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文檔簡介
1、系統(tǒng)及其對存貨管理的影響 【摘要】本文說明了什么是ERP及ERP對企業(yè)存貨管理的影響,指出利用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)企業(yè)資源計劃將對企業(yè)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)價值。 存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為銷售或耗用而儲存的各種有形資產(chǎn)。存貨包括各種原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品和庫存商品等。如果企業(yè)能在生產(chǎn)投料時隨時購入所需的原材料,且隨時調(diào)整生產(chǎn)計劃,及時生產(chǎn)、提供銷售所需產(chǎn)品,就不需要存貨。但實際上,企業(yè)總有儲備存貨的需要這種存貨的需要主要是基于保證生產(chǎn)或銷售的經(jīng)營需要,增加生產(chǎn)經(jīng)營彈性以及出于優(yōu)惠價格的考慮;并因此而占用或多或少的資金,因此如何進(jìn)行存貨管理就顯得更為重要。 在傳統(tǒng)
2、方法中,存貨管理的數(shù)據(jù)來源主要是企業(yè)的各類手工賬簿及報表。由于手工條件下,原始單據(jù)、憑證、明細(xì)賬、日記賬、總賬分別由不同人員開立、記錄,工作重復(fù)而繁瑣,且需要不斷核對,造成工作周期長,速度慢,效率低,往往很難及時進(jìn)行存貨的分析和管理,而只能是事后的分析。 市場競爭日趨激烈,需要不斷提高反應(yīng)速度,減少決策失誤。在這種情況下,利用信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)資源計劃成為企業(yè)存貨管理的一個共同的需要。因此,越來越多的企業(yè)開始使用ERP系統(tǒng)。作者所在公司,近幾年也實施了ERP系統(tǒng),本文就ERP系統(tǒng)在企業(yè)存貨管理中的實際運(yùn)用談一些體會。 一、什么是ERP ERP是enterprise resource planni
3、ng的英文縮寫,中文意思是企業(yè)資源計劃,是目前企業(yè)管理界較為流行的一個名詞,但并不是一個全新的概念。以往的企業(yè)資源計劃多使用手工或傳統(tǒng)處理流程進(jìn)行,隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,企業(yè)資源及信息已難以通過手工操作實現(xiàn)快速集中和優(yōu)化,而市場競爭卻日趨激烈,需要不斷提高反映速度,減少決策失誤。在這種情況下,利用日新月異的信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)資源計劃成為企業(yè)管理的一個共同需要。這里提出的企業(yè)ERP系統(tǒng)是指利用先進(jìn)的計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)工具,配合實用的管理軟件,利用信息技術(shù)手段優(yōu)化企業(yè)資源計劃,達(dá)到高效、及時、高度綜合的效果,為公司管理提供更有指導(dǎo)意義的資源信息。 正是由于ERP系統(tǒng)具有高效、及時等特點,使得企業(yè)存貨管理
4、可以從中獲取更為積極有效的信息,用于隨時調(diào)整存貨量及處置呆滯品,ERP系統(tǒng)正成為企業(yè)存貨管理的重要手段。 二、ERP系統(tǒng)對企業(yè)存貨管理的影響 (一)整合企業(yè)價值鏈 企業(yè)存貨主要可分為為生產(chǎn)產(chǎn)品而儲備的材料、正在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品及為銷售而儲備的產(chǎn)成品和商品。顯然,產(chǎn)成品和商品的儲存種類、數(shù)量主要是為了滿足客戶臨時的需求;而材料的儲存種類、數(shù)量則主要是因為擔(dān)心供應(yīng)商不能保證及時供貨而發(fā)生的。隨著企業(yè)規(guī)模的增長,客戶、供應(yīng)商數(shù)量的增加,產(chǎn)品、材料種類的增加,相應(yīng)的存貨儲備量也急劇上升。而實際上,一般來說,企業(yè)的產(chǎn)、銷能力是平衡的,大部分情況下,其產(chǎn)能還略大于銷量,如果企業(yè)能及時獲取客戶需求信息,及
