Office教材基礎教案.ppt

AUOProprietary&Confidential,JuanYinOct.23.2007,Office基本功能運用,目錄,Office基本功能運用分以下幾類：一.Excel二.PowerPoint三.Outlook四.Word五.小畫家,認識Excel,Excel簡介,Excel是Office辦公軟件中電子表格處理軟件，即可幫助用戶制作普通表格，又可實現簡單加、減、乘、除運算，還能通過內置函數完成諸如邏輯判定、時間運算、財務管理、信息統計、科學計算等復雜運算。Excel還可以將數據表格以各式各樣圖表形式展示出來，進行排序、篩選和分類匯總等類似數據庫操作，其界面更加美觀、簡潔，智能性更加完善。,Excel的啟動,方法1：選擇”開始”程序”MicrosoftOfficeMicrosoftOfficeExcel2003”即啟動Excel，進入Excel窗口(如下圖),認識Excel,方法2：在桌面單擊右鍵”新建“”MicrosoftExcel工作表“即可啟動Excel，進入Excel窗口(如下圖),狀態(tài)欄,活動單元格,工具欄,編輯欄,標題欄,菜單欄,1.插入工作表選擇工具欄”插入”工作表“即可2.插入特殊符號選擇工具欄“插入”符號“即可選擇所需符號3.插入批注3.1插入批注在桌面點擊右鍵”插入”-”插入批注“在彈出的批注框中輸入文本即可3.2編輯/刪除批注在桌面點擊右鍵”插入”-”編輯/刪除批注“在彈出的批注框中編輯即可3.3設置批注的顯示/隱藏格式在桌面點擊右鍵”插入”-”顯示/隱藏批注“批注框將會呈現/消失4.超鏈接的使用4.1文本鏈接工作表選中表格中需鏈接的單元格鼠標右鍵超鏈接點擊其對話框內的“文本中的位置”選項并在右側的列表中選擇需鏈接的工作表即可,工作薄內常用操作,插入工作表,怎樣才能在原有的工作表上插入新的工作表呢？,插入工作表,1.選擇工具欄”插入”工作表“即可”,插入工作表,真的成功了！,插入批注,批注是對單元格進行注解，它并不直接顯示在屏幕上，只是在單元格右上角出現紅色三角形記號。把鼠標指針移到這個單元格任意位置，批注就顯示出來。怎樣才能插入批注呢？,1.選中要插入批注的單元格，如圖：,插入批注,2.單擊：“插入”菜單，選擇：“批注”命令,插入批注,3.在彈出的批注框中輸入需要的文字，如果文字太多，用鼠標調整批注框周圍的控制點，可以改變批注框的大小，輸入完成后按回車鍵確認,插入特殊符號,像很多日常中我們常用的：“單位符號、數字符號、標點符號、特殊符號、數學符號”一般在鍵盤上難以找到或者根本就沒有，那我們該怎么辦呢？如下圖所示，鍵盤上面根本就找不到呀!,插入特殊符號,選擇工具欄“插入”符號“即可選擇所需符號”如圖所示,圖一,圖二,插入特殊符號,怎么樣是不是達到你想要的結果啦！,查找與替換,在Excel中，查找與替換給我們帶來了很多方便，下面介紹一下查找與替換成績表中，體育成績打的是等級分，這是成績管理常遇到的，一般要換成分數再來處理。如果“優(yōu)=95，在前面的良=85，中=75，不及格=55”，可以用查找與替換來完成，步驟如下：,1.單擊“編輯”菜單，選擇“替換”命令，打開“查找和替換”對話框。,2.在“查找內容”文本框中輸入“優(yōu)”，在“替換為”文本框中輸入“95”,查找與替換,查找與替換,3.單擊“全部替換”，工作表中的“優(yōu)”就替換為“95”了,自動填充序列,不同類型的數據，填充方式是不同的。,1.輸入下圖所示的內容，選中要填充的數據所在單元格，例如這里的A1單元格。,2.單元格右下角有個黑色實心正方形，我們稱之為“填充柄”。將鼠標放填充柄上，鼠標的指針將由空心十字變?yōu)楹谑?自動填充序列,3.按住鼠標左鍵不放，拖動鼠標到需要的位置，行方向或列方向都可以,自動填充序列,4.放開左鍵，填充就完成了，如法炮制，把圖中A3和A5單元格的內容也進行填充，結果如圖所示,從這個例子可以看出，有一些填充是復制，有些則不是簡單的復制想知道Excel中預定了哪些自定義序列，單擊“工具”菜單，選擇“選項”命令，打開“選項”對話框中選擇“自定義序列”選項卡，就可以查看序列了。