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可行性報告書文件編號：編制單位： IT部編制日期：2012-5-24XX協(xié)同辦公管理平臺項目可行性報告書 編制人： 子公司總經理： 2012年05月24日目 錄1.項目背景32.項目需求33.解決方案44項目預算與效益評估81.項目背景 XX公司快速發(fā)展的過程中先后引進了易拓ERP系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)及配套的各方面系統(tǒng),實現(xiàn)了企業(yè)信息的前期部署，同時隨著信息化系統(tǒng)的深入應用，管理者考慮如何提升管理效率、提高企業(yè)執(zhí)行力，保障公司目標、計劃及任務落地執(zhí)行，如何實現(xiàn)KPI體系的切實落地執(zhí)，如對員工及各階管者工作跟蹤、監(jiān)督，如何讓企業(yè)績效體系與員工日常進行有效的結合，如何匯總統(tǒng)計各部門及各種業(yè)務類型的數(shù)據(jù)，輔助企業(yè)管理者進行企業(yè)管理的持續(xù)改進和智能決策。因此公司計劃引入金和協(xié)同辦公平臺，針對XX公司信息基礎及管理現(xiàn)狀和需求，提供針對解決方案和產品。 2.項目需求本次的協(xié)同辦公平臺的應用希望覆蓋了XX的企業(yè)內部管理、業(yè)務運營、戰(zhàn)略管控、目標計劃分解、績效考核。 建立一個符合XX管理需求的個性化、集成化應用系統(tǒng)，提升公司業(yè)務處理、日常辦公統(tǒng)一管理的效率，將各個業(yè)務部門內部的資源實現(xiàn)最大化的共享，使公司內部的有效信息結構化、共享化，提高公司員工的工作效率，從而逐步建立公司司規(guī)范化、統(tǒng)一化管理的目標。實現(xiàn)三個層面的管理控制:業(yè)務營運層提升XX住宅設施日常業(yè)務的處理功能，強化基礎管理能力；績效管理層根據(jù)業(yè)務處理結果提供全面的商業(yè)分析與優(yōu)化功能；決策支持層建立各階管理層對日常管理、跟蹤和分析智能報表。以上三層從上往下，是公司戰(zhàn)略規(guī)劃和分解的過程，目的是使企業(yè)戰(zhàn)略的有效而快速的執(zhí)行；從下往上，通過有效的戰(zhàn)略執(zhí)行和實時地信息反饋，確保公司對市場變化能做的快速反應。具體需求如下：1、 統(tǒng)一規(guī)范工作流審批平臺，實現(xiàn)工作流程標準化、自動化的運轉。2、 優(yōu)化KPI體系提報、分解、執(zhí)行跟蹤和績效考核平臺，實現(xiàn)KPI有效執(zhí)行和數(shù)據(jù)匯總、統(tǒng)計和分析；3、 對工作任務按職務、崗位、周期循環(huán)滾動自動布置平臺，實現(xiàn)對各部門、各崗位的規(guī)律性工作任務執(zhí)行情況跟蹤、統(tǒng)計及完成情況的動態(tài)考核；切實執(zhí)行任務管理5W+1H和ARCI法則。4、 實現(xiàn)對項目（含研發(fā)）計劃的執(zhí)行進度、任務分配、文檔交付、內容變更等一系列情況的跟蹤和分析。5、 規(guī)范企業(yè)知識和合同管理平臺：根據(jù)部門、知識類型架構公司的知識地圖和合同管理規(guī)則；收集任務和項目執(zhí)行過程中形成的文檔，實現(xiàn)知識共享、沉淀；積累企業(yè)的知識財富。6、 對企業(yè)人事檔案，人員招聘、入職、培訓教育、考核、異動、離職全過程的有效管理和分析。7、 實現(xiàn)移動辦公平臺，讓公司的管理人員通過手機、IPAD或筆記本電腦，可以隨時隨地處理公司事務，了解經營及情況。8、 將金和OA與考勤、工資進行有效的整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)直接交互，避免重復工作及信息不對稱，數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，導致的數(shù)據(jù)不能匯總、跟蹤和分析的問題。9、 建立公司高層管理者決策分析和風險控制平臺，建立科學的數(shù)據(jù)分析模型，高層管理者隨時了解員工日常工作效率、計劃和任務執(zhí)行情、公司人員異動狀況、公司業(yè)務經營、盈利能力、資產、資金、利潤變化的情況，按照各種緯度進行數(shù)據(jù)鉆取分析，對問題直接進行追朔和剖析。3.解決方案本次金和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)架構包括：基礎辦公管理、KPI體系管理、周期性任務管理、人力資源管理、數(shù)據(jù)分析管理五大內容：3.1基礎辦公管理實現(xiàn)公司無紙化辦公及日常工作管理包括：企業(yè)門戶、員工工作臺、內部溝通平臺、工作流審批平臺、知識管理平臺、合同管理平臺、事務管理平臺（包括日程管理、電子郵件、會議管理、用品管理、資產管理）。1、 建立企業(yè)門戶：企業(yè)門戶支持多級、多類型及不同權限的不同內容展現(xiàn)功能；門戶包括:公司門戶（公司新聞、通知公告、企業(yè)文化：如公司活動、員工關懷：如生日、公司規(guī)章制度；業(yè)務門戶：如生產周例會紀要、生產質量周匯報等）；門戶的不同版塊指定專人進行管理。2、 建立員工工作臺：1） 待辦工作：如待審批的流程、每月績效考評審核等；2） 待閱信息：如會議紀要、公司發(fā)文、每月財務、業(yè)務等經營報表；3） 工作任務：包括布置和執(zhí)行的任務，以及周期性循環(huán)任務4） 工作日程：每月、每周、每日的行事歷和提醒5） 崗位知識：與自己相關的知識員工工作臺支持內容自定義，根據(jù)崗位、職務、角色不同，可以定義不同的版塊。3、 建立內部溝通平臺：建立內部溝通的統(tǒng)一平臺，替代QQ、MSN、內部郵件的功能，同時將所有溝通紀錄統(tǒng)一在服務器上進行管理，保留所有溝通和往來記錄，隨時進行追朔和查詢；溝通平臺與手機關聯(lián)，同時慣穿流程、任務、日程、會議、等各個環(huán)節(jié)進行預警和提示及短信提示。4、 建立工作流程審批平臺：將公司管理制度、公司發(fā)文，日常事務的處理機制分解成標準化的表單格式和審批流程，進行分類、分權限管理；表單支持OFFICE和內嵌式表單格式，支持表單樣式自定義；流程支持可視化和自定義功能，支持條件判斷、分支、流程間關聯(lián)；根據(jù)流程類型、部門、人員、時間、狀態(tài)等多種情況對流程進行統(tǒng)計分析，提供流程節(jié)點效率、延遲等報表分析。5、 建立制度管理平臺：將公司制度依據(jù)部門和管理范圍進行分類，對制度的起草、發(fā)布建立規(guī)范流程，制度修訂和版本進行統(tǒng)一管理；制度與流程和獎懲進行關聯(lián)，讓員工隨時了解制度的內容，獎懲時關聯(lián)制度有法可依。6、 建立知識管理平臺：將公司制度、管理文檔、工作模版、培訓資料、作業(yè)規(guī)范，工作過程中產生的知識、經驗資料形成公司的知識庫，并形成知識的結構化、網格化，人性化，不僅便于員工的學習，輔以創(chuàng)新機制，將個人知識轉化為集體知識，沉淀為公司財富。通過知識管理系統(tǒng)不僅有效的實現(xiàn)知識的共享，統(tǒng)一了公司知識及文檔的歸口，同時文檔的應用權限進行有效的管理；將知識有針對性的推送到不同的崗位進行學習；知識管理支持類型自定義、與崗位關聯(lián)；支持全文搜索。7、 建立合同管理平臺：建立規(guī)范的合同管理標準，將合同進行分類、編號、版本管理。分權限進行查閱和共享，支持按類型、日期、部門等進行搜索。8、 建立事務管理平臺：1） 日程管理：個人日程、部門日程、日程共享、匯總、提示和循環(huán)；2） 員工事務：個人工資、會議、培訓、表現(xiàn)、個人報表、個人考勤。3） 其它事務：通訊錄、便箋等4） 行政管理：會議管理、車輛管理、用品管理、資產管理。3.2 KPI體系管理：1、 將公司目前的戰(zhàn)略地圖和KPI進行分解，分解到各系統(tǒng)和各執(zhí)行部門，對目標計劃制定不同的權重，跟蹤目標的執(zhí)行結果，匯總后形成各階管理層和員工的績交組成部份；2、 支持對KPI項目的編制定義、匯總、跟蹤和狀態(tài)的預警；3、 將KPI轉化為循環(huán)任務，形成自動布置的循環(huán)匯報；匯報后結果自動形成績效考核結果。4.3工作任務管理：通過工作任務管理平臺實現(xiàn)對任務完成進度和執(zhí)行質量進行全程跟蹤和分析。1、 任務內容：包括任務來源、時間、地點、任務內容、完成標準、執(zhí)行人、執(zhí)行角色、任務級別、任務權重、周期循環(huán)；2、 任務功能：支持團隊協(xié)作，包括多級任務、任務分解、任調整、取消、匯報和任務確認；3、 任務報表：按任務內容中的字段進行統(tǒng)計分析，提供未完成任務統(tǒng)計分析報表；4、 周期性任務：根據(jù)不同崗位、職務制定周期性工作任務，制定一次后按期（年、季、月、周、日）自動布置到相關人員的工作臺上，相關人員進行匯報，檢查和評審；5、 任務績效：根據(jù)任務完成情況形成任務績效，與KPI績效形成個人最終的績效考核結果。