工程公司采購部管理制度

1、采購管理制度 V: 201303采購過程需簡化、程序可循,做到有據(jù)可查、防范風(fēng)險、降低成本。本制度主要包含以下六點(diǎn)：一、采購預(yù)算針對需要采購的辦公用品或項(xiàng)目花費(fèi)等，需有相應(yīng)的采購預(yù)算后方可分時間,按需求，組織實(shí)施,確保各項(xiàng)采購任務(wù)完成.其中包括辦公用品、工程內(nèi)容采購等。1、 辦公用品的采購由行政部統(tǒng)一收集各部門人員提交的辦公用品采購申請單，在總經(jīng)理或其授權(quán)人確認(rèn)采購產(chǎn)品和預(yù)算后由行政部負(fù)責(zé)采購.2、 工程采購2。1采購計劃下達(dá)：公司工程項(xiàng)目采購計劃由具體工程項(xiàng)目經(jīng)理整理工程采購清單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,統(tǒng)一下達(dá)到采購部。工程項(xiàng)目中的采購清單中必須明確說明需要采購內(nèi)容的:工程項(xiàng)目名稱，產(chǎn)品名稱，規(guī)格

2、,數(shù)量,特殊要求，品牌，到貨時間及地點(diǎn)，收貨人，包裝要求等。非該項(xiàng)目經(jīng)理提出的采購計劃概不采購。2。2采購計劃變更：所有采購計劃的變更必須經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理的確認(rèn)。采購人員接到采購計劃后,將采購計劃與此工程合同進(jìn)行核對，對所需要采購產(chǎn)品的數(shù)量名稱要求等做進(jìn)一步的校核.如有出入需要更改，需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)才予采購(其中包括數(shù)量增減、型號更改、性能參數(shù)改變等）.2。3采購時效管理:所有的采購計劃根據(jù)具體工程情況,確定哪些設(shè)備先到位，那些設(shè)備訂貨周期長，力爭做到設(shè)備不耽誤工程的前提下，設(shè)備及時到位，不擠占、積壓公司采購貨款.所有下達(dá)的采購計劃在供應(yīng)商供貨期沒有變更的情況下按采購計劃規(guī)定時間完成任務(wù)，做到及時

3、采購并及時跟蹤及時發(fā)貨及時反饋現(xiàn)場收貨情況及產(chǎn)品的使用情況,并保證供應(yīng)商對產(chǎn)品的售后服務(wù).2。4建立工程采購檔案：采購相關(guān)資料由電子文檔和書面文檔兩部分組成.電子文檔包括采購詢價文件,各供應(yīng)商報價，采購合同（電子版）。書面文檔包括供應(yīng)商報價單，采購合同.書面文檔被掃描后成為電子文檔。所有電子文檔和書面文檔在工程驗(yàn)收后1個月內(nèi)成后交由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)分別錄入公司電子檔案庫和公司資料庫。二、采購(比價)平時多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產(chǎn)地等，瀏覽相關(guān)網(wǎng)站.積極開拓供應(yīng)商資源，做到貨比三家,控制、降低采購成本.如出現(xiàn)采購到的產(chǎn)品與采購計劃不符，則其損失將追究采購負(fù)責(zé)人的

4、責(zé)任.對特殊非標(biāo)產(chǎn)品的采購、按合同約定要求廠方提供相關(guān)證件或檢測報告，必要時需要安排相關(guān)人員到廠家進(jìn)行生產(chǎn)過程的監(jiān)督和檢查。采購活動具體實(shí)施分以詢價、比價、議價、供應(yīng)商管理等四個方面:1、詢價：詢價可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡(luò)查詢，面對直接供應(yīng)商，供應(yīng)商自我推銷，展會等多種渠道.即使是確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時，也要不斷開拓新供應(yīng)商,尋找新產(chǎn)品,可采用少量進(jìn)貨的原則不斷改進(jìn)。2、比價：對供應(yīng)商所報的產(chǎn)品價格進(jìn)行有效的核對（對具有可比性的廠家產(chǎn)品進(jìn)行比價）。對單項(xiàng)產(chǎn)品做到至少比價三家。在比價同時做出價格分析。3、議價：在確定廠家后進(jìn)行產(chǎn)品價格商務(wù)談判,盡量降低采購成本,可通過多種方式進(jìn)行

