建設(shè)工程信息管理知識(shí)講解.doc

第二篇 建設(shè)工程信息管理第一章 建設(shè)工程信息管理概述 一、數(shù)據(jù)、信息的基本概念（） (一)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)-是客觀實(shí)體屬性的反映，是一組表示數(shù)量、行為和目標(biāo)，可以記錄下來加以鑒別的符號(hào)。 數(shù)據(jù)，首先是客觀實(shí)體屬性的反映，客觀實(shí)體通過各個(gè)角度的屬性的描述，反映其與其他實(shí)體的區(qū)別。例如，在反映某個(gè)建筑工程質(zhì)量時(shí)，我們通過對(duì)設(shè)計(jì)、施工單位資質(zhì)、人員、施工設(shè)備、使用的材料、構(gòu)配件、施工方法、工程地質(zhì)、天氣、水文等各個(gè)角度的數(shù)據(jù)搜集匯總起來，就很好地反映了該工程的總體質(zhì)量。這里，各個(gè)角度的數(shù)據(jù)，即是建筑工程這個(gè)實(shí)體的各種屬性的反映。 數(shù)據(jù)有多種形態(tài)，我們這里所提到的數(shù)據(jù)是廣義的數(shù)據(jù)概念，包括文字、數(shù)值、語言、圖表、圖形、顏色等多種形態(tài)。今天我們的計(jì)算機(jī)對(duì)此類數(shù)據(jù)都可以加以處理，例如：施工圖紙、管理人員發(fā)出的指令、施工進(jìn)度的網(wǎng)絡(luò)圖、管理的直方圖、月報(bào)表等都是數(shù)據(jù)。 (二)信息 信息和數(shù)據(jù)是不可分割的。信息來源于數(shù)據(jù)，又高于數(shù)據(jù)，信息是數(shù)據(jù)的靈魂：數(shù)據(jù)是信息的載體。對(duì)信息有不同的定義，從辯證唯物主義的角度出發(fā)，我們可以給信息如下的定義： 信息-是對(duì)數(shù)據(jù)的解釋，反映了事物(事件)的客觀規(guī)律，為使用者提供決策和管理所需要的依據(jù)。 我們使用信息的目的是為決策和管理服務(wù)。信息是決策和管理的基礎(chǔ)，決策和管理依賴信息，正確的信息才能保證決策的正確，不正確的信息則會(huì)造成決策的失誤，管理則更離不開信息。傳統(tǒng)的管理是定性分析，現(xiàn)代的管理則是定量管理，定量管理離不開系統(tǒng)信息的支持。(三) 信息的時(shí)態(tài) 信息有三個(gè)時(shí)態(tài)：信息的過去時(shí)是知識(shí)，現(xiàn)代時(shí)是數(shù)據(jù)，將來時(shí)是情報(bào)。 (1)知識(shí)是前人經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是人類對(duì)自然界規(guī)律的認(rèn)識(shí)和掌握，是一種系統(tǒng)化的信息。 (2)信息的現(xiàn)在時(shí)是數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)是人類生產(chǎn)實(shí)踐中不斷產(chǎn)生信息的載體，我們要用動(dòng)態(tài)的眼光來看待數(shù)據(jù)，把握住數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)節(jié)奏，就掌握了信息的變化。 (3)信息的將來時(shí)是情報(bào)。情報(bào)代表信息的趨勢(shì)和前沿，情報(bào)往往要用特定的手段獲取，有特定的使用范圍、特定的目的、特定的時(shí)間、特定的傳遞方式，帶有特定的機(jī)密性。(四)信息的特點(diǎn)信息具有的特點(diǎn)：真實(shí)性、系統(tǒng)性、時(shí)效性、不完全性、層次性。二、建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的信息（）(一) 建設(shè)工程項(xiàng)目信息的構(gòu)成由于建設(shè)工程信息管理工作涉及多部門、多環(huán)節(jié)、多專業(yè)、多渠道，工程信息量大，來源廣泛，形式多樣，主要信息形態(tài)有下列形式：文字圖形信息、語言信息、新技術(shù)信息。(二)建設(shè)工程項(xiàng)目信息的分類原則和方法信息分類是指：在一個(gè)信息管理系統(tǒng)中，將各種信息按一定的原則和方法進(jìn)行區(qū)分和歸類，并建立起一定的分類系統(tǒng)和排列順序，以便管理和使用信息。1.信息分類的原則對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的信息進(jìn)行分類必須遵循以下基本原則：穩(wěn)定性、兼容性、可擴(kuò)展性、邏邏輯性原則、綜合實(shí)用性。2.項(xiàng)目信息分類基本方法根據(jù)國際上的發(fā)展和研究，建設(shè)工程項(xiàng)目信息分類有兩種基本方法：(1)線分類法又名層級(jí)分類法或樹狀結(jié)構(gòu)分類法。它是將分類對(duì)象按所選定的若干屬性或特征(作為分類的劃分基礎(chǔ))逐次地分成相應(yīng)的若干個(gè)層級(jí)目錄，并排列成一個(gè)有層次的、逐級(jí)展開的樹狀信息分類體系。(2)面分類法是將所選定的分類對(duì)象的若干個(gè)屬性或特征視為若干個(gè)“面”，每個(gè)“面”中又可以分成許多彼此獨(dú)立的若干個(gè)類目。(三)建設(shè)工程項(xiàng)目信息的分類建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理過程中，涉及大量的信息，這些信息依據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)可劃分如下：1.按照建設(shè)工程的目標(biāo)劃分 (1)投資控制信息是指與投資控制直接有關(guān)的信息；(2)質(zhì)量控制信息指建設(shè)工程項(xiàng)目質(zhì)量有關(guān)的信息；(3)進(jìn)度控制信息指與進(jìn)度相關(guān)的信息；(4)合同管理信息指建設(shè)工程相關(guān)的各種合同信息。2.按照建設(shè)工程項(xiàng)目信息的來源劃分(1)項(xiàng)目內(nèi)部信息:指建設(shè)工程項(xiàng)目各個(gè)階段、各個(gè)環(huán)節(jié)、各有關(guān)單位發(fā)生的信息總體；(2)項(xiàng)目外部信息：來自項(xiàng)目外部環(huán)境的信息稱為外部信息。3.按照信息的穩(wěn)定程度劃分(1)固定信息指在一定時(shí)間內(nèi)相對(duì)穩(wěn)定不變的信息；(2)流動(dòng)信息是指在不斷變化的動(dòng)態(tài)信息。4.按照信息的層次劃分 (1)戰(zhàn)略性信息指該項(xiàng)目建設(shè)過程中的戰(zhàn)略決策所需的信息、投資總額、建設(shè)總工期、承包商的選定，合同價(jià)的確定等信息； (2)管理型信息指項(xiàng)目年度進(jìn)度計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等； (3)業(yè)務(wù)性信息指的是各業(yè)務(wù)部門的日常信息，較具體，精度較高。 5.按照信息的性質(zhì)劃分 將建設(shè)項(xiàng)目信息按項(xiàng)目管理功能劃分為：組織類信息、管理類信息、經(jīng)濟(jì)類信息和技術(shù)類信息四大類。 6.按其他標(biāo)準(zhǔn)劃分 (1)按照信息范圍的不同，可以把建設(shè)工程項(xiàng)目信息分為精細(xì)的信息和摘要的信息兩類。 (2)按照信息時(shí)間的不同，可以把建設(shè)工程項(xiàng)目信息分為歷史性信息、即時(shí)信息和測(cè)性信息三大類。 (3)按照監(jiān)理階段的不同，可以把建設(shè)工程項(xiàng)目信息分為計(jì)劃的、作業(yè)的、核算的、報(bào)告的信息。 (4)按照對(duì)信息的期待性不同，可以把建設(shè)工程項(xiàng)目信息分為預(yù)知的和突發(fā)的信息兩類。 第二章 建設(shè)工程信息管理流程 建設(shè)工程參建各方對(duì)數(shù)據(jù)和信息的收集是不同的，有不同的來源，不同的角度，不同的處理方法，但要求各方相同的數(shù)據(jù)和信息應(yīng)該規(guī)范。 建設(shè)工程參建各方在不同的時(shí)期對(duì)數(shù)據(jù)和信息收集也是不同的，側(cè)重點(diǎn)有不同，但也要規(guī)范信息行為。 