會議和重大活動工作流程和要點

會議和重大活動工作流程和要點（試行）一、會議籌備工作要點1、會議籌備工作流程(以公司年度工作會議為例)會議場所預(yù)定印發(fā)會議通知統(tǒng)計會議回執(zhí)編制會議服務(wù)指南會議物品準備會議資料準備會場準備住宿安排餐飲安排會議報到（接站）發(fā)放會議資料就餐住宿領(lǐng)導(dǎo)會見會議召開會議結(jié)束（送站）會議總結(jié)。2、會議籌備工作事項（1）印發(fā)會議通知。總經(jīng)理工作部按照公司總經(jīng)理辦公會研究通過的關(guān)于召開公司*年度工作會議籌備方案，以公司文件印發(fā)會議通知。會議通知主要說明會議召開的目的、時間、地點、參會人員、其他事項、聯(lián)系人及會址路線圖等，并附會議回執(zhí)單。（2）制作并發(fā)送會議請柬。研究用于會議宣讀的國家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示件的辦理、邀請國家有關(guān)部委的領(lǐng)導(dǎo)和上級相關(guān)組織、機構(gòu)參會的領(lǐng)導(dǎo)名單，報請公司領(lǐng)導(dǎo)審定?？偨?jīng)理工作部制作會議請柬。國家領(lǐng)導(dǎo)人和國家部委的請柬由總經(jīng)理工作部負責(zé)發(fā)送；有關(guān)部門和相關(guān)組織、機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的請柬由相關(guān)部門負責(zé)發(fā)送。（3）預(yù)定會議場所。根據(jù)會議規(guī)模預(yù)定會議地點。公司年度工作會議一般要根據(jù)參會人數(shù)預(yù)定1個大型會議室、多個分組討論的中型會議室、分組討論情況匯報室和貴賓休息室等。（4）預(yù)定與會代表住房。根據(jù)參會人數(shù)預(yù)定會議所需房間數(shù)量，并預(yù)留少數(shù)房間備用。按參會人員級別準備房型、分配房間，包括套房、單人標(biāo)間、雙人標(biāo)間等。（5）安排會議餐飲。根據(jù)會議規(guī)模安排餐飲事項，應(yīng)考慮能容納全部參會人員的餐廳。一般會議只安排一次宴請，其余時間為自助餐。會前確定就餐標(biāo)準,提前制定菜單。注意食品衛(wèi)生安全，尊重民族飲食習(xí)慣。（6）準備會議文字材料。公司工作會議文字材料主要有：總經(jīng)理工作報告、會務(wù)指南、大會主持詞、專題報告、交流（表態(tài)）發(fā)言、總結(jié)講話等。（7）草擬會議籌備方案。內(nèi)容包括：確定會議時間、地點、參會人員、會議議程。會議組織機構(gòu)。包括會議總協(xié)調(diào)和各專業(yè)小組成員名單,并詳細說明各小組工作分工，做到責(zé)任到人。制訂會議經(jīng)費預(yù)算。會場布置情況。包括主會場、主席臺、分組討論會議室、匯報廳、貴賓休息室等。與會人員報到、住宿、就餐、交通等安排。會議宣傳標(biāo)語的內(nèi)容和布置。會議物品準備情況。表彰頒獎方案和有關(guān)責(zé)任制簽定儀式方案。（8）編制會議服務(wù)指南。根據(jù)會議回執(zhí)，準確統(tǒng)計參會代表人數(shù)，編制會議服務(wù)指南。包括：會議議程安排、組織機構(gòu)。包括會議總協(xié)調(diào)、秘書組、會務(wù)組、宣傳組等會議工作人員聯(lián)系電話和房間號。會議須知。包括就餐時間和地點、會議要求和注意事項。 會議代表名單。包括代表姓名、性別、民族、單位職務(wù)、房間號、餐桌號（如有集體活動的，還需注明乘車號）。召集人匯報安排。包括公司領(lǐng)導(dǎo)、召集人名單和匯報時間、地點。 會議代表分組。包括各組代表、召集人、聯(lián)絡(luò)人、討論地點。