5、壓價（通?？梢砸怨局袠?biāo)價格低，要求降低采購成本為由；以多家公司比較后相對競爭為由；以拖延時間，給供應(yīng)商產(chǎn)生我們要更改采購意向?yàn)橛桑灰部梢耘c銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。權(quán)衡考慮確認(rèn)寫入合同內(nèi)的采購價格，付款方式,發(fā)票形式，到貨日期等內(nèi)容。參與面對面商務(wù)談判人員應(yīng)至少2人.4、供應(yīng)商管理：通過尋找新貨源拓展供應(yīng)商范圍，加強(qiáng)老供應(yīng)商管理.定期對供應(yīng)商進(jìn)行一次評定（其中以質(zhì)量、售前/后服務(wù)、交貨期、付款及價格等方面考核,聽取各部門的意見），對不合格供應(yīng)商及時進(jìn)行調(diào)整.三、工程采購合同管理1、 合同版本:本公司采購產(chǎn)品,必須使用本公司采購合同版本。針對合同金額小于5

6、萬元的采購風(fēng)險較小的小型采購內(nèi)容,可使用簡易設(shè)備采購合同版本.若采購合同較大，采購風(fēng)險較高的必須使用標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備采購合同。酌情考慮使用哪種合同版本。其他還有運(yùn)輸合同版本，安裝工程合同版本等。2、 合同書寫規(guī)范:項(xiàng)目名稱必須與銷售合同一致。合同編號：采購物品名稱英文簡寫日期（如果有增補(bǔ)再加2或3依次類推).相同項(xiàng)目不同產(chǎn)品的采購合同名稱必須有所區(qū)別.3、 合同版本：簡易采購合同版本可以由傳真或掃描的方式簽訂，歸檔的文件可以是有簽字蓋章的傳真或掃描打印文件。標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備采購合同及安裝合同等，歸檔的文件必須是具有紅章和簽字的合同.4、 合同的簽訂：電子版的合同需得到對方的確認(rèn)后才能打印出來走公司簽字蓋章流程

7、(避免對方在看到紙質(zhì)版合同后的手工涂改）.采購人員在合同的商務(wù)部分頁簽,技術(shù)負(fù)責(zé)人員，或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員在合同的技術(shù)附件上頁簽。整本合同必須有騎縫章。簽訂好的合同原則上不允許出現(xiàn)有手工修改的痕跡，若需大量修改，此合同需作廢重新簽訂。5、 合同履行：采購合同一旦簽訂后,由采購負(fù)責(zé)人督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項(xiàng)及發(fā)票。6、 工程合同管理：合同簽訂前后，由合同負(fù)責(zé)人完成工程采購合同一覽內(nèi)容表,及時更新并反饋給項(xiàng)目經(jīng)理.7、 合同歸檔：原件合同簽訂后交給財務(wù)統(tǒng)一管理。合同可在財務(wù)室翻閱,如外借需簽在外借單上簽字.四、驗(yàn)貨收貨辦公用品的采購由采購人員負(fù)責(zé)驗(yàn)貨和收貨。采購人員需負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品的質(zhì)

8、量及數(shù)量滿足財務(wù)計劃的要求。工程采購貨物及付費(fèi)項(xiàng)目的驗(yàn)貨收貨由采購人員反饋給項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目經(jīng)理在現(xiàn)場負(fù)責(zé)采購和驗(yàn)收.五、采購合同付款本公司實(shí)行項(xiàng)目制采購付款模式，工程項(xiàng)目所有采購內(nèi)容需要付款的必須填寫付款申請單，采購人員將付款申請?zhí)峤豁?xiàng)目經(jīng)理審批簽字后方可付款，財務(wù)人員審查付款申請單內(nèi)合同是否存在，金額是否符合付款方式約定，相關(guān)人員是否簽字后,如無特殊需要,在每周二和周四安排付款。六、聯(lián)動責(zé)任1、負(fù)責(zé)與財務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、發(fā)票清理和結(jié)款工作。2、及時與技術(shù)部、工程部、商務(wù)部溝通,了解項(xiàng)目進(jìn)行情況和緊急情況變動及售后服務(wù)的需要，由具體采購負(fù)責(zé)人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時間內(nèi)返還到工程現(xiàn)場。3、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重，除罰款外,情節(jié)嚴(yán)重者可作辭退處理。4、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào).5、樹立公司形象，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步,體現(xiàn)自我價值，為公司創(chuàng)造更多效益。上海碧州環(huán)保設(shè)備工程有限公司-辦公用品采購申請單序號產(chǎn)品名稱型號數(shù)量到貨時間預(yù)算簽 字單價總價需求人總經(jīng)理或授權(quán)人上海碧州環(huán)保設(shè)備工程有限公司-付款申請單采購負(fù)責(zé)人: