湖北省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范

1、湖北省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè) 規(guī)范鄂檔規(guī) 2011 6 號(hào)省檔案局關(guān)于印發(fā)湖北省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的通知各市、州、縣檔案局，省直各單位檔案部門：為適應(yīng)新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的需要， 推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理政策法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的貫徹落實(shí)， 提高全省機(jī)關(guān)檔案工作管理水平，更好地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，省檔案局對(duì)1999 年印發(fā)的湖北省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范和 2005 年印發(fā)的湖北省機(jī)關(guān)榮譽(yù)室建設(shè)指導(dǎo)意見進(jìn)行了修訂合并，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。執(zhí)行中的問題請(qǐng)報(bào)告我局檔案館室業(yè)務(wù)指導(dǎo)處。年七月二十二日湖北省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（ 1999 年 3 月印發(fā)， 2011 年 7 月修訂）為了適應(yīng)新

2、形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案工作的需要， 提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化水平，更好地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)， 根據(jù)中華人民共和國檔案法 、 機(jī)關(guān)檔案工作條例、 機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范、 湖北省檔案管理?xiàng)l例等規(guī)定， 結(jié)合湖北省機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際，制定本規(guī)范。一、檔案工作機(jī)構(gòu)與人員機(jī)關(guān)應(yīng)建立綜合檔案室， 配備檔案人員， 集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案。在行政中心（大樓）集中辦公的多個(gè)機(jī)關(guān)， 可以建立聯(lián)合檔案室性質(zhì)的檔案（文件）管理中心， 集中管理大樓內(nèi)多個(gè)機(jī)關(guān)的檔案。二、檔案工作主要任務(wù)（一） 貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策， 制定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作規(guī)章制度。（二）按照中華人民共和國檔案法和

3、湖北省檔案管理?xiàng)l例的規(guī)定，向同級(jí)檔案行政管理部門辦理檔案登記。（三） 集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案， 確保檔案的齊全、完整、安全。（四）運(yùn)用現(xiàn)代化手段，積極開發(fā)利用檔案信息資源， 為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。（五）按照中華人民共和國政府信息公開條例 及相關(guān)規(guī)定， 向同級(jí)國家綜合檔案館報(bào)送政府公開信息。按照 中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法 規(guī)定， 向同級(jí)國家綜合檔案館移交檔案資料。（六）對(duì)機(jī)關(guān)各部門文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作和系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。（七）完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。三、檔案用房及設(shè)施設(shè)備（一）檔案用房機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)置檔案庫房、 閱檔室和檔案員辦公室， 并實(shí)行三室分開。

4、 成立滿 20 年和實(shí)物檔案多的機(jī)關(guān)， 還應(yīng)建立實(shí)物檔案室。形成檔案特別多的機(jī)關(guān)， 應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)置檔案整理和信息化等技術(shù)工作用房。檔案用房應(yīng)相對(duì)集中， 不宜設(shè)在樓房的最高或最底層， 以利于檔案安全管理和防潮、 防漏。 安裝密集架的檔案庫房地面活荷載不應(yīng)小于12kN m 2 （ 1Kg 等比于 9.8N ） 。庫房應(yīng)安裝鐵門、鐵窗。實(shí)物檔案室是保管和展示本單位實(shí)物檔案的專門場(chǎng)所， 具有實(shí)物檔案保管和陳列雙重功能。（二）設(shè)施設(shè)備機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)配備密集架或鐵皮柜、防磁柜等標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具， 配置防火、 防盜報(bào)警系統(tǒng)及滅火器材等安全管理設(shè)施和除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、溫濕度記錄儀、計(jì)算機(jī)、掃描儀等基本設(shè)備。四、檔

5、案工作制度（一）本機(jī)關(guān)檔案工作制度1 、機(jī)關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表（簡稱機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度，格式見附件 1 ） 。分類方案按檔案門類結(jié)合機(jī)關(guān)檔案分類方法編制； 歸檔范圍應(yīng)涵蓋機(jī)關(guān)形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種門類和載體的文件材料； 保管期限應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定。各級(jí)直屬一級(jí)機(jī)關(guān)檔案 “三合一” 制度應(yīng)報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門審批；垂直管理機(jī)關(guān)檔案 “三合一” 制度應(yīng)報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門備案；二級(jí)以下單位檔案“三合一” 制度應(yīng)報(bào)送主管機(jī)關(guān)審批。2 、檔案管理制度。對(duì)本機(jī)關(guān)文件材料收集、整理、歸檔，檔案保管、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等作出規(guī)定。3 、檔案利用制度。對(duì)利用檔案的