,4.2復制/移動超鏈接選中超鏈接文本，若需復制，請點擊“常用”工具欄上”復制”按鈕,若需移動，請單擊“常用”工具欄上”剪切”按鈕4.3刪除超鏈接選中超鏈接文本，點擊右鍵“取消超鏈接”即可5.工作表的查找與替換5.1查找文本選定要查找區(qū)域點擊“編輯”菜單中“查找”出現“查找和替換”對話框在“查找內容”里輸入數據點擊“查找下一個”即可5.2替換文本選定需替換文本點擊“編輯”菜單中“查找”出現“查找和替換”對話框在“查找內容”里輸入將被替代文本點擊“替代”在“替換為”里輸入替換文本選擇“替換”/”全部替換“,工作薄內常用操作,Excel分為下面四大類：1.數據排序/篩選2.數據透視表.3.圖表應用.4.Excel中的公式與函數.,Excel分類,數據排序,數據的排序,指的是把數據按一定規(guī)律排列起來。對要求較多的排序，也可以使用菜單命令。具體步驟如下：,單擊,1,用按鈕排序,數據排序,2,用菜單排序,如果指定多個關鍵字,需要用到菜單命令具體步驟如下：1.在數據表任意單元格單擊。2.單擊“數據”菜單，選擇“排序”命令，打開“排序”對話框3.在“主要關鍵字”下拉列表中選擇“總成績”，次要關鍵字下拉列表中選擇“數據庫”，右邊單選框中同選“降序”,單擊“確定”按鈕。,自動篩選適應于單個條件篩選自定義篩選需同時滿足兩個條件的篩選高級篩選適應于更復雜的篩選要求,數據篩選,分列、簡單函數,單擊,先插入一列，再選擇所分列的那一列,分列1.1在所要分列項后插入一列-選擇所分列的那一列-“數據”-“分列”-點“固定分列”-“下一步”,分列、簡單函數,分列1.1在所要分列項后插入一列-選擇所分列的那一列-“數據”-“分列”-點“固定分列”-“下一步”-“下一步”-“完成”,分列、簡單函數,分列1.1選中一列-“數據”-“分列”-點“固定分列”-“下一步”將光標放置你想要分列的數后-“下一步”-完成,1.1柱形圖柱形圖以矩形在垂直方向表示數據，分二維和三維兩種。二維柱形圖最為常用，是Excel2003默認的圖表類型。柱形圖方便數據的比較，用柱形圖我們來表示總成績的前五名步驟如下：在成績表中選擇“B2:B7”和“H2:H7”兩個區(qū)域，單擊“插入”菜單，選擇“圖表”命令，在圖表類型選擇“柱形圖”，在“子圖表類型”列表中，還可以選擇柱形圖的種類。單擊“完成”按鈕，我們就可以看到圖表了（圖二）,圖表型,圖一,圖二,1.2折線圖如果說柱形圖方便數據的比較，那么折線圖非常適合數值隨時間等因素變化的趨勢。選中A2:G3區(qū)域，單擊“插入”菜單，選擇“圖表”命令，打開“圖表向導”對話框。在“圖表類型”列表框中，選擇“折線圖”，單擊“下一步”按鈕。單擊“完成”按鈕，可以看到折線圖表示的銷售情況（圖二）,圖表型,圖一,圖二,1.3餅圖餅圖只能顯示一個序列，比較適合顯示數據的比例關系。選中A2:E3區(qū)域，進入“圖表向導”，在“圖表類型”列表框中，選中“餅圖”，在“子圖表類型”列表中，選擇1行2列的“三維餅圖”，單擊“下一步”按鈕。無問題后單擊“完成”按鈕，得到（圖二）所示餅圖：,圖表型,圖一,圖二,2.函數工作表中輸入函數通常有兩種方法：一）是手工輸入法先輸入“=”號，再輸入函數名稱SUM如下圖所示：,函數,手工輸入,函數參數提示,二)是通過“插入函數”對話框輸入點擊菜單欄中的“插入函數”命令,如下圖所示:,函數,選擇2,選擇1,輸入要查找的函數,通過“插入函數”對話框輸入點擊菜單欄中的“插入函數”命令,如下圖所示:,Vlookup函數,Vlookup函數：在表格或數值數組的首列查找指定的數值，并由此返回表格或數組當前行中指定列處的數值。,Lookupvalue可以為數值或文本字符串。選你須比對的數值列的第一個單元格,Vlookup函數,Vlookup函數：在表格或數值數組的首列查找指定的數值，并由此返回表格或數組當前行中指定列處的數值。