淺談辦公室文書檔案的收集與歸檔工作

1、    淺談辦公室文書檔案的收集與歸檔工作    佟苗【摘要】本文分析了當(dāng)前辦公室文書檔案管理中的突出問(wèn)題，探討了辦公室文書檔案收集、歸檔的策略。【關(guān)鍵詞】辦公室;文書檔案;收集;歸納管理隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展與單位文件的不斷增多，對(duì)辦公室內(nèi)部的文書檔案進(jìn)行科學(xué)、有效地管理顯得非常重要，間接地推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。所以，相關(guān)的檔案工作者應(yīng)當(dāng)對(duì)此保持高度的重視，充滿激情地進(jìn)行文書檔案的收集、歸檔管理。提升工作的效率，使得辦公室內(nèi)部的文書檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。一、文書檔案收集、歸檔中的突出問(wèn)題（一）對(duì)文書檔案的收集重視程度不足。隨著時(shí)代的發(fā)展，很多單位的管

2、理者已逐漸對(duì)辦公室文書檔案的管理加強(qiáng)了重視。然而，從實(shí)際情況分析，很多辦公室的文書檔案管理中依然存在較大的問(wèn)題。主要原因在于文書管理員未對(duì)檔案的收集、歸納產(chǎn)生應(yīng)有的重視。給文書材料的收集效果帶來(lái)直接的影響。在工作人員精力不集中，或者缺少責(zé)任意識(shí)的情況下，辦公室文書檔案的收集、歸納工作顯得雜亂無(wú)序，工作程序有待進(jìn)一步規(guī)范。（二）文書材料的收集不全。文書檔案的收集、歸檔在具體的實(shí)行期間，經(jīng)常存在相關(guān)的材料不全面的現(xiàn)象。同時(shí)，還存在嚴(yán)重的文書材料的丟失現(xiàn)象。所以，檔案工作者在具體管理中，一定要保持文書材料的完整性，不能出現(xiàn)損壞或遺失的問(wèn)題，進(jìn)而確保文書檔案得到最好的收集、管理。然而，有些兼職人員在收

3、集、歸檔期間，不想花費(fèi)較多的時(shí)間工作，影響了文書檔案的收集質(zhì)量。此外，檔案資料內(nèi)容不連續(xù)、不完整，甚至文件里沒(méi)有單位落款的公章，這也是當(dāng)前辦公室文書檔案不全的突出問(wèn)題，給管理者對(duì)文件的參考與應(yīng)用造成了極大的不便。（三）檔案人員整體的素質(zhì)偏低?，F(xiàn)階段，我國(guó)辦公室文書檔案人員的總體素質(zhì)有待提升。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，有些檔案工作者在對(duì)文書檔案資料進(jìn)行收集、歸檔的時(shí)候，由于自身缺乏新的管理思想。更加側(cè)重于處理一些紅頭的文件信息，不利于辦公室文件的整體歸檔工作，影響了文書歸檔的質(zhì)量。其二，檔案工作者缺少應(yīng)有的責(zé)任感。這是當(dāng)前辦公室文書檔案材料管理水平偏低的重要原因。指的是有些工作者自身的專業(yè)管

4、理技能不夠熟練。而且，在收集、歸檔文書檔案時(shí)，沒(méi)有應(yīng)用妥善方法確認(rèn)材料是否真實(shí)、可靠，使得收集的材料質(zhì)量良莠不齊，嚴(yán)重影響了文書檔案作用的發(fā)揮。二、辦公室文書檔案收集、歸檔管理的策略（一）建立健全檔案管理體系。在文書檔案的管理中，單位的管理者先要對(duì)此保持高度的關(guān)注與重視。充分認(rèn)識(shí)到辦公室文書檔案管理的重要性。第一，積極建立健全檔案管理的體系。而且，相關(guān)的檔案管理人員在實(shí)際收集、歸檔工作中，必須嚴(yán)格遵循檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。第二，單位相關(guān)的管理者應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)地分析各機(jī)構(gòu)的職能，明確歸檔內(nèi)容與范圍，并監(jiān)督相關(guān)工作人員有效執(zhí)行。第三，把各機(jī)構(gòu)績(jī)效考核的制度劃入檔案管理的體系，可以從某種意義上增強(qiáng)檔案管理工

