OA辦公系統(tǒng)需求模塊說明

1、0A辦公系統(tǒng)需求模塊說明2017 年 2 月 16 日版本說明目錄第一部分 需求分析 11.1 項目概況 11.2 建設(shè)目的 1第二部分 總體規(guī)劃 2系統(tǒng)功能層次模塊圖 3第三部分 概要設(shè)計 4系統(tǒng)的功能設(shè)計 43.1 個人事務(wù) 43.2. 工作流 43.3. 公共信息 53.4. 行政辦公 63.5. 人力資源 73.6. 合同管理 73.7. 客戶管理 83.8 項目管理 83.9. 檔案管理 93.10. 系統(tǒng)管理第四部分 系統(tǒng)的界面展示錯誤！未定義書簽第一部分 需求分析現(xiàn)代辦公需要先進的0A辦公系統(tǒng)。電子化、無紙化以及協(xié)同辦公，都已成 為提高辦公效率，加強管理的有效手段。集團的文檔材料

2、、公文審批、財務(wù)明 細、項目管理，基本的審批流程是每天必不可少的日常工作，因此需要一套先 進的、高效率的、覆蓋本集團的辦公自動化軟件來代替以往的手工傳遞作業(yè)， 提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的威力。1.1 項目概況為了滿足當前辦公業(yè)務(wù)的實際需求，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要，進一步提 高企業(yè)辦公效率，加快企業(yè)信息化的進程，達到增收節(jié)支的目的，急須建設(shè)的 0A移動化辦公系統(tǒng)，使系統(tǒng)覆蓋從董事長到基層的各個單位，使企業(yè)范圍內(nèi)每 個人之間都可以通過電子郵件快速、安全地通訊，為企業(yè)建立一個安全、強壯 的通訊基礎(chǔ)設(shè)施，并在此基礎(chǔ)之上擴充 0A系統(tǒng)應(yīng)用的功能和范圍，把主要辦公 業(yè)務(wù)流程計算機化、網(wǎng)絡(luò)化

3、，實現(xiàn)文件電子化，無紙辦公，形成企業(yè)辦公網(wǎng)絡(luò)， 從而使工作人員之間可以更快地交換信息、更好地協(xié)同工作，提高辦公效率， 降低企業(yè)開支，建立一個先進技術(shù)的、流程控制完備的0A辦公系統(tǒng)。1.2 建設(shè)目的1）實現(xiàn)遠程辦公和移動辦公，隨時隨處辦理工作事務(wù)無論您身處國外、國內(nèi)，無論您在機場、酒店、家中都可以隨時投入 到工作中來，方便快捷地掌握集團內(nèi)部的工作進度與情況，及時處理工作問題。2）通過工作流轉(zhuǎn)的自動化，實現(xiàn)高效快捷地辦公通過0A實現(xiàn)各部門、各級之間橫向縱向工作流程處理的自動化，將大大提 高辦公效率，保證快捷，準確地處理工作。3）有效監(jiān)督工作人員的工作情況，實現(xiàn)實時工作任務(wù)的監(jiān)督與催辦及時有效監(jiān)控各

4、部門、各個人員的工作進度情況；實時全面掌控各部門的 工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少錯誤，防止低效率辦公。系 統(tǒng)將記錄每個工作的全程辦理狀態(tài)信息。4）明確工作崗位與工作職責，增強人員的責任感，減少推托，扯皮等現(xiàn)象 明確賦予各崗位的權(quán)限與職責，任何人都不可越權(quán)處理工作，使得各自責 任明確，落實到人，查有所依；杜絕工作中出現(xiàn)權(quán)職不明、相互推托扯皮現(xiàn)象 解決多崗位、多部門的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。5）方便領(lǐng)導同各級工作人員的有效溝通 多種途徑，多種方式，使管理者同各級人員保持有效、快捷的工作交流與 信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來的羈絆。第二部分總體規(guī)劃系統(tǒng)功能層次模塊

