22會議管理制度.doc

22會議管理制度 一、目的1.1為了規(guī)范公司和部門周/月例會管理，提高例會效率和質(zhì)量，更好地指導全公司各項工作，經(jīng)研究，特制訂本管理制度。 1.2及時解決工作中出現(xiàn)的問題，提高解決問題的效率，便于各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)。 1.3本制度規(guī)定了公司和部門周/月例會的組成人員、時間、地點、議事范圍及相關(guān)要求，適用于公司各部門。 二、會議類型（分為定期和不定期）總經(jīng)辦會議、每周質(zhì)量例會為定期會議，專項會議、工作協(xié)調(diào)會和臨時會議為不定期會議，如下2.1總經(jīng)辦會議針對工作總結(jié)、工作布暑；評審需求計劃、預算計劃等工作；每月、周定期召開工作例會；2.2專項會議針對專項工作進行的工作安排以及工作進度匯報，如安全生產(chǎn)、財務(wù)分析等；2.3每周質(zhì)量例會質(zhì)量部、市場部、采購部、制造部、技術(shù)部、企管部由部門負責人出席會議；2.4工作協(xié)調(diào)會為解決工作中出現(xiàn)的問題、難點問題，需要各部門部門支持、配合、協(xié)調(diào)的會議；2.5臨時會議談判、慶典、會展等為處理突發(fā)事件、臨時召開的工作會議。 三、會議時間和地點3.1會議地點根據(jù)會議主題及參會對象選擇不同會議室。 3.2會議時間總經(jīng)辦會議定于每月25號下午2點，若遇節(jié)假日可提前通知；質(zhì)量例會定于每周一下午2點。 不定期會議由會議通知人定時間。 四、例會主持4.1公司例會（如評審會議）由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理不在時暫時由副總或指定人員主持。 4.2各部門會議由各部門負責人主持，如部門負責人出差或其他不在崗情況，由指定人員代行主持。 五、會前準備5.1會議準備5.1.1會前應(yīng)明確會議主題、臨時出席或列席人員，以便與會人員做好準備，提高會議時效。 5.1.2會議召集人負責確定會議場所，準備會議文件或資料，必要時進行會場布置、設(shè)備（投影儀）調(diào)試。 5.2會議通知5.2.1由總經(jīng)理根據(jù)實際需要并指定專人通知；5.2.2因特殊情況需提前或延期召開的另行通知；5.2.3總經(jīng)理認為有必要召開的會議，可臨時召集開會。 5.2.4會議召集人需提前至少半天（特殊時應(yīng)提前1個小時，已固定開會時間的會議除外）通過OA系統(tǒng)、電話、郵件（提前一天）或張貼公告形式通知與會人員。 5.2.5出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過郵件或電話等方式確認是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。 5.3會前會議要求5.3.1與會人員必須準時參加，不得遲到、早退、缺席、中途不能離會，有特殊原因不能參會者應(yīng)提前半個小時向會議召集人請假。 5.3.2固定參會人員不得無故缺席，若不能參加會議須提前說明原因，經(jīng)公司領(lǐng)導（部門例會由部門負責人）批準，如有需要須指定相關(guān)人員代理準時參加會議，并在會議中作出說明。 六、會議進行時要求6.1會議記錄6.1.1會議實行簽到制所有與會人員必須簽到，由總經(jīng)理召開的會議由總經(jīng)辦助理負責會議簽到工作并作會議紀要；由企管部經(jīng)理召開的部門例會由企管部文員負責會議簽到工作并作會議紀要；其它部門召開的部門例會由各部門負責人指定專人負責會議簽到工作并作會議紀要。 6.1.2其它專項會議、工作協(xié)調(diào)會議和臨時會議與會人員須填寫會議簽到表并由召集會議人負責會議簽到工作并作會議記錄；記錄方式主要是速記筆錄，必要時可錄音、錄記。 6.1.2會議紀要必須在會后兩天內(nèi)發(fā)送與會相關(guān)人員或者打印紙式版的要求與會人員簽字確認。 6.1.3公司及各部門在會議中確定需協(xié)調(diào)解決的問題分別由企管部、各部門指定專人或者負責會議簽到工作人員跟蹤處理。 七、會議內(nèi)容7.1語言簡單扼要，提出重點。 7.2會議相關(guān)敏感內(nèi)容應(yīng)予保密，不得泄漏。 7.3各與會人員各自總結(jié)、匯報工作情況，如工作具體內(nèi)容、工作任務(wù)執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等，總經(jīng)理做工作安排。 可將書面材料（紙質(zhì)文檔與電子文檔）于會后提交與總經(jīng)理討論決策。 7.4檢查各業(yè)務(wù)指標的完成情況，安排新的工作計劃和重點工作。 7.5聽取各部門負責人的工作匯報，對困難和問題集體討論研究，并尋找解決辦法。 對工作中問題的解決及時跟蹤改進，工作中的失誤找出原因，及時總結(jié)糾正。 八、會議紀律8. 1、參會人員應(yīng)遵守會議紀律,不得缺席、遲到、早退（因特殊情況缺席，需直接向各部門負責人請假批準方可缺席）。 8. 2、參會人員須遵守會場紀律，參加公司例會全體人員一律把手機鈴聲調(diào)為靜音入場。 九、附件9.1會議簽到表9.2.會議紀要（模板）9.3會議分配工作任務(wù)跟蹤表本制度自頒布之日起施行。 制定審核批準日期日期日期江西江控電氣有限公司會議簽到表CODE:HR/QG-ZL-xx-0會議主題年月日序號姓名到會時間離會時間所在部門備注12345678910111213141516江西江控電氣有限公司會議記錄CODE:JK/QG-JL-xx-00會議日期: