公司業(yè)務(wù)檔案管理(doc 6頁)

1、時間發(fā)布時間執(zhí)行時間備注制定1998-101999-1-1事務(wù)所脫鉤改制第一次修訂2006-122007-1-1新審計準則實施第二次修訂2007-122008-1-1新底稿指南發(fā)布第三次修訂第四次修訂第五次修訂業(yè)務(wù)檔案管理（天職國際業(yè)規(guī)106號）1概述1.1 為規(guī)范本所業(yè)務(wù)工作底稿形成業(yè)務(wù)檔案流程及業(yè)務(wù)檔案的管理工作，制定本規(guī)程。1.2 本規(guī)程適用于財務(wù)報表審計業(yè)務(wù)，其他業(yè)務(wù)參照執(zhí)行。1.3 本規(guī)程的主要內(nèi)容包括：（1）業(yè)務(wù)工作底稿的驗收與交接；（2）業(yè)務(wù)工作底稿的歸檔工作；（3）業(yè)務(wù)檔案的日常管理。2業(yè)務(wù)工作底稿的驗收與交接2.1將業(yè)務(wù)工作底稿按照業(yè)規(guī)207號財務(wù)報表審計工作底稿模板等規(guī)程和

2、本規(guī)程要求整理為業(yè)務(wù)檔案是項目外勤主管的責(zé)任，質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部負責(zé)業(yè)務(wù)工作底稿的驗收，不符合要求的業(yè)務(wù)工作底稿不得驗收，檔案管理人員負責(zé)業(yè)務(wù)檔案的裝訂與管理。2.2 外勤主管應(yīng)當在報告出具60個工作日內(nèi)將工作底稿整理成業(yè)務(wù)檔案，送質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部驗收。如符合要求，質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部將“未歸檔底稿欠條”退還外勤主管，如不符合要求，驗收人員應(yīng)將不能驗收的原因列出清單（附件13）與工作底稿一并退還外勤主管。2.3 質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部在驗收業(yè)務(wù)工作底稿時要注意以下事項：（1）底稿是否按照當年模版編制；（2）底稿是否已按規(guī)定分冊（每冊為2.2厘米/200頁左右，超出部分應(yīng)當對其進行適當分冊，但盡量不要對工作

3、底稿的大類進行分割），同時在第一本檔案的財務(wù)報表審計工作底稿總表“檔案冊”欄中填寫冊號；（3）每冊首頁是否為目錄頁，且底稿已按目錄順序排好，并編制索引號和交叉索引號；（4）底稿是否已按規(guī)定貼好指示標簽；（5）底稿中很小的單據(jù)，如郵局的掛號單等小于A4紙的紙條，是否已粘在A4紙上；（6）底稿中是否有應(yīng)交未交原件或收到原件后未撤出復(fù)印件的情況；（7）底稿中是否有熱敏紙傳真件(由于熱敏紙上的字在一段時間內(nèi)會消失，所以應(yīng)復(fù)印該傳真件)；（8）底稿中橫向排版的表格是否有超過十張以上表頭未朝左側(cè)的現(xiàn)象；（9）底稿中是否有訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物；（10）與審計過程和審計結(jié)論無關(guān)的資料如被審計單位賬頁

4、、憑證、單據(jù)等復(fù)印件以及空白底稿、草稿、已經(jīng)替代的底稿是否清除；（11）年審底稿（D類審計項目除外）是否已區(qū)分當期檔案和永久性檔案，并分別整理。2.4 業(yè)務(wù)工作底稿的接收。檔案管理人員接收到的業(yè)務(wù)工作底稿包括兩部分，其一是蓋章人員移交的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)控制表及其業(yè)務(wù)報告正本；其二是驗收人員移交的其他工作底稿。3業(yè)務(wù)檔案的歸檔工作3.1業(yè)務(wù)檔案歸檔工作由五個步驟組成：業(yè)務(wù)檔案整理、登記、裝訂、裝盒及入庫碼放。3.2業(yè)務(wù)檔案整理。檔案管理人員在進行業(yè)務(wù)檔案整理工作時要注意以下事項：（1）整理過程中要拆除金屬物。（2）材料紙面過小的，要粘貼或托裱在標準A4紙上，裝訂部分過窄或有字時，應(yīng)用紙加寬。（3）在進行