5、時調(diào)整生產(chǎn)計劃,其產(chǎn)成品和商品的庫存就可以大大減少。因此,現(xiàn)代化的企業(yè)不但需要對自身資源信息的掌握,同時需要將供應(yīng)商和客戶信息進(jìn)行整合,形成相對完整的供銷體系信息,以力爭實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)上存貨的減少,達(dá)到共贏的目的。 然而,由于原來產(chǎn)業(yè)鏈上各企業(yè)的信息無法及時、準(zhǔn)確地共享,企業(yè)不了解客戶需求變化的情況,為了應(yīng)對客戶突然提出的需求,企業(yè)只能儲備大量的產(chǎn)成品或商品存貨;同時,由于企業(yè)不了解供應(yīng)商的排產(chǎn)計劃和準(zhǔn)確的供貨時間,為了保證自身的生產(chǎn)不受材料缺貨的影響,也會在內(nèi)部儲備大量的材料。 而ERP系統(tǒng)則使得企業(yè)有了實現(xiàn)整合價值鏈信息的技術(shù)平臺,解決了手段的問題。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)信息平臺的共享,可以登陸
6、客戶的ERP平臺,獲得其近期的生產(chǎn)計劃和產(chǎn)品需求,據(jù)此排定自己的生產(chǎn)計劃;同樣,企業(yè)的供應(yīng)商也可以登陸企業(yè)的ERP平臺獲取相應(yīng)信息;企業(yè)還可以登陸供應(yīng)商的ERP平臺獲取供應(yīng)商實時的生產(chǎn)信息和完工信息。因此,如果客戶端需求或生產(chǎn)計劃有所改變,可以第一時間被企業(yè)及其供應(yīng)商獲取,企業(yè)及其供應(yīng)商就可以相應(yīng)調(diào)整生產(chǎn)計劃以避免庫存的增加。這樣在供應(yīng)商、企業(yè)、客戶端各個環(huán)節(jié)的庫存都可以大幅度降低,真正實現(xiàn)共贏。 (二)實時的跟蹤 傳統(tǒng)存貨管理,雖然也有事前預(yù)計、事中控制、事后分析等幾個環(huán)節(jié),但是由于其基本數(shù)據(jù)依賴于手工單據(jù)、憑證和賬簿,這些數(shù)據(jù)的匯總分析周期較長,全部存貨數(shù)據(jù)的整理、匯總、分析往往只是每月進(jìn)
7、行一次,且需要較長的時間,因此,其事中控制的環(huán)節(jié)實際上很難做到。由于事中控制的缺失,事前預(yù)計實際上也僅為增加采購、增加庫存的預(yù)計,很難根據(jù)實際產(chǎn)、銷的變化來減少、控制庫存,所以在事后分析時,往往發(fā)現(xiàn)期末庫存比原來預(yù)期的要多很多。 而ERP系統(tǒng)的思想則是實時跟蹤,管理者可以跟蹤到業(yè)務(wù)的每一步操作,隨時發(fā)現(xiàn)存在的問題,甚至通過專門的軟件設(shè)計,讓系統(tǒng)自動通報問題,公司的管理成了一個動態(tài)的系統(tǒng),一個環(huán)環(huán)相扣的過程。部分原有的業(yè)務(wù)流程要重新調(diào)整以減少隨意性,加強(qiáng)規(guī)范性。在傳統(tǒng)信息流體系下,要想得到實時的庫存信息幾乎是不可能的,只有規(guī)定一個固定的時段由倉庫統(tǒng)計人員將一定時間的庫存信息進(jìn)行匯總后才能提供完整
8、的庫存信息。而在企業(yè)ERP系統(tǒng)下,物流和信息流是同時進(jìn)行的,管理者可隨時得到任何時間和任何時段的庫存信息,且管理信息越來越精細(xì)和集成。這樣,當(dāng)產(chǎn)業(yè)鏈上的產(chǎn)、銷信息有變化時,存貨管理者可以及時查詢當(dāng)前的庫存信息,并據(jù)以進(jìn)行企業(yè)的生產(chǎn)和采購業(yè)務(wù)調(diào)整,及時、準(zhǔn)確的將調(diào)整信息傳遞下去,以最大限度地利用庫存,減少庫存。 (三)信息流的變化 在原有的存貨管理系統(tǒng)中,物流、資金流、信息流是相互分離的,信息來源于對物流、資金流的綜合處理,如月底綜合處理全部的驗收、領(lǐng)料、銷售。在日常的運(yùn)轉(zhuǎn)中信息流是與其他流相分離的,他們之間的關(guān)系只有月度結(jié)算后才明朗。而ERP系統(tǒng)則把三者和而為一,每一種流動都連帶其他流動,而且
9、同時分不同的渠道各自集中,信息的來源已不是業(yè)務(wù)部門出物流信息,財務(wù)部門出資金流和信息流,而是三流同時、即時流動。信息的來源向業(yè)務(wù)的源頭延伸,特別是涉及物流的信息都要由物流人員在物流業(yè)務(wù)處理的同時生成信息流,并定期或隨時傳遞到整個系統(tǒng)。信息不必在規(guī)定的時間集中處理,財務(wù)人員匯總各種信息載體的功能將向業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)變,財務(wù)更多的是監(jiān)督信息的形成、分析信息、提出建議。業(yè)務(wù)與財務(wù)已經(jīng)真正連為一體,信息共享。 傳統(tǒng)的企業(yè)財務(wù)信息處理系統(tǒng)其最終的財務(wù)信息、會計憑證、會計分錄都是由財務(wù)部門制作,但在ERP處理背景下,企業(yè)財務(wù)信息的來源發(fā)生了一些變化。由于各業(yè)務(wù)模塊分散在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,比如采購模塊由采購部門使用、
10、庫存模塊由倉儲部門使用,銷售模塊由銷售部門使用,總賬、往來賬模塊由財務(wù)部門使用,各模塊使用者通過一種環(huán)環(huán)相扣的方式形成最終的集成信息,而某些財務(wù)信息是在業(yè)務(wù)操作時就已形成。由于信息流的變化,財務(wù)人員直接處理業(yè)務(wù),匯總信息的工作量可以大大減少;同時又可以更及時、準(zhǔn)確地獲取庫存信息,從而能利用更多的時間進(jìn)行信息分析。在采用經(jīng)濟(jì)批量模型、陸續(xù)到貨模型、商業(yè)折扣模型、存貨ABC控制法、分級歸口控制及適時性管理等方式時,也可以利用ERP系統(tǒng)制定特定的報表和模型,這樣財務(wù)人員可以及時將數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、分析,形成對管理更有價值的信息。 (四)財務(wù)工作的變化 ERP系統(tǒng)的實施對于長期使用手工操作進(jìn)行財務(wù)會計處理
11、或是使用電子計算機(jī)模擬手工操作的財務(wù)軟件進(jìn)行會計處理的財務(wù)會計人員提出了新的要求。 .計算機(jī)操作能力的提高。由于ERP操作全部依靠電腦進(jìn)行,操作人員必須具備一定的電腦操作能力。 .財務(wù)會計人員崗位的變化,受財務(wù)信息來源的影響,很多原來由財務(wù)會計人員處理的信息向下延伸,會計工作量會減少,而且操作有嚴(yán)格的規(guī)范,不懂財務(wù)會計的人員甚至也能按規(guī)范操作完成工作,會計人員面臨崗位減少的挑戰(zhàn)。 .財務(wù)會計人員角色的變化。會計人員的職責(zé)將從簡單的核算轉(zhuǎn)化為更復(fù)雜的管理和分析職能。會計人員直接處理的業(yè)務(wù)減少了,但是維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)行,保證各環(huán)節(jié)按照操作規(guī)程操作,保證會計及其他信息的及時、完整,減少誤操作對信息造成
12、的不良影響成為財務(wù)會計人員的一項新的工作,同時,由于工作量上的變化,財務(wù)會計人員應(yīng)盡快實現(xiàn)角色的轉(zhuǎn)變,學(xué)會利用系統(tǒng)提供的信息進(jìn)行加工分析,形成更有價值的信息。 .財務(wù)會計人員工作方式的變化。受國家財務(wù)處理業(yè)務(wù)周期性影響,原來的財務(wù)會計工作業(yè)務(wù)量呈杠鈴型,月初和月末工作量大,受及時性要求,經(jīng)常需要加班。而月中則比較平淡,財務(wù)會計人員常常無所事事,財務(wù)人員想將業(yè)務(wù)日?;?,但沒有集中的信息則難以實現(xiàn)。實施ERP后,大量的業(yè)務(wù)如收料、發(fā)料、費(fèi)用分配、發(fā)貨等在實際業(yè)務(wù)發(fā)生時即可形成會計信息,業(yè)務(wù)量向日常轉(zhuǎn)移,月末僅對涉及總賬的業(yè)務(wù)進(jìn)行過賬處理,省掉大量的匯總、分類等計算工作,可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的均衡化。 總之,ERP系統(tǒng)是有效、先進(jìn)的管理工具和思想,通過它可以整合企業(yè)價值鏈,實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)鏈上、下游的信息共享,各個環(huán)節(jié)庫存減少,達(dá)到共贏的目的;通過它可以實現(xiàn)存貨管理的實時跟蹤,從而及時準(zhǔn)確的調(diào)整生產(chǎn)、采購計劃,避免庫存的增加;通過它可以實現(xiàn)信息流的整合,將物流信息和財務(wù)信息流統(tǒng)一,從而減少財務(wù)人員匯總信息的工作量
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