ＥＲＰ系統(tǒng)及其對存貨管理的影響

1、系統(tǒng)及其對存貨管理的影響 【摘要】本文說明了什么是ERP及ERP對企業(yè)存貨管理的影響，指出利用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)企業(yè)資源計劃將對企業(yè)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)價值。 存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為銷售或耗用而儲存的各種有形資產(chǎn)。存貨包括各種原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品和庫存商品等。如果企業(yè)能在生產(chǎn)投料時隨時購入所需的原材料，且隨時調(diào)整生產(chǎn)計劃，及時生產(chǎn)、提供銷售所需產(chǎn)品，就不需要存貨。但實際上，企業(yè)總有儲備存貨的需要這種存貨的需要主要是基于保證生產(chǎn)或銷售的經(jīng)營需要，增加生產(chǎn)經(jīng)營彈性以及出于優(yōu)惠價格的考慮；并因此而占用或多或少的資金，因此如何進(jìn)行存貨管理就顯得更為重要。 在傳統(tǒng)

2、方法中，存貨管理的數(shù)據(jù)來源主要是企業(yè)的各類手工賬簿及報表。由于手工條件下，原始單據(jù)、憑證、明細(xì)賬、日記賬、總賬分別由不同人員開立、記錄，工作重復(fù)而繁瑣，且需要不斷核對，造成工作周期長，速度慢，效率低，往往很難及時進(jìn)行存貨的分析和管理，而只能是事后的分析。 市場競爭日趨激烈，需要不斷提高反應(yīng)速度，減少決策失誤。在這種情況下，利用信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)資源計劃成為企業(yè)存貨管理的一個共同的需要。因此，越來越多的企業(yè)開始使用ERP系統(tǒng)。作者所在公司，近幾年也實施了ERP系統(tǒng)，本文就ERP系統(tǒng)在企業(yè)存貨管理中的實際運(yùn)用談一些體會。 一、什么是ERP ERP是enterprise resource planni

3、ng的英文縮寫，中文意思是企業(yè)資源計劃，是目前企業(yè)管理界較為流行的一個名詞，但并不是一個全新的概念。以往的企業(yè)資源計劃多使用手工或傳統(tǒng)處理流程進(jìn)行，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)資源及信息已難以通過手工操作實現(xiàn)快速集中和優(yōu)化，而市場競爭卻日趨激烈，需要不斷提高反映速度，減少決策失誤。在這種情況下，利用日新月異的信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)資源計劃成為企業(yè)管理的一個共同需要。這里提出的企業(yè)ERP系統(tǒng)是指利用先進(jìn)的計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)工具，配合實用的管理軟件，利用信息技術(shù)手段優(yōu)化企業(yè)資源計劃，達(dá)到高效、及時、高度綜合的效果，為公司管理提供更有指導(dǎo)意義的資源信息。 正是由于ERP系統(tǒng)具有高效、及時等特點，使得企業(yè)存貨管理

4、可以從中獲取更為積極有效的信息，用于隨時調(diào)整存貨量及處置呆滯品，ERP系統(tǒng)正成為企業(yè)存貨管理的重要手段。 二、ERP系統(tǒng)對企業(yè)存貨管理的影響 （一）整合企業(yè)價值鏈 企業(yè)存貨主要可分為為生產(chǎn)產(chǎn)品而儲備的材料、正在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品及為銷售而儲備的產(chǎn)成品和商品。顯然，產(chǎn)成品和商品的儲存種類、數(shù)量主要是為了滿足客戶臨時的需求；而材料的儲存種類、數(shù)量則主要是因為擔(dān)心供應(yīng)商不能保證及時供貨而發(fā)生的。隨著企業(yè)規(guī)模的增長，客戶、供應(yīng)商數(shù)量的增加，產(chǎn)品、材料種類的增加，相應(yīng)的存貨儲備量也急劇上升。而實際上，一般來說，企業(yè)的產(chǎn)、銷能力是平衡的，大部分情況下，其產(chǎn)能還略大于銷量，如果企業(yè)能及時獲取客戶需求信息，及

