會議室使用管理辦法

.哈爾濱圣明節(jié)能技術(shù)有限責(zé)任公司會議室使用管理辦法第1章 總 則 第一條 為加強(qiáng)公司會議室的規(guī)范化管理，確保會議室合理有效使用，特制定本制度。本制度適用于公司各部門。第二章 管理辦法第二條 會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方。會議室由綜合辦公室統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)內(nèi)容。會議涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。第三條 為了避免會議時間發(fā)生沖突，各部門使用會議室需提前一日通知綜合辦公室，填寫會議室使用申請單（見附件1），審批后交回辦公室備案，以便統(tǒng)一安排。第四條 填寫會議室使用申請單時，需說明會議相關(guān)情況。比如明確使用時間、參會人員等，如有需要綜合辦公室協(xié)辦的事項需提前注明，以便綜合辦公室根據(jù)情況做好相關(guān)協(xié)調(diào)安排。第五條 正常工作日，各部門提前到綜合辦公室填寫申請單，審批后備案，即可使用會議室。若非工作日使用，需提前二天到綜合辦公室填寫會議室使用申請單，領(lǐng)用會議室鑰匙備用，并于工作日及時歸還。第六條 如有外來領(lǐng)導(dǎo)或客人來我公司，需提前一天通知綜合辦公室，以備整理會議室及準(zhǔn)備相關(guān)會議用品等。如公司培訓(xùn)等內(nèi)部使用，需提前半天申請。 第七條 會議室使用需遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先，先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知綜合辦公室負(fù)責(zé)人，立即開啟會議室先行使用，事后補(bǔ)辦有關(guān)登記。第八條 部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達(dá)會議室，并開始使用。若長時間未到，則會議室使用權(quán)由綜合辦另作安排。第九條 如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢，若后續(xù)時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。第十條 如需使用會議室設(shè)備，應(yīng)提前說明，以備提前準(zhǔn)備，確保會議順利進(jìn)行。第十一條 各部門在會議期間要宣導(dǎo)參會人員愛護(hù)公共設(shè)施，自覺維護(hù)會議室的環(huán)境衛(wèi)生。第十二條 會后使用部門及時整理，關(guān)閉投影儀、空調(diào)，椅子及時歸位，確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉，室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時告知綜合辦，以便及時修理。第十三條 未經(jīng)允許，任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會議室內(nèi)物品，需得到綜合辦公室負(fù)責(zé)人許可。借用完畢后，需及時歸還。 第三章 附 則第十四條 本制度于下發(fā)之日起執(zhí)行。第十五條 本制度公司授權(quán)綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。附件1：會議室使用申請單申請部門申請人使用時間年 月 日 時 分- 年 月 日 時 分與會人數(shù)負(fù)責(zé)人會議內(nèi)容需要配合設(shè)備設(shè)施投影儀 音響 電腦 電源 茶水 紙筆 白板（白板筆、擦子）其他 備注行政副總： 綜合辦主任： 部門主管：附件1：會議室使用申請單申請部門申請人使用時間年 月 日 時 分- 年 月 日 時 分與會人數(shù)負(fù)責(zé)人會議內(nèi)