工程技術(shù)部資料管理規(guī)定

XXXX公司規(guī)章制度級別： 簽發(fā): 工程技術(shù)部資料管理規(guī)定目 錄一. 目的二. 適用范圍三. 資料管理流程四. 資料編號及歸檔五. 資料作廢流程六. 其他注意事項出 自工程技術(shù)部編 號生效日期版 次1.目的為了加強(qiáng)部門資料管理及與相關(guān)部門資料對接，完善部門制度建設(shè)，減少因資料管理流程不清晰帶來的工作效率降低及耽誤工作進(jìn)度等問題。2.適用范圍適用于途居露營地投資管理股份有限公司工程技術(shù)部資料管理工作相關(guān)事宜。3.資料管理流程工程技術(shù)部所涉及到的資料種類繁多，為方便梳理，根據(jù)發(fā)文流程不同可以分為兩大類：一、需相關(guān)部門會簽意見文件；二不需相關(guān)部門會簽意見文件。3.1需相關(guān)部門會簽文件：3.1.1.內(nèi)部信息傳遞單，指公司內(nèi)部各部門之間，通過內(nèi)部聯(lián)系單形式傳遞交流各部門之間需溝通解決問題的過程。資料傳遞流程詳見附圖1。3.1.1.1內(nèi)容要簡明扼要；聯(lián)系事宜中明確具體解決時間；3.1.1.2涉及部門會簽欄以上內(nèi)容全部打印（除部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手簽外）。3.1.2工程聯(lián)系單，一般用于聯(lián)系工程技術(shù)手段處理，工程質(zhì)量問題處理，設(shè)計變更等的函件，一般多見于施工單位出具聯(lián)系單給建設(shè)單位，或建設(shè)單位出具聯(lián)系單給設(shè)計單位，收件單位均要依據(jù)具體情況予以答復(fù)。資料傳遞流程詳見附圖2。3.1.3技術(shù)核定單，是記錄施工圖設(shè)計責(zé)任之外，對完成施工承包義務(wù)，采取合理的施工措施等技術(shù)事宜，提出的具體方案、方法、工藝、措施等，經(jīng)發(fā)包方和有關(guān)單位共同核定的憑證之一。資料傳遞流程詳見附圖3。3.2無需相關(guān)部門會簽文件：3.2.1設(shè)計變更單，設(shè)計變更是指項目自初步設(shè)計批準(zhǔn)之日起至通過竣工驗(yàn)收正式交付使用之日止，對已批準(zhǔn)的初步設(shè)計文件、技術(shù)設(shè)計文件或施工圖設(shè)計文件所進(jìn)行的修改、完善、優(yōu)化等活動。設(shè)計變更應(yīng)以圖紙或設(shè)計變更通知單的形式發(fā)出。3.2.1.1設(shè)計變更應(yīng)立足于確保結(jié)構(gòu)安全、改善使用功能、合理控制造價和方便施工、安全施工，保證施工質(zhì)量和工期。3.2.1.2設(shè)計變更應(yīng)本著節(jié)約原則，實(shí)事求是，嚴(yán)禁弄虛作假，嚴(yán)禁迎合承包人利益而變更。3.2.1.3因圖紙自身原因或設(shè)計不合理造成現(xiàn)場無法施工應(yīng)由施工單位提出設(shè)計核定單，或由工程技術(shù)部填寫工程聯(lián)系單，經(jīng)工程技術(shù)部部長簽字后通知設(shè)計單位，由設(shè)計單位依此出設(shè)計變更（或變更通知）。3.2.1.4設(shè)計變更單一般由設(shè)計單位發(fā)文，經(jīng)由工程技術(shù)部項目負(fù)責(zé)人與專業(yè)負(fù)責(zé)人及部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由工程技術(shù)部資料員蓋章發(fā)往采購管理部與各營地項目部。3.2.2項目規(guī)劃設(shè)計方案（即規(guī)劃文本），由設(shè)計單位按項目節(jié)點(diǎn)完成并提交，經(jīng)規(guī)劃局審批蓋章的一般至少有1份，需交行政中心存檔，如其他部門需要借用，需向行政中心申請，辦理資料借閱申請手續(xù)。