全宗卷整理規(guī)范

1、 整理規(guī)范全宗卷logo全宗卷整理規(guī)范一、相關(guān)概念全宗全宗卷全宗號(hào)全宗管理機(jī)構(gòu)全宗構(gòu)成者logo全宗卷整理規(guī)范全宗 fonds 一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。即一個(gè)機(jī)關(guān)（單位）的全部檔案。全宗卷fonds descriptive file 對(duì)機(jī)關(guān)檔案室來(lái)說(shuō)，就是在管理全宗檔案的過(guò)程中形成的能夠說(shuō)明全 宗歷史情況的各種文件材料所集中組成的專(zhuān)門(mén)案卷。它是檔案管理活 動(dòng)中形成的“檔案”，詳細(xì)和全面記載了立檔單位和全宗歷史變化情 況，集中了每個(gè)全宗在管理過(guò)程中所形成的一系列重要的原始記錄性 文字材料，是管理全宗的“檔案”，是檔案的“檔案”。全宗卷管理 情況，也是一個(gè)單位檔案

2、管理水平的重要印證。 。 logo全宗卷整理規(guī)范全宗號(hào) fonds number管理全宗的代碼，由具備全宗管理權(quán)限的檔案館按全宗排架或收藏時(shí) 間順序流水編制。全宗管理機(jī)構(gòu) fonds manager 具備全宗管理權(quán)限的檔案館或檔案室。全宗構(gòu)成者 fonds constituting unit 形成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。也稱(chēng)作立檔單位。 綜合全宗卷synthesize fonds descriptive file 由記錄和說(shuō)明多個(gè)全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的綜合性文件材料 組成的專(zhuān)門(mén)案卷，是管理館（室）藏檔案的重要工具。 logo全宗卷整理規(guī)范二、全宗卷編制原則（一）檔案館（室）

3、應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷，收集、保管在檔案管理過(guò)程中以單個(gè)全宗為對(duì)象形成的相關(guān)文件材料。（二）全宗卷中收集的文件材料,包括憑據(jù)、清冊(cè)、報(bào)表，應(yīng)做到齊全、完整、真實(shí)，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。（三）全宗卷的整理應(yīng)做到分類(lèi)合理、方法科學(xué)、格式規(guī)范。（四）綜合全宗卷可以按館（室）藏、全宗屬類(lèi)、全宗群或聯(lián)合全宗進(jìn)行編制，收集、保管在檔案管理過(guò)程中以館（室）藏、全宗屬類(lèi)、全宗群或聯(lián)合全宗等多個(gè)全宗為對(duì)象形成的相關(guān)文件材料。logo全宗卷整理規(guī)范三、全宗卷的主要內(nèi)容(共九項(xiàng)）全宗介紹類(lèi)檔案收集類(lèi)檔案整理類(lèi)檔案鑒定類(lèi)檔案保管類(lèi)檔案統(tǒng)計(jì)類(lèi)檔案利用類(lèi)新技術(shù)應(yīng)用類(lèi)綜合全宗卷logo全宗卷整理規(guī)范（一）全

4、（一）全宗介紹類(lèi)宗介紹類(lèi) 全宗指南（全宗介紹）、大事記等說(shuō)明全宗背景和檔案狀況的文件材料。 1 1、全宗指南全宗指南 是介紹全宗構(gòu)成者及所形成的檔案情況的一種資料，也是一種檢索工具 由全宗指南名稱(chēng)、全宗來(lái)源簡(jiǎn)況、檔案內(nèi)容與成份介紹、檢索查閱注意 事項(xiàng)四部分組成。 a. 全宗指南名稱(chēng)：全宗指南名稱(chēng)：由全宗號(hào)、全宗構(gòu)成者的名稱(chēng)(全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng))、“全 宗指南”、起止時(shí)間構(gòu)成，并列成分之間用空格位分開(kāi)。 例： 1）j211 北京市計(jì)劃委員會(huì) 全宗指南 19491990年 2）r322 鐘南山 全宗指南 19362000年 logo全宗卷整理規(guī)范 b. 全宗來(lái)源簡(jiǎn)況：全宗來(lái)源簡(jiǎn)況： 列表登記下列依時(shí)間