5、底稿整理時，如發(fā)現(xiàn)底稿中有很明顯的問題，如：未貼標簽，頁碼混亂等，要及時將檔案退回驗收人員，重新整理、驗收。3.33獻）告流轉(zhuǎn)控制表每天由蓋章人員在臨業(yè)務(wù)檔案登記。檔案管理人員在整理業(yè)務(wù)檔案的同時應(yīng)填好“業(yè)務(wù)臺賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）”（附件1，電子版）后5項內(nèi)容（前面的內(nèi)容由軟件自動生成）。3.4業(yè)務(wù)檔案裝訂。裝訂工作是要將整理好的底稿與報告、流轉(zhuǎn)表整合在一起，附上封皮、備考表及封底的過程。步驟如下：（1）根據(jù)業(yè)務(wù)臺賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）記錄，找出相對應(yīng)的業(yè)務(wù)報告流轉(zhuǎn)控制表及其業(yè)務(wù)報告正本，并且查看該份報告是否有補充或修改的情況，若有此情況，則要替換原報告，只留最終報告正本。（2）根據(jù)業(yè)務(wù)報告流轉(zhuǎn)

6、控制表及報告打印每冊底稿的案卷封面（附件4，使用統(tǒng)一的特殊紙張），封面上應(yīng)當寫清被審計單位名稱、業(yè)務(wù)項目名稱、報告文號、卷數(shù)等信息。（3）裝訂時要將流轉(zhuǎn)表、報告正文放在目錄中標明的位置，如果該報告有過補充修改，要特別注意業(yè)務(wù)報告修訂（補充）審批單的位置，且要在每本檔案底部附上卷內(nèi)備考表（附件4）及封底。（4）即將裝訂時要最后檢查一次檔案內(nèi)是否有金屬類物品,以保障裝訂時人員安全。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，不壓字，不漏頁，不影響閱讀。（5）檔案裝訂統(tǒng)一采用左端兩孔式,兩孔將檔案平分為三等份并距左端1公分左右（裝訂時請正確操作裝訂機，并注意安全，裝訂完畢要及時關(guān)掉電源）。（6）檔案管理人員應(yīng)及時將

7、已移交的業(yè)務(wù)檔案進行裝訂，每年度終了90個工作日內(nèi)，檔案管理人員應(yīng)當對上年出具業(yè)務(wù)報告的業(yè)務(wù)檔案裝訂歸檔完畢。3.5業(yè)務(wù)檔案裝盒。檔案裝訂后應(yīng)及時裝盒，裝盒時應(yīng)盡量將盒裝滿，節(jié)約空間，在檔案盒封面寫清檔號（本分所本年度檔案盒流水號）和分所名稱（附件5），檔案盒脊部寫清檔號、冊數(shù)等內(nèi)容（附件6）。本所用的檔案盒分兩種，厚度為3CM和5CM，3CM的檔案盒適合裝超過平均厚度，但沒有必要分冊的較厚檔案；5CM的檔案盒適合裝平均厚度兩冊檔案。3.6業(yè)務(wù)檔案入庫、碼放。檔案盒橫向應(yīng)以檔號從小到大、從上往下、從左往右的順序碼放,相鄰層及檔案柜要以S型順序碼放，碼放時要整齊、美觀，檔案碼放不得過擠，否則不方

