發(fā)給客人的單據(jù): 發(fā)票, 裝箱單, 提單COPY件, 產(chǎn)地證COPY件并同時催收匯。6. 催款: 貨到中途還未收到客人匯款，請馬上催款并同時通知對應(yīng)業(yè)務(wù)員一起催，貨到目的港前10天仍未收匯, 馬上催客人付款直至客人有回復(fù)為止。7. 收匯: 一旦收到客人的貨款, 2天內(nèi)根據(jù)客戶需要寄正本提單, 發(fā)票,裝箱單, 產(chǎn)地證或者電放(E123都是做電放的)。8. 每票貨物出運后，檔案袋中應(yīng)留以下資料：1. 出運清單2. 托單3. 進倉單4. 裝柜清單5. 報關(guān)資料（發(fā)票、裝箱單、報關(guān)單、預(yù)錄單）6. 提單COPY件，確認(rèn)件7. 產(chǎn)地證COPY件，確認(rèn)件8 發(fā)給客人的 invoice、packing list 及其他所需的文件。備注: 1. E1裝柜3個工作日后交齊訂單2. E1每周一發(fā)未出貨清單給對應(yīng)的業(yè)務(wù)員及跟單員, 如長時間未出的, 請在清單上有顏色標(biāo)記并郵件通知3. 一個訂單有50%出掉了, 就要交齊訂單4. 一個訂單不能分3次以上出運10. 單證一周作業(yè)要求: 每周一統(tǒng)一發(fā)催款郵件給各自負(fù)責(zé)的客戶。（1）.郵件主題為：RE: Outstanding Payment（2）.郵件內(nèi)容參考如下：Dear XXX, How are you. Pls kindly arrange the payment as below.INV No. ETD ETATotal USDRemarks 該列可以備注客人的PO號之類的信息 BJ09566Apr.4May.133005.8 Have a nice day.（3）.另外附上附件。單子少的話，附上發(fā)票箱單。單子多的話，附上一張excel清單，清單的內(nèi)容就是郵件里面的表格。每周四將已出貨的訂單上交給我。已出貨的單子，是指報關(guān)OK，已拿到預(yù)錄入單的單子。上交給我的訂單要包含一下內(nèi)容：1. 預(yù)錄入單2. PI，PI回簽，客戶PO（這些文件，業(yè)務(wù)在讓你安排訂艙的時候，會和出貨清單一起給你）3. 工廠訂單以及回簽 （這個需要在出貨前向跟單索要。）4. 包裝清單預(yù)錄入單，要在報關(guān)當(dāng)天下午或者第二天上午就開始向貨代索要。及時拿到預(yù)錄入單和完整的工廠回簽，很重要。關(guān)系到我們能否及時付款給工廠。如果預(yù)錄入單本周四沒有拿到，就延至下周四再給我。每周五發(fā)一份下周工作計劃給許靜姐。11. 退退稅聯(lián): 退稅聯(lián)超過90天無法退稅, 自出口日期計算.請切記!非常重要!隔段時間要關(guān)注一下退單的情況, 以免因為沒有退而錯過退稅時間,造成沒有退稅款. 一般, 出貨后1個月內(nèi), 核銷單可以退下來了.當(dāng)核銷單退下后, 按每個代理公司不同規(guī)定, 將退稅單證裝訂好交于我。1. 寧電/中基: 所需的退稅單證1) 寧電是報關(guān)發(fā)票