列席代表名單：包括姓名、單位、職務(wù)。會場座次表。（9）準備會議用品、設(shè)施等。主要包括：文件袋。文件袋內(nèi)裝代表證、房卡、會議服務(wù)指南、簽字筆、筆記本。會議文件由秘書組根據(jù)情況裝袋或直接到會場發(fā)放。會議引導(dǎo)牌。包括報到處、主會場、餐廳、分組討論會場、匯報廳、貴賓接待室等。引導(dǎo)牌采用集團公司統(tǒng)一標(biāo)識。會議辦公用品。在會場附近充分準備如電腦、打印機、傳真等辦公設(shè)備以及耗材、辦公用品等，達到集中辦公條件。備好參會領(lǐng)導(dǎo)和會議代表席簽。（10）會議宣傳方面準備。本著隆重、熱烈、簡樸的原則，視情況制定會場內(nèi)外環(huán)境布置方案。可包括：會場外布置。包括會議宣傳標(biāo)語、氣球、彩虹門等。懸掛宣傳標(biāo)語。制作會場外歡迎橫幅、電子標(biāo)語。制作主會場背景板、會場尾標(biāo)。制作宴會廳背景板。制作會議展板、宣傳片等。制作獎杯、獎牌、綬帶和獲獎證書。安排集體合影場地。包括前排座椅、椅簽、后排的踏步等。（11）交通方面準備。安排專人負責(zé)車輛調(diào)度和指揮，做好接送站的工作方案。準備好迎接外邀領(lǐng)導(dǎo)的車輛和接送會議代表的中巴車和商務(wù)車。 （12）安排會場。預(yù)定會議用鮮花、綠植，制作主席臺效果圖并請領(lǐng)導(dǎo)審定。安排會場音響、話筒及錄音攝像，確定會前、會中和頒獎音樂。提前做好設(shè)備調(diào)試及保障，確保萬無一失。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)座次安排好代表席簽、文具、鮮花、茶水、礦泉水、小毛巾的擺放；貴賓室布置（見附圖1大會領(lǐng)導(dǎo)座次安排）。做好會場通風(fēng)和溫度調(diào)節(jié)預(yù)案。安排好會場禮儀、服務(wù)人員等；如有頒獎或責(zé)任制簽訂，需提前進行彩排。搞好會間服務(wù)和會議休息時的茶歇服務(wù)。（13）安排集體合影。提前清空合影場地，必要時請攝影師先查看攝影場地，根據(jù)上午或下午的時間，確定攝影的方向和位置，并根據(jù)天氣變化情況，及早提出變更意見。提前擺放前排領(lǐng)導(dǎo)座椅和后排踏步；按照出席會議的領(lǐng)導(dǎo)名單次序提前貼好領(lǐng)導(dǎo)座位名簽（見附圖2照相座次安排）。集體合影時專人協(xié)助攝影師做好現(xiàn)場指揮，盡快安排好后排參會代表的隊列，既要迅速，又要注意安全，防止人員擁擠造成跌落；盡可能會議結(jié)束前將合影送達代表手中。做好會議照片的歸檔保存工作。（14）安排代表房間。做好洗漱用品、水果、鮮花、食品等的配送、會議文件等的分發(fā)；檢查房間的設(shè)備是否完好、查看樓梯及消防通道等。（15）安排會議期間的值班工作。安排專人值班，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議順利進行。值班工作內(nèi)容包括：完成會議領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項；檢查會議期間各時段的會場情況；信息的傳遞工作；采辦會議急需的物品；安排落實參觀、娛樂活動等；檢查落實餐飲、宴會工作；督促檢查會議合影的準備工作；解決會議代表的臨時性困難；協(xié)調(diào)會議有關(guān)事務(wù)。（16）做好會議結(jié)束后工作。包括：清理會場和代表房間，查看有無遺失的文件、資料、筆記等物品，防止因文件丟失造成泄密；清點會議用物品，包括桌簽、電腦、打印機、投影儀、會議展板、引導(dǎo)牌、會議資料、煙、酒等物品；清退會議用房間；結(jié)算會議所有費用。（17）會議資料整理歸檔。二、慶典、儀式活動籌備工作要點1、確定慶典、儀式活動地點。