芻議ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)監(jiān)控職能

1、芻議ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)監(jiān)控職能內(nèi)容摘要:隨著全球化、信息化經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來,企業(yè)內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了根本的變化,國內(nèi)許多大型企業(yè)為了盡快提高管理水平,與國際接軌,適應(yīng)國際化戰(zhàn)略的需要,紛紛建成了ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)給企業(yè)帶來了全新的管理理念與方法,使傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作面臨許多新的變化。筆者就如何發(fā)揮ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)的監(jiān)控職能進(jìn)行探討。 關(guān)鍵詞:ERP系統(tǒng) 理念 特點(diǎn) ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)監(jiān)控 所謂ERP系統(tǒng)的管理理念與特點(diǎn) ERP(Enterprise Resources Planning“企業(yè)資源計(jì)劃”),是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計(jì)算機(jī)硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)

2、運(yùn)用信息技術(shù)將企業(yè)的資金流、物資流、信息流進(jìn)行有效的集成,使其協(xié)調(diào)運(yùn)作,從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)工作績(jī)效的最優(yōu)化,其核心的管理理念就是實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理。它體現(xiàn)以下幾個(gè)方面的特點(diǎn): (一)一體化管理的特點(diǎn) 在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中,采購、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、人力資源等幾個(gè)關(guān)鍵的企業(yè)行為相對(duì)獨(dú)立,各有各的管理方式與系統(tǒng),相互之間的信息用人工的方式進(jìn)行傳遞,這就造成了信息的重復(fù)處理,甚至人為造成信息的不一致性,降低了效率,浪費(fèi)了資源。而ERP系統(tǒng)提供了一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái),有效整合了企業(yè)行為中的各環(huán)節(jié),其信息的傳遞是線性的,從訂單到利潤的實(shí)現(xiàn),形成了一體化管理,從而有效地調(diào)動(dòng)了企業(yè)資源,提高了管理效率。 (

3、二)適應(yīng)企業(yè)多種生產(chǎn)方式的特點(diǎn) 企業(yè)的生產(chǎn)方式是多種多樣、富有個(gè)性的。一套好的管理軟件不僅體現(xiàn)先進(jìn)的管理理念,還能適應(yīng)企業(yè)多種生產(chǎn)方式,引導(dǎo)企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)變化。ERP系統(tǒng)支持對(duì)混合型生產(chǎn)方式的管理,其管理思想主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:其一是“精益生產(chǎn)”的思想。即企業(yè)按大批量生產(chǎn)方式組織常規(guī)生產(chǎn),通過流程再造,消除不合理的環(huán)節(jié),提高企業(yè)常規(guī)生產(chǎn)效益;其二是“敏捷制造”的思想。是指特定情況下非常規(guī)生產(chǎn),通過特定的流程,有效調(diào)集企業(yè)資源,體現(xiàn)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)速度。 (三)充分體現(xiàn)了事先計(jì)劃與事中控制的特點(diǎn) ERP系統(tǒng)通過一體化管理,使企業(yè)管理者能實(shí)時(shí)了解生產(chǎn)各環(huán)節(jié)資源使用情況,通過計(jì)劃管理進(jìn)行事先計(jì)劃與事中

4、控制。系統(tǒng)中的計(jì)劃體系主要包括生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、能力計(jì)劃、采購計(jì)劃、銷售執(zhí)行計(jì)劃、利潤計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和人才交流計(jì)劃等,這些計(jì)劃功能與價(jià)值控制功能已完全集成到整個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中,并通過定義事務(wù)處理相關(guān)的會(huì)計(jì)核算科目與核算方式,在事務(wù)處理發(fā)生的同時(shí)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算分錄,保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性,從而實(shí)現(xiàn)了可根據(jù)財(cái)務(wù)資金現(xiàn)狀,追溯資金的來龍去脈,并進(jìn)一步追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng),改變了資金信息滯后于物料信息的狀況,便于實(shí)現(xiàn)事中控制和實(shí)時(shí)做出決策。 (四) 強(qiáng)調(diào)管理環(huán)節(jié)中協(xié)調(diào)作用的特點(diǎn) ERP系統(tǒng)的計(jì)劃、事務(wù)處理、控制與決策等功能都是在整個(gè)供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實(shí)現(xiàn)的,它要求在每

5、個(gè)流程業(yè)務(wù)處理過程中最大限度地發(fā)揮每個(gè)人的工作潛能與責(zé)任心,流程與流程之間則強(qiáng)調(diào)人與人之間的合作精神,以便在有機(jī)組織中充分發(fā)揮每個(gè)人的主觀能動(dòng)性與潛能,進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理中信息的橫向傳遞,減少信息傳遞的中間環(huán)節(jié),使企業(yè)管理由層層管理的“高聳式”組織結(jié)構(gòu)向管理者直接面對(duì)作業(yè)層的“扁平式”組織機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變,提高企業(yè)對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化的響應(yīng)速度。 ERP系統(tǒng)給企業(yè)財(cái)務(wù)工作帶來的變化 在ERP系統(tǒng)中,財(cái)務(wù)管理是核心環(huán)節(jié),企業(yè)所有環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息最終都要通過財(cái)務(wù)管理進(jìn)行集成,企業(yè)經(jīng)營的成果也在這個(gè)環(huán)節(jié)體現(xiàn),ERP系統(tǒng)賦予財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)以更多的管理與監(jiān)督的職能。 (一)對(duì)于財(cái)務(wù)憑證的處理 在ERP系統(tǒng)中,企業(yè)財(cái)務(wù)信

