辦公室工作規(guī)范制度.doc

1、辦公室工作標準制度辦公室工作標準制度辦公室工作標準制度一、總那么：為加強辦公室人員工作行為管理，維護公司良好形象，特制定本標準制度，明確要求，標準行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氣氛。1、愛崗敬業(yè)，恪盡職守，認真負責(zé)的完成工作任務(wù)。對各項工作任務(wù)不折不扣的按程序辦理，不省 略、不簡化、不拖拉。指導(dǎo)交辦的事務(wù)要迅速處理，并及時匯報辦理結(jié)果，做到件件有著落，事 事有回音。2、嚴守工作紀律，遵守作息時間。不遲到，不早退，有事要請假。不在辦公時間串崗閑聊，不做與 工作無關(guān)的事。3、尊敬同事，待人真誠。同事之間友好相處，平等對待，虛心學(xué)習(xí)別人的長處和優(yōu)點，互相團結(jié)， 互相幫助。4、關(guān)愛集體，保護公物。積極參加各

2、項活動，維護企業(yè)榮譽和形象。5、不斷進步自身素質(zhì)，刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，主動承當任務(wù)，創(chuàng)新工作方法，甘于吃苦，自覺奉獻。6、老實守信，言行一致。做到“今日事、今日畢”，“當日情、當日報”。7、工作時間內(nèi)不脫崗，迅速、準確、及時地做好上情下達，確保政令暢通。8、請假人員須事先安排好工作，非特殊、緊急情況，不得用 或請人代假。9、正常工作期間，辦公室人員外出要向部門經(jīng)理及總經(jīng)理告知去向，并保證通信暢通，便于聯(lián)絡(luò)。10、要遵守保密條例。不該說的不說，不該做的不做，不該問的不問，做到辦事有規(guī)距，不能破規(guī)矩。11、自覺保持辦公環(huán)境的整潔有序，分開座位時，將椅子推進桌斗并保持桌面干凈。二、來賓接待1、本著熱

3、情、周到的原那么，認真做好來賓接待工作，給來賓留下良好印象。2、當客人來訪時，應(yīng)主動從座位上站起來，禮貌詢問來訪事由，如有詳細業(yè)務(wù)應(yīng)引領(lǐng)至相關(guān)部門， 如探訪指導(dǎo)，應(yīng)先請客人在辦公室接待區(qū)等候，告知被探訪指導(dǎo)，經(jīng)同意后引領(lǐng)至指導(dǎo)辦公室。如指導(dǎo)無空會見，應(yīng)委婉謝客，請客人另約時間。注意應(yīng)始終面帶微笑。切忌態(tài)度僵硬。3、客人落座后，應(yīng)及時為其送上飲料。遞送水杯應(yīng)把水杯把手遞向客人，退后一步后再轉(zhuǎn)身退出。4、客人來訪應(yīng)注意介紹禮節(jié)。介紹行為應(yīng)大方得體。介紹的原那么是將級別低的介紹給級別高的;將 年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。介 紹同行人員應(yīng)先介紹級別

4、高的，再按職位上下依次介紹，也可以先介紹女士或年長者。5、遞送名片時應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ剑用瑫r要用雙手，并認真 看一遍上面的內(nèi)容。假如接下來與對方談話，不要將名片收起來，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。參加會議時，應(yīng)該在會前或會后交換名片，不要 在會中擅自與別人交換名片。6、與人握手時應(yīng)注意：愉快的握手是堅決有力，這能表達你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不 宜過長，幾秒鐘即可。假如你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向?qū)Ψ秸f 明不握手的原因就可以了。女士應(yīng)該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。三、 禮儀1、重

5、要的第一聲：當我們打 給某人，假設(shè)一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定 會很愉快，使雙方對話能順利展開，對方也會有較好的印象。在 中，只要略微注意一下自己 的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“您好，這里是華羽家具”。但聲音明晰、悅 耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此接 時應(yīng)有“我 代表公司形象”的意識。接 必須使用普通話，嚴禁使用“喂、你找誰，等不文雅用語”。2、要有喜悅的心情：打 時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào) 中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在 中， 也要抱著