6、權(quán)限、方式、要求、審批手續(xù)及利用登記、效果反饋等作出規(guī)定。（二）系統(tǒng)檔案工作制度對(duì)機(jī)關(guān)直屬單位和系統(tǒng)檔案工作的監(jiān)督管理和專業(yè)檔案管理工作作出規(guī)定。五、歸檔文件材料的收集（一）收集范圍反映本單位職能活動(dòng)、 歷史面貌、 單位和個(gè)人權(quán)益的各種門類和載體的文件材料均應(yīng)收集歸檔。同時(shí)收集與檔案有關(guān)的資料。文件材料具體收集范圍按經(jīng)過批準(zhǔn)的機(jī)關(guān)檔案 “三合一” 制度執(zhí)行。 實(shí)行無紙化辦公的機(jī)關(guān)， 應(yīng)做到電子文件與紙質(zhì)文件雙套制歸檔。屬于國家所有的檔案， 任何單位和個(gè)人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。國家禁止歸檔的文件材料，不得擅自歸檔。（二）歸檔時(shí)間機(jī)關(guān)文書文件材料于次年6 月底前歸檔。 基建文件材料于項(xiàng)目結(jié)束 （

7、竣工） 或中止后 3 個(gè)月內(nèi)歸檔。 設(shè)備隨機(jī)文件材料在開箱時(shí)歸檔， 安裝及維修文件材料在工作結(jié)束后歸檔。 會(huì)計(jì)文件材料由財(cái)務(wù)部門按年度整理歸檔， 在財(cái)務(wù)部門保存一年后向綜合檔案室移交。 專業(yè)文件材料一般隨辦隨歸或于次年上半年歸檔， 國家有特殊規(guī)定的按其規(guī)定執(zhí)行。 聲像材料、 電子文件、 實(shí)物等即時(shí)歸檔。（三）歸檔責(zé)任與要求文件材料由承辦部門負(fù)責(zé)收集、整理、 歸檔， 由承辦部門負(fù)責(zé)人簽字負(fù)責(zé)。歸檔文件材料應(yīng)齊全完整， 整理質(zhì)量應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、 規(guī)范的要求。移交檔案、資料應(yīng)填寫檔案交接文據(jù) （格式見附件 2 ） ；移交電子檔案應(yīng)填寫 歸檔電子文件移交、 接收檢驗(yàn)登記表 （格式見附件 3 ） 。六、

8、歸檔文件材料的整理歸檔文件材料的整理原則是： 遵循形成規(guī)律， 保持有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分保管期限，便于管理和利用。（一）全宗的設(shè)立具有獨(dú)立法人資格的立檔單位設(shè)立全宗。 內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不設(shè)立全宗。 派出性機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)設(shè)立全宗。 機(jī)關(guān)檔案全宗的具體設(shè)立與編號(hào)由同級(jí)檔案局（館）確定。全宗名稱用機(jī)構(gòu)全稱或規(guī)范化的簡稱。 聯(lián)合全宗應(yīng)并列列出單位名稱。鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、街道辦事處匯集全宗名稱直接用其行政區(qū)劃名稱。 機(jī)構(gòu)更名后的全宗名稱用當(dāng)前的機(jī)構(gòu)名稱， 變更前名稱在全宗介紹和整理說明中說明。（二）文書文件材料的整理2000年以前形成的文書文件材料，按文書檔案案卷格式（ GB/T 9705 ）的規(guī)定，立卷整理。2001年以后形成

