崗位說明書編寫要求

崗位說明書編寫說明一般來說，內(nèi)容比較完整的工作說明書包括以下幾個具體項(xiàng)目：職位概要; 履行職責(zé); 業(yè)績標(biāo)準(zhǔn); 工作關(guān)系; 使用設(shè)備; 工作的環(huán)境和工作條件; 任職資格; 其他信息。其中項(xiàng)屬于工作描述，第項(xiàng)屬于工作規(guī)范，下面將結(jié)合這些項(xiàng)目來具體解釋應(yīng)該如何編寫工作說明書。1. 職位概要就是用一句或幾句比較簡練的話來說明這一職位的主要工作職責(zé)，要讓一個對這個職位毫無了解的人一看職位概要就知道它大致要承擔(dān)哪些職責(zé)。例如人力資源部經(jīng)理的職位概要可以這樣描述：“制定、實(shí)施公司的人力資源戰(zhàn)略和年度規(guī)劃，主持制定、完善人力資源管理制度以及相關(guān)的政策，指導(dǎo)解決公司人力資源管理中存在的問題，努力提高員工的績效水平和工作滿意度，塑造一支敬業(yè)、團(tuán)結(jié)協(xié)作的員工隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)和戰(zhàn)略意圖提供人力資源支持。”而公司前臺的職位概要則要這樣描述：“承擔(dān)公司前臺服務(wù)工作，接待安排客戶的來電，來訪，負(fù)責(zé)員工午餐餐券以及報紙雜志的發(fā)放和管理等行政服務(wù)工作，維護(hù)公司的良好形象。”2. 履行職責(zé)就是職位概要的具體細(xì)化，要描述這一職位承擔(dān)的職責(zé)以及每項(xiàng)職責(zé)的主要任務(wù)和活動。在實(shí)踐過程中，這一部分是相對較難的，要經(jīng)過反復(fù)的實(shí)踐才能準(zhǔn)確地把握。首先，要將職位所有的工作活動劃分為幾項(xiàng)職責(zé)，然后再將每項(xiàng)職責(zé)進(jìn)一步細(xì)化，分解為不同的任務(wù)。這一過程可以用圖1來表示。 職位 主要職責(zé) 職責(zé)的分解4.0 1.03.0 2.0 圖1 職位履行職責(zé)的分解示意圖如果將老師看成是一個職位的話，下面看看這一職位的職責(zé)是如何分解的。首先，要將老師從事的活動劃分成幾項(xiàng)職責(zé)，可以劃分為教學(xué)、研究、學(xué)生指導(dǎo)和學(xué)校服務(wù)等幾項(xiàng)。然后，繼續(xù)對每項(xiàng)職責(zé)進(jìn)行細(xì)分。例如教學(xué)這項(xiàng)職責(zé)可以細(xì)分為課前備課、課堂講講授、課后批改作業(yè)和期末進(jìn)行考試這四項(xiàng)任務(wù)；研究這項(xiàng)職責(zé)可以細(xì)分為在刊物上發(fā)表論文、編寫書籍和參加學(xué)術(shù)研討會三項(xiàng)任務(wù)。將職位的活動分解之后，就要針對每一項(xiàng)任務(wù)來進(jìn)行描述。描述時一般要注意下面兩個問題。（1）要按照動賓短語的格式來描述，即按照“動詞+賓語+目的狀語”的格式來進(jìn)行描述。動詞表明這項(xiàng)任務(wù)是怎樣進(jìn)行的；賓語表明活動實(shí)施的對象，可以是人也可以是事情，賓語有時也可以是雙賓語；目的狀語則表明這項(xiàng)任務(wù)要取得什么樣的結(jié)果。例如“監(jiān)督和控制部門年度預(yù)算，以保證開支符合業(yè)務(wù)計(jì)劃要求”，其中，“監(jiān)督和控制”是動詞，“部門年度預(yù)算”是賓語，“以保證開支符合業(yè)務(wù)計(jì)劃要求”是目的狀語；再比如，“指導(dǎo)下屬制定招聘計(jì)劃，以保證各部門的人員需求”，在這里，“指導(dǎo)”是動詞，“下屬”和“制定招聘計(jì)劃”就是一個雙賓語，“以保證各部門的人員需求”是目的狀語。（2）要準(zhǔn)確使用動詞。使用動賓短語進(jìn)行描述時，動詞的使用是最為關(guān)鍵的部分，一定要能夠準(zhǔn)確地表示員工是如何進(jìn)行該項(xiàng)任務(wù)的，以及在這項(xiàng)任務(wù)上的權(quán)限，而不能過于籠統(tǒng)。先來看幾個例子?！柏?fù)責(zé)公司的預(yù)算工作”、“負(fù)責(zé)公司的培訓(xùn)工作”、“負(fù)責(zé)公司的保衛(wèi)工作”，這是國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)在編寫工作說明書時常用的語句，雖然也使用了動賓短語的格式，但是由于動詞的使用不準(zhǔn)確，因此沒有清楚地揭示任務(wù)應(yīng)當(dāng)如何來完成?！柏?fù)責(zé)”這個動詞表面上看起來比較清楚，但是深究起來問題很多，拿“負(fù)責(zé)公司的培訓(xùn)工作”來說，什么是負(fù)責(zé)，是指導(dǎo)別人來完成培訓(xùn)叫負(fù)責(zé)呢，還是自己親自完成培訓(xùn)叫負(fù)責(zé)呢，根本沒有說清楚，因此要盡量避免使用“負(fù)責(zé)”這類模糊不清的動詞，要根據(jù)實(shí)際情況來準(zhǔn)確地選擇和使用動詞。還拿這個例子來說，如果是人力資源經(jīng)理，可以這樣描述：“制定公司的培訓(xùn)計(jì)劃”；如果是培訓(xùn)主管，則可以這樣描述：“具體實(shí)施培訓(xùn)計(jì)劃”。通過使用“制定”、“實(shí)施”這樣的動詞，就清楚地表明經(jīng)理和主管分別是如何來完成培訓(xùn)這項(xiàng)任務(wù)的。在工作分析中，針對不同的任務(wù)和主體應(yīng)當(dāng)選擇不同的動詞。表1列舉了一些例子來供大家參考。表1 工作分析中常見的動詞舉例對象或主體動詞針對計(jì)劃、制度針對信息、資料思考行為直接行動上級行為下級行為其他編制、制定、擬定、起草、審定、審查、轉(zhuǎn)呈、轉(zhuǎn)交、提交、呈報、存檔、提出意見調(diào)查、收集、整理、分析、歸納、總結(jié)、提供、匯報、通知、發(fā)布、維護(hù)管理研究、分析、評估、發(fā)展、建議、參與、推薦、計(jì)劃組織、實(shí)行、執(zhí)行、指導(dǎo)、控制、采用、生產(chǎn)、參與、提供、協(xié)助主持、組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、指示、監(jiān)督、控制、牽頭、審批、審定、批準(zhǔn)核對、收集、獲得、提交、制作維持、保持、建立、開發(fā)、準(zhǔn)備、處理、翻譯、操作、保證、預(yù)防、解決在選擇動詞時還應(yīng)注意，如果有專業(yè)術(shù)語，要使用這些術(shù)語，例如“雕刻木制品”和“制作木制品”這兩個描述，雖然“制作”是一個比較具體的動詞，但是沒有“雕刻”這個專業(yè)術(shù)語表達(dá)的意思清楚。為了讓大家能更直觀地理解上面所講的內(nèi)容，下面來看一個具體的例子，見表2表2 履行職責(zé)描述的示例職責(zé)任務(wù)設(shè)備保養(yǎng)（1） 根據(jù)保養(yǎng)時間要求更換零部件以及添加潤滑劑（2） 保持對機(jī)器設(shè)備所做保養(yǎng)的所有記錄（3） 定期檢查機(jī)器設(shè)備上的量器和負(fù)荷指示器，以發(fā)現(xiàn)可能表明設(shè)備出現(xiàn)問題的不正?，F(xiàn)象（4） 根據(jù)要求完成非常規(guī)性保養(yǎng)任務(wù)（5） 承擔(dān)對執(zhí)行維護(hù)任務(wù)的操作工進(jìn)行有效監(jiān)督和培訓(xùn)的任務(wù)設(shè)備修理（1） 對設(shè)備進(jìn)行檢查并提出報廢或修理某一零部件的建議（2） 如果設(shè)備需要修理，則采取任何必要的措施來使該零部件恢復(fù)正常工作，其中包括使用各種手工工具和設(shè)備來對該零部件進(jìn)行部分或者全部的重組，最主要的是內(nèi)燃機(jī)和水壓機(jī)的全面大修以及故障排除測試與批準(zhǔn)（1） 確保所有要求完成的保養(yǎng)和維修工作均已完成，并且必須是按照設(shè)備生產(chǎn)商提供的說明書來進(jìn)行的保養(yǎng)和維修（2） 批準(zhǔn)或否決某設(shè)備已經(jīng)達(dá)到在某工作中被使用的條件庫存保持（1） 保持設(shè)備保養(yǎng)和維修所需要的庫存零部件（2） 以最低的成本采購令人滿意的零部件其他職責(zé)上級分配的其他臨時性任務(wù)在履行職責(zé)部分，有個問題需要注意，如果某職位是由多項(xiàng)職責(zé)組成的，那么要將這些職責(zé)按照一定的順序進(jìn)行排列，而不能胡亂堆砌。在排列職責(zé)時有兩個原則： （1）按照這些職責(zé)的內(nèi)在邏輯順序進(jìn)行排列，也就是說如果某職位的職責(zé)具有邏輯上的先后順序，那么要按照這一順序進(jìn)行排列。