5、變化，記錄和反映全宗來(lái)源背景的內(nèi)容。順序?yàn)椋?1）全宗構(gòu)成者形成和職能全宗構(gòu)成者形成和職能：包括全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名、 名稱(chēng)增加、撤銷(xiāo)時(shí)間；內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及部門(mén)調(diào)整、增設(shè)、合并、 更名 、撤銷(xiāo)等時(shí)間；其他反映全宗構(gòu)成者重要活動(dòng)的時(shí)間。職能方面職能方面主要 包括特征性質(zhì)、職能范圍和主要工作任務(wù)。全宗構(gòu)成者所有曾用名稱(chēng)全宗構(gòu)成者所有曾用名稱(chēng) 按時(shí)間順序書(shū)寫(xiě)。 2）全宗管理機(jī)構(gòu)和全宗檔案數(shù)量； 3）全宗檔案收集、征集、接收、移交、寄存數(shù)量。 個(gè)人全宗來(lái)源簡(jiǎn)況，登記其個(gè)人姓名、別名、生卒年月日、籍貫、 職務(wù)、職稱(chēng)和個(gè)人主要經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、家族簡(jiǎn)況以及全宗檔 案收集、征集、接收、移交、寄

6、存數(shù)量。logo全宗卷整理規(guī)范c. 檔案內(nèi)容與成份介紹檔案內(nèi)容與成份介紹 (共共9個(gè)方面）個(gè)方面） 1）檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)使用綜合概括的方法介紹。介紹內(nèi)容包括：）檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)使用綜合概括的方法介紹。介紹內(nèi)容包括： 反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)方面的檔案。 反映全宗構(gòu)成者每個(gè)階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。 具有重要?dú)v史價(jià)值和地方特色的檔案。 . 涉及具有全國(guó)和國(guó)際意義知名人物的檔案。 館藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。 2）檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類(lèi)體系，文字?jǐn)⑹鋈冢n案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類(lèi)體系，文字?jǐn)⑹鋈跇?gòu)成者基本職能和主要

7、活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱(chēng)。構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱(chēng)。 以組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)的檔案全宗，分別簡(jiǎn)介機(jī)構(gòu)基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱(chēng)。 以問(wèn)題分類(lèi)的檔案全宗，分別簡(jiǎn)介問(wèn)題涉及的全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱(chēng)。 以其它體系分類(lèi)的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類(lèi)的特點(diǎn)結(jié)合問(wèn)題簡(jiǎn)介全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱(chēng)。logo全宗卷整理規(guī)范 3 3）需要專(zhuān)門(mén)說(shuō)明的檔案按下列方法介紹：）需要專(zhuān)門(mén)說(shuō)明的檔案按下列方法介紹： 指明該檔案文件的名稱(chēng)、責(zé)任者和文件形成的時(shí)間。 列出該檔案文件的檢索要素。 對(duì)其檔案文件內(nèi)容單獨(dú)介紹。 4 4） 一般性文件介紹不

8、使用引用原文的方式，特殊性文件介紹如需使用引一般性文件介紹不使用引用原文的方式，特殊性文件介紹如需使用引 用原文應(yīng)符合下列條件和原則：用原文應(yīng)符合下列條件和原則： 引用原文有助于闡述文件的內(nèi)容實(shí)質(zhì)。 引用原文時(shí)不詳細(xì)轉(zhuǎn)述文件中敘述的事實(shí)和事件。 5 5）與全宗構(gòu)成者基本職能和活動(dòng)沒(méi)有直接關(guān)系的上級(jí)文件不做介紹，必要時(shí)）與全宗構(gòu)成者基本職能和活動(dòng)沒(méi)有直接關(guān)系的上級(jí)文件不做介紹，必要時(shí)只做簡(jiǎn)要交代。只做簡(jiǎn)要交代。 logo全宗卷整理規(guī)范 6 6）人物全宗應(yīng)按全宗構(gòu)成者的活動(dòng)特點(diǎn)，結(jié)合全宗內(nèi)檔案材料的實(shí)際情）人物全宗應(yīng)按全宗構(gòu)成者的活動(dòng)特點(diǎn)，結(jié)合全宗內(nèi)檔案材料的實(shí)際情 況介紹，內(nèi)容包括：況介紹，內(nèi)容

