制度建設(shè)六要素

1、制度建設(shè)六要素（轉(zhuǎn)載千彩華鎮(zhèn)宇經(jīng)理在線培訓(xùn)課程）1、要素一：按那幾步做？ 這個要素是將要管理的某項(xiàng)事務(wù)或工作細(xì)分道每個環(huán)節(jié)、 步驟、方面。主要是促 進(jìn)管理的條理性、 制度的邏輯性、 分工的細(xì)致性。 我們很多公司的制度要么很簡 單，無任何價值；要么是雜亂無章，讓人摸不著頭腦；要么是很空洞，抓不住實(shí) 質(zhì)；導(dǎo)致在制度的落實(shí)和執(zhí)行上有章難循， 無法操作。 最主要的原因是對制度要 管理的事務(wù)或工作沒有深入的理解、 掌握和感悟，寫出的制度自然難以切合實(shí)際， 操作性差是不可避免的。制定制度前應(yīng)該在書寫制度前進(jìn)行深入地了解和分析， 把制度所要管理的事務(wù)或工作分環(huán)節(jié)、 步驟、 方面進(jìn)行層層細(xì)分， 細(xì)分到不能再

2、細(xì)的地步，自然會抓住管理的主線，綱領(lǐng)清晰，寫起來就會順理成章，管理的條 理性、分工的細(xì)致性、 制度的邏輯性也在其中得以體現(xiàn)， 為建立一個好的制度打 下基礎(chǔ)。2、要素二：每步如何做？ 每個環(huán)節(jié)、步驟、方面如何去做、如何配合下一個環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)、步驟、方面。主要 是促進(jìn)工作的具體化、 可操作性及工作的銜接性。 如果在建立制度時， 按那幾不 做分析透了， 第二要素就很容易做到， 因?yàn)樵谧龅谝灰貢r， 我們已經(jīng)對制度所 要管理的事務(wù)或工作有了深入地了解和分析，甚至已與當(dāng)事人進(jìn)行了溝通和討 論，對制度要管理的事務(wù)或工作的整個過程具有深度的掌握和感悟， 只需要我們 用樸素、準(zhǔn)確的語言和文字對每步如何做，做什么內(nèi)

3、容進(jìn)行祥細(xì)描述就可以了， 關(guān)鍵是要把握好各個環(huán)節(jié)、 步驟、方面之間的邏輯關(guān)系和上下之間的銜接與配合。 一個事務(wù)和工作的本身是一個獨(dú)立的主體， 但它內(nèi)含的各個環(huán)節(jié)、 步驟、 方面之 間不是孤立的，是互相糅合在一起的3、要素三：每步誰來做？ 每個環(huán)節(jié)、步驟、方面由誰來做，職責(zé)與權(quán)限是什么。 主要是促進(jìn)職責(zé)明確、分工到人、權(quán)限清晰。制度里必須要清晰在企業(yè)管理中， 很多的工作存在一責(zé)多崗或一崗多責(zé)的情況， 工作內(nèi)容存在交叉和重疊， 一個制 度也往往會涉及到很多人員和部門， 這就需要在制度中做到職責(zé)明確、 分工到人、 權(quán)限清晰， 具體到每個崗位和人員， 才能保證工作落實(shí)到位。 否則在執(zhí)行過程中 就會出現(xiàn)

4、問題，要不沒人做，要不就互相推，責(zé)任沒人擔(dān)，管理出現(xiàn)混亂很多企 業(yè)的制度里往往以“追究相關(guān)人員責(zé)任”的字眼進(jìn)行界定， 這是不行的， 這個相 關(guān)人員是誰？ 4、要素四：每步做得標(biāo)準(zhǔn)是什么？ 個環(huán)節(jié)、步驟、方面做得過程要求是什么， 什么時間內(nèi)完成， 是否有數(shù)字量化的標(biāo)準(zhǔn)。 主要是促進(jìn)管理的規(guī)范性、 工作的質(zhì) 量、工作的效率，同時也是考核的依據(jù)。管理過程中，我們應(yīng)該把握一個原則： “你不能衡量它， 你就不能有效管理它”， 這也是高效管理的核心。 任何一項(xiàng)工 作都要有一定標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范和約束，否則很難保證或提高員工的工作質(zhì)量和效率， 對員工的考核也會使去較客觀的依據(jù)， 往往是管不住、 理不清， 管理的有效

