信息時(shí)代背景下高校檔案管理的發(fā)展探究

1、    信息時(shí)代背景下高校檔案管理的發(fā)展探究    王偉摘 要：本文簡要分析了信息時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性及其意義，論述了當(dāng)前高校檔案信息化管理的基本情況，提出了信息時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的幾點(diǎn)措施。關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校檔案管理；發(fā)展信息時(shí)代背景下，較多傳統(tǒng)的管理模式需要進(jìn)行改善，適應(yīng)新時(shí)期信息化發(fā)展的實(shí)際需求。高校檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，涉及檔案信息量大，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率比較低。因此，高校的檔案管理工作需要通過信息化技術(shù)提高效率，同時(shí)還能夠促進(jìn)檔案管理更加規(guī)范，達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及高效化。1 信息時(shí)代背景下我國高校檔案管理的現(xiàn)狀

2、首先，服務(wù)意識不強(qiáng)。信息時(shí)代背景下，高校檔案管理作為一項(xiàng)服務(wù)性工作，其服務(wù)功能應(yīng)該得到進(jìn)一步的發(fā)揮和利用。但是，某些高校受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，信息服務(wù)意識不強(qiáng)，對檔案信息資源的利用率不高，開發(fā)力度明顯不足。其次，管理體制落后。高校檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要完善的管理體制作保障。但是，目前高校檔案管理普遍存在保存散亂、方式陳舊等問題。高校教育涉及門類多樣，行政、黨務(wù)、基建、財(cái)務(wù)、教學(xué)、設(shè)備、人事、學(xué)生等多方面，應(yīng)該建立與之相符的檔案分類，同時(shí)還要加強(qiáng)對這部分檔案的利用，以指導(dǎo)開展相關(guān)管理工作。最后，信息時(shí)代對高校檔案管理基礎(chǔ)工作提出了更多、更高的要求。新的技術(shù)發(fā)展時(shí)期，高校應(yīng)該加大檔案管理

3、方面的資金、資源投入，包括技術(shù)投入、人才投入以及環(huán)境投入等。然而，很多高校在這方面做得不足。某些高校尚未意識到信息時(shí)代背景下，檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對檔案管理建設(shè)的認(rèn)知存在不足，致使相關(guān)投入不足，限制了本校檔案管理的信息化建設(shè)程度。2 適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和智能化信息時(shí)代背景下，高校檔案管理必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，即必須逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和智能化。網(wǎng)絡(luò)化是指把學(xué)校的信息管理和行政管理、與教學(xué)服務(wù)以及研究開發(fā)等各種門類的系統(tǒng)通過校園網(wǎng)加以連接，進(jìn)而能夠使這些系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)信息交換和信息服務(wù)。同時(shí)通過借助互聯(lián)網(wǎng)，使整個(gè)校園的教育資源、教學(xué)資源、管理資源等與社會(huì)

4、信息資源深度融合，實(shí)現(xiàn)共享，從而形成超越時(shí)空界限，集管理服務(wù)、信息中樞、教學(xué)科研于一體的校園信息平臺。數(shù)字化則是指將圖片、文本以及音像等不同記錄載體的信息，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、視頻卡、聲卡等設(shè)備，將其數(shù)字化處理，便于存儲(chǔ)和開發(fā)利用。智能化是把包括人工智能、超媒體、多媒體、知識庫等等在內(nèi)的各種信息技術(shù)，應(yīng)用于信息識別、獲取、傳遞、存儲(chǔ)及分析利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，提高信息的交換和共享。高校綜合檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和智能化，在信息時(shí)代背景下是一件功在當(dāng)今利在后世的大工程。它可以使高校與社會(huì)、校內(nèi)部門之間及時(shí)、便捷地交流利用信息，拓寬信息傳遞通道，既保存了檔案的原始面貌，又促進(jìn)了檔案信息的開發(fā)利用。3