從監(jiān)理的角度，建設(shè)工程的信息收集由介入階段不同，決定收集不同的內(nèi)容。監(jiān)理單位介入的階段有：項(xiàng)目決策階段、項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、項(xiàng)目施工招投標(biāo)階段、項(xiàng)目施工階段等多個(gè)階段。各不同階段，與建設(shè)單位簽訂的監(jiān)理合同內(nèi)容也不盡相同，因此收集信息要根據(jù)具體情況決定。 一、項(xiàng)目決策階段的信息收集（） 在項(xiàng)目決策階段，信息收集從以下幾方面進(jìn)行： (1)項(xiàng)目相關(guān)市場(chǎng)方面的信息。如產(chǎn)品預(yù)計(jì)進(jìn)入市場(chǎng)后的市場(chǎng)占有串、社會(huì)需求量、預(yù)計(jì)產(chǎn)品價(jià)格變化趨勢(shì)、影響市場(chǎng)滲透的因素、產(chǎn)品的生命周期等。 (2)項(xiàng)目資源相關(guān)方面的信息。如資金籌措渠道、方式，原輔料，礦藏來源，勞動(dòng)力，水、電、氣供應(yīng)等。 (3)自然環(huán)境相關(guān)方面的信息。如城市交通、運(yùn)輸、氣象、地質(zhì)、水文、地形地貌、廢料處理可能性等。 (4)新技術(shù)、新設(shè)備、新工藝、新材料，專業(yè)配套能力方面的信息。 (5)政治環(huán)境，社會(huì)治安狀況，當(dāng)?shù)胤伞⒄?、教育的信息?二、設(shè)計(jì)階段的信息收集（） 監(jiān)理單位在設(shè)計(jì)階段的信息收集要從以下幾處進(jìn)行： (1)可行性研究報(bào)告，前期相關(guān)文件資料，存在的疑點(diǎn)和建設(shè)單位的意圖，建設(shè)單位前期準(zhǔn)備和項(xiàng)目審批完成的情況。 (2)同類工程相關(guān)信息：建筑規(guī)模，結(jié)構(gòu)形式，造價(jià)構(gòu)成、工藝、設(shè)備的選型，地質(zhì)處理方式及實(shí)際效果，建設(shè)工期，采用新材料、新工藝、新設(shè)備、新技術(shù)的實(shí)際效果及存在問題，技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。 (3)擬建工程所在地相關(guān)信息：地質(zhì)、水文情況，地形地貌、地下埋設(shè)和人防設(shè)施情況，城市拆遷政策和拆遷戶數(shù)，青苗補(bǔ)償，周圍環(huán)境(水電氣、道路等的接入點(diǎn)，周圍建設(shè)、交通、學(xué)校、醫(yī)院、商業(yè)、綠化、消防、排污)。 (4)勘察、測(cè)量、設(shè)計(jì)單位相關(guān)信息：同類工程完成情況，實(shí)際效果完成該工程的能力，人員構(gòu)成，設(shè)備投入，質(zhì)量管理體系完善情況，創(chuàng)新能力，收費(fèi)情況，施工期技術(shù)服務(wù)主動(dòng)性和處理發(fā)生問題的能力，設(shè)計(jì)深度和技術(shù)文件質(zhì)量，專業(yè)配套能力，設(shè)計(jì)概算和施工圖預(yù)算編制能力，合同履約情況，采用設(shè)計(jì)新技術(shù)、新設(shè)備能力等。 (5)工程所在地政府相關(guān)信息：國家和地方政策、法律、法規(guī)、規(guī)范規(guī)程、環(huán)保政策、政府服務(wù)情況和限制等。 (6)設(shè)計(jì)中的設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)劃，設(shè)計(jì)質(zhì)量保證體系，設(shè)計(jì)合同執(zhí)行情況，偏差產(chǎn)生的原因，糾偏措施，專業(yè)間設(shè)計(jì)交接情況，執(zhí)行規(guī)范、規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，特別是強(qiáng)制性規(guī)范執(zhí)行的情況，設(shè)計(jì)概算和施工圖預(yù)算結(jié)果，了解超限額的原因，了解各設(shè)計(jì)工序?qū)ν顿Y的控制等。三、施工招投標(biāo)階段的信息收集（） 施工招投標(biāo)階段信息收集從以下幾方面進(jìn)行： (1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告，施工圖設(shè)計(jì)及施工圖預(yù)算、設(shè)計(jì)概算，設(shè)計(jì)、地質(zhì)勘察、測(cè)繪的審批報(bào)告等方面的信息，特別是該建設(shè)工程有別于其他同類工程的技術(shù)要求、材料、設(shè)備、工藝、質(zhì)量翠求有關(guān)信息。 (2)建設(shè)單位建設(shè)前期報(bào)審文件：立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地，拆遷文件。 (3)工程造價(jià)的市場(chǎng)變化規(guī)律及所在地區(qū)的材料、構(gòu)件，設(shè)備、勞動(dòng)力差異。 (4)當(dāng)?shù)厥┕挝还芾硭?，質(zhì)量保證體系、施工質(zhì)量、設(shè)備、機(jī)具能力。 (5)本工程適用的規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)，特別是強(qiáng)制性規(guī)范。 (6)所在地關(guān)于招投標(biāo)有關(guān)法規(guī)、規(guī)定，國際招標(biāo)、國際貸款指定適用的范本，本工程適用的建筑施工合同范本及特殊條款精髓所在。 (7)所在地招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)能力、特點(diǎn)，所在地招投標(biāo)管理機(jī)構(gòu)及管理程序。 (8)該建設(shè)工程采用的新技術(shù)、新設(shè)備、新材料、新工藝，投標(biāo)單位對(duì)“四新”的處理能力和了解程度、經(jīng)驗(yàn)、措施。 四、施工階段的信息收集（） 施工階段的信息收集，可從施工準(zhǔn)備期、施工期、竣工保修期三個(gè)于階段分別進(jìn)行。 1.施工準(zhǔn)備期 施工準(zhǔn)備期指從建設(shè)工程合同簽訂到項(xiàng)目開工這個(gè)階段，在施工招投標(biāo)階段監(jiān)理未介入時(shí)，本階段是施工階段監(jiān)理信息收集的關(guān)鍵階段，監(jiān)理工程師應(yīng)該從如下幾點(diǎn)人手收集信息： (1)監(jiān)理大綱；施工圖設(shè)計(jì)及施工圖預(yù)算，特別要掌握結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，掌握工程難點(diǎn)、要點(diǎn)、特點(diǎn)，掌握工業(yè)工程的工藝流程特點(diǎn)、設(shè)備特點(diǎn)，了解工程預(yù)算體系(按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程分解)；了解施工合同。(2)施工單位項(xiàng)目經(jīng)理部組成，進(jìn)場(chǎng)人員資質(zhì)；進(jìn)場(chǎng)設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、保修記錄；施工場(chǎng)地的準(zhǔn)備情況；施工單位質(zhì)量保證體系及施工單位的施工組織設(shè)計(jì)，特殊工程的技術(shù)方案，施工進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖表；進(jìn)場(chǎng)材料、構(gòu)件管理制度；安全保安措施；數(shù)據(jù)和信息管理制度；檢測(cè)和檢驗(yàn)、試驗(yàn)程序和設(shè)備；承包單位和分包單位的資質(zhì)等施工單位信息。(3)建設(shè)工程場(chǎng)地的地質(zhì)、水文、測(cè)量、氣象數(shù)據(jù)；地上、地下管線，地下洞室，地上原有建筑物及周圍建筑物、樹木、道路；建筑紅線，標(biāo)高、坐標(biāo)；水、電、氣管道的引入標(biāo)志；地質(zhì)勘察報(bào)告、地形測(cè)量圖及標(biāo)樁等環(huán)境信息。 (4)施工圖的會(huì)審和交底記錄；開工前的監(jiān)理交底記錄；對(duì)施工單位提交的施工組織設(shè)計(jì)按照項(xiàng)目監(jiān)理部要求進(jìn)行修改的情況；施工單位提交的開工報(bào)告及實(shí)際準(zhǔn)備情況。 (5)本工程需遵循的相關(guān)建筑法律、法規(guī)和規(guī)范、規(guī)程，有關(guān)質(zhì)量檢驗(yàn)，控制的技術(shù)法規(guī)和質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。 2.施工實(shí)施期 施工實(shí)施期，信息來源相對(duì)比較穩(wěn)定，主要是施工過程中隨時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，由施工單位層層收集上來，比較單純，容易實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。 施工實(shí)施期收集的信息應(yīng)該分類并由專門的部門或?qū)Ｈ朔旨?jí)管理，項(xiàng)目監(jiān)理部可從下列方面收集信息： (1)施工單位人員、設(shè)備、水、電、氣等能源的動(dòng)態(tài)信息。 (2)施工期氣象的中長期趨勢(shì)及同期歷史數(shù)據(jù)，每天不同時(shí)段動(dòng)態(tài)信息，特別在氣候?qū)κ┕べ|(zhì)量影響較大的情況下，更要加強(qiáng)收集氣象數(shù)據(jù)。 (3)建筑原材料、半成品、成品、構(gòu)配件等工程物資的進(jìn)場(chǎng)、加工、保管、使用等信息。 (4)項(xiàng)目經(jīng)理部管理程序；質(zhì)量、進(jìn)度、投資的事前、事中、事后控制措施；數(shù)據(jù)采集來源及采集、處理、存儲(chǔ)、傳遞方式；工序間交接制度；事故處理制度；施工組織設(shè)計(jì)及技術(shù)方案執(zhí)行的情況；工地文明施工及安全措施等。 (5)施工中需要執(zhí)行的國家和地方規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)；施工合同執(zhí)行情況。 (6)施工中發(fā)生的工程數(shù)據(jù)，如地基驗(yàn)槽及處理記錄，工序間交接記錄，隱蔽工程檢查記錄等。 (7)建筑材料必試項(xiàng)目有關(guān)信息：如水泥、磚、砂石、鋼筋、外加劑、混凝土、防水材料、回填土、飾面板、玻璃幕墻等。 (8)設(shè)備安裝的試運(yùn)行和測(cè)試項(xiàng)目有關(guān)信息：如電氣接地電阻、絕緣電阻測(cè)試，管道通水通氣、通風(fēng)試驗(yàn)，電梯施工試驗(yàn)，消防報(bào)警、自動(dòng)噴淋系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)等。 (9)施工索賠相關(guān)信息：索賠程序，索賠依據(jù)，索賠證據(jù)，索賠處理意見等。 3.竣工保修期該階段要收集的信息有：(1)工程準(zhǔn)備階段文件，如：立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等(2)監(jiān)理文件，如：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、有關(guān)質(zhì)量問題和質(zhì)量事故的相關(guān)記錄、監(jiān)理工作總結(jié)以及監(jiān)理過程中各種控制和審批文件等；(3)施工資料：分為建筑安裝工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程兩大類分別收集；(4)竣工圖：分建筑安裝工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程兩大類分別收集；(5)竣工驗(yàn)收資料：如工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收備案表。電子檔案等。在竣工保修期，監(jiān)理單位按照現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GBT 503282001)收集監(jiān)理文件并協(xié)助建設(shè)單位督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。第三章 建設(shè)工程文件檔案資料管理一、建設(shè)工程文件檔案資料概念與特征（）（一）建設(shè)工程文件概念建設(shè)工程文件指：在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，也可簡稱為工程文件。(1)工程準(zhǔn)備階段文件，工程開工以前，在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等程準(zhǔn)備階段形成的文件。(2)監(jiān)理文件，監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件。(3)施工文件，施工單位在工程施工過程中形成的文件。(4)竣工圖，工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。(5)竣工驗(yàn)收文件，建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。 (二)建設(shè)工程檔案概念 建設(shè)工程檔案指：在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記靈，也可簡稱工程檔案。 (三)建設(shè)工程文件檔案資料 建設(shè)工程文件和檔案組成建設(shè)工程文件檔案資料。(四)建設(shè)工程文件檔案資料載體(1)紙質(zhì)載體：以紙張為基礎(chǔ)的載體形式。(2)縮微品載體：以膠片為基礎(chǔ)，利用縮微技術(shù)對(duì)工程資料進(jìn)行保存的載體形式。(3)光盤載體：以光盤為基礎(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)工程資料進(jìn)行存儲(chǔ)的形式。 (4)磁性載體：以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎(chǔ)，對(duì)工程資料的電子文件、聲音、圖像進(jìn)行存儲(chǔ)的方式。(五)建設(shè)工程文件檔案資料特征 建設(shè)工程文件和檔案資料有以下方面的特征：分散性和復(fù)雜性、繼承性和時(shí)效性、全面性和真實(shí)性、隨機(jī)性、多專業(yè)性和綜合性。 (六)工程文件歸檔范圍 (1)對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。(2)工程文件的具體歸檔范圍按照現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GBT 503282001)中“建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表”共5大類執(zhí)行。 二、建設(shè)工程文件檔案資料管理職責(zé) 建設(shè)工程檔案資料的管理涉及到建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等以及地方城建檔案管理部門。對(duì)于一個(gè)建設(shè)工程而言，歸檔(putting into record)有三方面含義： (1)建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交； (2)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交； (3)建設(shè)單位按照現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GBT 503282001)要求將匯總的該建設(shè)工程文件檔案向地方城建檔案管理部門移交。 (一) 通用職責(zé) (1)工程各參建單位填寫的建設(shè)工程檔案應(yīng)以施工及驗(yàn)收規(guī)范、工程合同、設(shè)計(jì)文件、工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等為依據(jù)。 (2)工程檔案資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認(rèn)真書寫，字跡清楚，項(xiàng)目齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，無未了事項(xiàng)。表格應(yīng)采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類。 (3)工程檔案資料進(jìn)行分級(jí)管理，建設(shè)工程項(xiàng)目各單位技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負(fù)責(zé)審核，各相關(guān)單位檔案管理員負(fù)責(zé)工程檔案資料的收集、整理工作。 (4)對(duì)工程檔案資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任。 (二)建設(shè)單位職責(zé) (1)在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求；(2)收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔； (3)負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；(4)收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案； (5)在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收； (6)對(duì)列入當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門接收范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收3個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程文件； (7)必須向參與工程建設(shè)的勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位提供與建設(shè)工程有關(guān)的原始資料，原始資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全； (8)可委托承包單位、監(jiān)理單位組織工程檔案的編制工作；負(fù)責(zé)組織竣工圖的繪制工作，也可委托承包單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位完成，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按照所在地相關(guān)文件執(zhí)行。 (三)監(jiān)理單位職責(zé)(1)應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項(xiàng)目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專人具體實(shí)施，監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。 (2)監(jiān)理資料必須及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序。在設(shè)計(jì)階段，對(duì)勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查；在施工階段，對(duì)施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查。 (3)可以按照委托監(jiān)理合同的約定，接受建設(shè)單位的委托，監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作； (4)編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容，提交時(shí)間，應(yīng)按照現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GBT 50328-2001)和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時(shí)移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范(GB 50319-2000)的要求，及時(shí)由項(xiàng)目監(jiān)理部提供。 (四) 施工單位職責(zé) (1)實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立、健全施工文件管理崗位責(zé)任制，配備專職檔案管理員，負(fù)責(zé)施工資料的管理工作。工程項(xiàng)目的施工文件應(yīng)設(shè)專門的部門(專人)負(fù)責(zé)收集和整理。 (2)建設(shè)工程實(shí)行總承包的，總承包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總承包單位。建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、控理、立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交，各承包單位應(yīng)保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠全面反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程。 (3)可以按照施工合同的約定，接受建設(shè)單位的委托進(jìn)行工程檔案的組織、編制工作。 (4)按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設(shè)單位進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。 (5)負(fù)責(zé)編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案管理部門要求，但應(yīng)有完整施工文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期可根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案管理部門有關(guān)要求確定。如建設(shè)單位對(duì)施工文件的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。(五)地方城建檔案管理部門職責(zé) (1)負(fù)責(zé)接收和保管所轄范圍應(yīng)當(dāng)永久和長期保存的工程檔案和有關(guān)資料。 (2)負(fù)責(zé)對(duì)城建檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查有關(guān)城建檔案法規(guī)的實(shí)施。 (3)列入向本部門報(bào)送工程檔案范圍的工程項(xiàng)目，其竣工驗(yàn)收應(yīng)有本部門參加并負(fù)責(zé)對(duì)移交的工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收。 三、建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求與組卷方法（） 對(duì)建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求與組卷方法，應(yīng)該按照建設(shè)部和國家質(zhì)量檢驗(yàn)檢疫總局于2002年1月10日聯(lián)合發(fā)布，2002年5月1日實(shí)施的建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GBT 503282001)國家標(biāo)準(zhǔn)，此外，尚應(yīng)執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GBT11822-2000)、技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法(GBl0609.389)、城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定(建辦(1995697號(hào))等規(guī)范或文件的規(guī)定及各省、市地方相應(yīng)的地方規(guī)范執(zhí)行。 (一)歸檔文件的質(zhì)量要求， (1)歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件。 (2)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。 (3)工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。 (4)工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。 (5)工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 (6)工程文件中文字材料幅畫尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mmx 210mm)。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。 (7)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。 (8)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。 (9)利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面13的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。 (10)不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法(GB 10609.389)統(tǒng)一折疊成A4幅畫，圖標(biāo)欄露在外面。 (11)工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長期安全保管。 (12)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。 (13)工程文件應(yīng)采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。 (二)歸檔工程文件的組卷要求 1.立卷的原則和方法 (1)立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用； (2)一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷； (3)立卷采用如下方法： 1)工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分；2)工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；3)監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4)施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；5)竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；6)竣工驗(yàn)收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷。(4)立卷過程中宜遵循下列要求：1)案卷不宜過厚，一般不超過40MM；2)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。2.卷內(nèi)文件的排列(1)文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。(2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。(3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。3.案卷的編目(1)編制卷內(nèi)文件頁號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：1)卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始。2)頁號(hào)編寫位置：單頁書寫的文字在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3)成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1)卷內(nèi)目錄式樣宜符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄B的要求。2)序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。3)責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。4)文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。5)文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。6)日期：填寫文件形成的日期。7)頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁號(hào)。最后一份文件填寫起止頁號(hào)。8)卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1)卷內(nèi)備考表的式樣宜符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄C的要求。2)卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件數(shù)(照片張數(shù))，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說明。3)卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。(4)案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1)案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄D的要求。 2)案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。 3)檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。檔號(hào)由檔案保管單位填寫。 4)檔案館代號(hào)應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號(hào)。檔案館代號(hào)由檔案館填寫。 5)案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。 6)編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。 7)起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。 8)保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限見現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄A的要求。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。 9)工程檔案套數(shù)一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，另一套原件要求移交當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門保存，接受范圍規(guī)范規(guī)定可以各城市根據(jù)本地情況適當(dāng)拓寬和縮減，具體可向建設(shè)工程所在地城建檔案管理部門詢問。 10)密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。 (5)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書寫紙制作，幅畫統(tǒng)一采用A4幅畫。 四、建設(shè)工程檔案驗(yàn)收與移交（） (一)驗(yàn)收 (1)列入城建檔案管理部門檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理部門對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位未取得城硅檔案管理部門出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。 (2)城建檔案管理部門在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容： 1)工程檔案分類齊全、系統(tǒng)完整； 2)工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況； 3)工程檔案已整理立卷，立卷符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范的規(guī)定； 4)竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章； 5)文件的形成、來源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備； 6)文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。 工程檔案由建設(shè)單位進(jìn)行驗(yàn)收，屬于向地方城建檔案管理部門報(bào)送工程檔案的工程項(xiàng)目還應(yīng)會(huì)同地方城建檔案管理部門共同驗(yàn)收。 (3)國家、省市重點(diǎn)工程項(xiàng)目或一些特大型、大型的工程項(xiàng)目的預(yù)驗(yàn)收和驗(yàn)收，必須有地方城建檔案管理部門參加。 (4)為確保工程檔案的質(zhì)量，各編制單位、地方城建檔案管理部門、建設(shè)行政管理部門等要對(duì)工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收。編制單位、制圖人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人必須進(jìn)行簽字或蓋章。對(duì)不符合技術(shù)要求的，一律退回編制單位進(jìn)行改正、補(bǔ)齊，問題嚴(yán)重者可令其重做。不符合要求者，不能交工驗(yàn)收。(5)凡報(bào)送的工程檔案，如驗(yàn)收不合格將其退回建設(shè)單位，由建設(shè)單位責(zé)成責(zé)任者重新進(jìn)行編制，待達(dá)到要求后重新報(bào)送。檢查驗(yàn)收人員應(yīng)對(duì)接收的檔案負(fù)責(zé)。 (6)地方城建檔案管理部門負(fù)責(zé)工程檔案的最后驗(yàn)收。并對(duì)編制報(bào)送工程檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促和檢查。 (二)移交(1)列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程檔案。 (2)停建、緩建工程的工程檔案，暫由建設(shè)單位保管。(3)對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善工程檔案。對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編寫工程檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門移交。(4)建設(shè)單位向城建檔案管理部門移交工程檔案時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄雙方簽字、蓋章后交接。(5)施工單位、監(jiān)理單位等有關(guān)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前將工程檔案按合同或協(xié)議規(guī)定的時(shí)間、套數(shù)移交給建設(shè)單位，辦理移交手續(xù)。五、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理（）建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記；監(jiān)理文件檔案資料傳閱；監(jiān)理文件檔案資料分類存放；監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。(一)監(jiān)理文件和檔案收文與登記所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記(按監(jiān)理信息分類別進(jìn)行登記)。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號(hào)以及收文日期，必要時(shí)應(yīng)注明接收件的具體時(shí)間，最后由項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字。監(jiān)理信息在有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填部分內(nèi)容是否可追溯。如材料報(bào)審表中是否明確注明該材料所使用的具體部位，以及該材料質(zhì)保證明的原件保存處等。 如不同類型的監(jiān)理信息之間存在相互對(duì)照或追溯關(guān)系時(shí)(如：監(jiān)理工程師通知單和監(jiān)理工程師通知回復(fù)單)，在分類存放的情況下，應(yīng)在文件和記錄上注明相關(guān)信息的編號(hào)和存放處。資料管理人員應(yīng)檢查文件檔案資料的各項(xiàng)內(nèi)容填寫和記錄真實(shí)完整，簽字認(rèn)可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽認(rèn)。文件檔案資料以及存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量應(yīng)符合要求，所有文件檔案必須使用符合檔案歸檔要求的碳素墨水填寫或打印生成，以適應(yīng)長時(shí)間保存的要求。有關(guān)工程建設(shè)照片及聲像資料等應(yīng)注明拍攝日期及所反映工程建設(shè)部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項(xiàng)目總監(jiān)或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進(jìn)行處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中記錄。部分收文如涉及到建設(shè)單位的工程建設(shè)指令或設(shè)計(jì)單位的技術(shù)核定單以及其他重要文件，應(yīng)將復(fù)印件在項(xiàng)目監(jiān)理部專欄內(nèi)予以公布。 (二)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記 由建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。也可按文件傳閱紙樣式刻制方形圖章，蓋在文件空白處，代替文件傳閱紙。每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。 (三)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記 發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章，對(duì)蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記。如為緊急處理的文件，應(yīng)在文件首頁標(biāo)注“急件”字樣。 所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進(jìn)行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。登記內(nèi)容包括：文件資料的分類編碼、發(fā)文文件名稱、摘要信息、接收文件的單位(部門)名稱、發(fā)文日期(強(qiáng)調(diào)時(shí)效性的文件應(yīng)注明發(fā)文的具體時(shí)間)。收件人收到文件后應(yīng)簽名。 發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人指示確定文件責(zé)任人和相關(guān)傳閱人員。文件傳閱過程中，每位傳閱人員閱后應(yīng)簽名并注明日期。發(fā)文的傳閱期限不應(yīng)超過其處理期限。重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中予以記錄。 項(xiàng)目監(jiān)理部的信息管理人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的資料柜(夾)中，并在目錄清單中予以記錄。 (四)監(jiān)理文件檔案資料分類存放 監(jiān)理文件檔案經(jīng)收發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類方法進(jìn)存放，這樣既可滿足項(xiàng)目實(shí)施過程查閱、求證的需要，又方便項(xiàng)目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)備有存放監(jiān)理信息的專用資料柜和用于監(jiān)理信息分類歸檔存放的專用資料夾。在大中型項(xiàng)目中應(yīng)采用計(jì)算機(jī)對(duì)監(jiān)理信息進(jìn)行輔助管理。 信息管理人員則應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模規(guī)劃各資料柜和資料夾內(nèi)容。 文件和檔案資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應(yīng)保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。 項(xiàng)目建設(shè)過程中文件和檔案的具體分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)制定，監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門可以明確本單位文件檔案資料管理的框架性原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)出企業(yè)特色。 (五)監(jiān)理文件檔案資料歸檔 監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗(yàn)收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范及建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范并參考工程項(xiàng)目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。 對(duì)一些需連續(xù)產(chǎn)生的監(jiān)理信息，如對(duì)其有統(tǒng)計(jì)要求，在歸檔過程中應(yīng)對(duì)該類信息建立相關(guān)的統(tǒng)計(jì)匯總表格以便進(jìn)行核查和統(tǒng)計(jì)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏之處，從而保證該類監(jiān)理信息的完整性。 監(jiān)理文件檔案資料的歸檔保存中應(yīng)嚴(yán)格按照保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。如在監(jiān)理實(shí)踐中出現(xiàn)作廢和遺失等情況，應(yīng)明確地記錄作廢和遺失原因、處理的過程。如采用計(jì)算機(jī)對(duì)監(jiān)理信息進(jìn)行輔助管理的，當(dāng)相關(guān)的文件和記錄經(jīng)相關(guān)責(zé)任人員簽字確定、正式生效并已存人項(xiàng)目部相關(guān)資料夾中時(shí)，計(jì)算機(jī)管理人員應(yīng)將儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的相關(guān)文件和記錄改變其文件屬性為“只讀”，并將保存的目錄記錄在書面文件上以便于進(jìn)行查閱。在項(xiàng)目文件檔案資料歸檔前不得將計(jì)算機(jī)中保存的有效文件和記錄刪除。按照現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GBT 50328-2001)，監(jiān)理文件有10大類27個(gè)，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下：(1)監(jiān)理規(guī)劃： 1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)； 2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存；3)監(jiān)理部總控制計(jì)劃等(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)。 (2)監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。(3)監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。(4)進(jìn)度控制：1)工程開工復(fù)工審批表(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；2)工程開工復(fù)工暫停令(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。(5)質(zhì)量控制： 1)不合格項(xiàng)目通知(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)； 2)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。(6)造價(jià)控制：1)預(yù)付款報(bào)審與支付(建設(shè)單位短期保存)； 2)月付款報(bào)審與支付(建設(shè)單位短期保存)；3)設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)(建設(shè)單位長期保存)；4)工程竣工決算審核意見書(建設(shè)單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。(7)分包資質(zhì)：1)分包單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)；2)供貨單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)；3)試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)。(8)監(jiān)理通知： 1)有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)； 2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)；3)有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)。 (9)合同與其他事項(xiàng)管理： 1)工程延期報(bào)告及審批(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)； 2)費(fèi)用索賠報(bào)告及審批(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)； 3)合同爭議、違約報(bào)告及處理意見(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)； 4)合同變更材料(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。 (10)監(jiān)理工作總結(jié)： 1)專題總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)； 2)月報(bào)總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)； 3)工程竣工總結(jié)(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)； 4)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。 (六)監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢 項(xiàng)目監(jiān)理部存放的文件和檔案原則上不得外借，如政府部門、建設(shè)單位或施工單位確有需要，應(yīng)經(jīng)過總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師同意，并在信息管理部門辦理借閱手續(xù)。監(jiān)理人員在項(xiàng)目實(shí)施過程中需要借閱文件和檔案時(shí)，應(yīng)填寫文件借閱單，并明確歸還時(shí)間。信息管理人員辦理有關(guān)借閱手續(xù)后，應(yīng)在文件夾的內(nèi)附目錄上作特殊標(biāo)記，避免其他監(jiān)理人員查閱該文件時(shí)，因找不到文件引起工作混亂。 監(jiān)理文件檔案的更改應(yīng)由原制定部門相應(yīng)責(zé)任人執(zhí)行，涉及審批程序的，由原審批責(zé)任人執(zhí)行。若指定其他責(zé)任人進(jìn)行更改和審批時(shí)，新責(zé)任人必須獲得所依據(jù)的背景資料，監(jiān)理文件檔案更改后，由信息管理部門填寫監(jiān)理文件檔案更改通知單，并負(fù)責(zé)發(fā)放新版本文件。發(fā)放過程中必須保證項(xiàng)目參建單位中所有相關(guān)部門都得到相應(yīng)文件的有效版本。文件檔案換發(fā)新版時(shí)，應(yīng)由信息管理部門負(fù)責(zé)將原版本收回作廢。考慮到日后有可能出現(xiàn)追溯需求，信息管理部門可以保存作廢文件的樣本以備查閱。 六、監(jiān)理工作的基本表式（） 建設(shè)工程監(jiān)理在施工階段的基本表式按照建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范 (GB 503192000)附錄執(zhí)行，該類表式可以一表多用，由于各行業(yè)各部門各地區(qū)已經(jīng)各自形成一套表式，使得建設(shè)工程參建各方的信息行為不規(guī)范、不協(xié)調(diào)，因此，建立一套通用的，適合建設(shè)、監(jiān)理、施工、供貨各方，適合各個(gè)行業(yè)、各個(gè)專業(yè)的統(tǒng)一表式已顯示充分的必要性，可以大大提高我國建設(shè)工程信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。根據(jù)建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范 (GB 503192000)，規(guī)范中基本表式有三類： A類表共10個(gè)表(A1A10)，為承包單位用表，是承包單位與監(jiān)理單位之間的聯(lián)系表，由承包單位填寫，向監(jiān)理單位提交申請(qǐng)或回復(fù)。 B類表共6個(gè)表(B1B6)，為監(jiān)理單位用表，是監(jiān)理單位與承包單位之間的聯(lián)系表，由監(jiān)理單位填寫，向承包單位發(fā)出的指令或批復(fù)。 C類表共2個(gè)表(C1、C2)，為各方通用表，是工程項(xiàng)目監(jiān)理單位、承包單位、建設(shè)單位等各有關(guān)單位之間的聯(lián)系表。 (一)承包單位用表(A類表) 本類表共10個(gè)，A1-A10，主要用于施工階段。使用時(shí)應(yīng)注意以下內(nèi)容： 1.工程開工復(fù)工報(bào)審表(A1) 施工階段承包單位向監(jiān)理單位報(bào)請(qǐng)開工和工程暫停后報(bào)請(qǐng)復(fù)工時(shí)填寫，如整個(gè)項(xiàng)目一次開工，只填報(bào)一次，如工程項(xiàng)目中涉及多個(gè)單位工程且開工時(shí)間不同，則每個(gè)單位工程開工都應(yīng)填報(bào)一次。申請(qǐng)開工時(shí)，承包單位認(rèn)為已具備開工條件時(shí)向項(xiàng)目監(jiān)理部申報(bào)“工程開工報(bào)審表”，監(jiān)理工程師應(yīng)從下列幾個(gè)方面審核，認(rèn)為具備開工條件時(shí)，由總監(jiān)理工程師簽署意見，報(bào)建設(shè)單位。 由于建設(shè)單位或其他非承包單位的原因?qū)е鹿こ虝和?，在施工暫停原因消失、具備?fù)工條件時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)及時(shí)督促施工單位盡快報(bào)請(qǐng)復(fù)工；由于施工單位原因?qū)е鹿こ虝和＃诰邆浠謴?fù)施工條件時(shí)，承包單位報(bào)請(qǐng)復(fù)工報(bào)審表并提交有關(guān)材料，總監(jiān)理工程師應(yīng)及時(shí)簽署復(fù)工報(bào)審表，施工單位恢復(fù)正常施工。 2.施工組織設(shè)計(jì)(方案)報(bào)審表(A2)施工單位在開工前向項(xiàng)目監(jiān)理部報(bào)送施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)的同時(shí)，填寫施工組織設(shè)計(jì)(方案)報(bào)審表，施工過程中，如經(jīng)批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)(方案)發(fā)生改變，工程項(xiàng)目監(jiān)理部要求將變更的方案報(bào)送時(shí)，也采用此表。施工方案應(yīng)包括工程項(xiàng)目監(jiān)理都要求報(bào)送的分部(分項(xiàng))工程施工方案，季節(jié)性施工方案，重點(diǎn)部位及關(guān)鍵工序的施工工藝方案，采用新材料、新設(shè)備、新技術(shù)、新工藝的方案等。總監(jiān)理工程師應(yīng)組織審查并在約定的時(shí)間內(nèi)核準(zhǔn)，同時(shí)報(bào)送建設(shè)單位，需要修改時(shí)，應(yīng)由總監(jiān)理工程師簽發(fā)書面意見退回承包單位修改后再報(bào)，重新審核。3.分包單位資格報(bào)審表(A3)由承包單位報(bào)送監(jiān)理單位，專業(yè)監(jiān)理工程師和總監(jiān)理工程師分別簽署意見，審查批準(zhǔn)后，分包單位完成相應(yīng)的施工任務(wù)。4. 報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表(A4)本表主要用于承包單位向監(jiān)理單位的工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收申報(bào)。用于隱蔽工程的檢查和驗(yàn)收時(shí)，承包單位必須完成自檢并附有相應(yīng)工序、部位的工程質(zhì)量檢查記錄；用于施工放樣報(bào)檢時(shí)應(yīng)附有承包單位的施工放樣成果；用于分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)應(yīng)附有相關(guān)符合質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的資料及規(guī)范規(guī)定的表格。 5.工程款支付申請(qǐng)表(A5)在分項(xiàng)、分部工程或按照施工合同付款的條款完成相應(yīng)工程的質(zhì)量已通過監(jiān)理工程師認(rèn)可后，承包單位要求建設(shè)單位支付合同內(nèi)項(xiàng)目及合同外項(xiàng)目的工程款時(shí)，填寫本表向工程項(xiàng)目監(jiān)理部申報(bào)。 工程項(xiàng)目監(jiān)理部的專業(yè)工程監(jiān)理工程師對(duì)本表及其附件進(jìn)行審批，提出審核記錄及批復(fù)建議。同意付款時(shí)，應(yīng)注明應(yīng)付的款額及其計(jì)算方法，報(bào)總監(jiān)理工程師審批，并將審批結(jié)果以“工程款支付證書”(B3)批復(fù)給施工單位并通知建設(shè)單位