探究文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

1、    探究文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策    馬洪敏摘 要：由于文書檔案對(duì)檔案管理工作的開展有著重要的意義，同時(shí)也在檔案管理中占有重要的地位。相關(guān)單位在對(duì)文書檔案管理的時(shí)候，必須要確保使其規(guī)范化，盡可能將檔案的使用率加以提升，這樣才能夠?yàn)闄n案的管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也為文書工作創(chuàng)造有利條件?；诖?，本文主要從以下幾個(gè)方面對(duì)文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問題；政策所謂文書檔案，可以理解為是在企業(yè)單位亦或是有關(guān)社會(huì)組織在具體活動(dòng)中所演變而來的、具有一定的價(jià)值，并且文書檔案管理在發(fā)生披露

2、的時(shí)候會(huì)對(duì)檔案的完整性能帶來直接的影響。當(dāng)前的文書檔案管理工作依然會(huì)存在一些不足之處，是相關(guān)單位值得深思的問題?；诖?，本文主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析，提出給相關(guān)人士，供以借鑒。1 文書檔案管理的基本特征文書檔案的形成與文書工作是緊密的聯(lián)系在一起的，單位文書工作的主要內(nèi)容是進(jìn)行文件的收集、整理、催辦、立卷、承辦。轉(zhuǎn)運(yùn)和歸檔等工作。文書是文書檔案的來源，文書工作過程中產(chǎn)生的資料就是文書檔案，也是檔案管理的基本前提，文書檔案的管理工作就是將相關(guān)的文件資料進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)，保管、編研、鑒定、檢索和為人們提供利用等。文書的質(zhì)量與文書檔案的管理有著緊密的關(guān)系，文書檔案的質(zhì)量受到資料的完整性、卷面的質(zhì)量和文

3、件的格式的影響，尤其是電子文件，在保存上一定要注意每一個(gè)環(huán)節(jié)，如果存在著任何的錯(cuò)誤就會(huì)造成嚴(yán)重的質(zhì)量問題，文書在編制的過程中是否完整與檔案管理工作有著緊密的關(guān)系，文書管理部門在日常的活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生有著保存價(jià)值的材料，對(duì)這些材料進(jìn)行科學(xué)的整理和立卷，定期的向著檔案部門報(bào)送需要保存的文件，最后檔案部門歸檔保存后就可以進(jìn)行文書檔案的管理。2 文書檔案管理中存在的問題2.1 收集不及時(shí)由于文書檔案能夠準(zhǔn)確的對(duì)文件做好適當(dāng)?shù)氖占约按鎯?chǔ)工作，當(dāng)這些資料被管理的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)從不同部門文件開展收集工作，正是因?yàn)檫@種情況，某些部門沒有對(duì)這些文件引起必要的重視，在實(shí)際收集時(shí)會(huì)具有一定的困難性，這種情況在文書檔案管理

4、中頻繁出現(xiàn)，其產(chǎn)生的問題是因?yàn)橛嘘P(guān)部門與部門之間沒有保持密切的溝通，不能在第一時(shí)間完成工作，時(shí)常出現(xiàn)催收的情況；還有一些部門是由于工作的需要，在限定的期限內(nèi)要求增加期限，這樣就致使檔案部門無法完成收集工作，甚至還會(huì)出現(xiàn)丟失的情況，所以相關(guān)人員需要對(duì)文書檔案的管理工作引起必要的重視，最大程度避免收集不及時(shí)而出現(xiàn)的概率。2.2 檔案管理工作和文書工作配合不當(dāng)檔案管理工作和文書工作有著相輔相成的關(guān)系，可以說是密不可分的，文書工作也是檔案管理工作的基本前提和保證，在文件整理、收集、保存和歸檔的過程中，就是文書工作的一種延伸。但是由于文書工作和檔案管理工作屬于不同的部門，這樣就造成了檔案管理工作在配合上

5、極容易產(chǎn)生不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，有很多的文書人員也沒有歸檔的意識(shí)，檔案管理人員對(duì)文書的內(nèi)容也不了解，沒有經(jīng)常性的進(jìn)行溝通，這樣長(zhǎng)此以往，就會(huì)導(dǎo)致文書材料在銜接的過程中出現(xiàn)問題，導(dǎo)致了文書檔案工作效率低下。2.3 保存方法不恰當(dāng)隨著當(dāng)前科技水平的日益發(fā)展下，辦公設(shè)備逐漸日益增多，在具體辦公中，自動(dòng)化水平也在日益提升。相關(guān)人員在應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行辦公的過程中，由于當(dāng)前文書資料的存儲(chǔ)方式和以往的紙質(zhì)檔案有著較大的區(qū)別，致使儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中的檔案不能再第一時(shí)間進(jìn)行處理，導(dǎo)致檔案不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的目的，會(huì)對(duì)檔案工作今后的發(fā)展帶來不利影響，不能找到恰當(dāng)?shù)馁Y料，為后期檔案的使用帶來困難。3 提高文書檔案管理水平的對(duì)策3.1