9、包括： 個(gè)人手稿、著作、作品、題詞、日記、回憶錄的名稱(chēng)和特點(diǎn)。 履歷、自傳、證書(shū)、來(lái)往信件以及公務(wù)活動(dòng)與社會(huì)活動(dòng)中形成的文件名稱(chēng)和特點(diǎn)。 財(cái)產(chǎn)狀況與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)材料的名稱(chēng)和特點(diǎn)。 家庭親屬與主要社會(huì)關(guān)系材料的名稱(chēng)和特點(diǎn)。 圖片、照片、錄音、錄像材料的名稱(chēng)和特點(diǎn)。 7 7）未開(kāi)放的檔案，注明檔案數(shù)量和使用范圍。）未開(kāi)放的檔案，注明檔案數(shù)量和使用范圍。 8 8）涉密檔案，注明檔案數(shù)量，不做任何內(nèi)容和成分介紹。）涉密檔案，注明檔案數(shù)量，不做任何內(nèi)容和成分介紹。 9 9）非紙質(zhì)檔案應(yīng)簡(jiǎn)介其種類(lèi)、特色和數(shù)量。）非紙質(zhì)檔案應(yīng)簡(jiǎn)介其種類(lèi)、特色和數(shù)量。logo全宗卷整理規(guī)范d. 檢索查閱注意事項(xiàng)檢索查閱注意事項(xiàng)

10、1) 檢索注意事項(xiàng)檢索注意事項(xiàng) . 可使用的檢索工具和已編制的參考資料的名稱(chēng)； . 機(jī)讀目錄、手工檢索工具條目的數(shù)量； . 紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本的畫(huà)幅數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況； . 紙質(zhì)檔案縮微副本的數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況； . 非紙質(zhì)檔案副本的形式、數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況。 2) 查閱注意事項(xiàng)查閱注意事項(xiàng). 檔案的完整和完好程度以及遺失、銷(xiāo)毀的情況； . 檔案的分類(lèi)與整理方法以及不同載體組卷、裝訂和保管的情況。. 檔案的利用價(jià)值以及鑒定的情況；. 劃分的保管期限種類(lèi)以及各類(lèi)保管期限檔案的數(shù)量；. 檔案內(nèi)容向社會(huì)開(kāi)放的情況； . 本全宗指南完成時(shí)間和編制者的情況； .

11、 其它有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明。logo全宗卷整理規(guī)范2. 2. 大事記大事記 a. 即按照時(shí)間順序，用簡(jiǎn)明的文字記載一定歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。一般有機(jī)關(guān)大事記（反映一個(gè)機(jī)關(guān)的重大事件）、區(qū)域大事記（反映一個(gè)地區(qū)的重大事件）、專(zhuān)題大事記（如黨建大事記等） b. 一般要求每年進(jìn)行擬寫(xiě)。 c.大事記一般由題名、前言、目錄、正文、附錄五部分組成。 d.正文：大事時(shí)間+大事記述。其中，大事時(shí)間按時(shí)間自然順序排列；大事記述要簡(jiǎn)明扼要，地點(diǎn)、任務(wù)、數(shù)據(jù)、過(guò)程和結(jié)果應(yīng)當(dāng)完整揭示。 e.大事記范圍：國(guó)家、省、市領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)主管部門(mén)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位或區(qū)縣部門(mén)調(diào)研、本單位人員領(lǐng)導(dǎo)、人員變化情況、本單位獲得獎(jiǎng)

12、勵(lì)表彰等情況。logo全宗卷整理規(guī)范 （二）檔案收集類(lèi)（二）檔案收集類(lèi) 檔案接收和征集工作的辦法、標(biāo)準(zhǔn)，檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來(lái)源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過(guò)程說(shuō)明材料等。 （三）檔案整理類(lèi)（三）檔案整理類(lèi) 文件材料分類(lèi)、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說(shuō)明和小結(jié)等。logo全宗卷整理規(guī)范 （四）檔案鑒定類(lèi)（四）檔案鑒定類(lèi) 檔案保管期限鑒定、檔案開(kāi)放鑒定、檔案分級(jí)鑒定、檔案銷(xiāo)毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標(biāo)準(zhǔn)，鑒定工作形成的報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù)，鑒定及銷(xiāo)毀處置檔案的目錄（清冊(cè)）等。 （五）檔案保管類(lèi)（五）檔案保管類(lèi) 檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案

13、破損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救）、重點(diǎn)檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說(shuō)明材料，檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報(bào)告等。 （六）檔案統(tǒng)計(jì)類(lèi)（六）檔案統(tǒng)計(jì)類(lèi) 檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案工作統(tǒng)計(jì)分析材料等。logo全宗卷整理規(guī)范 (七）檔案利用類(lèi)七）檔案利用類(lèi) 檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開(kāi)放與控制情況，檔案編研 與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典 型事例等。 （八）新技術(shù)應(yīng)用類(lèi)（八）新技術(shù)應(yīng)用類(lèi) 應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、工作報(bào)告及說(shuō)明材料，檔案信息化和數(shù)字化工作情況，電子檔案（文件）創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說(shuō)明等。