9、的文書文件材料，按歸檔文件整理規(guī)則（ DA/ T 22 ）和湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則 （鄂檔規(guī) 2011 7 號(hào)）的規(guī)定, 以件為單位整理。通過分件、裝訂、分類、劃分保管期限、排列、編號(hào)（檔號(hào)編制方法見附件 4 ） 、編目、裝盒、排架等步驟完成整理工作。（三）科技文件材料的整理 7 科技管理性文件材料歸入文書檔案。料遵照科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求科技項(xiàng)目形成的文件材（ GB/T 11822 ）的規(guī)定，按項(xiàng)目集中、賦予代號(hào)、立卷整理。通過分類、組卷、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒等步驟完成整理工作。1 、基建文件材料整理?；ㄎ募牧蠀⒄諊抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 （ DA/

10、T 28 ）的規(guī)定整理。基建項(xiàng)目多的單位， 應(yīng)按項(xiàng)目性質(zhì)或用途對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類； 項(xiàng)目少的單位可不對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類。 基建檔案應(yīng)按項(xiàng)目歸檔順序編制項(xiàng)目代號(hào)。 同一項(xiàng)目的文件材料一般可按項(xiàng)目前期、 設(shè)計(jì)、 施工、監(jiān)理、 竣工、 驗(yàn)收、 組織管理及運(yùn)行與維護(hù)等建設(shè)管理流程組卷、排列。項(xiàng)目復(fù)雜的，可在項(xiàng)目內(nèi)按單項(xiàng)工程分類整理。技術(shù)圖紙按專業(yè)組卷， 按圖紙編號(hào)排列卷內(nèi)文件， 在圖紙圖標(biāo)附近空白處加蓋檔號(hào)章； 其它文件材料在每份文件材料首頁上方空白處蓋檔號(hào)章。 文件材料采用整卷裝訂或單件裝訂方式。 編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄（格式見附件 5 ） 。2 、設(shè)備儀器文件材料整理。設(shè)備儀器（以下簡稱“設(shè)備” ）多的單

11、位， 應(yīng)按設(shè)備用途對(duì)設(shè)備進(jìn)行分類； 設(shè)備少的單位可不對(duì)設(shè)備進(jìn)行分類。設(shè)備檔案按臺(tái)（套）集中，按歸檔順序編制設(shè)備代號(hào)。同一臺(tái)（套）設(shè)備的文件材料一般可按立項(xiàng)審批、采購、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)等階段組卷、排列。3 、科研文件材料整理。科研文件材料按照科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范 （ DA/T 2 ） 的規(guī)定整理。 科研項(xiàng)目多的單位，應(yīng)按科研性質(zhì)對(duì)課題進(jìn)行分類； 科研項(xiàng)目少的單位可不對(duì)課題進(jìn)行分類?？蒲袡n案按課題集中，按歸檔順序編制課題代號(hào)。 同一科研項(xiàng)目的文件材料一般按課題立項(xiàng)、研究方案、 研究試驗(yàn)、 總結(jié)鑒定、 成果申報(bào)、 推廣應(yīng)用、 組織協(xié)調(diào)等科研流程組卷、 排列。（四）會(huì)計(jì)文件材料的整

12、理財(cái)務(wù)管理性文件歸入文書檔案。 會(huì)計(jì)核算材料按 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 、 會(huì)計(jì)檔案案卷格式 （ DA/T 39 ）等規(guī)定整理。會(huì)計(jì)文件材料分為憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他四類， 立卷整理。 憑證按會(huì)計(jì)科目、 性質(zhì)結(jié)合時(shí)間組卷； 賬簿一般一本一卷；財(cái)務(wù)報(bào)告中的年度與月度報(bào)告分別組卷；其他類材料一種一卷。卷內(nèi)材料編頁號(hào)。 案卷按類型時(shí)間順序排列， 一般編制跨年度大流水案卷號(hào)， 案卷數(shù)量特別多的單位可分年度編制小流水案卷號(hào)。（五）聲像材料的整理照片、錄音、錄像材料分別整理。通過分類、裝盒、排列、編號(hào)、編目等步驟完成整理工作。4 、照片的整理。照片檔案按湖北省照片檔案規(guī)范管理指導(dǎo)意見 （鄂檔規(guī) 2011 2

