企業(yè)如何在信息化項(xiàng)目中進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理

1、企業(yè)如何在信息化項(xiàng)目中進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理 我們?cè)谡劦胶芏囗?xiàng)目管理方面經(jīng)驗(yàn)的時(shí)候都提到如何進(jìn)行項(xiàng)目的控制和管理， 其 中一個(gè)項(xiàng)目范圍的問(wèn)題，成為控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和成本的關(guān)鍵因素之一，也是項(xiàng)目管理 四個(gè)要素當(dāng)中（Q、C、T、S）范圍（S）的問(wèn)題。 對(duì)于這個(gè)項(xiàng)目范圍，一般在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，項(xiàng)目實(shí)施雙方（業(yè)主方和實(shí)施方）會(huì) 就這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的研究和探討，并在項(xiàng)目目標(biāo)的指導(dǎo)下，雙方形成一致的項(xiàng)目 范圍的定義，并作為書面報(bào)告記錄下來(lái)，為日后的項(xiàng)目實(shí)施提供綱要性的指導(dǎo)，也 為項(xiàng)目成本的控制提供確定性的因素。 很多信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施失敗的原因， 我自己認(rèn)為是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程當(dāng)中， 實(shí)施雙 方?jīng)]有控制好項(xiàng)目范圍的問(wèn)題。實(shí)

2、施信息系統(tǒng)項(xiàng)目的特點(diǎn)之一是實(shí)施的周期長(zhǎng)、對(duì) 業(yè)務(wù)的依賴性強(qiáng)， 特別是一些跨業(yè)務(wù)的項(xiàng)目， 要完全把企業(yè)的全業(yè)務(wù)流程穩(wěn)定下來(lái)， 并通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，是需要較長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)鞏固的。因此在這么一個(gè)客觀條件下，常常 出現(xiàn)一些需求不穩(wěn)定、需求變更，項(xiàng)目范圍失控的現(xiàn)象，如果在此問(wèn)題上沒(méi)有一個(gè) “度”的控制，那么項(xiàng)目的范圍將失去可控性，隨之而來(lái)的是項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和成本無(wú)法 控制，更嚴(yán)重的是導(dǎo)致項(xiàng)目的滯后和失敗。 一、業(yè)主方對(duì)項(xiàng)目范圍定義的誤區(qū)： 或許很多實(shí)施信息系統(tǒng)項(xiàng)目的人員都認(rèn)為 “項(xiàng)目的管理和控制都應(yīng)當(dāng)是項(xiàng)目實(shí) 施方的責(zé)任，業(yè)主方就可以無(wú)慮于范圍的限制，無(wú)條件的提出自己的需求，需求提 得越多對(duì)業(yè)主總有好處，不會(huì)吃虧

3、”。我個(gè)人在參與信息系統(tǒng)實(shí)施的過(guò)程中，自己 對(duì)項(xiàng)目范圍的控制問(wèn)題感覺到，要實(shí)現(xiàn)良好的項(xiàng)目管理，項(xiàng)目范圍的控制是一個(gè)關(guān) 鍵，而這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的把控更多的是由業(yè)主方來(lái)控制， 而并非“越多就越有利于業(yè)主 ”。 在很多項(xiàng)目管理的課題研究中提出， 項(xiàng)目管理的四個(gè)關(guān)鍵要素彼此之間互相約束 互相影響，并可以得出一個(gè)計(jì)算公式： C=f（Q,T,S） 。從這個(gè)計(jì)算公式中可以看出， 一般情況下，我們認(rèn)為項(xiàng)目的范圍一般在項(xiàng)目開始初期就已經(jīng)是確定的，也就是說(shuō) 公式中的 S 是“固定”的，因此在后面的項(xiàng)目成本控制過(guò)程中主要關(guān)注的就是質(zhì)量 （Q）和時(shí)間（T）之間的權(quán)衡和約束關(guān)系。 這是一個(gè)比較理想的控制模型， 但是，在實(shí)際的

4、項(xiàng)目實(shí)施中， 往往出現(xiàn)項(xiàng)目范圍 變動(dòng)，而且一般是向外擴(kuò)大的現(xiàn)象，在這種情況下，上述計(jì)算模型中成本的控制就 失去了基本線的限制， C、Q、T、S 之間就存在著難以計(jì)算的復(fù)雜關(guān)系，對(duì)項(xiàng)目的 管理和控制難度就擴(kuò)大，甚至失控。 對(duì)于項(xiàng)目范圍的控制， 我認(rèn)為業(yè)主方比項(xiàng)目實(shí)施方占有更多的控制主動(dòng)權(quán)， 而且 在項(xiàng)目范圍的把控上更具有權(quán)威性和判別性。在這里，我要提醒各個(gè)實(shí)施業(yè)主方的 人員注意，項(xiàng)目管理是實(shí)施雙方共同努力的，而不單純是實(shí)施方的責(zé)任，因?yàn)閷?duì)于 業(yè)主方本身而言，項(xiàng)目范圍的失控同樣會(huì)帶來(lái)自身管理成本的浪費(fèi)，項(xiàng)目的滯后等 不良的影響。要走出 “項(xiàng)目需求（范圍）越多越好 ”的誤區(qū)，實(shí)事求是把握住項(xiàng)目范 圍

5、的“度”，才是實(shí)現(xiàn)良好項(xiàng)目控制的手段。 二、企業(yè)信息部門要注意好把握項(xiàng)目實(shí)施范圍的 “度”： 項(xiàng)目范圍將如何定義才 “合適 ”呢？這個(gè)問(wèn)題在項(xiàng)目實(shí)施雙方衡量的標(biāo)準(zhǔn)是不一 致的，或許我們暫且用 “多”和“少”這兩個(gè)相反的字眼來(lái)反映業(yè)主方和實(shí)施方對(duì)項(xiàng)目 范圍的衡量標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然了，在實(shí)際的項(xiàng)目管理當(dāng)中，我們并不能那么簡(jiǎn)單就把這個(gè) 因素用這兩個(gè)簡(jiǎn)單而相反的字眼來(lái)概括， 因?yàn)轫?xiàng)目范圍本身涉及到不同利益雙方之 間的關(guān)系，而且還涉及到業(yè)主本身復(fù)雜的業(yè)務(wù)邏輯，在項(xiàng)目開始時(shí)描述項(xiàng)目的需求 范圍時(shí)對(duì)項(xiàng)目范圍邊界的定義上就存在著一定的模糊性和不確定性， 這些都將成為 隱藏的風(fēng)險(xiǎn)。 一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目范圍的定義是業(yè)主根據(jù)內(nèi)

6、部管理的需求提出來(lái)的一個(gè)框架性的條 目，這個(gè)框架的定義一般會(huì)涉及到多塊的業(yè)務(wù) ，如財(cái)務(wù)管理、 采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、 訂單管理等等。而在這些范圍的描述當(dāng)中，一般以粗條目方式列出，并沒(méi)有細(xì)化， 細(xì)化的工作會(huì)在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中通過(guò)需求調(diào)研的方式來(lái)具體化。 換而言之，這個(gè) 需求包含的內(nèi)容可能是 “廣泛 ”的，其深度和廣度本質(zhì)上來(lái)說(shuō)是模糊的 ，因此在項(xiàng)目 實(shí)施全過(guò)程當(dāng)中，時(shí)刻都要注意對(duì)項(xiàng)目范圍的控制，這樣才能對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量、時(shí)間 和成本達(dá)到有效的控制。在這一點(diǎn)上，我認(rèn)為業(yè)主責(zé)無(wú)旁貸要把握好這個(gè)關(guān)，不能 讓需求 “泛濫”，同時(shí)也要滿足業(yè)務(wù)的需要，保證項(xiàng)目的質(zhì)量。那么，這個(gè)尺度該由 誰(shuí)去把握會(huì)比較合適呢？我認(rèn)

7、為 企業(yè)內(nèi)部的信息部門是最適當(dāng)?shù)娜诉x 。 第一、 信息部門對(duì)企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)比較熟悉，而且在項(xiàng)目需求提出的初期會(huì)參 與全過(guò)程，對(duì)需求描述范圍把握比較準(zhǔn)確 第二、 信息部門本身對(duì)技術(shù)有較深的認(rèn)識(shí)，在把握技術(shù)實(shí)現(xiàn)難易程度時(shí)會(huì)給出 專業(yè)的判斷。 第三、 信息部門作為實(shí)施的關(guān)鍵部門，在協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門和實(shí)施方之間的關(guān)系中 起到重要的作用。 綜合上述三點(diǎn)， 信息部門 應(yīng)該能在業(yè)務(wù)和技術(shù)兩者之間權(quán)衡一個(gè)平衡點(diǎn) ，因此在 判斷項(xiàng)目范圍的環(huán)節(jié)上能站在一個(gè)比較中立的立場(chǎng)上給出客觀的判斷。 三、項(xiàng)目范圍控制要素分析： 1項(xiàng)目范圍定義的依據(jù) 1.1 關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求 企業(yè)在定義其項(xiàng)目實(shí)施范圍時(shí)，要注意緊緊圍繞著企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)

8、以及核心業(yè) 務(wù)，以內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈為主線，而非全部業(yè)務(wù)，一應(yīng)俱全。實(shí)施信息系統(tǒng)的目的是提高 企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和內(nèi)部管理效率， 因此我們要定位在能夠?yàn)槠髽I(yè)的效益和效率產(chǎn)生最 大價(jià)值的方面，而不是涵蓋企業(yè)的全部業(yè)務(wù)。要避免出現(xiàn)主次不分，胡子眉毛一把 抓的現(xiàn)象。 2項(xiàng)目范圍控制要素 一般來(lái)說(shuō)， 在啟動(dòng)項(xiàng)目初期， 業(yè)主就應(yīng)該提出一個(gè)比較穩(wěn)定的項(xiàng)目范圍， 為項(xiàng)目 的實(shí)施提供一個(gè)牢固的前提和框架，同時(shí)也是為后期的項(xiàng)目管理劃出一個(gè)明晰的 “圈”，所有項(xiàng)目活動(dòng)的開展，包括項(xiàng)目成本、質(zhì)量和時(shí)間的控制也應(yīng)該在此范圍內(nèi) 進(jìn)行。但是，在實(shí)際的操作過(guò)程中，這個(gè) “圈”的邊界有可能會(huì)出現(xiàn)模糊、擴(kuò)大的現(xiàn) 象，甚至這些擴(kuò)大和模糊的部分

9、給項(xiàng)目帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。我們從下圖看： 項(xiàng)目范圍模糊 項(xiàng)目范圉擴(kuò)大 如果項(xiàng)目范圍即既定的的面積 S不變，C、Q、T就可以在一個(gè)固定的S的邊界 限制下給出一個(gè)約束的關(guān)系模型。但是，如果 S的值并不是固定，就如上圖所示出 現(xiàn)邊界模糊或者向外擴(kuò)展時(shí)，C、Q、T就失去可依賴的邊界限制，其之間的約束 關(guān)系就會(huì)變得復(fù)雜。因此，我們 在對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行控制時(shí)，一是要保證項(xiàng)目初期的 S是準(zhǔn)確可靠的，盡量減少邊界的模糊性；二是要保證項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中S的穩(wěn)定， 盡量避免擴(kuò)大化，或是說(shuō)讓擴(kuò)大化受到合理的控制 。 2.1內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈 我們先看看以下一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈?zhǔn)纠?項(xiàng)目預(yù)算一一項(xiàng)目拆分及概算分?jǐn)傄灰豁?xiàng)目合同一一訂單一一采

10、購(gòu)一一庫(kù)存 材料發(fā)放一一合同支付一一成本歸集 可以看出價(jià)值鏈中的每個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成了企業(yè)內(nèi)部的核心業(yè)務(wù)，因此，我們?cè)诙x項(xiàng) 目范圍的時(shí)候就可以貫穿著這個(gè)價(jià)值鏈，把價(jià)值鏈中的每個(gè)環(huán)節(jié)定義成具體的項(xiàng)目 需求和范圍，并且遵循一個(gè)閉環(huán)的原則來(lái)進(jìn)行描述，如下述對(duì)項(xiàng)目預(yù)算范圍定義中， 從預(yù)算編制開始到預(yù)算回歸分析，接著又進(jìn)行預(yù)算編制，形成一個(gè)完整的閉環(huán)。 預(yù)算回歸分析預(yù)算執(zhí)行和監(jiān)控 通過(guò)上述的定義，我們就可以為價(jià)值鏈定義出多個(gè)閉環(huán)， 而每個(gè)閉環(huán)將構(gòu)成一個(gè) 整體的閉環(huán)，同時(shí)也構(gòu)成項(xiàng)目范圍的邊界。 2.2內(nèi)部管理成本 業(yè)主在實(shí)施項(xiàng)目過(guò)程中，對(duì)超出了原項(xiàng)目范圍內(nèi)定義的需求我們可以用以下的標(biāo) 準(zhǔn)來(lái)作出判斷 2.2.1

11、是否對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)構(gòu)成關(guān)鍵的影響 項(xiàng)目實(shí)施中， 在對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行詳細(xì)需求調(diào)研的階段， 業(yè)務(wù)部門不可避免地會(huì)提 出很多與其業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)，或者是一些新的想法，當(dāng)遇到這種情況的時(shí)候，業(yè) 主方的信息部門要作出一個(gè)合適的判斷，是否可以包含在項(xiàng)目范圍內(nèi)。 首先，這個(gè)業(yè)務(wù)需求是否在關(guān)鍵業(yè)務(wù)描述中已經(jīng)涵蓋， 或者說(shuō)這個(gè)需求是否對(duì)關(guān) 鍵的業(yè)務(wù)構(gòu)成足夠的影響力。如果不是，建議可以不納入項(xiàng)目的范圍內(nèi)，或者暫時(shí) 不納入本次的項(xiàng)目范圍內(nèi)，而作為日后一個(gè)擴(kuò)展的功能。 其次，如果此需求對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)構(gòu)成必要的影響， 那么信息部門應(yīng)該進(jìn)一步作以下 分析： （ 1） 目前系統(tǒng)功能是否可以解決這個(gè)需求？如果可以，實(shí)現(xiàn)難度如何？ （

12、2） 如果實(shí)現(xiàn)難度不大，可以納入項(xiàng)目范圍。如果實(shí)現(xiàn)難度大，那么進(jìn)行成本分 析。 2.2.2 項(xiàng)目成本分析 （1） 內(nèi)部資源是否足夠應(yīng)付新需求的實(shí)現(xiàn)？包括業(yè)務(wù)部門人員、技術(shù)人員、軟 硬件支撐。 （ 2） 在整體項(xiàng)目計(jì)劃當(dāng)中是否允許作這樣的調(diào)整？能否在項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成？ （ 3） 是否能保證項(xiàng)目的質(zhì)量？會(huì)不會(huì)對(duì)其他功能造成影響？ 如果上述成本分析回答都是肯定的， 那么就可以把需求納入實(shí)施范圍， 如果全為 否，建議就不把其納入本項(xiàng)目范圍。但是由于該項(xiàng)需求是一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求，可以 考慮把此項(xiàng)目作為擴(kuò)展功能在以后實(shí)現(xiàn)，目前可以采用其他靈活的方式處理。如果 上述的回答中有肯定也有否定的，那么我認(rèn)為首先要

13、以內(nèi)部資源的問(wèn)題作為重點(diǎn)， 如果此條件不能滿足，即使勉強(qiáng)把其納入項(xiàng)目范圍內(nèi)也只會(huì)造成項(xiàng)目的延遲，還不 如干脆等條件滿足的情況下再實(shí)施，目前先采取其他靈活的方式處理，這樣既保證 當(dāng)前項(xiàng)目在原既定范圍內(nèi)完成， 新需求在新的項(xiàng)目中實(shí)現(xiàn)。 如果內(nèi)部資源條件滿足， 那就要判斷是否對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃和質(zhì)量造成影響或者說(shuō)造成多大的影響？這種影響 能否被接受和控制等等。如果會(huì)失去控制，建議不納入范圍而采取其他方式解決。 我們可以總結(jié)出如下一個(gè)問(wèn)題分析列表： 項(xiàng)目范圍分析問(wèn)題列表 項(xiàng)目范圍控 制因素 問(wèn)題分析 對(duì)問(wèn) 題的 回答 是否可 納入項(xiàng) 目范圍 后 續(xù) 分 析 關(guān)鍵前 提條件 同時(shí)滿 足 1、是否對(duì)關(guān) 鍵業(yè)務(wù)構(gòu)

14、成 關(guān)鍵的影響 1.1這個(gè)業(yè)務(wù)需求是否在關(guān)鍵業(yè)務(wù) 描述中已經(jīng)涵蓋，或者說(shuō)這個(gè)需求 是否對(duì)關(guān)鍵的業(yè)務(wù)構(gòu)成足夠的影響 力。 是 2.1 否 否 2、實(shí)現(xiàn)難度 分析 2. 1目前系統(tǒng)功能是否可以解決這 個(gè)需求？難度不大？ 是 是 否 3 3、項(xiàng)目成本 分析 C=f(Q,T,S) 3. 1內(nèi)部資源分配是否足夠？ 是 是 否 3. 2時(shí)間是否允許？ 是 否 否 3. 3是否能夠保證項(xiàng)目質(zhì)量？ 是 否 四、在控制項(xiàng)目范圍時(shí)要注意控制好實(shí)施雙方之間的利益關(guān)系： 項(xiàng)目成本控制對(duì)項(xiàng)目實(shí)施雙方來(lái)說(shuō)，特別是對(duì)項(xiàng)目范圍的理解上常會(huì)存在著利益 沖突關(guān)系，因此業(yè)主方在控制項(xiàng)目范圍時(shí)要注意切實(shí)把握好關(guān)鍵業(yè)務(wù)的范疇，把控 住項(xiàng)