5、性無 法充分體現(xiàn)出來， 這是大部分企業(yè)在制度化管理中的軟肋短板所在。 給工作 一個明確的時間期限。 工作任務(wù)盡可能予以量化。 工作過程盡可能書面格式化。一個管理制度如果在以上三個方面都做到了， 管理的規(guī)范性、 管理的效率、 管理 的質(zhì)量才能實(shí)在的地展現(xiàn)出來，對員工的考核也有了客觀的依據(jù)。5、要素五：做不好怎么辦？ 沒有按照要求去做將會受到什么樣的行政或經(jīng)濟(jì)處 分。主要是促進(jìn)管理的嚴(yán)肅性和管理的有效性。 如果一個制度內(nèi)沒有與工作標(biāo)準(zhǔn) 和要求相配套的獎罰措施， 解決不了“做不到怎么辦？”的問題， 在推行的過程 中完全憑員工的自我約束和管理能力來按制度辦事是很難的， 很多員工的自我執(zhí) 行力是非常薄弱

6、的， 從人的潛意識來講也是不愿受約束的， 幾次違反制度而沒有 受到及時處罰后， 便會產(chǎn)生“制度無所謂， 反正違反了也沒有什么了不起”的想 法，慢慢對制度的嚴(yán)肅性持否定或無視的態(tài)度， 導(dǎo)致企業(yè)的制度化管理最終都會 流于形式，成為一紙空文，即使是說服教育，大家也會無動于衷，管理也只有無 可耐何了。 在制度推行落實(shí)的過程中， 一定要高懸“獎懲”這個尚方寶劍， 警鐘 常鳴，如果有人違反了馬上進(jìn)行處罰， 突出管理的剛性和力度， 才會體現(xiàn)出管理 嚴(yán)肅性，是管理力產(chǎn)生的前提在制定處罰措施時， 應(yīng)以制度中明確指出的或提出 的時間要求、工作量化要求、 工作過程標(biāo)準(zhǔn)要求為依據(jù)逐點(diǎn)逐條提出， 這樣的話， 就相對比較

7、客觀，有針對性和說服力，受罰員工也比較容易接受，無話可說。6、要素六：由誰負(fù)責(zé)落實(shí)和監(jiān)督？ 我們很多制度里就沒有這個規(guī)定由誰負(fù)責(zé)制度的貫徹落實(shí)和日常執(zhí)行過程中的 監(jiān)督管理。 主要是促進(jìn)管理的落地化、 責(zé)任化和管理的推動化。 通過上面五個要 素的落實(shí)，我們的制度已經(jīng)很系統(tǒng)、全面、到位，對于制度本身而言不存在多大 的問題，但在制度的實(shí)施過程中， 如果不能確定由誰來負(fù)責(zé)這個制度的落實(shí)和監(jiān) 督，會導(dǎo)致制度難以按照預(yù)想的目的得到落實(shí)和執(zhí)行， 向交通管理一樣， 有了交 通法規(guī)而沒有交通警察肯定是不行的， 制度也需要有人管理其實(shí)交通警察、 交通 法規(guī)的執(zhí)行，跟企業(yè)的制度執(zhí)行有著高度的相似性 管理是動態(tài)的 管

8、理制度在執(zhí)行過程中都會因環(huán)境條件的變化而出現(xiàn)不適應(yīng)性， 執(zhí)行者也會在實(shí) 施過程中發(fā)現(xiàn)很多問題， 這也需要有專人負(fù)責(zé)對制度進(jìn)行動態(tài)管理， 在中小印刷 廠，我們會有這種感覺， 就是制度的不穩(wěn)定性。 這種不穩(wěn)定性不是體現(xiàn)在生產(chǎn)流 程上，對于生產(chǎn)的流程有一個明確且具體的規(guī)定， 而且得到了很好的執(zhí)行。 這種 不穩(wěn)定性， 是指管理上的不穩(wěn)定。 在我們這些小印刷廠里面， 一般都有這樣那樣 的禁止行為。但對這些行為的處理方式，一般來講，離不開兩個字罰款。制 度上寫滿了這樣的條條框框。 但在實(shí)際的操作過程中， 效果怎么樣呢？并不理想。 由于企業(yè)的規(guī)模一般比較小， 也就沒有什么制度檢查員之類的崗位了。 制度執(zhí)行

9、的檢查一般是由老板、 行政人事經(jīng)理等來負(fù)責(zé) （個別老板的親戚人員也會以非正 式方式監(jiān)督） 。但這些人不可能每天都去檢查制度的執(zhí)行情況， 由此也就出現(xiàn)了 問題。當(dāng)某一違反公司規(guī)定的行為（不是嚴(yán)重的問題，也沒有損害公司的利益） 頻繁出現(xiàn)的時候， 管理層就會嚴(yán)打了。 碰到老板的親戚員工違反聊制度， 甚至處 罰更加嚴(yán)厲了， 有的甚至連帶上司也被處罰了但是這種隨意性的處罰之后， 沒過 幾天，情況又恢復(fù)了老樣子受罰的人當(dāng)然是應(yīng)該的， 但也是無辜的。 他成了制度 不穩(wěn)定性的受害者。首先是，老板親戚員工在受到制度的處罰時， 有必要加重嗎？ 是的重刑固然會起到殺一儆百的作用，但也暴露了企業(yè)里是沒有公平性可言的。