一般選定在公司總部、所屬單位的禮堂（或星級酒店）、項目開工現(xiàn)場等地點舉行。2、籌備工作注意事項（1）主席臺布置：如舉行慶典活動，可采用大會形式，可按照出席慶典、儀式領(lǐng)導(dǎo)名單在主席臺擺好桌簽，擺放文具、鮮花、茶水、礦泉水、香巾等（見附圖1大會領(lǐng)導(dǎo)座次安排）。如舉行簽字儀式，一般準備長方簽字桌（可鋪深綠色臺呢），設(shè)兩把雙方簽字人的座椅。如果簽字方較多，可加長桌子，增加座位。簽字桌上放置各方簽字人的名簽、鮮花（如與外方簽字還可擺放桌旗）。提前擺放文本（放置在協(xié)議夾中）和簽字筆（用筆要符合存檔要求）。提前確定其他參加儀式人員是在主簽人后面站立或是在主簽字人對面站立（或安排座椅），以便按照不同形式安排會場（見附圖3簽字儀式座次安排）。安排助簽人員。備好香檳或紅酒，簽字儀式完畢共同舉杯慶賀。 （2）檢查燈光、音響、話筒、錄音設(shè)備。提前檢查照明、試驗每個話筒的音量?？梢暻闆r設(shè)置落地話筒。（3）制作背景板。根據(jù)活動主題制作大小合適、色彩適宜、符合集團公司標(biāo)識要求的背景板。（4）擺放花壇和綠色植物。會場內(nèi)部一般用高棵綠植和花壇營造氣氛。除特意擺設(shè)某種造型，疏密間隔、適宜為宜。花壇可用盆花或插花組成，插花的圖形效果要好。（5）設(shè)置演講臺（發(fā)言席）。擺放鮮花。（6）準備投影儀。根據(jù)情況可設(shè)置一個或者兩側(cè)各一個投影幕布。（7）后排橫幅。根據(jù)情況會場后排可懸掛橫幅，與背景板主題輝映。（8）安排貴賓休息室。準備鮮花、茶水、礦泉水、香巾等物品。（9）檢查電源和消防設(shè)施。活動場地要有兩路電源系統(tǒng)，防止突然停電造成活動中斷。要提前做好消防預(yù)案工作，確保消防通道暢通，消防器材配備齊全。3、會場外氣氛布置（1）活動場所可外掛歡迎橫幅，慶祝活動可掛各慶賀單位豎排賀詞；會場區(qū)域布置彩虹門、彩旗、氣球，氣球下掛豎排標(biāo)語。（2）報到處、主會場、就餐餐廳放置引導(dǎo)牌。（4）會場門前臺階可鋪紅地毯以烘托氣氛。（5）根據(jù)活動的主題，制作宣傳展板。4、安排貴賓休息室（會見廳）。貴賓休息室安排在會場旁邊較近位置，廳內(nèi)擺放水果、鮮花、煙、茶水、香巾等物品。如有會見，可擺放會見雙方代表的席簽、鮮花、茶水，并預(yù)留記者席位（見附圖4會見座次安排）。5、安排住宿房間。根據(jù)慶典活動時間安排住宿?？商崆鞍才判姓追俊稳藰?biāo)間、雙人標(biāo)間等?？头績?nèi)準備：鮮花、水果、茶、日程安排（書面）洗漱用品等。 6、安排餐飲?；顒右话惆才乓淮螝g迎宴會或慶祝酒會，其余為自助餐。尊重少數(shù)民族生活習(xí)慣。宴會：根據(jù)人數(shù)確定大小合適的宴會廳。各桌編桌號，主桌一般安排座次，擺好席簽。準備話筒、祝酒詞（見附圖5宴會座次安排）。自助餐：根據(jù)就餐人數(shù)準備大小合適的自助餐廳、餐前準備菜單、確定就餐時間、制作引導(dǎo)牌。7、其他活動安排?？筛鶕?jù)活動情況適當(dāng)安排休閑活動。應(yīng)提前準備活動所需的器械、用品。8、安排車輛。安排專人負責(zé)車輛調(diào)度；根據(jù)活動的規(guī)模，可提前準備好轎車、中巴車或大巴車等接送站所需車輛。9、安排宣傳報道和媒體采訪。（1）活動現(xiàn)場的攝影攝像。準備攝像、照相設(shè)備，可安排全程定位錄像。（2）安排集體合影時，提前選擇照相地點，確定第一排領(lǐng)導(dǎo)的座序并貼好領(lǐng)導(dǎo)座位名簽。（3）新聞媒體對活動進行報道時，須提前撰寫新聞通稿，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審定。新聞媒體采訪主要參會領(lǐng)導(dǎo)時，需提前確定采訪時間、地點、內(nèi)容等事宜。