例如人力資源部培訓(xùn)主管，這一職位由擬訂培訓(xùn)計(jì)劃、實(shí)施培訓(xùn)計(jì)劃、評估培訓(xùn)效果和總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)等幾項(xiàng)職責(zé)組成，這些職責(zé)在時間上有個先后順序，因此在排列時就要依次進(jìn)行。（2）按照各項(xiàng)職責(zé)所占用時間的多少進(jìn)行排列。有些職位的職責(zé)并沒有邏輯的順序，就要按照完成各項(xiàng)職責(zé)所用的時間多少來排列。當(dāng)然這一時間比例并不需要非常準(zhǔn)確，只是一個大概的估計(jì)，一般來說以5%作為最小單位。在實(shí)踐中，對各項(xiàng)職責(zé)所占用的實(shí)踐進(jìn)行估計(jì)，還有助于衡量職位的工作量是否飽滿。如果某一職位的大量時間都分配給了非常簡單的職責(zé)，就說明了其工作量是飽滿的；相反，一些本來應(yīng)該占用很多時間的職責(zé)在某一職位那里只被分配了很少的時間，說明工作量有些超負(fù)荷。例如，對于人力資源的招聘主管，“擬訂招聘計(jì)劃”這項(xiàng)職責(zé)占到全部工作時間的40%，說明這一職位的工作量是不飽滿的，因?yàn)榘凑照５那闆r，“擬訂招聘計(jì)劃”根本用不了那么多時間。再比如財(cái)務(wù)會計(jì)，“編制會計(jì)報表”這項(xiàng)職責(zé)只占用全部時間的10%，在其他職責(zé)的時間分配比較合理的情況下，說明這一職位的工作量超負(fù)荷了，因?yàn)榘凑照５那闆r，“編制會計(jì)報表”這一職責(zé)不應(yīng)該只占用那么少的時間，這說明分配給這一職位的其他職責(zé)太多了。通過職責(zé)占用的時間進(jìn)行工作量的衡量，必須對這些指責(zé)非常了解才可以。邏輯順序和時間順序相比較，排列職責(zé)時應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮邏輯順序，其次再考慮時間順序。4.業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)就是職位上每項(xiàng)職責(zé)的工作業(yè)績衡量要素和衡量標(biāo)準(zhǔn)。衡量要素指對于每項(xiàng)職責(zé)，應(yīng)當(dāng)從哪些方面來衡量它是完成得好還是完成得不好；衡量標(biāo)準(zhǔn)則指這些要素必須達(dá)到的最低要求，這一標(biāo)準(zhǔn)可以是具體的數(shù)字，也可以是百分比。例如對于銷售經(jīng)理這一職位，工作完成得好壞主要表現(xiàn)在銷售收入、銷售成本兩方面，因此其業(yè)績衡量要素就是銷售收入和銷售成本；收入要達(dá)到多少、成本要控制在多少就屬于衡量標(biāo)準(zhǔn)的范疇了，可以再規(guī)定銷售收入每月100萬元，銷售成本每月30萬元。5工作關(guān)系指某職位在正常工作情況下，主要與企業(yè)內(nèi)部哪些部門和職位發(fā)生工作關(guān)系，以及需要與企業(yè)外部哪些部門和人員發(fā)生工作關(guān)系。這個問題比較簡單，需要注意的問題是，偶爾發(fā)生聯(lián)系的部門和職位一般不列入工作關(guān)系的范圍之內(nèi)。6使用設(shè)備就是工作過程中需要使用的各種儀器、工具、設(shè)備等。7工作的環(huán)境和工作條件包括工作的時間要求、工作的地點(diǎn)要求以及工作的物理環(huán)境條件等。以上內(nèi)容屬于工作描述的范疇。工作描述是否清楚明了，可以用一個簡單的方法來測試。編寫工作描述的分析人員可以問自己：“一個從來沒有接觸過這一職位的人看了工作描述之后，如果讓他來從事這一職位，他是否知道自己要干什么以及如何去干？”如果不能得到肯定的回答，說明這份工作描述還需要繼續(xù)修改。8任職資格這屬于工作規(guī)范的范疇。七項(xiàng)基本內(nèi)容：體貌特征（健康狀況和外表等）；成就（教育、資格證書和經(jīng)歷）；一般智力；特殊能力（動手能力、數(shù)學(xué)運(yùn)算能力和溝通能力）；興趣（文化、體育等）；性格（友善、可靠和忍耐等）；特殊的工作環(huán)境（大量的出差等）。一般來說，任職資格應(yīng)包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：所學(xué)的專業(yè)、學(xué)歷水平、資格證書、工作經(jīng)驗(yàn)、必要的知識和能力以及身體狀況。需要強(qiáng)調(diào)的是，不管任職資格包括什么內(nèi)容