應收賬款操作手冊

1、北京中紡銳力機電有限公司操作手冊手冊名稱：應收業(yè)務應用操作手冊適用部門：財務部門、銷售部門、編寫人員：版本號1.0編寫日期2009年12月12日對業(yè)務銷售部門業(yè)務問題、操作問題口財務部門業(yè)務問題支財務部軟件問題、錯誤提示持計算機網(wǎng)絡、硬件、系統(tǒng)故障一、部門職責：2二、部門崗位劃分：2三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程：3四、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：31、日常業(yè)務類型的界定：32、普通應收業(yè)務日常處理：33、月末結賬：10一、部門職責：銷售部門的日常工作在ERP系統(tǒng)處理中主要工作有：1、 根據(jù)客戶付款和開票要求，通知財務部門進行開票。2、 根據(jù)財務的應收政策，催收貨款。3、 協(xié)助財務部門進行對賬。財務部門工作：

2、1、進行針對發(fā)票通知的審核職責。2、手工開具銷售發(fā)票、列收入賬。3、進行其他應收往來業(yè)務處理。4、進行收款核銷業(yè)務處理。5、進行其他的往來款項的轉賬處理。6、原始單據(jù)制單。二、部門崗位劃分：銷售助理：系統(tǒng)內(nèi)客戶分類、客戶檔案的維護管理；銷售訂單/銷售開票通知單的錄入復核工作。財務應收往來會計：復核已錄入的普通發(fā)票、紅字普通發(fā)票，確保錄入的發(fā)票金額與數(shù)量的正確；進行手工開具增值稅或普通零售票；進行核銷客戶往來款，往來對賬；原始單據(jù)制單。財務出納人員：根據(jù)客戶交款情況進行實際收款，統(tǒng)計現(xiàn)金日記賬等，通知往來會計和總調(diào)室客戶款項是否到位。三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程：1 、貨物發(fā)出后，銷售助理根據(jù)客戶付款，

3、要求開票情況進行在應收賬款模塊做銷售開票，銷售經(jīng)理做現(xiàn)結復核處理。2 、財務往來會計根據(jù)銷售助理復核后的銷售開票通知，完成后在應收賬款模塊中對銷售開票通知單進行審核，核對開票申請的數(shù)量、單價手工開具銷售專用發(fā)票、銷售普通發(fā)票，成應收賬款往來。3 、銷售人員催要客戶貨款，收到后交財務出納部門，往來會計在應收賬款中錄入收款單進行審核、核銷客戶欠款處理。4 、往來會計進行預收沖應收、應付沖應收、紅票對沖等轉賬業(yè)務處理。5 、往來會計對當月業(yè)務進行制單傳遞到總賬系統(tǒng)。6 、處理其他應收賬款業(yè)務。四、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：1、日常業(yè)務類型的界定：銷售收入核算分類：按照銷售產(chǎn)品大類進行分別列賬產(chǎn)品銷售收入

4、-轉播車銷售、機加產(chǎn)品銷售、商品銷售收入-多媒體商品銷售、材料銷售、其他商品銷售。結算方式劃分：現(xiàn)金：按照開戶銀行劃分結算方式：2、普通應收業(yè)務日常處理：初始設置：基本科目設置：【應收賬款】【設置】【初始設置】-基本科目設置應收科目設置應交增值稅科目設置銷售退回科目預收科目產(chǎn)品科目：【應收賬款】【設置】【初始設置】-基本科目設置日常核算處理：應收單據(jù)錄入：【應收賬款】【日常業(yè)務】【應收單據(jù)處理】-應收單據(jù)錄入其他非主銷售業(yè)務形成的應收賬款（如對外臨時借款等情況）：點擊【應收單據(jù)審核】時，在單據(jù)過濾條件中點擊確認按鈕，即可進入單據(jù)處理主界面。在單據(jù)處理主界面，點擊增加按鈕，系統(tǒng)彈出“單據(jù)類別”選

