員工檔案的建立

1、規(guī)章及制度主 題：公司檔案管理規(guī)定/制度類 型：管理規(guī)定由 ： 行政部致 ：發(fā)文部門： 行政部發(fā)文編號：執(zhí)行日期：目的：為了進(jìn)一步規(guī)范和統(tǒng)一員工檔案的管理，特制本規(guī)定。適用范圍：本規(guī)定適用于管理公司各部門、各成員酒店。規(guī)章制度：一、員工檔案的分類(一)紙版檔案(二)電子系統(tǒng)檔案(三)掃描檔案(四)各類報(bào)表二、管理規(guī)定（一）紙版檔案的管理1、在職員工檔案1） 檔案建立：員工入職當(dāng)天即建立員工紙板檔案，且一人一檔案袋；檔案袋封面填寫員工姓名，并在檔案袋右上方標(biāo)記檔案編號，即員工工號；2） 存檔文件包含但不僅限于：職位申請表、身份證復(fù)印件、各類證件證書復(fù)印件、入職手續(xù)表、照片、員工認(rèn)同書員工培訓(xùn)資料

2、、員工考核資料以及員工在企業(yè)工作期間辦理的各類手續(xù)表格等；l 員工培訓(xùn)資料包括但不僅限于：新員工入職培訓(xùn)卡、到崗培訓(xùn)卡等一些相關(guān)資料；存入員工個(gè)人檔案袋，按照時(shí)間順序排放；培訓(xùn)檔案要在 12 個(gè)月內(nèi)妥善保存，之后方可銷毀。l 員工考核資料包括但不僅限于：日常工作考核表、業(yè)務(wù)技能考核表、員工滿意度測評表、客人滿意度測評表、員工素質(zhì)測評表等考核方面的相關(guān)資料。存入員工個(gè)人檔案袋，按照時(shí)間順序排放；培訓(xùn)檔案要在 12 個(gè)月內(nèi)妥善保存，之后方可銷毀。3） 檔案存放：檔案袋內(nèi)文件依照辦理時(shí)間順序依次排放；檔案袋要分部門按照檔案編號順序存放，認(rèn)真管理，保證安全，未經(jīng)許可他人不得隨意查看員工檔案。2、離職員

3、工檔案入職培訓(xùn)卡、到崗培訓(xùn)卡等培訓(xùn)方面的相關(guān)資料。培訓(xùn)檔案要在 12 個(gè)月內(nèi)妥善保存，之后方可銷毀。1） 檔案建立：離職檔案按月歸檔整理，每月一個(gè)檔案袋；員工離職當(dāng)天須將檔案袋內(nèi)全部資料依順序裝訂并標(biāo)注編號，編號規(guī)則為“l(fā)+yyyymm+當(dāng)月離職序號”；2） 存檔文件包含但不僅限于：員工自入職到離職期間辦理所有手續(xù)表；3） 檔案存放：當(dāng)月離職人員明細(xì)，個(gè)人離職檔案按照當(dāng)月離職序號排放；4） 存檔時(shí)間：離職人員檔案要在 18 個(gè)月內(nèi)妥善保存，之后方可銷毀。（二）電子系統(tǒng)檔案的管理1、 電子花名冊：依照花名冊模板建立員工電子花名冊，員工入離職要即時(shí)更新，內(nèi)容填寫要完整，排版整齊美觀；花名冊要加設(shè)密

4、碼，每月底存檔；2、 人事系統(tǒng)：及時(shí)將員工入職、離職、轉(zhuǎn)正、保險(xiǎn)、合同等各項(xiàng)信息更新；3、 確保用友人事系統(tǒng)與電子花名冊信息一致。（三）掃描檔案的管理1、掃描項(xiàng)目包括但不僅限于：職位申請表、身份證復(fù)印件、證書復(fù)印件、入職手續(xù)表、轉(zhuǎn)正申請書、轉(zhuǎn)正審批表等員工檔案袋中材料；2、 掃描格式：須全部為圖片格式；3、 存放規(guī)則：1) 在職員工分部門分崗位存放：按定編圖中的崗位分布劃分；2) 每個(gè)員工設(shè)置單獨(dú)的文件夾存放：文件名稱為“員工工號+員工姓名”，圖示如下：a. 在職員工：工程部工程師張某+編號b. 離職員工：離職李某加離職時(shí)間c. 調(diào)動員工：調(diào)動王某+調(diào)動時(shí)間+調(diào)動崗位+編號d. 管理人員：李某+編號+崗位（四）各類報(bào)表的管理1、各類電子報(bào)表，花名冊、工資表、轉(zhuǎn)正試卷等涉及到保密問題的報(bào)表，需要加設(shè)密碼，并保證密碼的保密，不得告知非相關(guān)人員；2、上報(bào)的各類報(bào)表需要定期存檔。（五）其他要求1、所有紙版檔案必須存入檔案柜并上鎖；2、未經(jīng)人資中心總監(jiān)批準(zhǔn)，任何人不得私自查閱各類檔案；3、未經(jīng)人資中心總監(jiān)批準(zhǔn)，任何人不得私自復(fù)印、掃描