5、時調(diào)整生產(chǎn)計劃，其產(chǎn)成品和商品的庫存就可以大大減少。因此，現(xiàn)代化的企業(yè)不但需要對自身資源信息的掌握，同時需要將供應(yīng)商和客戶信息進(jìn)行整合，形成相對完整的供銷體系信息，以力爭實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)上存貨的減少，達(dá)到共贏的目的。 然而，由于原來產(chǎn)業(yè)鏈上各企業(yè)的信息無法及時、準(zhǔn)確地共享，企業(yè)不了解客戶需求變化的情況，為了應(yīng)對客戶突然提出的需求，企業(yè)只能儲備大量的產(chǎn)成品或商品存貨；同時，由于企業(yè)不了解供應(yīng)商的排產(chǎn)計劃和準(zhǔn)確的供貨時間，為了保證自身的生產(chǎn)不受材料缺貨的影響，也會在內(nèi)部儲備大量的材料。 而ERP系統(tǒng)則使得企業(yè)有了實現(xiàn)整合價值鏈信息的技術(shù)平臺，解決了手段的問題。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)信息平臺的共享，可以登陸

6、客戶的ERP平臺，獲得其近期的生產(chǎn)計劃和產(chǎn)品需求，據(jù)此排定自己的生產(chǎn)計劃；同樣，企業(yè)的供應(yīng)商也可以登陸企業(yè)的ERP平臺獲取相應(yīng)信息；企業(yè)還可以登陸供應(yīng)商的ERP平臺獲取供應(yīng)商實時的生產(chǎn)信息和完工信息。因此，如果客戶端需求或生產(chǎn)計劃有所改變，可以第一時間被企業(yè)及其供應(yīng)商獲取，企業(yè)及其供應(yīng)商就可以相應(yīng)調(diào)整生產(chǎn)計劃以避免庫存的增加。這樣在供應(yīng)商、企業(yè)、客戶端各個環(huán)節(jié)的庫存都可以大幅度降低，真正實現(xiàn)共贏。 （二）實時的跟蹤 傳統(tǒng)存貨管理，雖然也有事前預(yù)計、事中控制、事后分析等幾個環(huán)節(jié)，但是由于其基本數(shù)據(jù)依賴于手工單據(jù)、憑證和賬簿，這些數(shù)據(jù)的匯總分析周期較長，全部存貨數(shù)據(jù)的整理、匯總、分析往往只是每月進(jìn)

7、行一次，且需要較長的時間，因此，其事中控制的環(huán)節(jié)實際上很難做到。由于事中控制的缺失，事前預(yù)計實際上也僅為增加采購、增加庫存的預(yù)計，很難根據(jù)實際產(chǎn)、銷的變化來減少、控制庫存，所以在事后分析時，往往發(fā)現(xiàn)期末庫存比原來預(yù)期的要多很多。 而ERP系統(tǒng)的思想則是實時跟蹤，管理者可以跟蹤到業(yè)務(wù)的每一步操作，隨時發(fā)現(xiàn)存在的問題，甚至通過專門的軟件設(shè)計，讓系統(tǒng)自動通報問題，公司的管理成了一個動態(tài)的系統(tǒng)，一個環(huán)環(huán)相扣的過程。部分原有的業(yè)務(wù)流程要重新調(diào)整以減少隨意性，加強(qiáng)規(guī)范性。在傳統(tǒng)信息流體系下，要想得到實時的庫存信息幾乎是不可能的，只有規(guī)定一個固定的時段由倉庫統(tǒng)計人員將一定時間的庫存信息進(jìn)行匯總后才能提供完整

8、的庫存信息。而在企業(yè)ERP系統(tǒng)下，物流和信息流是同時進(jìn)行的，管理者可隨時得到任何時間和任何時段的庫存信息，且管理信息越來越精細(xì)和集成。這樣，當(dāng)產(chǎn)業(yè)鏈上的產(chǎn)、銷信息有變化時，存貨管理者可以及時查詢當(dāng)前的庫存信息，并據(jù)以進(jìn)行企業(yè)的生產(chǎn)和采購業(yè)務(wù)調(diào)整，及時、準(zhǔn)確的將調(diào)整信息傳遞下去，以最大限度地利用庫存，減少庫存。 （三）信息流的變化 在原有的存貨管理系統(tǒng)中，物流、資金流、信息流是相互分離的，信息來源于對物流、資金流的綜合處理，如月底綜合處理全部的驗收、領(lǐng)料、銷售。在日常的運(yùn)轉(zhuǎn)中信息流是與其他流相分離的，他們之間的關(guān)系只有月度結(jié)算后才明朗。而ERP系統(tǒng)則把三者和而為一，每一種流動都連帶其他流動，而且