,Tablearray為需要在其中查找數據的數據表，選擇比對的那一列。,Vlookup函數,Vlookup函數：在表格或數值數組的首列查找指定的數值，并由此返回表格或數組當前行中指定列處的數值。,為tablearray中待返回的匹配值的列序號,Vlookup函數,輸入邏輯值false,點擊確定,就可以篩選出在次表中哪些人員沒在那個表中了。,Vlookup函數,3.數據透視表單擊菜單欄中的“數據數據透視表和數據透視圖”命令，打開（如圖一）所示的“數據透視表和數據透視圖向導（如圖二）步驟（如圖三四）,數據透視表,圖一,圖二,數據透視表,圖三,選擇要進行透視分析的工作薄,設置透視表的顯示位置,數據透視表,向導生成的數據透視表,常用快捷鍵,Ctrl+A,Ctrl+C,Ctrl+F,Ctrl+H,Ctrl+V,Ctrl+X,Ctrl+Z,選中全部內容,復制,查找,替換,剪切,粘貼,撤消,Ctrl+N,新建Excel,顯示或隱蔵“開始”菜單,+D顯示桌面,+M最小化所有窗口,+E打開我的電腦,+R打開“運行”對話框,+F搜索文件或文件夾,1.一個個格子組成的Excel編輯區(qū)我們稱之為什么？2.插入批注命令在哪個菜單中？3.在哪個菜單中設置單元格的行高和列寬？4.Excel的擴展名是什么？5.Excel打開工作薄的默認名是什么?6.怎樣插入整行或整例單元格？7.在Excel2003中，清除單元格和刪除單元格有什么區(qū)別？8.常用的函數有哪些？9.可以為沒有設置標題的圖標添加標題嗎？,思考題,思考題,10.清除單元格和刪除單元格有什么區(qū)別？11.怎樣插入整行或整例單元格？12.什么是算術符？什么是文本運算符？什么是比較運算符？,基本知識PowerPoint入門？2.怎樣插入新的幻燈片，怎樣插入文字?3.怎樣貼附圖片、圖表？4.怎樣放映幻燈片？了解幻燈片三大常用格式？5.繪圖工具欄的認識與了解？6.幻燈片的超鏈接？,二PowerPoint,Step2怎樣創(chuàng)建一頁新的幻燈片？,創(chuàng)建新幻燈片,方法：選中一頁幻燈片點右鍵，選擇新幻燈片即可。,Step怎樣在幻燈片內插入文字？,方法：在插入工具欄-文本框-水平垂直，即可。,Step怎樣貼附圖片、圖表？,方法：先把要粘貼的圖片（表）復制，在編輯工具欄-選擇性粘貼,Step5怎樣貼附圖片、圖表？,方法：先把要粘貼的圖表復制，在編輯工具欄-選擇性粘貼-選擇你想要粘貼的效果。（效果類型在下對話框中選擇）,例如：我要使別人不能更改，我選擇位圖型，如下圖結果,Step6怎樣貼附圖片、圖表？,方法：先把要粘貼的圖表復制，在編輯工具欄-選擇性粘貼-選擇你想要粘貼的效果。（選擇位圖效果后）,Step7怎樣貼附圖片、圖表？,方法：先把要粘貼的圖表復制，在編輯工具欄-選擇性粘貼-選擇你想要粘貼的效果。,Step8怎樣貼附圖片、圖表？,方法：先把要粘貼的圖表復制，在編輯工具欄-選擇性粘貼-選擇你想要粘貼的效果。（效果類型在下對話框中選擇）,選擇圖片（增強型圖元文件）效果如右圖,Step9怎樣放映幻燈片？,點擊此按鈕放映,Step10進入放映幻燈片狀態(tài)效果,方法：進入放映效果后，請按ECS鍵,Step11了解幻燈片普通格式,Step12了解幻燈片瀏覽視圖,Step13繪圖工具欄的認識與了解,這里有好多你想要的圖形哦，例如：你想超鏈接，可選動作按鈕里的圖形；此外，還有藝術字等,在工具欄的空白處點右鍵出現此對話框，選擇繪圖后,Step14幻燈片的超鏈接,方法：在幻燈片放映工具欄下的動作按鈕下選擇“”“”,Step15幻燈片的超鏈接,方法：選中按鈕，點擊右鍵選擇編輯超鏈接,Step16幻燈片的超鏈接,方法：選中按鈕，點擊右鍵選擇編輯超鏈接，出現動作設置對話框，在鏈接接到處選到幻燈片，選擇你要鏈接的幻燈片后確定即可。,Step17幻燈片的超鏈接,方法：選中按鈕，點擊右鍵選擇編輯超鏈接，出現動作設置對話框，在鏈接接到處選到幻燈片，選擇你要鏈接的幻燈片后確定即可。