6、“對方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對。3、明晰明朗的聲音：打 過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也可以“聽” 得出來。假如你打 的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，假設(shè) 坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打 時，即使看不見對方，也要當作對 方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。4、認真清楚的記錄：隨時牢記 5WIH 技巧，所謂 5W1H 是指 When 何時 Who 何人 Where 何地 What 何事 Why 為什么 HOW 如何進展。在工作中這些資料都是非常重要的。對打 ， 接 具有一樣的重要性。 記錄既要簡潔又要完備，有賴于 5WIH

7、技巧。5、理解來 的目的：上班時間打來的 幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個 都非常重要，不可 敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接 時也要盡可能問清事由， 防止誤事。我們首先應(yīng)理解對方來電的目的，如自己無法處理，也應(yīng)認真記錄下來，委婉地探求 對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。6、掛 前的禮貌：要完畢 交談時，一般應(yīng)當由打 的一方提出，然后彼此客氣地道別，說 一 聲“再見”，再掛 ，不可只管自己講完就掛斷 。四、文件管理1、文件的起草要全面、客觀、完好地表達工作意圖，合理使用文種，符合格式要求，重點突出，觀點鮮明，構(gòu)造嚴謹，條理清楚，語言簡潔，通俗易懂。2、文件在送

8、上級審批或簽發(fā)之前，必須反復(fù)核對確保無誤。3、打印、發(fā)放文件必須經(jīng)相關(guān)上級審核前方可印發(fā)。4、凡正式行文應(yīng)加蓋單位公章。使用印章必須報經(jīng)總經(jīng)理批準同意，對需加蓋印章的文書內(nèi)容必須 認真審閱，尤其是一些特殊情況用印，更要審閱清楚，嚴禁擅自用印，非特殊情況不得攜印外出。蓋印要嚴肅認真，蓋出的印章要端正、明晰、直觀便于識別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。印 章不能蓋在空白紙上。對有相片的證書、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應(yīng)壓年蓋月。5、打印文件要注意保存原稿，應(yīng)將原稿與一份成文一并存檔保存，以備查閱。6、印發(fā)文件要做到文面明晰，字體適當，用紙標準，美觀大方。7、按照檔案管理工作要求，及時做好

9、各類文件歸檔、留存及銷毀工作。五、文印、電腦管理1、文印人員按公司規(guī)定按時打印公司相關(guān)文件。2、公司制止私自打印個人資料以及一切與公司無關(guān)的資料。如有違背，根據(jù)情節(jié)輕重給予罰款處理。3、辦公室人員遵守公司的保密規(guī)定，輸入電腦的信息屬公司機密，未經(jīng)批準不準向任何人提供、泄露。違者視情節(jié)輕重給予處理。4、辦公室人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息，為工作和有關(guān)部門決策提供信息資料。( 采集、輸入信息以及時、準確、全面為原那么。)5、信息載體必須平安存放、保管，防止喪失或失效。任何人不得將信息載體帶出公司。6、辦公室人員應(yīng)保護各種設(shè)備，降低消耗、費用。對各種設(shè)備應(yīng)按標準要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障

10、，應(yīng)及時報請維修，以免影響工作。7、嚴禁工作期間上網(wǎng)聊天、看電影、玩游戲等做各種與工作無關(guān)事。如有違犯，發(fā)現(xiàn)一次按罰款 10元一次處理，屢犯者將從嚴處分。8、電腦室設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員操作、使用。制止非專業(yè)人員操作、使用，否那么，造成設(shè)備損壞的應(yīng)照價賠償。六、會議室管理1、為確保會議室的合理使用,將指定前臺接待員對會議室進展有效管理。各部門在使用會議室之前， 至少提早半天向行政部進展預(yù)定，由行政部合理安排。2、 會議室使用完畢后，使用部門應(yīng)及時進展現(xiàn)場整理、儀器設(shè)備復(fù)位，個人物品和垃圾請隨即帶離 現(xiàn)場防止影響后面部門的使用。七、辦公用品領(lǐng)用規(guī)定 1、采購: 采購工作要科學(xué)、合理，增強透明度。采購前

11、，應(yīng)做好市場調(diào)查，充分掌握欲購物品的性能、價格及附加優(yōu)惠條件，貨真價實，物美價廉。由行政部統(tǒng)一采購，以便降低采購本錢。2、入庫: 對采購回的辦公用品進展入庫登記，庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合 理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。防止不必要的儲存或過量積壓，確保供給好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費用省。3、領(lǐng)用: 員工因工作需要，申領(lǐng)人應(yīng)前臺辦理申領(lǐng)手續(xù)，行政將視工作需要發(fā)放辦公用品。4、回收：員工離任后，應(yīng)將辦公用品交還行政，對于價值貴重的辦公用品及設(shè)備，假如發(fā)生喪失損壞，應(yīng)折價賠償，在工資中扣除。八、以上規(guī)定既公布之日起生效，如有違犯將視情節(jié)輕重作出相應(yīng)處分!辦公

12、室工作標準制度第一章 管理大綱為了加強管理，完善各項工作制度，促進公司開展壯大，進步經(jīng)濟效益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)及公司章程的規(guī)定，特制訂本管理細那么。第一條 公司全體員工必須遵守公司章程，遵守公司的各項規(guī)章制度和決定。第二條 公司制止任何部門、個人做有損公司利益、形象、聲譽或破壞公司開展的事情。第三條 公司通過發(fā)揮全體員工的積極性、創(chuàng)造性和進步全體員工的技術(shù)、管理、經(jīng)營程度，不斷完善公司的經(jīng)營、管理體系，實行多種形式的責(zé)任制，不斷壯大公司實力和進步經(jīng)濟效益。第四條 公司提倡全體員工努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識和各種常識，努力進步員工的整體素質(zhì)和程度，造就一支思想新、作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)強、技術(shù)精的員工隊伍。第

13、五條 公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理，鼓勵員工發(fā)揮才智，提出合理化建議。第六條 公司為員工提供平等的競爭環(huán)境和晉升時機;公司推行崗位責(zé)任制，實行考勤、考核制度，評先樹優(yōu)，對做出奉獻者予以表彰、獎勵。第七條 公司提倡求真務(wù)實的工作作風(fēng)，進步工作效率;提倡厲行節(jié)約，反對鋪張浪費;倡導(dǎo)員工團結(jié)互助，同舟共濟，發(fā)揚集體合作和集體創(chuàng)造精神，增強團體的凝聚力和向心力。第八條 員工必須維護公司紀律，對任何違背公司章程和各項規(guī)章制度的行為，都要予以追究。第二章 員工守那么一、 遵紀守法，忠于職守，愛崗敬業(yè)。二、 維護公司聲譽，保護公司利益。三、 服從指導(dǎo)，關(guān)心下屬，團結(jié)互助。四、 保護公物，節(jié)儉節(jié)約，杜

14、絕浪費。五、 不斷學(xué)習(xí)，進步程度，精通業(yè)務(wù)。六、 積極進取，勇于開拓，務(wù)實創(chuàng)新。第三章 行政管理為完善公司的行政管理機制，建立標準化的行政管理，進步行政管理程度和工作效率，使公司各項行政工作有章可循，照章辦事，制定制度。文印管理規(guī)定一、文印人員按公司規(guī)定按時打印公司相關(guān)文件。二、公司制止私自打印個人資料以及一切與公司無關(guān)的資料。如有違背，根據(jù)情節(jié)輕重給予罰款處理。三、文印人員應(yīng)保護各種設(shè)備，節(jié)約用紙，降低消耗、費用。對種設(shè)備應(yīng)按標準要求操作、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時報請維修，以免影響工作。電腦管理規(guī)定一、辦公室人員遵守公司的保密規(guī)定，輸入電腦的信息屬公司機密，未經(jīng)批準不準向任何人提供、泄露。違者

15、視情節(jié)輕重給予處理。二、辦公室人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息，為指導(dǎo)和有關(guān)部門決策提供信息資料。( 采集、輸入信息以及時、準確、全面為原那么。)三、信息載體必須平安存放、保管，防止喪失或失效。任何人不得將信息載體帶出公司。四、辦公室人員應(yīng)保護各種設(shè)備，降低消耗、費用。對各種設(shè)備應(yīng)按標準要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時報請維修，以免影響工作。五、嚴禁工作期間上網(wǎng)聊天、看電影、玩游戲等做各種與工作無關(guān)事。如有違犯，發(fā)現(xiàn)一次按遲到一次處理，執(zhí)行遲到相關(guān)的罰款制度。六、電腦室設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員操作、使用。制止非專業(yè)人員操作、使用，否那么，造成設(shè)備損壞的應(yīng)照價賠償。辦公用品領(lǐng)用規(guī)定一、公司各部

16、門所需的辦公用，由辦公室統(tǒng)一購置，各部門按實際需要領(lǐng)用。二、各部門專用的表格，由各部門制度格式，由辦公室統(tǒng)一訂制。三、辦公室用品用能用于辦公，不得移作他用或私用。四、所有員工對辦公用品必須保護，節(jié)儉節(jié)約，杜絕浪費，制止貪污，努力降低消耗、費用。五、購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由辦公室主任審批，購置大宗、高級辦公用品，必須按財務(wù)管理規(guī)定報總經(jīng)理批準后始得購置。 使用規(guī)定一、公司 為辦公裝備，原那么上只得用于辦公。二、制止員工為私事打 。違者除補交 費外，給予罰款處理。確有急事者，應(yīng)先請示部門指導(dǎo)同意，并按規(guī)定交相應(yīng) 費。三、聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)時應(yīng)盡量控制通話時間，降低費用。第四章 人事管理為了進一

17、步完善人事管理制度，根據(jù)國家有關(guān)勞動人呈法規(guī)、政策及公司章程之規(guī)定，制定本制度。辦公室工作標準制度一、 總那么1.為了加強勞動紀律和工作秩序，特制定本制度。2.本制度包括考勤制度、 制度、行政辦公制度、衛(wèi)生制度。3.本制度使用于公司全體員工。二、 考勤制度1.公司上班時間為 冬季：7：4011：40，13：3017：30夏季：7：4011：40，14：0018：00(1) 公司除經(jīng)理外，均需在考勤之列。(2) 特殊員工不考勤須經(jīng)經(jīng)理批準。(1) 任何員工不得委托或代別人簽到。(2) 員工忘記簽到時，須說明情況，并留存說明記錄。4.考勤設(shè)置種類 (1) 遲到。比預(yù)定上班時間晚到。(2) 早退。比

18、預(yù)定下班時間早走。(3) 曠工。無故缺勤。(4) 請假。(請假需寫假條，請假一天由部門主管簽字，一天以上(不含一天)由經(jīng)理簽字)。(5) 外勤。全天在外辦事。(6) 出差。(7) 休班。5.遲到一次扣工資元，早退一次扣工資元，曠工一次日扣當日工資的兩倍，月礦工三日以上辭退處理。三、 制度1.本公司的 ，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用，不允許員工在公司內(nèi)打私人 。2.員工打 ，用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時間。3.員工接聽外線 的標準用語為：您好，公司等?？偟囊笫菢藴省⒑啙?、禮貌。4.公司不允許員工在公司掛私人長途 。員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途 ，視情節(jié)給予罰款。5 .員工接聽

19、外來公事 ，應(yīng)做好 記錄，并及時落實。四、 行政辦公制度為使公司企業(yè)管理及企業(yè)文化建立提升到一個新的層次，現(xiàn)制定以下辦公制度。1.本公司員工上班要帶配胸卡; 2.堅守工作崗位不要串崗;3.上班時間不要玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無關(guān)的事情;4.辦公桌上應(yīng)保持整潔并注意辦公室的安靜;5.不經(jīng)批準不得隨意上網(wǎng);6.打印材料要及時記錄;7.吸煙應(yīng)到衛(wèi)生間，否那么給予罰款;8.凡出遠勤達 1 天以上者，須先填報經(jīng)指導(dǎo)批準的出差證明單;9、因故臨時外出，必須請示部門主管;各部門全體外出，必須給綜合辦打招呼;10.不得將公司煙缸、茶杯、文具等公物帶回家私用;11.無工作需要不要進入經(jīng)理辦公室、財務(wù)室等。五

20、、 衛(wèi)生制度為創(chuàng)造一個舒適、優(yōu)美、整潔的工作環(huán)境，樹立公司的良好形象，制定本制度。1.每天上班后首先清掃環(huán)境衛(wèi)生和室內(nèi)衛(wèi)生，養(yǎng)成講衛(wèi)生、愛清潔的習(xí)慣。2.保持室內(nèi)清潔、潮濕、窗明幾凈，書籍、文件、資料擺放整齊;痰盂、紙簍干凈清潔，地面無碎紙、煙頭等雜物，確保良好舒適的工作衛(wèi)生環(huán)境。3.衛(wèi)生管理的范圍：公司各部門、廁所、花壇、綠地及走廊、門窗等 辦公場所及其設(shè)施的衛(wèi)生。4.衛(wèi)生清理的標準是：門窗(玻璃、窗臺、窗欞)上無浮塵;地面無污物、污水、浮土;四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網(wǎng)、浮塵;照明燈、電風(fēng)扇、空調(diào)上無浮塵;書櫥、鏡子上無浮塵、污跡，書櫥、檔案櫥內(nèi)各類書籍資料排列整齊，無灰塵，櫥頂無亂

21、堆亂放現(xiàn)象;辦公桌上無浮塵，物品擺放整齊，水具無茶銹、水垢;桌椅擺放端正，各類座套干凈整潔;微機、打印機等設(shè)備保養(yǎng)良好，無灰塵、浮土;廁所墻面、地面、便池清潔干凈，無雜物、無異味;花壇、綠地內(nèi)無雜草、雜物。5.每周集中進展一次大掃除，經(jīng)理等負責(zé)人將不定時的檢查衛(wèi)生工作。有以下情況之一的，當年不享受年休假：上年度考核不合格;當年事假累計超過 20 天;當年病假累計超過 30 天;當年病事假累計超過 40 天。如當年已經(jīng)享受年休假以后，其病事假假期超過上述條款期限的，那么下年度的年休假不再享受。三、上下班規(guī)定為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理工作，標準化、制度化、進步辦事效率，特

22、制定本規(guī)定?？偰敲矗?、進入辦公室必須著裝整潔。2、在辦公室自覺講普通話，制止喧嘩、說笑、打鬧，說粗話、臟話。3、保護辦公室的各項設(shè)施，隨時保持辦公室干凈、整潔、營造一個良好的工作環(huán)境。4、進步工作效率，保質(zhì)保量地按時完成各項工作任務(wù)。5、辦公室工作由辦公室人員全面負責(zé)，其他部門予以配合。6、本規(guī)定適用于全體辦公室工作人員。(一)、嚴格作息制度，辦公室工作人員要按規(guī)定時間上下班，不得無故遲到、早退、擅離任守。公司人員自覺遵守作息時間;工作時間制止一切娛樂活動。1、上班時間每周五個工作日，周六、周日休息，每天工作 8 小時，必要時自覺加班。2、上午工作時間段為 8：30-12：00 下午工作時間段為 13：00-17：303、遲到者，第一次扣元，第二次扣元，第三次元，依此類推扣除獎金;早退者，第一次扣元，第二次扣元，第三次扣元，依此類推扣除獎金。遲到、早退 1 個小時以上作曠工計。除有特殊原因外，遲到、早退不得臨時請假或調(diào)休。4、職工曠工：按天扣發(fā)根本工資，曠工1天全額扣除當月的獎金;曠工2天，扣發(fā)半年獎金;曠工 3 天及以上者，扣發(fā)全年獎金。同時根據(jù)詳細情況，給予曠工者紀律處分。5、提倡文明向上的業(yè)余活動，但要有節(jié)制，不可沉迷影響工作。(二)、考勤、衛(wèi)生、生活制度考勤1、建立考勤制度，實行不定時查崗，工作人員需到辦公