建筑工程文件歸檔整理規(guī)范

1、建筑工程文件歸檔整理規(guī)范建筑工程文件歸檔整理規(guī)范1總則1.0.1為加強建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗收標準，建立完整、準確的 工程檔案,制定本規(guī)范1.0.2本規(guī)范適用于建設(shè)工程文件的歸檔整理以 及建設(shè)工程檔案的驗收.專業(yè)工程按有關(guān)規(guī)定執(zhí) 行.1.0.3建設(shè)工程文件的歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外 尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行有關(guān)標準的規(guī)定.2術(shù)語2.0.1建設(shè)工程項目經(jīng)批準按照一個總體設(shè)計進行施工，經(jīng)濟上實 行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一 管理的工程基本建設(shè)單位.它由一個火若干個具 有內(nèi)在聯(lián)系的工程所組成.2.0.2單位工程具有獨立的設(shè)計文件，竣工后可以獨立發(fā)揮生 產(chǎn)能力或工程效益的工

2、程，并構(gòu)成建設(shè)工程項目 的組成部分.2.0.3分部工程單位工程中可以獨立組織施工的工程.2.0.4建設(shè)工程文件在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記 錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文 件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文 件.2.0.5工程準備階段文件工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、 設(shè)計、招投標等工程準備階段形成的文件.2.0.6監(jiān)理文件監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成 的文件.2.0.7施工文件施工單位在施工過程中形成的文件.2.0.8竣工圖工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工 結(jié)果的圖樣.2.0.9竣工驗收文件建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件.2.

3、0.10建設(shè)檔案文件在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存 價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄也可簡稱工程檔案.2.0.11案卷由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位.2.0.12立卷按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件 分門別類整理成案卷，亦稱組卷.2.0.13歸檔文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文 件整理立卷后,按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu).3基本規(guī)定3.0.1建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng) 將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的 各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責范圍.3.0.2在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交 工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行以下職責：1在工程招標及勘察、設(shè)計、施工

4、、監(jiān)理等 單位簽定協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、 費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；2收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段 形成的文件，并應(yīng)進行立卷歸納.3負責組織、監(jiān)督、和檢查勘察費用、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、累積和立 卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程 文件的形成、累積、立卷歸檔工作；4收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單 位立卷歸檔的工程檔案；5在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提前請當?shù)氐?城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；未取 得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程驗收；6對列入城建檔案館（室）接受范圍的工程： 工程竣工三個月內(nèi)，向當?shù)爻墙n案館（室）移 交一套

5、符合規(guī)定的工程檔案.3.0.3勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單 位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交.3.0.4建設(shè)單位項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng) 及時向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形 成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位.建設(shè)單位項目有幾個單位承包的，各承包單位負 責收集整理、立卷其承包項目的工程文件，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交.3.0.5城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸 檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)在工程竣工驗收 前，應(yīng)對工程檔案進行預(yù)驗收，驗收合格后，須出 具工程檔案認可文件4工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求4.1.1對于工程建設(shè)有關(guān)的

6、重要活動 ，記載工程 建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體 的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔.4.1.2工程文件的具體歸檔范圍符合本規(guī)范附錄A的要求.4.2歸檔文件的質(zhì)量要求4.2.1歸檔的工程應(yīng)為原件.4.2.2工程文件的內(nèi)容及深度必須符合國家有關(guān) 工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、 標準和教程.4.2.3工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實 際相符合.4.2.4工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如: 碳素墨水、藍黑墨水，不得使用應(yīng)褪色的書寫材 料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、 鉛筆等.4.2.5工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔, 簽字蓋章手續(xù)完備.4

7、.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(927 mmX 210 mm).圖紙宜采用國家標 準圖幅.4.2.7工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌 性大、耐久性強的紙張.圖紙一般采用藍曬圖，竣 工應(yīng)用新藍圖.計算機出圖必須清晰不得使用計 算機出圖的復(fù)印件.4.2.8所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章.1竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字 樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人、 編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān).2竣工圖章示例如下：竣工圖施工單位編制人審核人技術(shù)負責 人編制日期監(jiān)理單位總監(jiān)現(xiàn)場監(jiān)理3竣工圖章尺寸為：50 mmX 80 mm.4竣工圖應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在 圖表

8、欄上方空白處429利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修 改依據(jù)；凡施工結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大 改變,或變更部分超過圖面1/3的,應(yīng)當重新繪制 竣工圖4.2.10不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制 圖的折疊方法(GB/10609.3 89)統(tǒng)一折疊成 A4幅面(297 mmX 210伽)，圖標欄露在外面.5工程文件的立卷5.1.1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律 ，保 持卷內(nèi)文件的有機關(guān)系，便于檔案的保管和利用.5.1.2 一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)該按單位工程組卷.5.1.3立卷可采用如下方法：1工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、

9、竣工 驗收文件5部分.2工程準備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷.3監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、 階段等組卷.4施工文件可按單位文件、分部工程、專業(yè)、 階段、等組卷.5竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷.6竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷.5.1.4立卷過程中宜遵循下列要求：1案卷不宜過厚，一般不超過40 mm.2案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件 一般應(yīng)分別組卷.5.2卷內(nèi)文件的排列5.2.1文字材料按事項、專業(yè)順序排列.同一事項 的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與 附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后、印本 在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排 列.5.2

10、.2圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序 排列.5.2.3既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料 排前，圖紙排后.5.3案卷編目5.3.1編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：1卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號頁號從“ 1 "開始.2頁號編寫位置：單面書寫文件在右下腳，雙 面書寫的文件正面在右下腳，背面在左下腳，折疊 的圖紙一律在右下腳.3成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自 成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫 頁碼4案卷圭寸面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫 頁號5.3.2卷內(nèi)目錄的編寫應(yīng)符合下列規(guī)定：1卷內(nèi)目錄的式樣應(yīng)符合本規(guī)范附錄B的要求.2序號:以一份文件為單位，