,思考題,1.如果對幻燈片的背景不滿意，應該單擊哪個菜單中的“背景”命令進行修改。2.MicrosoftPowerPoint建立的演示文稿其默認擴展名是什么？3.在PowerPoint2003中播放動畫的快捷鍵是什么？4.怎樣設置幻燈片播放時間？怎樣放映幻燈片？,三郵件的使用和管理(基礎篇),收發(fā)郵件的基本用法(讀郵件,收郵件,寫郵件)閱讀版式的選擇自動發(fā)送，接受郵件設置各郵件文件夾的作用郵件格式設置使用信紙簽名添加附件受限附件類型,郵件的使用和管理,郵件的使用和管理,郵件的使用和管理,郵件的使用和管理,草稿存儲正在處理的未完成項目,發(fā)件箱存儲脫機創(chuàng)建并要在下次聯機時發(fā)送的項目,垃圾郵件存放根據定義的垃圾郵件規(guī)則篩選出的垃圾郵件,已發(fā)送郵件存儲已發(fā)送給其他人的項目的副本,已刪除郵件臨時存儲已刪除的項目，直到永久刪除或恢復這些項目,收件箱存儲接受到的郵件,郵件的使用和管理,郵件格式設置,郵件的使用和管理,使用信紙,郵件的使用和管理,簽名,郵件的使用和管理,添加附件,查找郵件添加標志或提醒到哪里找：在“搜索文件夾”-”標有后續(xù)標志的郵件”搜索文件夾簡單易用，篩選出符合條件的郵件“查找”按鈕查找條件可以保存為搜索文件夾在郵件標題上單擊右鍵，“查找全部”相關郵件來自發(fā)件人的郵件,郵件的使用和管理,郵件的使用和管理,添加標志或提醒,郵件的使用和管理,郵件的使用和管理,郵件的使用和管理,“查找”按鈕,郵件的使用和管理,在郵件標題上單擊右鍵，“查找全部”,創(chuàng)建約會創(chuàng)建會議新建會議收到的會議邀請郵件，接受后自動添加到日歷查看他人日歷創(chuàng)建通訊簿群組,郵件的使用和管理,郵件的使用和管理,郵件的使用和管理,郵件的使用和管理,查看其他人的日歷及共享日歷步驟,郵件的使用和管理,創(chuàng)建個人文件夾文件同時打開多個個人文件夾文件關閉個人文件夾文件,郵件的使用和管理,郵件的使用和管理,在工具中點擊選項,在工具中點擊選項,郵件的使用和管理,個人文件夾與備份,郵件的使用和管理,同時打開多個文件夾步驟,郵件的使用和管理,在此次點擊鼠標右鍵，出現對話框，關閉個人文件夾文件。,發(fā)送郵件的特殊用法1、重要性標記2、后續(xù)標志及提醒3、索要回執(zhí)4、投票5、將答復發(fā)送給其他人6、延遲發(fā)送7、設置過期時間,郵件的使用和管理,郵件的使用和管理,標明文件重要性的標記,郵件的使用和管理,后續(xù)標志及提醒,郵件的使用和管理,索要回執(zhí)選項,郵件的使用和管理,最后一步：,你學會了嗎？,思考題,1.Outlook的主要功能有哪些？2.在Outlook中，如需要查找聯系人，應怎樣查找？,Word基本操作,表格的創(chuàng)建,圖表的制作,繪圖,圖片顏色的填充,表格的制作,用“插入表格”按鈕創(chuàng)建表格,1、將光標定位于要建立表格的位置。,2、單擊工具欄上的“插入表格按鈕，會彈出一個表格行列的選擇框（圖一），默認大小是42，也就是4行2列的表格。移動鼠標，直到藍色區(qū)域與自己需要表格大小吻合，單擊鼠標左鍵，就完成了表格的創(chuàng)建。如圖4行2列的表格（圖二）,圖一,圖二,表格的制作,3.如果表格超過4行2列，在選擇框內按住鼠標左鍵不放，向兩邊拖動，網格會自動擴大，不過拖動最多只能達到屏幕邊緣。從建立表格過程可以看出，表格是由行和列交叉部分稱為單元格，可以輸入文本、數據、圖片等信息。在表格中輸入文本試試，一個單元格輸入完成后，用鼠標在另一個單元格單擊就能插入新的單元格中。,怎么樣，建立表格還是很容易吧！,圖三,Word繪圖,1、單擊“插入”菜單，選擇“圖片”中的“自選圖形”命令，如圖一所示,2、單擊“自選圖形”工具欄上的“星與旗幟”按鈕，在彈出的下拉列表框中單擊“前凸帶形”，選中該圖形,圖一,圖二,3、這時鼠標形狀變成了十字