提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

1、    提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略    孔令平摘 要：本文主要對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了一些策略和辦法。借以提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度。希望這篇文章對(duì)你來(lái)說(shuō)是十足的干貨，能夠幫助到你。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);對(duì)策在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息海量成為常態(tài)。且信息資源更新?lián)Q代的速度變得更快。在這樣的一個(gè)時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也出現(xiàn)了變化。檔案的數(shù)據(jù)和數(shù)量都在增長(zhǎng)。事業(yè)單位中個(gè)人檔案是個(gè)人信息的載體，在機(jī)構(gòu)中扮演著重要角色，有著舉足輕重的影響作用。目前，檔案工作已經(jīng)成為衡量事業(yè)單位工作效率是否高效

2、的標(biāo)準(zhǔn)之一。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理能夠提高檔案資源的利用率，而且可以對(duì)有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行保管。檔案部門應(yīng)該高度重視信息化建設(shè)檔案進(jìn)行管理，提高機(jī)構(gòu)的工作效率。促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理的現(xiàn)代化信息化發(fā)展。一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題（一）專業(yè)信息化人才缺乏檔案管理的負(fù)責(zé)人自然是事業(yè)單位的檔案管理人員。通過(guò)調(diào)查研究，我們可以發(fā)現(xiàn)這些人員存在以下問(wèn)題：一是老齡化較為嚴(yán)重，事業(yè)單位從業(yè)者整體年齡較高，而在檔案管理從業(yè)人員中這類現(xiàn)象更為嚴(yán)重。這些高齡者，對(duì)于數(shù)字信息的發(fā)展并不敏感，不能很好的建立起檔案管理的現(xiàn)代化。二是缺乏專業(yè)知識(shí)。從現(xiàn)階段從事檔案管理人員的現(xiàn)狀來(lái)看，整體是缺乏專業(yè)化能力，并沒

3、有從專業(yè)院校畢業(yè)的專業(yè)人才。三是缺乏專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和管理。導(dǎo)致檔案管理意識(shí)缺乏，知識(shí)結(jié)構(gòu)不完整，不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求。比如檔案搜集不科學(xué)不完整，工作積極性缺乏。這些都是從業(yè)人員中存在的一些問(wèn)題，這些問(wèn)題和不足嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。（二）事業(yè)單位檔案管理改革機(jī)制缺乏時(shí)代性事業(yè)單位在改革的過(guò)程中，忽視了檔案管理的研究。對(duì)于檔案管理的研究改革較少，而檔案管理的機(jī)制對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展來(lái)說(shuō)是不相匹配的。在新經(jīng)濟(jì)形態(tài)下，各項(xiàng)事業(yè)都會(huì)面臨很多不確定性的。在面對(duì)這些不確定性時(shí)，事業(yè)單位做好檔案管理工作，能夠給相關(guān)部門提供相關(guān)案例。這些有價(jià)值的材料能夠幫助他們分析當(dāng)前形勢(shì)，做出決策。比如在我國(guó)的

4、教育領(lǐng)域，已經(jīng)開始培養(yǎng)各方面的專業(yè)人才，越來(lái)越趨向于應(yīng)用型人才的培養(yǎng)。人才市場(chǎng)向著多樣化、專業(yè)化、復(fù)合化的方向發(fā)展。為滿足社會(huì)發(fā)展的要求，檔案管理機(jī)制應(yīng)盡快進(jìn)行革新，避免給檔案管理部門帶來(lái)大量的負(fù)面影響。（三）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范現(xiàn)階段，各個(gè)事業(yè)單位都在重視檔案管理的信息化建設(shè)，但是在這個(gè)信息化建設(shè)的過(guò)程中，很多事業(yè)單位會(huì)出現(xiàn)不能和其他部門有效統(tǒng)一，系統(tǒng)兼顧性差，很難配合其他部門系統(tǒng)的使用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的意義。工作流程也變得越來(lái)越復(fù)雜，這一問(wèn)題，降低了檔案的利用效率，不能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。（四）事業(yè)單位檔案管理信息化程度有待進(jìn)一步提高據(jù)研究和調(diào)查顯示，事業(yè)單位在開展檔案管理的