3.2.3開工通知單，項目已具備開工條件，而施工單位并未施工，或設(shè)計工作尚未啟動，因而發(fā)出的帶有告知性質(zhì)的開工通知。每個項目合同簽訂后，由工程技術(shù)部項目負(fù)責(zé)人提交開工通知單進(jìn)行相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)會簽。會簽流程完畢后方可開始實(shí)施合同。3.2.4設(shè)計任務(wù)書是指建設(shè)單位對工程項目設(shè)計提出的要求，是工程設(shè)計的主要依據(jù)。是作為工程項目進(jìn)行方案設(shè)計具體要求提交給建筑設(shè)計單位的技術(shù)文件，是進(jìn)行方案設(shè)計的重要依據(jù)，也是評判設(shè)計方案的重要依據(jù)。設(shè)計任務(wù)書的主要內(nèi)容應(yīng)包含以下幾點(diǎn)：工程概況及服務(wù)內(nèi)容；設(shè)計要求；設(shè)計文件和圖紙要求。3.2.5圖紙會審紀(jì)要。圖紙會審是指工程各參建單位（建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等相關(guān)單位）在收到施工圖審查機(jī)構(gòu)審查合格的施工圖設(shè)計文件后，在設(shè)計交底前進(jìn)行全面細(xì)致的熟悉和審查施工圖紙的活動。各單位相關(guān)人員應(yīng)熟悉工程設(shè)計文件，并應(yīng)參加建設(shè)單位主持的圖紙會審會議，并整理成會審問題清單，由設(shè)計單位針對問題清單一一進(jìn)行答疑。圖紙會審內(nèi)容須整理會議紀(jì)要，與會各方會簽。3.2.6施工圖審查相關(guān)文件。3.2.6.1各營地項目中的建筑單體設(shè)計施工圖完成出圖后，必須交由建設(shè)主管部門認(rèn)定的施工圖審查機(jī)構(gòu)按照國家現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范，強(qiáng)條對圖紙進(jìn)行審查并出具審圖意見，整改完成通過后由審查機(jī)構(gòu)下發(fā)施工圖設(shè)計文件審查合格書。3.2.6.2施工圖審查完成后，所有相關(guān)文件（施工圖設(shè)計文件審查合格書，施工圖審查意見書，施工圖審查意見答復(fù)），由工程技術(shù)部資料員發(fā)放所有相關(guān)部門。3.2.7合同會簽審批表，發(fā)票是項目完成后的付款資料，由項目負(fù)責(zé)人發(fā)起，工程技術(shù)部部長簽字后轉(zhuǎn)發(fā)采購管理部，進(jìn)行下一步付款流程。3.2.8合同。一般由采購部發(fā)起，工程技術(shù)部為實(shí)施部門，收到后及時編號歸檔至專門的合同文件檔案中，以備后期付款時使用。3.2.9函告，政府紅頭文件，各營地日常工作會議紀(jì)要等外部單方面通知性質(zhì)的資料，資料員確認(rèn)專業(yè)負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人、工程技術(shù)部部長都已知曉后直接歸檔即可。4. 資料編號及歸檔 4.1資料編號規(guī)則根據(jù)行政中心檔案管理規(guī)定，公司所有類型文件由起草人簽批后到公司檔案員處統(tǒng)一編號（無編號文件下發(fā)視為無效文件），編號由公司代碼、項目名稱代碼、文件類別代碼、年度、順序號組成，彼此之間用“”連接，一個類別一個年度一個流水號。