6、息的來源發(fā)生了變化,由于各業(yè)務(wù)模塊分散在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,比如采購模塊由采購部門使用,庫存模塊由倉儲(chǔ)部門使用,銷售模塊由銷售部門使用,而總賬、往來賬模塊則由財(cái)務(wù)部門使用,各模塊使用者通過一種環(huán)環(huán)相扣的方式形成最終的集成信息,而一些財(cái)務(wù)信息在業(yè)務(wù)操作時(shí)就已形成。比如在采購流程中,發(fā)出訂單時(shí)不產(chǎn)生會(huì)計(jì)信息,驗(yàn)收入庫時(shí)則通過對(duì)采購信息的匹配自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)成本會(huì)計(jì)分錄。在傳統(tǒng)信息處理方式下,要等到材料入庫、驗(yàn)收、財(cái)務(wù)部門核對(duì)供應(yīng)商發(fā)票并登錄賬薄后才能了解材料的進(jìn)、出、存等情況,而在ERP系統(tǒng)處理中,每一個(gè)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的處理都有相應(yīng)的信息形成,并可以隨時(shí)檢索使用。傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)信息處理系統(tǒng),無論是一級(jí)核算還是二級(jí)

7、核算模式,最終的財(cái)務(wù)信息、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)分錄等都是由財(cái)務(wù)部門制作;而在ERP處理背景下,財(cái)務(wù)信息的來源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸,財(cái)務(wù)部門所做的工作是保證業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性,并進(jìn)行修訂。 (二)ERP系統(tǒng)中的計(jì)劃系統(tǒng)給全面預(yù)算管理提供了業(yè)務(wù)平臺(tái) 預(yù)算作為管理層設(shè)定的對(duì)未來一個(gè)時(shí)期戰(zhàn)略規(guī)劃的數(shù)量表述,可以促使計(jì)劃的編制和執(zhí)行,促進(jìn)組織內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào),是保證企業(yè)沿著正確方向運(yùn)行的重要手段。ERP系統(tǒng)中有完整的計(jì)劃體系,而且這些計(jì)劃功能與價(jià)值控制已完全集成在整個(gè)系統(tǒng)中,系統(tǒng)對(duì)計(jì)劃執(zhí)行費(fèi)用的預(yù)測(cè)與控制,為企業(yè)實(shí)行全面預(yù)算管理提供了依據(jù)。 (三)ERP系統(tǒng)的流程化管理給財(cái)務(wù)的監(jiān)督功能的有效發(fā)揮提供了可能

8、 ERP系統(tǒng)中的一體化管理方式使得財(cái)務(wù)信息的來源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸,財(cái)務(wù)部門所做的工作是保證業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性,財(cái)務(wù)人員可利用ERP系統(tǒng)及時(shí)抽取企業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)運(yùn)行數(shù)據(jù)。這就給財(cái)務(wù)監(jiān)督工作向事前和過程控制轉(zhuǎn)變提供了可能,例如生產(chǎn)計(jì)劃的總量控制、項(xiàng)目管理的預(yù)算控制、采購環(huán)節(jié)的價(jià)格監(jiān)督和使用環(huán)節(jié)的資金來源控制等等。 充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)監(jiān)督的作用 (一)建立企業(yè)完善的全面預(yù)算管理體系 全面預(yù)算管理是將企業(yè)的決策目標(biāo)及其資源配置以預(yù)算的方式加以量化,并使之得以實(shí)現(xiàn)的企業(yè)內(nèi)部管理活動(dòng)或過程的總稱。全面預(yù)算反映的是企業(yè)未來某一特定期間(一般不超過一年或一個(gè)經(jīng)營周期)的全部生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)的財(cái)務(wù)計(jì)劃。

9、實(shí)施企業(yè)全面預(yù)算管理,是把企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行看成一個(gè)整體,以企業(yè)的目標(biāo)利潤為主線,使整個(gè)預(yù)算管理活動(dòng)圍繞目標(biāo)利潤展開,通過“分散權(quán)責(zé),集中監(jiān)督”來有效配置企業(yè)資源,提高生產(chǎn)效率,實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。 實(shí)施全面預(yù)算管理,促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部各部門間的合作與交流,減少了相互間的沖突與矛盾,也促進(jìn)了企業(yè)計(jì)劃工作的開展與完善,降低了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),預(yù)算為業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)提供了標(biāo)準(zhǔn),便于對(duì)各部門實(shí)施量化的業(yè)績(jī)考核和獎(jiǎng)懲,也方便了對(duì)員工的激勵(lì)與控制。 在ERP系統(tǒng)中,企業(yè)預(yù)算管理是企業(yè)資源配置的體現(xiàn),是企業(yè)人行為流程管理的主線,也是進(jìn)行過程監(jiān)督的主要依據(jù)。建立企業(yè)全面預(yù)算管理體系,應(yīng)以企業(yè)整體為目標(biāo),全面剖析企業(yè)