5、作者的責(zé)任感，進(jìn)而提升文書檔案的收集、歸納質(zhì)量及效率。同時(shí)，積極引導(dǎo)工作人員在工作中增強(qiáng)自身技能，不斷規(guī)范打印的格式，讓辦公室的文書檔案管理提升到較高的層次。（二）大力宣傳文書檔案的管理工作。為了促進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室管理朝著更加積極、健康的方向發(fā)展，提升文書檔案的收集、歸檔水平。相關(guān)管理者有必要進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案管理重要性的宣傳工作。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，單位在管理工作期間，需要重視通過(guò)檔案編研、簡(jiǎn)報(bào)編制等方式，加強(qiáng)文書檔案的宣傳。同時(shí)，積極引導(dǎo)相關(guān)的檔案工作者在工作中，不斷增強(qiáng)檔案管理的思想，進(jìn)而更加踴躍地開(kāi)展文書檔案的收集工作。其二，為了更好地?cái)U(kuò)展文書檔案的宣傳面，相關(guān)的基層

6、領(lǐng)導(dǎo)者有必要充分利用新媒體技術(shù)，有效地宣傳文書檔案的管理。更好地規(guī)范檔案管理方式及工作流程，并引導(dǎo)相關(guān)工作者定期對(duì)檔案庫(kù)里的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真地核查，以免辦公室文書檔案信息失真的現(xiàn)象發(fā)生，增強(qiáng)檔案的應(yīng)用率。其三，加強(qiáng)文書檔案作用的宣傳。有利于增強(qiáng)檔案管理人員的工作興趣，促進(jìn)他們更好地投入到日常的工作中。提升文書檔案的收集、歸檔質(zhì)量，達(dá)到了較高的管理標(biāo)準(zhǔn)。（三）著力提升檔案工作者的綜合素質(zhì)。單位管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案工作人員專業(yè)技能及綜合素質(zhì)的培訓(xùn)。充分意識(shí)到檔案工作者的素質(zhì)直接影響了整個(gè)辦公室文書檔案的管理水平。第一，相關(guān)管理者在日常工作管理中，應(yīng)當(dāng)定期派遣一些檔案管理工作者參與專業(yè)技能的培訓(xùn)活動(dòng)。讓

7、其在不斷的培訓(xùn)中，潛移默化地增強(qiáng)對(duì)文書檔案內(nèi)涵的理解，進(jìn)而增強(qiáng)工作的責(zé)任意識(shí)與使命感。把培訓(xùn)中學(xué)到的知識(shí)、思想有機(jī)地融合到具體的文書檔案收集、歸檔管理中。第二，當(dāng)前我國(guó)的文書檔案管理工作，提倡了兼職者的應(yīng)用，所以，單位在管理中，必須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)兼職檔案人員的教育與培訓(xùn)，讓其具備應(yīng)有的專業(yè)技能與素養(yǎng)，以免影響檔案管理效果。第三，相關(guān)管理者可以充分以開(kāi)會(huì)的形式，向大家宣傳辦公室文書歸檔的內(nèi)容、范圍、質(zhì)量要求等，有利于提升文書檔案的管理水平。三、結(jié)束語(yǔ)總之，文書檔案的收集、歸檔是辦公室管理工作的重要內(nèi)容。為了進(jìn)一步改善當(dāng)前文書檔案管理中的現(xiàn)狀，確保所有的文書檔案資料皆可以發(fā)揮應(yīng)有的作用。單位的管理者需要對(duì)此保持高度的重視，并加強(qiáng)文書檔案管理工作的宣傳，建立完善的管理體系，提升相關(guān)工作者的綜合素質(zhì)與責(zé)任感，推動(dòng)辦公室管理水平得到整體提升?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1郭鵬俐.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究j.現(xiàn)代國(guó)企研究，2017（12）：79.2范君梅.談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理j.科技資訊，2017，