辦公室文員崗位說明書范本

1、編號：擬 制:核準(zhǔn)：生效日期：辦公室文員崗位說明書一、基本資料部門名稱辦公室崗位名稱文員直接上級主任/副主任所轄人員/二、工作說明1、主要職責(zé)1、負(fù)責(zé)文印工作。2、負(fù)責(zé)文印、傳真設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)。3、辦理電函、郵件收發(fā)、傳遞等事項(xiàng)，辦理報刊收發(fā)。4、接待來訪賓客。2、主要工作內(nèi)容1、負(fù)責(zé)公司公文材料的打印、校對初稿；辦理復(fù)印、登記等工作。2、遵守公司有關(guān)文印管理的規(guī)章制度，遵守保密制度。3、負(fù)責(zé)文印室的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備的使用、維護(hù)、保養(yǎng)。4、保持文印室、接待區(qū)域辦公環(huán)境整齊、清潔。5、辦理公司傳真件、信件、郵件、電報的收發(fā)、登記、送達(dá)、郵寄、清退 事宜。6、辦理報刊雜志分發(fā)工作。7、

2、做好來賓接待、登記；來電接聽、登記。8、完成主任布置的其他工作。3、主要工作要求1、文印1.1 收到打印文稿后要進(jìn)行電腦目錄登記；按照規(guī)范的文檔格式打印, 打印之前要認(rèn)真讀稿，發(fā)現(xiàn)文字錯誤及時進(jìn)行糾正；對原稿錯誤有疑問， 要詢問擬稿人，盡量減少和避免打印錯誤；初稿打印后認(rèn)真校對有無錄入 錯誤并及時返還擬稿人再次校對，校對完畢后進(jìn)行修改打??；校對末稿無 誤后裝訂交秘書用印、分發(fā)。1.2 收到要復(fù)印的文件，要進(jìn)行審閱、登記。1.3 遵守公司有關(guān)文印管理的規(guī)章制度，遵守保密制度；及時完成工 作，記錄要完善，節(jié)約與本職工作有關(guān)的費(fèi)用。2、設(shè)備與環(huán)境1.1 操作各種設(shè)備動作規(guī)范，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，出現(xiàn)問

3、題及時報修, 避免出現(xiàn)因設(shè)備故障延誤工作的情況。2. 2每天整理文印室、接待區(qū)域衛(wèi)生，保持環(huán)境的整潔。3、電函、郵件報刊處理3.1收到傳真件要閱讀、登記，送達(dá)收件部門內(nèi)勤人員。3. 2規(guī)范發(fā)傳真的格式（收件人、發(fā)送人、日期、內(nèi)容）、核對接收方 號碼無誤后發(fā)送，發(fā)送完底稿進(jìn)行登記，送還發(fā)送部門留存。3 . 3收到郵件、信件后進(jìn)行分類、登記，外寄件每日定時送郵局郵寄, 月底結(jié)算費(fèi)用。公司內(nèi)部郵件登記后送達(dá)各部門。4 .4發(fā)電報進(jìn)行登記編號，打印電報校對無誤發(fā)傳真至118臺，定期 結(jié)算費(fèi)用。3. 5整理公司內(nèi)部郵件箱，及時轉(zhuǎn)發(fā)、清退郵件，做好登記。3. 6及時查收、分發(fā)報刊和雜志。4、接待3.1 做

4、好預(yù)約來賓、來訪登記，及時向來賓要訪問的部門和人員通報 情況，做好接待準(zhǔn)備。3.2 禮貌接待未預(yù)約的來賓、來訪人員，妥善安排客人落座、喝茶， 迅速了解來訪人員的基本情況和來訪目的，聯(lián)系有關(guān)人員接待；重要客人 來訪要迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.3 熱情轉(zhuǎn)接電話，接聽電話語言文明禮貌，語氣溫和，回答問題清 楚；電話記錄要整潔有序，便于查詢；及時將信息向有關(guān)人員傳達(dá)，接到 重要電話立即匯報；對不清楚的事情、不該回答的問題不作隨意性答復(fù)， 如有疑問及時匯報，自覺維護(hù)公司聲譽(yù)。3.4 完成本職工作月度、季度工作計(jì)劃和工作小結(jié)，年度工作總結(jié)。三、任職資格因素細(xì)分因素等級限定資料知識學(xué)歷D具有文秘類專業(yè)中專以上學(xué)歷

5、或相當(dāng)程度。行業(yè)知識C了解航運(yùn)行業(yè)知識，了解行業(yè)中先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。專業(yè)知識C對專業(yè)知識要求一般。熟練掌握計(jì)算機(jī)辦公軟件 的應(yīng)用，打字熟練，速度在80字/分鐘以上，精 通1-2種漢字輸入法；熟悉復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)性能， 掌握使用技巧。能力事務(wù)處理能力C能夠比較合理地安排工作計(jì)劃，能夠比較及時、 正確地完成各項(xiàng)工作。理解能力C對本身職務(wù)定位、工作內(nèi)容把握基本準(zhǔn)確，比較 準(zhǔn)確的理解上級的指示、意圖和所布置的工作； 對所學(xué)知識能夠較為迅速的理解和掌握。判斷能力C能準(zhǔn)確判斷一般性問題，掌握其實(shí)質(zhì)，找到合理、有效的解決方案。表達(dá)能力C表達(dá)內(nèi)容準(zhǔn)備基本充分、主題基本明確、構(gòu)思基 本清楚。其他條件身體條件身體健康，精力充沛，能夠勝任本職工作。職業(yè)素質(zhì)熟悉禮儀規(guī)范，舉止