5、時(shí)候，并不能將新興科技應(yīng)用其中，眾多檔案信息材料不能很好的被儲(chǔ)存在云端。更多的時(shí)候依靠紙質(zhì)版來(lái)登記記錄。這種工作模式，不僅僅提高了工作的成本，而且降低了檔案的利用效率。在某一方面來(lái)講，這種方式也容易造成檔案的遺失和泄露。這要求事業(yè)單位在檔案管理上安排一些專業(yè)人員，盡快的建立信息化系統(tǒng)，提高檔案的利用效率，更好的發(fā)揮檔案的作用。進(jìn)一步便捷的對(duì)檔案進(jìn)行管理。二、提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略（一）強(qiáng)化檔案管理培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化和傳統(tǒng)檔案管理有效結(jié)合目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作依然采用了人工模式，檔案管理水平依舊停留在多年前。從社會(huì)的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，落后至少有三十年。這和事業(yè)單位檔案管理人員有著

6、密不可分的關(guān)系。在這個(gè)條件和環(huán)境下，就要求我們加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)，逐步將檔案管理工作向著信息化的方向推進(jìn)。我們可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段從事檔案工作的人，往往缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握，只有一小部分的人對(duì)此有所了解。為有效解決上述問(wèn)題，提高工作效率，提高檔案的利用價(jià)值，降低人為差錯(cuò)，逐步完善檔案管理工作。（二）樹立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)新的時(shí)代條件下，我們逐漸步入了信息社會(huì)。各種信息層出不窮，新思想新觀念，每一天都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)輸送給我們。改變了傳統(tǒng)的生活方式和工作模式。通過(guò)要求檔案管理人員樹立現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展意識(shí)，來(lái)促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作的進(jìn)步。通過(guò)這些更好的利用現(xiàn)代技術(shù)做好檔案管理工作。促使事業(yè)單位檔案管理人員

7、更加注重運(yùn)用新技術(shù)、新手段、新方法來(lái)管理檔案。（三）提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平在提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平的同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)也需要轉(zhuǎn)變工作意識(shí)，結(jié)合單位的實(shí)際情況，根據(jù)單位情況，注重提升檔案管理的水平。事業(yè)單位需要構(gòu)建檔案的信息化管理平臺(tái)，構(gòu)建完整的信息平臺(tái)。相關(guān)部門也要增加宣傳力度，不斷擴(kuò)大影響力，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，積累工作經(jīng)驗(yàn)。提高信息在事業(yè)單位檔案管理化建設(shè)作為重要工程建設(shè)來(lái)做。同時(shí)，在事業(yè)單位的信息化建設(shè)過(guò)程中，要對(duì)此進(jìn)行一定程度的統(tǒng)一。便于檔案的檢索和查找，提高檔案的利用效率。因此在事業(yè)單位檔案管理時(shí)，要促成信息化水平的提升。信息化的管理能夠更好的儲(chǔ)存檔案，避免檔案的丟失和失誤。降低

8、檔案的受損程度，保留最大的真實(shí)性。（四）構(gòu)建完善的檔案管理制度通過(guò)構(gòu)建完善的檔案管理制度對(duì)檔案管理行為、管理工作流程作出約束，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。為實(shí)現(xiàn)這一目的，需要我們建立一定的獎(jiǎng)懲制度和管理規(guī)范制度，對(duì)檔案管理部門進(jìn)行嚴(yán)格的約束，激勵(lì)檔案管理人員積極應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)構(gòu)建一套完整的檔案系統(tǒng)。同時(shí)，建立嚴(yán)格的檔案管理制度，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審核，提高檔案管理的質(zhì)量。在檔案搜集和檢索上有一套完整的體系，提高檔案工作的效率。同時(shí)通過(guò)獎(jiǎng)懲制度，提高員工的工作效率和工作熱情。推動(dòng)檔案管理部門在事業(yè)單位內(nèi)部的正面影響。三、總結(jié)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略在文中都有所指出，但還有不足之處，還望各位海涵。文中提到的一些不足之處，皆是經(jīng)過(guò)搜集和論證的。希望能夠幫到檔案管理工作人員。在現(xiàn)代社會(huì)背景下，為更好的解決這類問(wèn)題，應(yīng)培養(yǎng)專業(yè)性人才和建立完善的管理體系。只有這樣才能進(jìn)一步提高工作效率，發(fā)揮檔案的真正作用，為國(guó)家的發(fā)展建設(shè)提供思路。參考文獻(xiàn)1梁景秀，張婧.行政事業(yè)