5、圖第三部分 概要設(shè)計系統(tǒng)的功能設(shè)計3.1 個人事務(wù)個人設(shè)置： 設(shè)置個人信息；查看設(shè)置用戶個人密碼；修改用戶的姓名、聯(lián)系方 式等基本信息；出差、休假用戶可設(shè)定相應(yīng)狀態(tài)，便于系統(tǒng)管理。待辦事宜： 待辦事宜模塊集中了用戶當前需辦理的工作和需處理的事務(wù)。包括 系統(tǒng)大部分模塊，如郵件、消息、日程安排、辦文、閱文等；用戶登錄系統(tǒng)后， 各類待辦事宜分類列出，點擊相應(yīng)鏈接即可進入相應(yīng)頁面辦理，起到引導用戶 完成工作的作用。郵件：將企業(yè)郵箱整合到0A系統(tǒng)中。日程安排： 方便個人安排每天日程，方便領(lǐng)導安排監(jiān)督下屬工作任務(wù)。工作日志： 便于個人總結(jié)，可直接生成周報發(fā)送郵件，便于上級檢查工作，便 于和同事分享項目信息

6、。消息提醒： 設(shè)置消息提醒功能 每當用戶登陸系統(tǒng)時彈出提示窗口。3.2. 工作流工作流簡單的說就是一組人員分多個步驟完成某一項業(yè)務(wù)所進行的所有工作與 工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦公公文審 批流轉(zhuǎn)處理。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程， 經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如 發(fā)出文件、歸檔入庫）。固定流程 ：是公司規(guī)章制度中規(guī)定的流程，包括“辦公 ”中的請假管理、帶薪 假核定、加班管理、物品管理、會議管理、用車申請、車輛維修保養(yǎng)申請，以 及各部門根據(jù)工作需要建立的固定流程。自由流程 ：各部門根據(jù)實際工作需要可

7、新建自由流程。流程表單日常辦公：工作日報、工作周報、請假條、出差申請、物品采購單、加班申請 單、調(diào)休申請單、外出登記單表、公章用印申請單、證照實用審批登記表、通 用工作流、跟蹤項目表、加班補助審批表。綜合部門：考勤異常登記表、辦公用品領(lǐng)取登記表、用車申請表、領(lǐng)用申請表、 行政部入庫單人事行政：辭職申請表、員工離職交接表、績效考核表測繪部：數(shù)據(jù)提交流程表、數(shù)據(jù)備份記錄表、公司內(nèi)部數(shù)據(jù)借閱記錄單、數(shù)據(jù)提交單市場部：項目立項表、支付流轉(zhuǎn)審批表財務(wù)部：差旅費報銷單、項目生產(chǎn)備用金申請單、借款單、支出憑證、支票領(lǐng)用單會議：會議申請表審批基本流程：U吐W壯蠱33公共信息公共信息系列模塊提供了一個信息發(fā)布和

8、共享平臺，滿足了個人之間，上下級 之間，集體間交換信息的需求。公告欄：公告欄內(nèi)可設(shè)置多個欄目，供某個部門使用或者全體人員使用。授權(quán) 人員可在相應(yīng)欄目發(fā)布管理文章。公司新聞：用于發(fā)布單位的公共信息如新聞、行業(yè)動態(tài)等。規(guī)范制度：如iso等各類流程制度。共享文件：提供了一個用戶共享單位內(nèi)部各類資料的平臺。3.4. 行政辦公此系列模塊提供了一般單位日常事務(wù)的計算機網(wǎng)絡(luò)管理方式，旨在減輕相關(guān)辦 公人員的工作壓力，提高工作效率?？记诠芾恚河芍讣y簽到機導出數(shù)據(jù)到考勤管理，便于人力統(tǒng)計上下班及請假情 況。會議管理：實現(xiàn)了會議的智能化管理。用戶可查看各個會議室的當前使用情況, 避免使用沖突；授權(quán)用戶可直接召開會