樣式如下：QRDC OOO LX OOOOOOO順序號 年度代碼 文件類別代碼 項目名稱代碼 公司代碼各類別文件代碼如下：文件名稱代碼工作聯(lián)系單LX內(nèi)部傳遞單NC技術(shù)核定單HD設(shè)計變更BG會議紀(jì)要JY其他QT4.2資料歸檔根據(jù)本部門工作內(nèi)容，在項目開發(fā)、設(shè)計、施工等過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都屬于歸檔范圍。4.2.1歸檔要求4.2.1.1歸檔的文件必須為原件，簽字、蓋章要齊全（因特殊情況需要?dú)w檔復(fù)印件的應(yīng)當(dāng)注明原因及原件來源或存放處）；4.2.1.2歸檔的文件不缺張少頁，每份文件附件要齊全，保持文件的成套性。對于非紙質(zhì)載體文件,載體應(yīng)與其文件說明一并歸檔；4.2.1.3歸檔文件要求字跡清晰工整、無三筆（鉛筆、圓珠筆、非黑色墨水筆 ）現(xiàn)象。對字跡模糊、易褪變的、破損的、局部殘缺的文件或傳真件以及形成三筆現(xiàn)象的文件應(yīng)予復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔，復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行；4.2.1.4歸檔的文件宜為A4幅面。大于A4幅面的文件、圖紙，用手風(fēng)琴式折疊方法折成 A4大小，標(biāo)題欄露在右下角。小于A4幅面的文件應(yīng)粘貼在A4紙上；4.2.1.5每份文件內(nèi)紙張版式應(yīng)統(tǒng)一順序、同一方向排放，不可顛倒擺放。若單份即有橫向和縱向內(nèi)容時，橫向文件應(yīng)將標(biāo)題欄放置左側(cè)，同時每份文件左側(cè)為裝訂區(qū)域，應(yīng)預(yù)留部分位置；4.2.1.6歸檔電子文件必須為最終版，內(nèi)容與形式上與紙質(zhì)文件一定要保持一致，保持原格式不變，清單目錄齊全完整。4.2.2歸檔時間部門檔案在次年3月底，由檔案管理員將上年度形成的檔案收集整理后，填寫歸檔文件盒內(nèi)目錄和檔案移交接收登記單移交歸檔到行政中心,并提供電子版。5.資料作廢流程5.1對于未發(fā)放的資料，收到作廢通知后3個工作日內(nèi)用黑色記號筆標(biāo)記“作廢”，碎紙?zhí)幚怼?.2對于已發(fā)放的資料，公司本部各部門于收到作廢通知后3個工作日內(nèi)全數(shù)收回，參照4.1.1執(zhí)行，對于外地公司及部門，2個工作日內(nèi)通知到資料員處，請對方及時作廢處理。注：設(shè)定3個工作日的緩沖期，是為了防止作廢之后又通知重新啟用6.其他注意事項6.1控制資料發(fā)放時間原則上接收到發(fā)放資料要求時，應(yīng)當(dāng)在2個工作日內(nèi)完成資料發(fā)放工作，如遇特殊情況未能完成，需在收發(fā)文跟蹤記錄表上注明情況。6.2發(fā)往外地項目資料為提高效率，節(jié)約成本，原則上發(fā)往外地項目資料以電子版為主，如必須郵寄，為防止資料丟失，需在郵寄出之后立刻在資料跟蹤表上注明郵寄時間與單號，并及時與對方資料員確認(rèn)是否收到。6.3設(shè)立每周自查因資料工作日漸繁雜，為防止出現(xiàn)丟失、漏發(fā)等情況，資料員每周五應(yīng)檢查并及時完善上周的收發(fā)文跟蹤記錄表。6.4接收資料要求6.4.1原則上資料發(fā)放按資料管理流程制度執(zhí)行，且應(yīng)當(dāng)面交給資料員。如有特殊情況，需向資料員說明，禁止出現(xiàn)將資料丟在資料員桌上，且不注明發(fā)放要求的情況。6.4.2如有資料作廢，請及時告知資料員，及時進(jìn)行處理（收回或直接通知作廢）。6.4.3如需重新發(fā)起一個新的工作 聯(lián)系單作為對上一個聯(lián)系單的回復(fù)，請及時告知資料員，防止資料跟蹤情況出現(xiàn)問題。6.5其它6.5