10、因?yàn)橹贫葓?zhí)行的不穩(wěn)定性， 有的違反制度的沒有處罰了， 有的違法制度的處罰了， 有的違反制度的加重處罰了老板抓到了一個違法制度的人， 就馬上處罰， 更多的 違反制度沒有被發(fā)現(xiàn)或者發(fā)現(xiàn)了沒有處理的對那些受了處罰的人， 雖然應(yīng)該受處 罰，但同時也是不公平的根源在于制度沒有負(fù)責(zé)爐石和監(jiān)督的人員 總之，在我個人看來，印刷企業(yè)制度建設(shè)還有很長的路下面我們討論第四個單元： 四、對涉及員工切身利益的制度在制定時的注意事項(xiàng)這個主題實(shí)際上我們以前討 論過了很多這里之所以拿出來強(qiáng)調(diào)， 是感覺到印刷行業(yè)很多人事管理人員對對涉 及員工切身利益的制度還缺乏一定的認(rèn)識其實(shí)這方面大家百度一下， 就很明白的 勞動合同法 第 4

11、 條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動規(guī)章制度， 保 障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)。 用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息時間、勞動安全 衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、 勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身 利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時， 應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論， 提出 方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。 在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過程中， 工會或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)模?有權(quán)向用 人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示， 或者 告知勞動者。” 這是法規(guī)要求該條法律規(guī)定了用人單位的

12、制定規(guī)章制度的內(nèi)容和程序1、制定規(guī)章制度的主體必須是用人單位。2、用人單位是規(guī)章制度的制定主體，而不是用人單位的職能部門或者個別領(lǐng) 導(dǎo)，比如說人力資源部或者是辦公室，如果以用人單位職能部門名義制定的 規(guī)章制度就存在無效的風(fēng)險，用人單位的職能部門可以參與規(guī)章制度的制定 和修改，但是規(guī)章制度的發(fā)布和實(shí)施的主體必須是用人單位。2、規(guī)章制度的內(nèi)容必須合法。企業(yè)職工獎懲條例廢止后，用人單位應(yīng)當(dāng)如何制定和完善規(guī)章制度？ 規(guī)章制度的“合法”性是指規(guī)章制度的內(nèi)容與所有的法律、法規(guī)和規(guī)章，包括： 憲法、法律、行政法規(guī)、地方法規(guī)、以及關(guān)于勞動方面的行政規(guī)章不相沖突。另 外，在相關(guān)法規(guī)條款上雖沒有具體明確， 但與有

13、關(guān)法律法規(guī)的立法目的和立法原 則相吻合或不相沖突的，也應(yīng)是合法的。實(shí)踐中，一些用人單位制定的內(nèi)部規(guī)章制度不同程度存在著違法內(nèi)容， 有的在工 時、休假、加班等方面違反國家規(guī)定的基本標(biāo)準(zhǔn)； 有的規(guī)定員工在勞動合同期間 不能結(jié)婚生育， 上下班要搜身檢查， 嚴(yán)重侵犯了公民的基本權(quán)利； 有的規(guī)定員工 入職要交一筆保證金或者扣押員工的身份證件； 有的隨意延長員工工作時間而不 發(fā)加班工資等等，這些規(guī)章制度都有可能因?yàn)檫`反國家法律的強(qiáng)制性規(guī)定而無 效。這些現(xiàn)象在前些年很多因此， 我們制度上一定不要出現(xiàn)違法條款， 不管實(shí)際 情況如何，制度文字上不要出現(xiàn)違法條困3、規(guī)章制度的制定程序。據(jù)勞動合同法第四條的規(guī)定：用

14、人單位在制定、 修改或決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息時間、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職 工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者 重大事項(xiàng)時， 應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論， 提出方案和意見， 與工會 或者職工代表平等協(xié)商確定。 企業(yè)在制定涉及職工切身利益的規(guī)章制度時， 必須 遵守以下程序：第一步，由職工代表帶回或者全體職工討論，提出方案和意見； 第二步，規(guī)章制度形成方案或者意見后， 用人單位與工會和職工 代表平等協(xié)商決定。 有的用人單位沒有工會， 用人單位可以與職工代表平等協(xié)協(xié) 商決定。勞動合同法規(guī)定規(guī)章制度的制定程序，為的是保護(hù)勞動者的合法權(quán) 益不受侵害