10、資金流,對(duì)企業(yè)資金來源、使用方向等進(jìn)行合理的分解與歸并。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況建立企業(yè)資金管理的“WBS”(是英文Work Breakdown Structure的縮寫,中文的意思是“工作分解結(jié)構(gòu)”),進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理,使企業(yè)全面預(yù)算管理真正發(fā)揮控制與監(jiān)督的作用。以預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確率為抓手,能預(yù)控企業(yè)的經(jīng)營行為,降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。 (二)根據(jù)ERP系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)工作的過程重組與再造 ERP系統(tǒng)的實(shí)施,使財(cái)務(wù)信息的來源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸,減少了財(cái)務(wù)人員直接處理憑征的業(yè)務(wù)量。而保證會(huì)計(jì)及其他信息的及時(shí)性、完整性,減少誤操作對(duì)信息造成的不良影響成為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的一項(xiàng)新的工作。財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作重點(diǎn),對(duì)傳統(tǒng)的

11、工作模式進(jìn)行再造,明確新的工程流程和業(yè)務(wù)控制點(diǎn),規(guī)范資金、物資需求的申報(bào)等。充分利用系統(tǒng)提供的信息,對(duì)企業(yè)經(jīng)營過程各階段上傳的信息進(jìn)行加工分析,及時(shí)對(duì)企業(yè)經(jīng)營過程中物流與資金流進(jìn)行控制與反映。 (三)規(guī)范企業(yè)信息來源并確保信息的正確、有效 數(shù)據(jù)管理是ERP系統(tǒng)能否發(fā)揮其效率的關(guān)鍵,作為ERP系統(tǒng)核心環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)對(duì)數(shù)據(jù)的要求更為嚴(yán)格。在傳統(tǒng)管理中,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理是財(cái)務(wù)部門份內(nèi)的事,而在ERP系統(tǒng)中全過程的數(shù)據(jù)都可能對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理產(chǎn)生影響。為了確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的正確、有效,應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督與控制:利用預(yù)算管理對(duì)企業(yè)的資金流動(dòng)進(jìn)行合理分類,利用財(cái)務(wù)憑證對(duì)數(shù)據(jù)的有效性進(jìn)行核對(duì)和對(duì)物資的采購與領(lǐng)用

12、進(jìn)行規(guī)范,利用企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表對(duì)企業(yè)經(jīng)營效率、企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況進(jìn)行反映,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)管理全過程進(jìn)行監(jiān)督與控制。 (四)利用ERP系統(tǒng)建立企業(yè)動(dòng)態(tài)績(jī)效監(jiān)控系統(tǒng) ERP的應(yīng)用,為企業(yè)提供了豐富的管理信息。如何用好這些信息并在企業(yè)管理和決策過程中真正起到作用,是衡量ERP應(yīng)用成功的一個(gè)標(biāo)志。在ERP系統(tǒng)完全投入實(shí)際運(yùn)行后,企業(yè)應(yīng)根據(jù)管理需要,利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源設(shè)計(jì)出一套動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理績(jī)效變化的報(bào)表體系,以及時(shí)反饋和糾正管理中存在的問題。這項(xiàng)工作,一般是在ERP系統(tǒng)實(shí)施完成后由企業(yè)設(shè)計(jì)完成。利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源建立起自己的績(jī)效監(jiān)控系統(tǒng),不僅為企業(yè)管理和決策提供數(shù)據(jù)支持,同時(shí)也能監(jiān)督、完善ER

13、P系統(tǒng)的規(guī)范運(yùn)行。 總之,ERP系統(tǒng)充分體現(xiàn)了先進(jìn)的現(xiàn)代管理理念,是一套規(guī)范的、有效的企業(yè)管理工具,它的有效運(yùn)轉(zhuǎn)將給企業(yè)帶來無法估量的效益。處于系統(tǒng)核心環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)部門,其職能的有效發(fā)揮將對(duì)系統(tǒng)的成功實(shí)施起著舉足輕重的作用?？傊?ERP系統(tǒng)充分體現(xiàn)了先進(jìn)的現(xiàn)代管理理念,是一套規(guī)范的、有效的企業(yè)管理工具,它的有效運(yùn)轉(zhuǎn)將給企業(yè)帶來無法估量的效益。處于系統(tǒng)核心環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)部門,其職能的有效發(fā)揮將對(duì)系統(tǒng)的成功實(shí)施起著舉足輕重的作用?？傊?ERP系統(tǒng)充分體現(xiàn)了先進(jìn)的現(xiàn)代管理理念,是一套規(guī)范的、有效的企業(yè)管理工具,它的有效運(yùn)轉(zhuǎn)將給企業(yè)帶來無法估量的效益。處于系統(tǒng)核心環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)部門,其職能的有效發(fā)揮將對(duì)系統(tǒng)的成功實(shí)施起著舉足輕重的