13、 號(hào)）的規(guī)定整理。5 、錄音錄像的整理。錄音、錄像帶分別整理。一般按“保管期限年度問題”分類。 “問題”可分為會(huì)議、視察檢查、其他活動(dòng)等。錄音、錄像檔案少的單位可不設(shè)“問題”類。保管期限參照文書檔案確定。錄音、錄像檔案以件（盤、盒）為單位在保管期限內(nèi)編制大流水檔號(hào)，編制聲像檔案目錄。模擬錄音、錄像文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為數(shù)碼文件保存。（六）電子文件材料的整理電子文件按電子文件歸檔與管理規(guī)范 （ GB/T 18894 ）的規(guī)定整理。 電子文本文件應(yīng)按國家規(guī)定的通用格式存儲(chǔ)。 歸檔電子文件應(yīng)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)。電子文件可采用在線或離線方式歸檔。 離線備份介質(zhì)按載體類型分類，按年度排列、編號(hào)，編制目

14、錄。離線備份介質(zhì)應(yīng)編制標(biāo)簽，注明存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的對(duì)象、 內(nèi)容、 時(shí)間、數(shù)據(jù)庫名稱、文件格式和軟硬件應(yīng)用環(huán)境等元數(shù)據(jù)。（七）實(shí)物的整理實(shí)物分為獎(jiǎng)品、印章、字畫、贈(zèng)品和其他類，按形成或針對(duì)年度順序排列、編號(hào)，編制實(shí)物檔案保管單位目錄。（八）專業(yè)文件材料的整理專業(yè)文件材料一般按專業(yè)性質(zhì)分類， 以項(xiàng)目為單位組卷， 以件為單位排列、 編號(hào)， 編制案卷目錄。 國家有專門規(guī)定的按其規(guī)定。按管理對(duì)象建立的專業(yè)檔案，一般按照一人（戶、案件等）一檔、一檔一號(hào)的原則立卷整理。機(jī)關(guān)編輯的圖書和期刊等按書刊名稱組卷。 卷內(nèi)文件材料按印刷本在前， 定稿在后的順序排列。 編制卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄。七、檔案的保管（一）防護(hù)措施。

15、庫房應(yīng)采取防火、防盜、防高溫、防潮、9防水、 防塵、 防紫外線、 防有害生物等管理措施， 保持清潔衛(wèi)生，禁放雜物。磁性載體檔案應(yīng)采取防磁措施。（二）柜架及檔案排列。檔案柜架與窗戶垂直排放。 檔案應(yīng)分門別類，按從上至下，從左至右的順序排列。永久、長期或30 年保管期限的檔案可接續(xù)排列；短期或 10 年保管期限的檔案宜單獨(dú)排列。檔案柜架標(biāo)簽（格式見附件 6 ）應(yīng)標(biāo)明檔案門類及類別、起止年度、保管期限等。（三） 溫濕度控制。庫房應(yīng)做好溫濕度控制和記錄 （格式見附件 7 ，檔案數(shù)量多的單位宜采用自動(dòng)周記儀）工作。庫房溫度應(yīng)控制在 14 -24 之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60% 之間。溫濕度記錄保存

16、2 年。（四）定期檢查。室藏檔案應(yīng)每年進(jìn)行一次全面清點(diǎn)檢查。檔案人員調(diào)整時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)交接。（五）建立全宗卷。機(jī)關(guān)應(yīng)按全宗卷規(guī)范（ DA/T 12 ）的規(guī)定建立全宗卷。 存放全宗介紹、 組織沿革和檔案管理過程中形成的各種備查文件材料。八、檔案的移交（一）移交期限。省直及市、州直機(jī)關(guān)自形成之日起滿20年的永久、長期或 30 年保管期限的檔案向同級(jí)國家綜合檔案館移交；縣（市、區(qū)）直及鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處機(jī)關(guān)自形成之日起滿10 年的永久、長期或 30 年保管期限的檔案向縣（市、區(qū)）級(jí)國家綜合檔案館移交。 國家另有規(guī)定的從其規(guī)定。 撤銷單位應(yīng)及時(shí)將全部檔案向同級(jí)國家綜合檔案館或接續(xù)其職能的機(jī)關(guān)移交。

17、個(gè)別單位利用和變更頻繁的專業(yè)檔案， 經(jīng)省以上檔案行政管理部門同意可以延期移交。 立檔單位因保管條件不善， 可能導(dǎo)致檔案損毀的，經(jīng)檔案館同意，可以提前向檔案館移交檔案。（二）移交要求。移交檔案的整理質(zhì)量應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定；紙質(zhì)檔案和相關(guān)目錄及資料同時(shí)移交； 電子檔案按國家規(guī)定和檔案行政管理部門的統(tǒng)一要求移交； 涉密檔案在移交前應(yīng)進(jìn)行解密鑒定；移交目錄的份數(shù)按當(dāng)?shù)貦n案局（館）的規(guī)定執(zhí)行。向檔案館移交的檔案應(yīng)接受檔案館的檢查（檢測(cè)） 驗(yàn)收。移交時(shí)應(yīng)填寫交接文據(jù)，辦理交接手續(xù)。九、檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定及銷毀（一）檔案統(tǒng)計(jì)。機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)按規(guī)定填報(bào) 全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào) 及檔案行政管理部門和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門要求

18、上報(bào)的檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)表，建立本機(jī)關(guān)檔案收進(jìn)移出、鑒定銷毀、 利用和數(shù)字化等情況的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。（二）檔案鑒定。劃分檔案保管期限鑒定， 由檔案整理人員按經(jīng)批準(zhǔn)的本機(jī)關(guān)檔案 “三合一” 制度執(zhí)行， 由辦公室主任審定；保管到期檔案的存毀鑒定，應(yīng)組織鑒定小組， 制定工作方案， 按國家有關(guān)規(guī)定， 采取逐件審查檔案原文的方式定期集中進(jìn)行， 由機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)審批； 檔案解密鑒定按照國家保密局和國家檔案局制定的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案銷毀。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案， 由鑒定小組編制書面鑒定報(bào)告和檔案銷毀清冊(cè)（格式見附件 8 ） ，經(jīng)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)審批后， 指定 2 人監(jiān)銷。 銷毀檔案應(yīng)采取不可逆的方式銷毀檔案載體。檔案銷毀

19、清冊(cè)永久保存。機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)報(bào)請(qǐng)同級(jí)財(cái)政和審計(jì)部門派人監(jiān)銷。 保管到期但涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)和其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀。十、檔案的開發(fā)利用（一）檢索工具機(jī)關(guān)應(yīng)編制文書檔案歸檔文件目錄，科技、會(huì)計(jì)、聲像、電子、實(shí)物、專業(yè)檔案案卷（保管單位）目錄。（二）檔案利用機(jī)關(guān)保管的檔案應(yīng)積極為本機(jī)關(guān)和上級(jí)機(jī)關(guān)提供利用服務(wù)。涉及社會(huì)管理和民生的檔案應(yīng)按 中華人民共和國政府信息公開條例的規(guī)定，對(duì)公民、法人和其他組織提供利用。機(jī)關(guān)工作人員利用涉密檔案或?qū)n案借出檔案室，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。對(duì)外提供利用檔案，須經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用檔案應(yīng)填寫利用檔案登記表， 并及時(shí)反饋利用效果 （檔案利用及效果登記表格

20、式見附件 9 ） 。機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)定期編印檔案利用效益匯編，向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送。機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)工作需要， 編制發(fā)文匯集、 專題匯集、 全宗介紹、組織沿革、大事記、主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編等資料。十一、檔案信息化管理（1） 機(jī)關(guān)應(yīng)配備檔案工作專用計(jì)算機(jī)， 使用符合國家檔案局制發(fā)的檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定 的管理軟件，辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)具有文件歸檔功能， 為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理創(chuàng)造條件。 機(jī)關(guān)檔案工作人員應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件操作技能。（2） 機(jī)關(guān)室藏全部檔案應(yīng)建立文件級(jí)電子目錄數(shù)據(jù)庫， 主要業(yè)務(wù)檔案應(yīng)建立專題數(shù)據(jù)庫， 文書和主要業(yè)務(wù)檔案應(yīng)建立全文數(shù)據(jù)庫。（3） 文書檔案數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)及

21、數(shù)據(jù)質(zhì)量應(yīng)符合 湖北省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則 的要求。 分批建立的檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)進(jìn)行合庫處理，形成可以統(tǒng)一提供利用的綜合數(shù)據(jù)庫。電子檔案（文件）數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行安全備份。離線備份應(yīng)采用檔案行政管理部門認(rèn)可的一次寫光盤和移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)。 嚴(yán)禁使用軟磁盤和 U 盤備份數(shù)據(jù)。（4） 機(jī)關(guān)應(yīng)創(chuàng)造條件， 通過授權(quán)訪問方式逐步實(shí)行內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化檔案利用服務(wù)。機(jī)關(guān)內(nèi)部網(wǎng)上利用檔案應(yīng)符合保密工作規(guī)定。 機(jī)關(guān)網(wǎng)站或網(wǎng)頁上應(yīng)按 中華人民共和國政府信息公開條例規(guī)定公布政府公開信息目錄及全文。十二、附則本規(guī)范適用于全省各級(jí)機(jī)關(guān)、 團(tuán)體、 具有行政管理職能的事業(yè)單位、文化事業(yè)單位及其他組織。本規(guī)范自印發(fā)之日起施行，

22、1999 年制定的湖北省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 （鄂檔 1999 30 號(hào)）和 2005 年制發(fā)的湖北省機(jī)關(guān)榮譽(yù)室建設(shè)指導(dǎo)意見 （鄂檔 2005 16 號(hào)）同時(shí)廢止。 湖北省檔案局以前發(fā)布的業(yè)務(wù)規(guī)定， 與本規(guī)范不一致的，以本規(guī)范為準(zhǔn)。本規(guī)范由湖北省檔案局負(fù)責(zé)解釋。附件： 1. 機(jī)關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表格式2. 檔案交接文據(jù)格式3. 歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表格式4. 機(jī)關(guān)檔案檔號(hào)編制方法5. 檔案目錄格式6. 檔案柜架標(biāo)簽格式7. 檔案庫房溫濕度測(cè)記表格式8. 檔案銷毀清冊(cè)格式9. 檔案利用及效果登記表格式 15 附件1:機(jī)關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表格式XX機(jī)關(guān)

23、檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表分類方案歸檔范圍保管 期限門類類別文書 文件 材料W黨組（黨委）永久10年30年機(jī)關(guān)黨委 （黨群類）永久30年10年辦公室 （綜合類）永久永久30年業(yè)務(wù)一處（業(yè)務(wù)一類）科技 文件 材料K基建Kj永久長期設(shè)備Ks永久長期科研Kk永久長期會(huì)計(jì) 文件 材料KJ憑證KJp15年賬簿KJz務(wù)報(bào)告KJb分類方案歸檔范圍保管 期限門類類別其他KJq聲像 材料S照片Sz永久30年10年次首市Sy錄像帶Sx電子 文件 材料D磁盤Dc按載體 內(nèi)文件 的最高 保管期 限確定光盤Dg磁帶Dd實(shí)物SW獎(jiǎng)品SWj印章SWy1、發(fā)文印章、法人印章及辦事機(jī)構(gòu)印章2、其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)印章、業(yè)務(wù)工作

24、印章永久15年字畫SWz贈(zèng)品 SWp其他SWq專業(yè) 文件 材料Z專業(yè)1Z1Z2出版物Zc注：“業(yè)務(wù)一處”、“業(yè)務(wù)一類”、“專業(yè)1”等為示例性表述，各機(jī)關(guān)填寫 實(shí)際分類名稱?！皺C(jī)關(guān)黨委” 一般排在業(yè)務(wù)部門后。17附件2 :檔案交接文據(jù)格式檔案交接文據(jù)移 出 單位 名稱接收 單位名 稱父接 性質(zhì)檔案 所 屬年 度檔案類 別數(shù)量檢索、參 考工具永久 （卷 、件）長期 最 30年 （卷 、件）短期 最 10年 （卷 、件）其他（卷、祥）力 h P b)回 忙史（ 長種類數(shù)里合計(jì)移出 說明#接收 意見移出-冬 布 年萬單位（印章）斤導(dǎo)人：人:號(hào)出日期：1日接收單位（印章）領(lǐng)導(dǎo)人：經(jīng)辦人：接收日期：年月

25、日附件3:歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表格式歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表檢驗(yàn)項(xiàng)目單位名稱移交單位：接收單位：載體外觀檢驗(yàn)y黃毒檢驗(yàn)真實(shí)性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)有效性檢驗(yàn)技術(shù)方法與相關(guān)軟件 說明登記表、軟件、說明資 料檢驗(yàn)填表人（簽名）年 月日年 月日審核人（簽名）年 月日年 月日單位（印章）年 月日年 月日注：各檢驗(yàn)項(xiàng)經(jīng)檢驗(yàn)合格后，填寫“合格”。一項(xiàng)不合格者，須重新復(fù)制 21 附件 4 ：機(jī)關(guān)檔案檔號(hào)編制方法文書、科技、專業(yè)、照片檔案的檔號(hào)由 4 部分組成；錄音、錄像、 電子、 實(shí)物檔案的檔號(hào)由 3 部分組成， 各部分中間用 “”分隔。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循唯一性、層次性、助記性、穩(wěn)定性的原則。文書檔

26、案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)有兩種，立卷整理的檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)頁（件）號(hào)；以件為單位整理的檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)門類及年度號(hào)類別及保管期限號(hào)件號(hào)?？萍紮n案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)分類及項(xiàng)目號(hào)案卷號(hào)件（頁）號(hào)。專業(yè)檔案、 會(huì)計(jì)檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為： 全宗號(hào)分類 （及目錄）號(hào)案卷號(hào)（頁號(hào)或件號(hào)） 。照片檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)分類及保管期限號(hào)冊(cè)號(hào)張?zhí)?。錄音、錄像、電子、?shí)物檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)分類號(hào)盤（件）號(hào)。全宗號(hào)填寫本級(jí)國家綜合檔案館賦予的立檔單位編號(hào)。 分類號(hào)用拼音字母編制，其中，門類號(hào)用大寫字母，類別號(hào)用小寫字母。機(jī)構(gòu)（問題）類別用漢字標(biāo)識(shí)。目錄號(hào)、項(xiàng)目（設(shè)備）號(hào)、年度、案卷號(hào)、件（盤、頁）

27、號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字編制。各類檔案的檔號(hào)編制方法舉例如下：1、文書檔案（以件為單位整理）1-W2010-辦公室 y-11件號(hào)類別及保管期限號(hào)（辦公室，永久）門類及年度號(hào)（文書檔案，2010年）全宗號(hào)2、科技檔案1-Kj1-2-1I 二件（頁）號(hào)七省官分類及項(xiàng)目號(hào)（基建檔案，第1項(xiàng)）全宗號(hào)3、會(huì)計(jì)檔案23-KJp1-2分類及目錄號(hào)會(huì)計(jì)憑證，1號(hào)目錄）全宗號(hào)4、照片檔案照片檔案，永久）5、錄音、錄像檔案34-Sx-21盤（件）號(hào)分類號(hào)（錄像檔案）全宗號(hào)6、電子檔案載體34-Dg-1I I盤號(hào)分類號(hào)（電子檔案，光盤）1全宗號(hào)7、實(shí)物檔案34-SWj-21件號(hào)分類號(hào)（實(shí)物檔案，獎(jiǎng)品）全宗號(hào)8、其它專業(yè)檔案 34-ZC-2-1I L件號(hào)案卷號(hào)1分類號(hào)（專業(yè)檔案，出版物）全宗號(hào)25檔案目錄格式、文書檔案目錄格式歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注、科技檔案目錄格式卷內(nèi)目錄檔號(hào):序號(hào)文件 編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁 數(shù)備注科技檔案案卷目錄序號(hào)案卷題名總頁數(shù)保管 期限備 注三、會(huì)計(jì)檔案目錄格式卷內(nèi)目錄順序號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁號(hào)備 注會(huì)計(jì)檔案案卷目錄案 卷 號(hào)類別題名起止時(shí)間保管 期限卷內(nèi) 張數(shù)憑單 起止 號(hào)備 注月月 年年 自至注：A4