15、， 防止有的用人單位利用規(guī)章制度隨意侵害勞動者的權(quán)益。 如果用人 單位在制定規(guī)章制度沒有履行上述程序， 那么勞動者因?yàn)檫`反用人單位的規(guī)章制 度而與用人單位發(fā)生爭議時， 那么用人單位存在程序瑕疵的規(guī)章制度就有無效的 風(fēng)險，不能達(dá)到制定規(guī)章制度的目的。因此，用人單位在制定規(guī)章制度時，特別 是涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度時， 一定要嚴(yán)格遵守 勞動合同法 的制定程 序，并且把規(guī)章制度的形成的程序用書面的形式記錄和確認(rèn)下來。4、規(guī)章制度的告知程序。有了完善的規(guī)章制度，必須有人執(zhí)行才有價值。用人 單位的規(guī)章制度是勞動合同的重要組成部分， 要讓勞動者遵守執(zhí)行就應(yīng)當(dāng)讓勞動 者知道。如果用人單位的規(guī)章制度特別是

16、涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度制定后 沒有告知勞動者， 同樣這樣的規(guī)章制度也有可能因?yàn)檫`反 勞動合同法 第四條 的規(guī)定而無效。 用人單位的規(guī)章制度可以通過公示的方式告知勞動者， 比如將規(guī) 章制度張貼在用人單位的公共區(qū)域， 或者放在的勞動者可以自由訪問的企業(yè)局域 網(wǎng)內(nèi)。用人單位也可以直接告知勞動者， 比如說通過培訓(xùn)的形式直接告知勞動著， 或者通過電子郵件的形式發(fā)給勞動者， 或者直接將規(guī)章制度給勞動者， 讓勞動者 簽收等等。 總之無論采取何種方式， 必須讓勞動者知曉規(guī)章制度。 特別值得提出 的是：關(guān)于嚴(yán)重違紀(jì)條款的制定。 盡可能細(xì)致， 最好在制度里對嚴(yán)重違紀(jì)行為進(jìn) 行明確的界定 最后，討論第五個單元

17、：五、有制度無執(zhí)行的原因關(guān)于執(zhí)行力的話題，我們?nèi)豪镞M(jìn)行了三次在線交流 藝彩曹經(jīng)理曾經(jīng)就以 “有制度無執(zhí)行” 的案例進(jìn)行了專題討論， 今天最后就這個 話題再甲流一次有制度無執(zhí)行的原因是什么？絕大多數(shù)的企業(yè)都有自己的各種規(guī)章制度，但在現(xiàn)實(shí)中大部分制度僅僅是擺設(shè)， 能有效執(zhí)行的并不是很多，為什么會產(chǎn)生有制度而無執(zhí)行這種現(xiàn)象呢？1 、制度脫離實(shí)際。 制度的制訂并不是從問題中來， 而是從傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)或是照搬其 它優(yōu)秀企業(yè)的制度，使制度本身嚴(yán)重脫離實(shí)際。2、有些企業(yè)制度本身就是拿來做擺設(shè)的。前面提到的很多ISo制度就是如此GZ-千彩-華鎮(zhèn)宇（）16:52:253、員工對制度不甚了解或者根本不知道。管理層根本就

18、沒有對員工進(jìn)行制度培訓(xùn)我們很多朋友都在做明年的培訓(xùn)計(jì)劃， 都在發(fā)愁培訓(xùn)內(nèi)容課題， 其實(shí)我想對很多 朋友們想說的一句話是： 先把我們公司的制度給管理層、 給員工好好培訓(xùn)一下吧4、制訂的制度脫離實(shí)際，缺乏操作性，使員工根本無法執(zhí)行5 、管理人員帶頭破壞制度。管理人員不支持，從中作梗，必須看到，制度遭到破壞，在多數(shù)情況下都是緣于 領(lǐng)導(dǎo)者首先帶頭破壞。管理人員為什么排斥制度？很多管理人員把管理制度視為對自己的束縛 , 認(rèn)為凡事都必須按規(guī)定執(zhí)行，這樣 管理者就不能任意更改或隨心所欲地發(fā)號施令。 管理制度使管理者的權(quán)威不能再 任意濫用，所以有些管理者因不能適應(yīng)這種約束而排斥管理制度6 、制度沒有獎懲。制度未與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，違反了制度不疼不癢、無人過問。 要使制度真正有效， 制度就必須與經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤， 只有這樣才能保證制度的 有效性7、制訂的制度只有懲罰沒有獎勵，造成員工的消極懈怠心理8 、制度條款太過繁雜9 、編制的制度文字功底太差，意思表達(dá)不清晰、有歧義、員工根本看不