5、 提高綜合能力，建設(shè)一支高素質(zhì)的現(xiàn)代化檔案干部隊(duì)伍檔案工作者要提高三大能力：（一）綜合協(xié)調(diào)能力。高校檔案是學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的重要信息，它產(chǎn)生于各個(gè)部門。因此，檔案工作不是獨(dú)立存在的，檔案信息收集是否齊全完整，歸檔范圍確定是否符合各部門工作實(shí)際，檔案信息利用是否達(dá)到最優(yōu)化等等。這些都需要檔案人員與其他部門溝通協(xié)調(diào)，獲得多方理解和協(xié)作，確保歸檔質(zhì)量和移交時(shí)限。另外，檔案人員也要主動(dòng)獲取領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)部門對檔案管理所需設(shè)備、技術(shù)及人員的重視和支持。通過檔案人員積極主動(dòng)的溝通協(xié)調(diào)，擴(kuò)大檔案工作的影響，提高全校檔案意識，為檔案工作創(chuàng)新發(fā)展搭建一個(gè)良好的平臺。在當(dāng)前學(xué)校啟用協(xié)同辦公系統(tǒng)的現(xiàn)代化數(shù)字校園大環(huán)

6、境下，檔案部門主動(dòng)開放線上查檔功能，使檔案管理模式與數(shù)字化校園系統(tǒng)主動(dòng)對接，進(jìn)一步提高辦公效率，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。（二）文字駕馭能力。檔案人員日常工作大部分是與文字材料打交道，這就要求他們具有深厚的文字功底和較高的理論政策水平。只有具備一定的理論素養(yǎng)，才能深刻把握文件政策，準(zhǔn)確領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，用敏銳的目光捕捉到科學(xué)的檔案信息，以精確簡練的文字撰寫對于領(lǐng)導(dǎo)決策有參考價(jià)值的材料。才能對收集上來的文件材料進(jìn)行甄別取舍研究開發(fā)，編寫具有史料價(jià)值的檔案編研成果，如大事記、歷史沿革、校史研究、史志鑒等。變靜態(tài)的檔案資料為動(dòng)態(tài)的檔案信息，主動(dòng)廣泛地為學(xué)校和社會(huì)發(fā)展提供利用，深度挖掘檔案的重

7、要價(jià)值。（三）現(xiàn)代管理能力?，F(xiàn)代信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于檔案工作中，無論是整理編目還是統(tǒng)計(jì)、檢索、開發(fā)利用，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，人們一刻也離不開計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為檔案信息現(xiàn)代化管理的必用手段。因此，學(xué)校檔案管理人員必須要具有應(yīng)用計(jì)算機(jī)的基本知識和必備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識，提高自身的信息獲取能力、識別能力、存儲(chǔ)能力、利用能力等，教育與培訓(xùn)是提升能力的重要途徑。利用校園網(wǎng)、圖書館資源完成自我學(xué)習(xí)和實(shí)踐，還要走出去，學(xué)回來，積極通過繼續(xù)教育等多種方式實(shí)現(xiàn)自我完善，緊跟信息時(shí)代對檔案管理人員提出的的新要求。4 健全檔案管理體制健全的檔案管理工作機(jī)制，應(yīng)該包括管理機(jī)制、考核機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制以及獎(jiǎng)懲機(jī)制等等。具體而言，高校應(yīng)該成立獨(dú)立的檔案管理部門，有效地把檔案信息整合在一起，利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，給予各部門對等的信息查詢權(quán)，盡量避免檔案原件的流動(dòng)，減少檔案信息資源的損壞或丟失。實(shí)行一把手工程，高度重視，拓展檔案管理部門功能，推行管理與服務(wù)雙重職能。同時(shí)，加強(qiáng)對各管理部門的監(jiān)管，促進(jìn)他們之間的交流與合作，最大限度地提高檔案信息的利用率。除此之外，高校還應(yīng)該進(jìn)一步細(xì)化對各存檔部門檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)，在明確各相關(guān)部門及其工作人員職責(zé)的基礎(chǔ)上，實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)與處罰制度，保證檔案管理工作從基