6、 建立有效的工作程序在文書檔案管理的過程中，必須要按照規(guī)律進(jìn)行文書檔案的管理，正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，文書檔案也要按照規(guī)律進(jìn)行管理，這樣在工作程序和管理制度上才會(huì)更加的科學(xué)。為了避免途中會(huì)再次有人員發(fā)生誤差，在建立工作程序和管理制度時(shí)，要詳細(xì)的說明，使其簡(jiǎn)捷明確，操作性強(qiáng)。在操作過程中，不管任何人員、任何領(lǐng)導(dǎo)等員工都要嚴(yán)格按照規(guī)范制度來執(zhí)行，尤其是在公文審核簽發(fā)的制度上，要禁止一切工作人員發(fā)無效公文、濫發(fā)文件等。在審核公文時(shí)，要仔細(xì)閱查，文件的文體格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，文件附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，都符合簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)之后，再進(jìn)行下一個(gè)流程，而且，在簽發(fā)前還需再次復(fù)核，以免文件發(fā)生問題。3.2 搞

7、好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接檔案大多數(shù)都會(huì)依賴于文件，并且文件的質(zhì)量會(huì)對(duì)檔案管理水平帶來直接的影響。因此，沒有高品質(zhì)的文件管理，就不會(huì)存在高品質(zhì)的檔案管理。對(duì)于相關(guān)人員來說，應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)的檔案意識(shí)，并且會(huì)對(duì)文書資料做好適當(dāng)?shù)臍w檔工作，在實(shí)際執(zhí)行文件的時(shí)候，還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案工作引起必要的重視，不斷完善文書以及檔案工作實(shí)現(xiàn)一體化的任務(wù)。只有做好這些工作，相關(guān)人員才能夠?qū)ξ募牧系恼w提供重要的保障。例如：紙張大小、文體格式等要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的目的，不能出現(xiàn)花俏的情況，避免使用墨水、復(fù)印紙等材料來對(duì)文件材料進(jìn)行改動(dòng)。3.3 注重人才的培養(yǎng)從文書檔案未來發(fā)展形勢(shì)來講，僅僅只是對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備以及紙質(zhì)等載體了解的工

8、作人員不能就任于該工作，這是由于社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展會(huì)對(duì)相關(guān)人員提出更高的要求。所以，相關(guān)單位一定要建立一支積極向上的隊(duì)伍，并一復(fù)合型人才作為主要人才，從而促使文書檔案能夠達(dá)到全面進(jìn)步的效果。數(shù)字化文書檔案管理人員一定要是復(fù)合型人才，只有這樣才能夠緊跟時(shí)代的腳步，才能夠主動(dòng)的迎接挑戰(zhàn)解決問題。而隨著當(dāng)前文書檔案數(shù)字化的落實(shí)下，大量的縮短了部門的工作任務(wù)，為社會(huì)帶來更加方面的服務(wù)，還能夠?qū)n案的安全性能加以提升，確保公民的基本權(quán)利。所以，相關(guān)部門一定要緊抓機(jī)會(huì)，并深入的研究，積極引進(jìn)新型管理手段，制定出切實(shí)可行的發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)文書檔案工作的不斷進(jìn)步。結(jié)束語通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：文書檔案管理能夠較好的體現(xiàn)出一個(gè)單位的管理質(zhì)量，并且管理質(zhì)量也會(huì)對(duì)檔案資料是否具有完整性帶來直接的影響。所以，需要將文書管理工作質(zhì)量加以提升，只有這樣才能夠落實(shí)到文書工作以及管理工作之間的銜接問題，加大各個(gè)部門之間的配合力度，并制定出切實(shí)可行的實(shí)施方案，從本質(zhì)上將文書檔案資料工作質(zhì)量加以提升，繼而確保保證單位的建設(shè)和發(fā)展。參考文獻(xiàn)1董林玨.淺談新形勢(shì)下高職院機(jī)要文書檔案管理工作j.人才資源開發(fā)，2016（22）.2任卉蕾.企業(yè)文書檔案管理存在的問題及對(duì)策研究j.城建