11、用阿拉伯數(shù)字從1依次標注.3責任者：填寫文件的直接形成單位和個人, 有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用 “等”代替.4文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖 號.5文件題名：填寫文件的全稱.6日期:填寫文件形成的日期.7填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號.8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件的前面.533卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范附錄 C的 要求。2卷內(nèi)備考表主要標明文件的總頁數(shù)、各類 文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情 況的說明3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的頁尾后. 5.3.4案卷封面應(yīng)符合下列規(guī)定：1案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，

12、也可 采用內(nèi)封面形式.案卷宜符合附錄D的要求.2案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括；檔案、檔案館代 號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保 管期限、共幾卷、第幾卷.3檔案應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成,檔號由檔案保管單位填寫.4檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館 的編號，檔案館代號由檔案館填寫.5案卷題名應(yīng)簡明，準確的揭示卷內(nèi)文件的 內(nèi)容，案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷 內(nèi)文件內(nèi)容.6編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者7起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的 起止日期8保管期限應(yīng)分為永久、長期、短期三種期限各類文件的保管期限詳見附錄 A永久是指工程檔案需永久保存；長期是指保存期等于工程的使

13、用壽命； 短期是指工程檔案要保存20年以下 同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷 的保管期限應(yīng)從長9密級分為絕密、機密、秘密三種，同一案卷 內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)從高密級為本卷密級. 5.3.5卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)圭寸面應(yīng)采 用70克以上白色書寫紙制作.幅面統(tǒng)一采用A4 幅面5.4案卷裝訂541案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式.文字 材料必須裝訂，既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng) 裝訂.裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、 牢固、便于保管和利用54卷盒、卷夾、案卷脊背5.5.1案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式.1卷盒的外表尺寸為310 mmX 220 mm厚度分 別為 20、30、4

14、0、50 mm.2卷夾的外表尺寸為 310 mmX 220 mm,厚度一 般為2030 mm.3卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸紙制作.5.5.2案卷脊背案卷脊背的內(nèi)容包括檔號、案卷題名、式樣應(yīng) 符合附錄E.6工程文件的歸檔6.0.1歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：1歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反 映工程建設(shè)活動的全過程。文件材料的質(zhì)量符合 4.2的要求。2歸檔文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符 合要求的案卷。6.0.2歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定：1根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階 段分期進行，也可在單位或分部工程通過竣工驗 收后進行。2勘察、設(shè)計單位應(yīng)在任務(wù)完成時，施工、 監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工驗收前，將各自形成

15、有關(guān) 工程檔案向建設(shè)單位歸檔。6.0.3勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并 整理立卷后，建設(shè)單位和監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)建檔管 理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況 進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。6.0.4工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單 位保管，一套（原件）移交當?shù)爻墙n案館。6.0.5勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單 位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋 章后方可移交。6.0.6凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸 檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和本附錄A的要求單獨立卷歸檔。7工程檔案的驗收與移交7.0.1列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建 設(shè)單位在組織工廠呢感竣工驗收前

16、，應(yīng)提請城建 檔案管理機構(gòu)對工廠呢感檔案進行預(yù)驗收。建設(shè) 單位未取得城建檔案出具的認可文件，不得組織 工程竣工驗收。7.0.2城建檔案管理機構(gòu)在進行工程檔案預(yù)驗收時，應(yīng)重點驗收內(nèi)容如下：1工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；2工程檔案的內(nèi)容真實、準確反映工程情況和工程建設(shè)活動。3工程檔案檔案已經(jīng)立卷，立卷符合本規(guī)范規(guī)定。4竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù) 要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章。5文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人 簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。6文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱符 合要求。7.0.3列入城建檔案館接收范圍的工程，建設(shè)單 位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，必須向城建檔案

17、 館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。7.0.4停建、緩建工程的檔案，暫由建設(shè)單位保 管。7.0.5對改建、擴建和維修建設(shè)工程的檔案，建 設(shè)單位應(yīng)組織設(shè)計施工單位據(jù)實修改、補充、完 善原工程的檔案，對改變的部位，應(yīng)當重新編制 工程檔案，并在工程驗收后3個月內(nèi)向城建檔案 館移交。7.0.6建設(shè)單位向城建檔案館移交工程檔案時， 應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋 章后交接。本規(guī)范用詞說明1為便于在執(zhí)行本規(guī)范條文時區(qū)別對待，對嚴格 不同的詞說明如下：（1）表示很嚴格，非這樣做不可的詞：正面用 必須，方面有嚴禁。（2）表示嚴格，在正常情況均應(yīng)這樣做的詞： 正面用應(yīng)，反面用不應(yīng)或不得。（3）表示允許稍有選擇，在條件許可時，首先 應(yīng)這樣作的，正面用宜'，反面不宜'。2條文中指定按其他有關(guān)標準、規(guī)范執(zhí)行時寫 法；應(yīng)符合的規(guī)定'或應(yīng)按執(zhí)行'。監(jiān)理文件序歸檔文件保存單位和保管期限號建 設(shè) 單 位施工 單 位設(shè) 計 單 位監(jiān) 理 單 位檔案館1監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃長 期短期監(jiān)理實施細則長 期短期監(jiān)理部總控制計劃長期短 期2監(jiān)理月報中有關(guān)質(zhì)長長量問題期期3監(jiān)理會議紀要中有關(guān)質(zhì)量問題長 期長 期4進度控制工程開工/復(fù)工審批 表長 期長 期工程開工/復(fù)工暫停 令長期長 期V5質(zhì)量控制不合格項目通知長期長 期V質(zhì)量事故報告及處 理意見長 期