10、頒獎或揭牌安排。頒獎或揭牌前應(yīng)進行彩排，確?；顒尤f無一失。11、文藝節(jié)目匯演安排。慶典、儀式活動需安排文藝節(jié)目匯演時，應(yīng)成立專門機構(gòu)，根據(jù)活動主題提前做好節(jié)目數(shù)量、質(zhì)量的審核、節(jié)目類型等編排工作。12、治安保衛(wèi)、醫(yī)療安排。要提前做好治安保衛(wèi)和醫(yī)療衛(wèi)生工作，必要時可聯(lián)系當(dāng)?shù)毓膊块T或醫(yī)療部門協(xié)助做好該項工作。13、外文翻譯。有外賓參加的活動，需提前安排外文翻譯，或落實清楚外賓是否自帶翻譯。三、接待工作要點1、接待工作準備。明確來賓意圖后，確定接待人員，制定接待方案，進行組織分工。接待方案包括日程安排；來賓及陪同人員名單；迎接、送行和禮儀安排；會見或會談、匯報、考察的場所安排和環(huán)境布置；背景材料、匯報交流材料準備；宣傳報道；餐飲服務(wù)；交通安排；著裝、民族風(fēng)俗習(xí)慣等有關(guān)要求；應(yīng)急預(yù)案等。組織分工包括：迎接安排及路線；會議室布置；新聞宣傳安排；合影安排；餐飲安排；文件材料準備；環(huán)境布置；考察參觀安排；其他安排如禮儀引導(dǎo)、安全保衛(wèi)、交通服務(wù)、著裝、民族風(fēng)俗習(xí)慣等。2、接待實施。按照領(lǐng)導(dǎo)批準的接待方案安排會見、會談或匯報。（1）迎接來賓：確定迎送規(guī)格。通常遵循身份相當(dāng)、對等接待的原則，也可視情況由高規(guī)格的人員出面接待。掌握到達時間。準確掌握來賓到達的時間，及早通知迎送人員提前到達迎接地點。如有變化，及時通知有關(guān)人員。給來賓留下一定時間。來賓抵達住處后，應(yīng)給對方留下一定的時間，然后再安排活動。 （2）安排會見、會談（匯報）和合影。在貴賓室會見，貴賓室內(nèi)可擺放水果、鮮花、茶水、香巾等物品；如在會議室會見、會談或匯報，可在會議桌上擺放會見雙方代表的席簽、鮮花、茶水，香巾；并預(yù)留記者席位。會見座位的安排:通常將客人安排在主人的右側(cè)，譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按主賓次序分別在主賓一側(cè)就座。可在后排加座。雙方人員的排序按照職務(wù)、會見內(nèi)容等綜合因素排定（見附圖4會見座位安排） 。會談座位的安排:雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐。主談人居中。一般譯員安排在主談人右側(cè)。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面，當(dāng)會談人員較少時，記錄員也可安排在會談桌上就座。雙方人員的排序按照職務(wù)、會見內(nèi)容等綜合因素排定。（見附圖6會見座位安排）。合影的座位安排：安排合影時，通常排單數(shù)就座，身份最高者居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推（見附圖2照相座次安排）。 3、宴請安排：主要有三個環(huán)節(jié)：排好菜單、定好就餐形式、排定座次。排好菜單。要體現(xiàn)風(fēng)味特色、節(jié)令時尚和客人喜愛的菜肴；尊重少數(shù)民族的風(fēng)俗習(xí)慣。定好就餐形式。宴請形式有正式宴會和冷餐（自助餐）。 正式宴會賓主均按身份排位就座。正式宴會的現(xiàn)場，應(yīng)布置得莊重大方，可以少量點綴鮮花，也可視情況制作背板。排定座次。正式宴會桌次的排列：主桌位置，圓廳居中為上，橫排以右為上，縱排以遠為上；有講臺時臨臺為上，2、3、4等其它桌的位置，以離主桌位置遠近而定，近高遠低，右高左