9、議，發(fā)布會議通知；一般用戶可提出會 議計劃，經(jīng)上級審議后，發(fā)放會議通知；負責人員可整理每次會議，形成歷史 會議記錄，供日后查詢。車輛管理：提供了對單位公用車輛的檔案管理和使用管理，包括對車輛的基本 信息、使用記錄進行各種管理操作；以及車輛維修保養(yǎng)管理，結(jié)合工作流提供 車輛申請功能。出差管理：結(jié)合工作流提供出差申請等功能，便于人力統(tǒng)計考勤以及財務(wù)借款 等。公章管理：結(jié)合工作流提供公章使用審批功能，實現(xiàn)使用登記情況、查詢等功 能。物品管理：提供了單位內(nèi)固定資產(chǎn)、辦公用品等分類管理。主要實現(xiàn)了對固定 資產(chǎn)的登記、查詢和轉(zhuǎn)移等功能；結(jié)合工作流提供辦公物品請購等功能ThinkPad T60i-工護 汁醫(yī)

10、豈-mil3.5. 人力資源人事管理：主要解決了人事檔案的記錄和查詢，重點解決了復(fù)雜查詢的問題和 系統(tǒng)紀錄更新過程復(fù)雜的問題。包括對員工人事檔案的登記、檢索、查看、修 改、刪除等操作。登記檔案時可分別添加用戶的基本信息和其他信息，并可存 儲用戶照片；檢索用戶可自定義查詢條件，使得查詢結(jié)果更加精確；結(jié)合工作 引擎提供請假申請、出差申請功能。招聘管理：結(jié)合工作流實現(xiàn)由部門向上的招聘需求問題，提供人才庫等功能。 培訓管理：結(jié)合工作流實現(xiàn)由部門向上的培訓需求問題，以及人力對培訓后的 記錄、統(tǒng)計、調(diào)研等功能?？冃Э己斯芾恚簩崿F(xiàn)每個員工的績效存檔，年中/年底考核等功能。自助查詢：員工可根據(jù)情況自助查詢自己

11、的各項情況。領(lǐng)導根據(jù)權(quán)限可實現(xiàn)多 人查詢等功能。3.6. 合同管理合同審批：錄入合同信息后，通過工作流實現(xiàn)合同的審批，可以對合同進行修 改、變更、關(guān)聯(lián)等功能。合同臺賬：統(tǒng)計所有合同信息的情況。收付款提醒：根據(jù)每個合同錄入信息，到期提醒相關(guān)人的功能。 報表輸出：可以自行定制字段導出excel表格。3.7. 客戶管理客戶信息：客戶的基本資料的添加修改刪除聯(lián)系記錄：記錄項目負責人與客戶的聯(lián)系情況，便于領(lǐng)導查詢。客戶關(guān)懷：節(jié)假日等對客戶的關(guān)懷，實現(xiàn)事前提醒以及事后記錄的功能。3.8項目管理對人員的設(shè)定、相關(guān)文檔、材料，清晰掌握，有力支持項目監(jiān)控，降低風險項目查詢：記錄每個分公司，部門項目情況，便于領(lǐng)導查詢。項目計劃：項目實施前對項目的人員分配、預(yù)算，周期做合理安排。項目監(jiān)控：對項目的整體進度進行把控與監(jiān)督。3.9. 檔案管理案卷管理：根據(jù)不同類型進行分類保存，并提供查詢功能。檔案借閱：提供案卷目錄及檔案目錄供用戶選擇，通過工作流實現(xiàn)借閱申請審批的功能檔案銷毀：各部門按管轄范圍進行檔案銷毀工作，可實現(xiàn)“還原”“刪除”等操作。3.10. 系統(tǒng)管理參數(shù)設(shè)定： 設(shè)置各個模塊相關(guān)參數(shù)。權(quán)限設(shè)置 : 用于設(shè)置各操作員使用系統(tǒng)的權(quán)限，為了方便設(shè)置，一般的應(yīng)用系統(tǒng) 都是可以將操作人員分組的，將通用的權(quán)限賦予整個組，個別的權(quán)限單獨賦予 個