14、 （九）綜合全宗卷（九）綜合全宗卷 管理館藏、全宗屬類(lèi)、全宗群或聯(lián)合全宗的綜合性業(yè)務(wù)工作規(guī)范和管 理制度，(前面八類(lèi)中）涉及多個(gè)全宗的文件材料。logo全宗卷整理規(guī)范 四、全宗卷的整理 （一）整理前的準(zhǔn)備工作：（一）整理前的準(zhǔn)備工作： 全宗卷的文件資料，是隨全宗卷管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時(shí)必須 注意積累。整理前，必須認(rèn)真檢查、鑒定文件材料的完整程度及保存 價(jià)值，對(duì)于有重要遺缺的應(yīng)予以補(bǔ)齊，對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的應(yīng)予以剔除。logo全宗卷整理規(guī)范 (二二) 全宗卷整理流程全宗卷整理流程 1. 1. 文件材料裝訂文件材料裝訂 文件材料以件為單位進(jìn)行裝訂。 2. 2. 文件材料分類(lèi)文件材料分類(lèi) 屬于同一

15、全宗卷的文件材料，按照全宗介紹類(lèi)、檔案收集類(lèi)、檔案整理類(lèi)、 檔案鑒定類(lèi)、檔案保管類(lèi)、檔案統(tǒng)計(jì)類(lèi)、檔案利用類(lèi)、新技術(shù)應(yīng)用類(lèi) 等類(lèi)別順序依次排序。 3. 3. 文件材料排序文件材料排序 文件材料分入不同類(lèi)目后，按形成時(shí)間順序排列。新增文件材料插入相關(guān)類(lèi) 目，向后接續(xù)排列。logo全宗卷整理規(guī)范 4. 4. 文件材料編號(hào)文件材料編號(hào) 在文件材料首頁(yè)上方的空白處進(jìn)行編號(hào)。文件材料的編號(hào)由全宗號(hào)類(lèi)號(hào)件號(hào)三部分組成。 a. 全宗號(hào)：填寫(xiě)文件材料所屬全宗的編號(hào)。綜合全宗卷的全宗號(hào)，填寫(xiě)檔案館（室）編號(hào)或檔案屬類(lèi)代號(hào)。 b. 類(lèi)號(hào)：填寫(xiě)5.15.8條的序號(hào)。 c. 件號(hào)：填寫(xiě)文件材料在相關(guān)類(lèi)目中的流水排列序號(hào)

16、。編號(hào)舉例：編號(hào)舉例： sz1（中共湖北省委全宗，全宗介紹類(lèi)，第件）logo全宗卷整理規(guī)范 5. 5. 編制文件材料目錄編制文件材料目錄 全宗卷中的文件材料，分類(lèi)別，以件為單位，按照排列順序編制文件目錄。 “目錄”內(nèi)容包括為：件號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、備注。 新增文件材料在相關(guān)類(lèi)目中接續(xù)編制目錄。當(dāng)相同材料出現(xiàn)新舊幾種版本時(shí)， 應(yīng)在目錄備注欄中，注明新版本文件替代舊版本文件的名稱(chēng)和時(shí)間。 6. 6. 文件材料裝盒文件材料裝盒 全宗卷文件材料按照分類(lèi)編號(hào)順序裝盒。文件材料較多，一盒裝不下時(shí)，可 按分類(lèi)編號(hào)順序裝入數(shù)盒。裝有文件材料的全宗卷應(yīng)填寫(xiě)卷盒封面和脊背。 7. 7. 編制全宗卷盒號(hào)編制全宗卷盒號(hào) 全宗卷卷盒區(qū)分全宗，按卷盒排列順序編制流水號(hào)。綜合全宗卷單獨(dú)編制盒號(hào)。logo全宗卷整理規(guī)范 五、全宗卷的管理 （一）檔案館和保管全宗較多的檔案室，宜將全部館（室）藏檔案的全宗卷集中保管，按照全宗編號(hào)順序組織排列。 （二）保管單一全宗的檔案室，全宗卷宜與檔案一并保管，將全宗卷置于該全宗檔案的卷首。也可以將全宗卷與書(shū)本式檢索工具放在一起管理。 （三）檔案室建立全宗卷，宜采用雙套制。檔案室向檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交與該批移交檔案相關(guān)的全宗卷文件材料。logo全宗卷整理規(guī)范 六、