5、擇框，用戶需要輸入要新增單據(jù)的單據(jù)類別。單據(jù)名稱：包括在初始設置設定的單據(jù)，用下拉框進行選擇。單據(jù)類型：包括發(fā)票和應收單。單擊右方下拉框，選擇要錄入單據(jù)的類型。單據(jù)方向：包括正向和負向，根據(jù)需要用下拉框進行選擇。若輸入的單據(jù)為紅字單據(jù)，則可選擇方向為負向。選擇完單據(jù)的類型、名稱和方向后，點擊R確認1按鈕，屏幕即會出現(xiàn)該類型單據(jù)新增單據(jù)界面，可以輸入有關欄目。點擊R取消1按鈕，系統(tǒng)會取消剛才的操作。參照欄目說明，進行單據(jù)錄入。錄入完成后，按R保存1按鈕，即可保存當前新增單據(jù)。如果當前正處于增加狀態(tài)，則新增加的單據(jù)的單據(jù)類型、單據(jù)名稱和單據(jù)方向同上一張單據(jù)。若新增加的單據(jù)名稱、類型或方向與上一張不

6、同，則需要退出單據(jù)錄入功能，返回單據(jù)處理主界面，點擊R增加1按鈕，重新選擇單據(jù)類別進行單據(jù)錄入。應收單審核/棄審：【應收賬款】一【日常業(yè)務】一【應收單據(jù)處理】一應收單據(jù)審核/棄審?自動批審用鼠標點擊【日常處理】下的【應收單據(jù)處理】下的【應收單據(jù)審核】，系統(tǒng)顯示一查詢條件框。輸入查詢條件后，用戶可以點擊R批審1按鈕，系統(tǒng)根據(jù)當前的過濾條件將符合條件的未審核單據(jù)全部進行后臺的一次性審核處理。批審完成后，系統(tǒng)提交單據(jù)批審報告，自動批審報告顯示成功的張數(shù)以及明細審核單據(jù)。用戶可點擊按鈕，即可顯示成功審核的明細單據(jù)。?手工批審可在輸入過濾條件后，進入單據(jù)列表界面，進行選擇。在選擇標志一欄里，雙擊鼠標或者

7、打對勾，然后點擊工具欄中的審核按鈕，則表示要將該張單據(jù)審核?？梢訰全選1圖標將所有的單據(jù)全部選中；點擊R全消1圖標取消所做的選擇。選擇單據(jù)后，單擊R審核1圖標將當前選中的單據(jù)全部審核。批審完成后，系統(tǒng)提交單據(jù)批審報告，顯示成功的張數(shù)以及未成功單據(jù)的張數(shù)。用戶可點擊按鈕，即可顯示明細單據(jù)。?批量棄審用戶也可在輸入棄審單據(jù)的過濾條件后，點擊R確認1按鈕。進入已審核單據(jù)列表界面，通過點擊R全選1、R全消1按鈕將列表中的記錄全部打上選擇標志或取消選擇標志。在需要進行棄審的結算單打上選擇標志，點擊R棄審1按鈕，對當前應收單進行批量棄審。批量棄審完成后，系統(tǒng)提交單據(jù)批量棄審報告，報告顯示棄審成功的張數(shù)以及

8、明細單據(jù)。用戶在批審報告中，點擊按鈕，即可顯示未成功棄審的明細單據(jù)。?單張審核在審核列表界面，可雙擊單據(jù)記錄或點擊R單據(jù)1按鈕，則進入單據(jù)卡片界面，直接單擊R審核1按鈕將當前單據(jù)審核。?已收款銷售發(fā)票審核的處理當審核的發(fā)票是已經(jīng)做過現(xiàn)結處理，則系統(tǒng)在審核過濾時需要選擇“現(xiàn)結”記賬的同時，后臺還將自動進行相應的核銷處理。對于發(fā)票有剩余的部分，作應收賬款處理?！咎嵝选織墝徴f明：棄審是審核的反操作，可以在已審核單據(jù)列表中，雙擊單據(jù)記錄或點擊R單據(jù)1按鈕，則進入單據(jù)卡片界面，直接單擊R棄審1按鈕將當前單據(jù)棄審。收款單填加：收款單填加：【應收賬款】一【日常業(yè)務】一【收款業(yè)務處理】?應收系統(tǒng)的收款單用來記

9、錄企業(yè)所收到的客戶款項，款項性質包括應收款、預收款、其他費用等。其中應收款、預收款性質的收款單將與發(fā)票、應收單、付款單進行核銷勾對。?應收系統(tǒng)付款單用來記錄發(fā)生銷售退貨時，企業(yè)開具的退付給客戶的款項。該付款單可與應收、預收性質的收款單、紅字應收單、紅字發(fā)票進行核銷。?點擊R增加1按鈕，錄入收款單，錄入后，點擊R審核1按鈕對其進行審核。?若用戶不進行批量制單，系統(tǒng)在此提供用戶及時制單功能，即總賬系統(tǒng)啟用后，在對結算單進行了審核后，系統(tǒng)會詢問是否要立即制單。若選擇是，則立即顯示當前結算單的憑證界面；如果不想立即制單，則可以在“制單處理”功能中集中處理，則選擇否，回到當前結算單卡片界面，只是該結算單

10、處于已經(jīng)審核狀態(tài)。若希望批量審核收付款單，則也可在【收款單據(jù)審核】處進行批量的手工或自動審核。?此時如果希望立即指明這一次收款是收的哪幾筆銷售業(yè)務的款項，可以對該收付款單進行核銷處理。核銷就是指確定收款單、付款單與原始的發(fā)票、應收單之間的對應關系的操作。若在點擊R核銷1按鈕之前尚未對收付款單進行審核，可直接點擊R核銷1按鈕，則系統(tǒng)在后臺直接審核該收付款單，并提示是否制單。在制單完成或不制單后，進入核銷界面，進行核銷處理。若希望批量處理核銷業(yè)務，則以不在此進行核銷處理，到【核銷處理】節(jié)點進行統(tǒng)一處理。但【核銷處理】節(jié)點進行的核銷處理，不可以處理異幣種間的核銷。對于單據(jù)核銷情況，可到【單據(jù)查詢】中

11、進行明細查詢。?在收付款單及原始的發(fā)票、應收單都已制單后，且核銷雙方的控制科目不同時，在選項中選擇核銷制單的前提下，可以在【制單處理】節(jié)點對核銷處理進行制單。收款單審核：【應收賬款】一【日常業(yè)務】一【收款業(yè)務處理】在單據(jù)界面進行審核/棄審?單張審核：進入單據(jù)界面，系統(tǒng)顯示所選的單據(jù)格式，及最后一次操作的單據(jù)。用鼠標點擊R上張1、R下張1、R首張1、R末張1按鈕，查找需要審核/棄審的單據(jù)；或點擊R定位1按鈕，利用定位功能查找需要審核/棄審的單據(jù)。審核當前單據(jù)：點擊R審核1按鈕，系統(tǒng)將當前單據(jù)審核，并將當前操作員寫入表尾審核人”，同時R審核1按鈕變?yōu)镽棄審1按鈕。棄審當前單據(jù)：點擊R棄審1按鈕，系

12、統(tǒng)將當前單據(jù)棄審，取消審核人”，同時R棄審1按鈕變?yōu)镽審核1按鈕。?在單據(jù)列表界面選擇要審核/棄審的單據(jù)：進入單據(jù)列表界面，顯示過濾界面。輸入過濾條件，按R過濾1可過濾出符合條件的單據(jù)列表記錄；用戶可以按工具欄R過濾1按鈕重新查詢。將光標移到要審核/棄審的單據(jù)的任一行，或點擊R定位1按鈕，利用定位功能查找要審核/棄審的單據(jù)，雙擊單據(jù)行進入該單據(jù)查詢狀態(tài)，進行單據(jù)審核/棄審，操作說明見上。?在批量處理界面進行批審/批棄：進入批量處理界面，輸入過濾條件。按R批審1或R批棄1則將符合過濾條件的單據(jù)帶入，如沒有則系統(tǒng)提示沒有符合條件的單據(jù)”。點擊R選擇1,則選擇當前行；再點擊，則取消選擇；可R全選1、

