檔案管理學論文范文-關于的電子檔案和紙質檔案的共存管理word版下載VIP

1、檔案管理學論文范文:關于的電子檔案和紙質檔案的共存管理word版下載電子檔案和紙質檔案的共存管理論文導讀：本論文是一篇關于電子檔 案和紙質檔案的共存管理的優(yōu)秀論文范文，對正在寫有關于檔案論文 的寫作者有一定的參考和指導作用，論文片段：案中不可缺少的組成 部分，進行科學的管理。同時，面對現(xiàn)代科學技術對檔案工作的滲透 與沖擊，提高職業(yè)素質，調整專業(yè)知識結構也是檔案工作者需要正視 的一個重要課題。現(xiàn)代化信息技術的應用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生， 這必定引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務手段等方面的變化, 對檔案專業(yè)人員的素質提岀了更高的要求，除了具有較高摘 要：隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，現(xiàn)階段電子

2、檔案和紙質檔案 并存。二者之間相互利用，各有千秋。電子檔案可以方便快捷的查閱, 為工作和利用方便；紙質檔案保存原始的、真實的憑證，為電子檔案 查閱提供真實有效的證件，二者相輔相承。文章結合電了檔案和紙質 檔案的共存管理目前狀況進行分析研究，對其發(fā)展方向進行詳細探 討。關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；共存管理0引言隨著現(xiàn)代科學技術的應用，檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生 變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質及其采用的技術和設備， 總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質檔案和以數(shù)字代碼序列記 錄的電子檔案。隨著電子計算機在檔案管理各個環(huán)節(jié)的滲透和應用， 吋刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質檔案，使整個檔

3、案管理工作 發(fā)生著深刻的變化。根據(jù)目前我國檔案管理工作的目前狀況，紙質檔 案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調發(fā) 展的狀況將會在檔案管理工作中持續(xù)相當長的一段時期。在紙質檔案 與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，完成手工檔 案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入深思的課題。1電子檔案與紙質檔案的各自特點分析1.1電子檔案的特點電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定 介質上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應用的產(chǎn)物，也是 檔案現(xiàn)代化的顯著標志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲、 輸出、處理等方面，具有紙質檔案無法比擬的優(yōu)越性

4、，主要表現(xiàn)在如 下幾方面。(1) 檔案信息存儲豐富性電子檔案信息的存儲介質主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光 盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海 量存儲”之稱，大大高于紙質載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量 保存紙質檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。(2) 檔案信息生動形象性隨著網(wǎng)絡技術的成熟，電子檔案與多媒體信息相結合，通過用 視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地 再現(xiàn)歷史活動狀況，從而轉變了紙質檔案記錄信息的單一性，使反映 出的信息圖、文、聲、像并茂，対人類社會活動的概貌進行全息化再現(xiàn)。（3）信息存儲與利用的迅速準確性電子計算機具

5、有高效率的信息處理功能，它通過數(shù)字或代碼， 對信息的數(shù)字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉換成 可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處 理、輸岀的能力。1.2紙質檔案的特點紙質檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年 東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質一直作為主要的信息載 體被使用，它具有以下特征。（1）信息與載體的依附性由于載體與信息的統(tǒng)一，構成了紙質檔案所特有的屬性原 始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實性方面， 也體現(xiàn)在其存儲介質的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質上，信息與載體是 密不可分的，一旦信息與載體結合，就很難將其分離。同

6、時，只有通 過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。（2）檔案信息的原始憑證性從其形成過程來看，紙質檔案是從當吋使用的文件直接轉化而 來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與 檔案信息相依托的載體，是由特定的責任人在特定的條件下制作完成 的實體材料。2并存時期檔案管理工作的發(fā)展策略2.1更新觀念，提高職業(yè)素質。長期以來，檔案人員一直從事 著以紙質為存儲介質的檔案管理工作，習慣于傳統(tǒng)的管理策略和管理模式，面對現(xiàn)代化技 術而形成的新型載體檔案，應有充分的思想準備，更新傳統(tǒng)的管理觀 念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的 組成部分，進行

7、科學的管理。同時，面對現(xiàn)代科學技術對檔案工作的 滲透與沖擊，提高職業(yè)素質，調整專業(yè)知識結構也是檔案工作者需要 正視的一個重要課題?，F(xiàn)代化信息技術的應用，新型檔案載體隨之產(chǎn) 生，這必定引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務手段等方面的 變化，對檔案專業(yè)人員的素質提出了更高的要求，除了具有較高的政 治素質外，同時對他們的專業(yè)素質和知識素質提出了相應的要求，在 以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實的基礎知識和文史知識外，還要 具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎 知識的掌握，更應該了解計算機信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉 掌握計算機在檔案各業(yè)務環(huán)節(jié)的應用。2.2改善、創(chuàng)立檔案管

8、理標準與制度新型檔案載體的應用與計算機的智能化管理，必定要求其所處 理的信息規(guī)范、標準。檔案信息系統(tǒng)的質量取決于數(shù)據(jù)的質量，要求 設立數(shù)據(jù)格式標準，如已頒布的檔案著錄規(guī)則(gb379215- 85)、文獻主題標引規(guī)則(gb3260- 83)等，新型載體檔案廣泛應用 后，建立改善管理業(yè)務方面的標準已是刻不容緩，如統(tǒng)計標準，著錄 標準，標引規(guī)則標準等；計算機數(shù)據(jù)庫設置標準，新型檔案信息載 體存貯格式與轉換標準、計算機硬件設備、多媒體設備標準等，都有 待進一步改善與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已 提到議事li程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸 檔、整理、鑒定、保管、利

9、用等各個環(huán)節(jié)；由于電子檔案自身的某 些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應的法規(guī)來 維護與確定。2. 3創(chuàng)新檔案管理體系吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的 紙質檔案，其管理策略與模式，是經(jīng)過長期實踐證明了切實可行的。 電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內(nèi) 容與方式上都會發(fā)生重大變化。(1)在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計算機管理信息 可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機 的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉移，檔案的整理、鑒定、提供 利用等工作也可以通過計算機來實現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔 案收集要根據(jù)其形

10、成規(guī)律，應全面進行階段的、系統(tǒng)的、權威的電子 文件組合，保證電了檔案的完整性。(2)電子計算機的軟硬件環(huán)境，表達電子文件內(nèi)容的基本格式 及有關元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質檔案 的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電了檔案的鑒定工作有所側重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的 篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案 鑒定工作的重點，并存在相當大的難度；電子檔案保管，與紙質檔 案相同的是都以檔案信息的存儲介質為對象進行保護管理，只不過是 存儲介質不同而已。由于兩者存儲介質不同，檔案保護的標準、條件 也不相同，所提供的保護設備、防護設施也有差別；電子檔案的提 供利用同紙質檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要 的先決條件和相應的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應 的電子轉換設備，所以提供利用工作的重點應進行電子檔案基礎數(shù)據(jù) 的準備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準確恢復并 易懂。再次，在管理程序上，紙質檔案的管理程序基木上構成了一個 流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié) 在機上