4.4 人力資源管理1、 人事檔案管理：人事檔案欄目支持功能自定義，支持二維、多維報表查詢和統(tǒng)計2、 員工全生命周期管理： 人員定崗定編計劃部門人員增補申請人力資源招聘計劃人員面試員工錄用通知簡歷庫員工轉正填寫個人檔案員工異動員工培訓員工考核員工離職員工到崗前準備3、 人事考勤管理：考勤管理與考勤機結合，直接讀取考勤機不同班次的考勤數(shù)據(jù)，與金和OA系統(tǒng)中的請假、出差、外出等形成統(tǒng)一完成的考勤記錄和報表；4、 工資計算管理：工資計算與考勤結果結合，根據(jù)不同情況（如病假、事假、年休假的）完成最終工資的計算，同時自動推送到員工個人事務的工資自助系統(tǒng)中進行自助查詢，員工對結果進行確認或申訴。5、 培訓管理：人資部門制定培訓計劃、準備培訓資料，完成培訓后通過系統(tǒng)制定培訓考題、進行在線考試，結果進行記錄歸檔。4.5數(shù)據(jù)分析1、 通過BI工具（水晶商業(yè)智能報表）為公司中高層管理者提供一套多方位、多角度觀察和分析企業(yè)經營的方法；管理者可以按照自己的思維邏輯建立數(shù)據(jù)分析模型，通過對數(shù)據(jù)進行鉆取、挖掘形成多緯度、多層次的分析報表；如人力資源分析報、計劃和任務執(zhí)行情況報表、產品利潤貢獻情況圖表、費用類型占比分析圖表等。2、 BI水晶商業(yè)智能報表不僅可以對金和OA系統(tǒng)進行分析，也可以進其它業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行整合分析。 4項目效益評估本次項目是幫助企業(yè)提高運作效率，提高決策水平的綜合系統(tǒng)，一個身份是信息技術，另一身份是管理手段和方式。所謂信息化建設評價就是對信息化建設的性能進行全面估計、檢查、測試、分析和評審,包括對實際指標與計劃指標進行比較,以求確定系統(tǒng)目標的實現(xiàn)程度,并對系統(tǒng)建成后產生的經濟效益和社會效益進行全面的評價。 預計費用投入：項目階段軟件優(yōu)惠價格實施費用階段總價項目實施周期基礎應用70,00021,00091,0002個月標準應用72,00014,00086,000精確執(zhí)行28,00014,00042,0001個月BI應用40,00014,00054,0003個月二次開發(fā)53,000-53,0001個月移動應用35,000-35,0002天項目合計（含移動應用和二次開發(fā)）361,000合計時間4-5月項目整體最終優(yōu)惠價格300,000IBM3850X E4807企業(yè)服務器(雙CPU，16G內存，2.4T硬盤)62,000或有預算38,000項目總體預算400,000我們從以下幾個方面對金和OA實施后的效益進行評估4.1提高工作效率通過協(xié)同系統(tǒng)從在處理信息上就減少了約25 30的時間，如尋找信息、內部溝通、任務布置；流程流轉效率提升55%，績效考核數(shù)據(jù)工作量減少50%，員工滿意度提升30%。4.2 降低辦公成本金和OA協(xié)同辦公平臺徹底解決信息共享和信息成本問題，企業(yè)綜合管理成本有效降低，包括：信息傳遞成本降低60%和日常辦公成本降低30%。4.3建立知識型企業(yè) 企業(yè)知識快速共享，打造學習型團隊，提高資源利用率，企業(yè)創(chuàng)新率和凝聚力大大增強；系統(tǒng)為管理者和下屬提供了有效的交流平臺，幫助企業(yè)實現(xiàn)人本管理和企業(yè)文化建設，增進了管理者和員工之間的情感交流，領導工作不再被動，員工滿意度大大提高。4.4績效監(jiān)控動態(tài)化金和OA系統(tǒng)的應用將為企業(yè)提供豐富的管理信息，用好這些信息并在企業(yè)管理和決策過程中發(fā)揮作用，動態(tài)監(jiān)控管理績效變化，即時反饋和糾正管理中存在的問題。4.5管理改善持續(xù)化通過對日常工作跟蹤和分析，最終對公司各個環(huán)節(jié)的工作改進提供詳細的數(shù)據(jù)和依據(jù)，這也是整個金和OA實施閉環(huán)的最終目的。 項目的實施給企業(yè)的發(fā)展及企業(yè)的管理,經濟效益帶來一定的好處和推進,項目的創(chuàng)新和示范性主要從兩發(fā)方面來分析，一是直接經濟效益分析,二是間接效益分析。指標實施前統(tǒng)計值實施后統(tǒng)計值行政事務審批周期1周2周12天流程規(guī)范化工作盲目性強工作開展目的明確通知類、公告類的響應率8590%99%-100%人員工作時間（一天按8小時計算）有效工作時間僅為3-4小時有效工作時間提升到6-7小時日常報表的出報時間1周一次隨時合同審批周期1周1-2天辦公用品支持2.5萬元/月1.5萬元/月新員工具備上崗能力的時間3-4月1個月計劃下達與監(jiān)督無法