13、R全消1。選單完畢，按R確認1則所選單據(jù)被審核/棄審，執(zhí)行完畢系統(tǒng)顯示批量審核（棄審）完畢核銷處理：單據(jù)核銷的作用是解決收回客商款項核銷該客商應收款的處理，建立收款與應收款的核銷記錄，監(jiān)督應收款及時核銷，加強往來款項的管理。?手工核銷指由用戶手工確定收款單核銷與它們對應的應收單的工作。通過本功能可以根據(jù)查詢條件選擇需要核銷的單據(jù)，然后手工核銷，加強了往來款項核銷的靈活性。點擊【核銷處理】-【手工核銷】，進入核銷過濾條件界面。選擇需要進行核銷處理的客戶，輸入結算單、被核銷單據(jù)過濾條件，點擊R確認1按鈕，進入單據(jù)核銷界面，上邊列表顯示該客戶可以核銷的結算單記錄，下邊列表顯示該客戶符合核銷條件的對應

14、單據(jù)。結算單列表顯示結算單表體明細記錄，包括款項類型為應收款和預收款的記錄，而款項類型為其他費用的記錄不允許在此作為核銷記錄，核銷時可以選擇其中一條表體記錄進行。余額已經(jīng)為0的表體記錄不用在此列表中顯示。核銷時，結算單列表中款項類型為應收款的記錄其缺省的本次結算金額=該記錄的原幣余額；款項類型為預收的記錄其缺省的本次結算金額為空。核銷時可以修改本次結算金額，但是不能大于該記錄的原幣余額。用戶手工輸入本次結算金額，本次結算，上下列表中的結算金額合計必須保持一致，點擊R保存1按鈕，即可完成本次核銷操作。用戶也可手工輸入本次結算金額后，點擊R分攤1按鈕，系統(tǒng)將當前結算單列表中的本次結算金額合計自動分

15、攤到被核銷單據(jù)列表的本次結算欄中。核銷順序依據(jù)被核銷單據(jù)的排序順序。用戶可更改當前被核銷單據(jù)的排序，可通過點擊R欄目-單據(jù)1按鈕，即可進行單據(jù)列表順序的設置。完成后，點擊R保存1按鈕，系統(tǒng)自動保存該結算單核銷信息。核銷界面中點擊RR退出1按鈕則可退出單據(jù)核銷功能。?自動核銷指用戶確定收款單核銷與它們對應的應收單的工作。通過本功能可以根據(jù)查詢條件選擇需要核銷的單據(jù)，然后系統(tǒng)自動核銷，加強了往來款項核銷的效率性。點擊【核銷處理】-【自動核銷】，進入核銷過濾條件界面。輸入過濾條件，點擊確認按鈕，自動核銷時提供進度條，使能夠知道核銷進程。核銷完成后，提交自動核銷報告，顯示已核銷的情況和未核銷的原因。其

16、他轉賬處理：?應收沖應收：指將一家客戶的應收款轉到另一家客戶中。通過本功能將應收款業(yè)務在客商之間進行轉入、轉出，實現(xiàn)應收業(yè)務的調(diào)整，解決應收款業(yè)務在不同客商間入錯戶或合并戶問題。單擊【日常處理】菜單項下【轉賬處理】中的【應收沖應收】。在貨款、其他應收款和預收款復選框中選擇需要處理的單據(jù)。輸入轉出戶、轉入戶等過濾條件，單擊過濾按鈕，系統(tǒng)會將該轉出戶所有滿足條件的單據(jù)全部列出?？墒止ぽ斎氩①~金額，金額大于0，小于等于余額。?預收沖應收：處理客戶的預收款和該客戶應收欠款的轉賬核銷業(yè)務。選擇【日常處理】菜單項下【轉賬處理】中的【預收沖應收】。也可以進行單個客戶的預收沖抵應收款工作，則在“預收款”頁簽中

17、輸入過濾信息。輸入完成后，點擊過濾按鈕，系統(tǒng)會將該客戶所有滿足條件的應收款的單據(jù)類型、單據(jù)編號、單據(jù)日期、單據(jù)金額、轉賬金額等項目列出?？梢栽谵D賬金額一欄里輸入每一筆應收款的轉賬金額。?紅票對沖：用某客戶的紅字發(fā)票與其藍字發(fā)票進行沖抵，分為手工沖銷和自動沖銷：手工沖銷：選擇【日常處理】菜單項下【轉賬處理】-【紅票對沖】-【人工紅票對沖】。輸入需要進行紅票對沖的客戶、幣種、方向。輸入紅票過濾條件、藍票過濾條件后，點擊確認按鈕，屏幕會顯示該客戶所有滿足條件的紅字及藍字單據(jù)。系統(tǒng)自動將紅票原幣余額帶入紅票的對沖金額中，用戶可修改，但對沖金額不能大于原幣余額。用戶可在沖銷單據(jù)中輸入對沖金額，點擊保存按

18、鈕，保存對沖操作；用戶也可通過分攤按鈕，將紅票金額依據(jù)藍字單據(jù)順序分攤到對沖金額中，藍字單據(jù)順序可通過點擊欄目-藍票進行列表順序的設置，點擊保存按鈕，保存對沖操作。自動沖銷：選擇【日常處理】菜單項下【轉賬處理】-【紅票對沖】-【自動對沖】。輸入進行紅票對沖的過濾條件如日期、客戶、幣種。輸入后，點擊確認按鈕，進行自動對沖。自動對沖時提供進度條，顯示自動對沖進程，執(zhí)行完畢后，顯示自動紅沖報告，顯示紅沖金額或錯誤原因。?應收沖應付：用某客戶的應收賬款，沖抵某供應商的應付款項。系統(tǒng)通過應收沖應付功能將應收款業(yè)務在客戶和供應商之間進行轉賬，實現(xiàn)應收業(yè)務的調(diào)整，解決應收債權與應付債務的沖抵。選擇【日常處理

19、】菜單項下【轉賬處理】中的【應收沖應付】。用應收款沖抵應付款，則須選中“應收沖應付”。選擇“預收沖預付”，則可選擇預收款沖抵預付款操作。負單據(jù)”復選框選中。【提醒】如果需要紅字應收單沖銷紅字應付單，則可以將點擊應收”頁簽，輸入過濾條件。輸入完成后，點擊R過濾按鈕，系統(tǒng)會將該客戶所有滿足條件的應收款的單據(jù)類型、單據(jù)編號、日期、金額等項目全部列出?？梢栽谵D賬金額一欄里輸入每一筆應收款的轉賬金額?！咎嵝选棵恳还P應收款的轉賬金額不能大于其余額。如果在轉賬總金額中輸入了數(shù)據(jù)，則可以通過點擊R分攤按鈕，自動將轉賬總金額按照列表上單據(jù)的先后順序進行分攤處理?！咎嵝选繉ψ詣臃謹偤玫慕痤~可以進行手工修改。若已經(jīng)

20、分攤好轉賬金額，再次點擊R分攤按鈕，則此時系統(tǒng)將自動清空所有單據(jù)上的轉賬金額。用鼠標單擊應付”頁簽，輸入或選擇有關項目。輸入完成后，點擊R過濾按鈕，系統(tǒng)會將該供應商所有滿足條件的應付款的單據(jù)類型、單據(jù)編號、日期、金額等項目全部列出，可以在轉賬金額一欄里輸入每一筆應付款的轉賬金額，【提醒】：每一筆應付款的轉賬金額不能大于其余額。如果在轉賬總金額中輸入了數(shù)據(jù)，則也可以通過點擊R分攤按鈕，自動將轉賬總金額按照列表上單據(jù)的先后順序進行分攤處理。制單：制單即生成憑證，并將憑證傳遞至總賬記賬。系統(tǒng)在各個業(yè)務處理的過程中都提供了實時制單的功能；除此之外，系統(tǒng)提供了一個統(tǒng)一制單的平臺，可以在此快速、成批生成憑

21、證，并可依據(jù)規(guī)則進行合并制單等處理。?選擇【日常處理】菜單項下【制單處理】進行制單用鼠標單擊左邊選擇制單類型”，制單類型包括發(fā)票制單和應收單制單、結算單制單、核銷制單、票據(jù)處理制單、并賬制單、現(xiàn)結制單、壞賬處理制單、轉賬制單、匯兌損益制單。輸入完查詢條件，單擊R確認F。系統(tǒng)會將符合條件的所有未制單已經(jīng)記賬的單據(jù)全部列出。輸入制單日期，并在憑證類別”欄目處，用下拉框為每一個制單類型設置一個默認的憑證類別。可以在憑證中修改該類別?？梢栽谶x中一條記錄，然后點擊R單據(jù)力按鈕，即可顯示該條記錄所對應的單據(jù)卡片形式。若該條記錄所對應的單據(jù)有多條，則先顯示這些單據(jù)記錄的列表形式，然后可以雙擊打開成卡片形式。

22、若希望在生成憑證的過程中系統(tǒng)自動形成憑證的摘要內(nèi)容，可以點擊R摘要按鈕，進行憑證摘要設置。為了快速地、成批地、有效的生成憑證的摘要內(nèi)容，可以使用制單功能運用憑證摘要設置功能來達到這個目的。選擇要進行制單的單據(jù)，在選擇標志”一欄雙擊，系統(tǒng)會在你雙擊的欄目給出一個序號，表明要將該單據(jù)制單。可以修改系統(tǒng)所給出的序號。例如，系統(tǒng)給出的序號為1,可以改為2。相同序號的記錄會制成一張憑證。也可點擊R合并按鈕，進行合并制單。?憑證刪除：通過憑證查詢來查看、修改、刪除、沖銷應收賬款系統(tǒng)傳到賬務系統(tǒng)中的憑證。【單據(jù)查詢】，選擇【憑證查詢】通過時間范圍下拉框選擇要查詢的憑證的日期范圍。點擊R查詢按鈕，調(diào)出查詢條件

23、界面，選擇查詢條件。點擊R單據(jù)力按鈕，聯(lián)查當前原始單據(jù)。原始單據(jù)界面中提供打印、預覽功能。點擊R憑證按鈕，聯(lián)查當前憑證。點擊R修改按鈕，修改當前憑證點擊R刪除按鈕，刪除當前憑證。點擊R沖銷力按鈕，可作紅字沖銷。當憑證處于已記賬狀態(tài)時，不能修改和直接刪除憑證，只能紅字沖銷，即生成一張與該憑證方向、金額相同的紅字憑證，原藍字憑證所涉及的單據(jù)或處理回到原未制單狀態(tài)。但已審核未記賬、未審核的憑證不能做憑證紅沖處理?；謴筒僮鳎簩υ紗螕?jù)進行了審核、對收款單進行了核銷等操作后，發(fā)現(xiàn)操作失誤，可將其恢復到操作前的狀態(tài)，進行修改。在菜單條上選取【其他處理】-【期末處理】-【取消操作】。在操作類型”下拉框中選擇恢復的類型。系統(tǒng)提供了如下類型：?恢復單據(jù)核銷前狀態(tài)：輸入過濾條件后，系統(tǒng)將滿足恢復條件的收款單列出；在恢復標志一欄里雙擊鼠標，表示要將此張收款單恢復到核銷前的狀態(tài)；選擇完成后，點擊R確認按鈕，保存此次操作；點擊R取消力按鈕，取消此次操作?！咎嵝选咳绻湛顔稳掌谠谝呀?jīng)結賬的月份內(nèi)，也不能被恢復。如果收款單在核銷后已經(jīng)制單，應先刪除其對應的憑證，再進行恢復。?恢復其他轉賬處理前狀態(tài)：輸入過濾