9、同時分不同的渠道各自集中，信息的來源已不是業(yè)務(wù)部門出物流信息，財務(wù)部門出資金流和信息流，而是三流同時、即時流動。信息的來源向業(yè)務(wù)的源頭延伸，特別是涉及物流的信息都要由物流人員在物流業(yè)務(wù)處理的同時生成信息流，并定期或隨時傳遞到整個系統(tǒng)。信息不必在規(guī)定的時間集中處理，財務(wù)人員匯總各種信息載體的功能將向業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)變，財務(wù)更多的是監(jiān)督信息的形成、分析信息、提出建議。業(yè)務(wù)與財務(wù)已經(jīng)真正連為一體，信息共享。 傳統(tǒng)的企業(yè)財務(wù)信息處理系統(tǒng)其最終的財務(wù)信息、會計憑證、會計分錄都是由財務(wù)部門制作，但在ERP處理背景下，企業(yè)財務(wù)信息的來源發(fā)生了一些變化。由于各業(yè)務(wù)模塊分散在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，比如采購模塊由采購部門使用、

10、庫存模塊由倉儲部門使用，銷售模塊由銷售部門使用，總賬、往來賬模塊由財務(wù)部門使用，各模塊使用者通過一種環(huán)環(huán)相扣的方式形成最終的集成信息，而某些財務(wù)信息是在業(yè)務(wù)操作時就已形成。由于信息流的變化，財務(wù)人員直接處理業(yè)務(wù)，匯總信息的工作量可以大大減少；同時又可以更及時、準(zhǔn)確地獲取庫存信息，從而能利用更多的時間進(jìn)行信息分析。在采用經(jīng)濟(jì)批量模型、陸續(xù)到貨模型、商業(yè)折扣模型、存貨ABC控制法、分級歸口控制及適時性管理等方式時，也可以利用ERP系統(tǒng)制定特定的報表和模型，這樣財務(wù)人員可以及時將數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、分析，形成對管理更有價值的信息。 （四）財務(wù)工作的變化 ERP系統(tǒng)的實施對于長期使用手工操作進(jìn)行財務(wù)會計處理

11、或是使用電子計算機(jī)模擬手工操作的財務(wù)軟件進(jìn)行會計處理的財務(wù)會計人員提出了新的要求。 .計算機(jī)操作能力的提高。由于ERP操作全部依靠電腦進(jìn)行，操作人員必須具備一定的電腦操作能力。 .財務(wù)會計人員崗位的變化，受財務(wù)信息來源的影響，很多原來由財務(wù)會計人員處理的信息向下延伸，會計工作量會減少，而且操作有嚴(yán)格的規(guī)范，不懂財務(wù)會計的人員甚至也能按規(guī)范操作完成工作，會計人員面臨崗位減少的挑戰(zhàn)。 .財務(wù)會計人員角色的變化。會計人員的職責(zé)將從簡單的核算轉(zhuǎn)化為更復(fù)雜的管理和分析職能。會計人員直接處理的業(yè)務(wù)減少了，但是維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)行，保證各環(huán)節(jié)按照操作規(guī)程操作，保證會計及其他信息的及時、完整，減少誤操作對信息造成

12、的不良影響成為財務(wù)會計人員的一項新的工作，同時，由于工作量上的變化，財務(wù)會計人員應(yīng)盡快實現(xiàn)角色的轉(zhuǎn)變，學(xué)會利用系統(tǒng)提供的信息進(jìn)行加工分析，形成更有價值的信息。 .財務(wù)會計人員工作方式的變化。受國家財務(wù)處理業(yè)務(wù)周期性影響，原來的財務(wù)會計工作業(yè)務(wù)量呈杠鈴型，月初和月末工作量大，受及時性要求，經(jīng)常需要加班。而月中則比較平淡，財務(wù)會計人員常常無所事事，財務(wù)人員想將業(yè)務(wù)日?；?，但沒有集中的信息則難以實現(xiàn)。實施ERP后，大量的業(yè)務(wù)如收料、發(fā)料、費(fèi)用分配、發(fā)貨等在實際業(yè)務(wù)發(fā)生時即可形成會計信息，業(yè)務(wù)量向日常轉(zhuǎn)移，月末僅對涉及總賬的業(yè)務(wù)進(jìn)行過賬處理，省掉大量的匯總、分類等計算工作，可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的均衡化。 總之，ERP系統(tǒng)是有效、先進(jìn)的管理工具和思想，通過它可以整合企業(yè)價值鏈，實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)鏈上、下游的信息共享，各個環(huán)節(jié)庫存減少，達(dá)到共贏的目的；通過它可以實現(xiàn)存貨管理的實時跟蹤，從而及時準(zhǔn)確的調(diào)整生產(chǎn)、采購計劃，避免庫存的增加；通過它可以實現(xiàn)信息流的整合，將物流信息和財務(wù)信息流統(tǒng)一，從而減少財務(wù)人員匯總信息的工作量