8、便今后的使用。4業(yè)務(wù)檔案的保管4.1 檔案管理人員應(yīng)及時將業(yè)務(wù)部門移交的業(yè)務(wù)檔案進行歸檔，并根據(jù)業(yè)務(wù)臺賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）清理已超過60個工作日尚未移交的業(yè)務(wù)檔案，及時與項目外勤主管聯(lián)系催促移交。某外勤主管如存在超過90個工作日尚未移交業(yè)務(wù)檔案的，檔案管理人員應(yīng)向質(zhì)量主管報告，暫停其業(yè)務(wù)報告編號，在移交業(yè)務(wù)檔案前、未經(jīng)批準不得出具業(yè)務(wù)報告。4.2 業(yè)務(wù)臺賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）的統(tǒng)計與報送。各分所于每個季度終了的5個工作日內(nèi)向總所質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部報送業(yè)務(wù)臺賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）的電子版，總所質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部經(jīng)匯總后在季度終了的10個工作日內(nèi)上報主任會計師。年度終了的30個工作日內(nèi)各分所向總所質(zhì)監(jiān)與技

9、術(shù)支持部報送年度業(yè)務(wù)臺賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）的紙制版。4.3永久性檔案4.3.1根據(jù)中國注冊會計師審計準則第1131號審計工作底稿第11、12條“在記錄實施審計程序的性質(zhì)、時間和范圍時，注冊會計師應(yīng)當記錄測試的特定項目或事項的識別特征。識別特征是指被測試的項目或事項表現(xiàn)出的征象或標志。如在對被審計單位生成的訂購單進行細節(jié)測試時，注冊會計師可能以訂購單的日期或編號作為測試訂購單的識別特征?！?的規(guī)定，業(yè)務(wù)人員在查閱有關(guān)資料后底稿中一般不要求復(fù)印相關(guān)資料，取得這些資料作為永久性檔案保存的目的是備查。因此永久性檔案的主要功能是備查作用，并具有使用頻率高、多年反復(fù)更新使用的特點。4.3.2 永久性檔案的

10、保管應(yīng)以單獨的系統(tǒng)保管。當期檔案以業(yè)務(wù)報告號為識別特征編制業(yè)務(wù)臺賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）；永久性檔案以客戶名稱（被審計單位全稱）為識別特征編制“永久性檔案登記表”（附件2）。4.3.3 永久性檔案的保管由業(yè)務(wù)部門負責(zé)（分所也可以由檔案管理人員統(tǒng)一保管）。項目完成后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)按要求整理永久性檔案（包括填寫更新記錄、編制索引號并粘貼標簽等），打孔后根據(jù)底稿厚度放入合適的文件夾（以能保證正常翻閱為宜），在文件夾脊部按永久性檔案盒脊部填寫格式（附件7）注明檔案編號，與業(yè)務(wù)工作底稿一起交由質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部進行驗收，通過后由外勤主管統(tǒng)一將所負責(zé)項目的永久性檔案交到部門秘書處。業(yè)務(wù)部門秘書應(yīng)做好登記編號工作，

11、檔案室為各業(yè)務(wù)部門開辟專門存放區(qū)域。業(yè)務(wù)部門秘書每季末應(yīng)將本部門的永久性檔案登記表報檔案管理人員，并與檔案管理人員一起對永久性檔案進行核對。4.4電子檔案的保管電子檔案主要指本所出具的業(yè)務(wù)報告和按規(guī)定需同時提供的電子類工作底稿，由質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部負責(zé)收集整理，每年度結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)當匯總?cè)碾娮游臋n進行刻盤歸檔。 總部檔案管理人員在年度終了的90個工作日內(nèi)將各分所業(yè)務(wù)報告的電子文檔收集整理，并刻盤保存。5業(yè)務(wù)檔案借閱與歸還5.1當期檔案借閱業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需要借閱當期檔案的，填寫“檔案借閱審批單”（附件8），到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。5.2永久性檔案借閱業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需要借閱永久

12、性檔案的，填寫“永久性檔案借閱審批單”（附件9），到業(yè)務(wù)部門秘書處辦理借閱手續(xù)。5.3在辦理檔案借閱時，應(yīng)注意以下事項：(1)檔案借閱只限所內(nèi)正式員工辦理借閱手續(xù)，實習(xí)生、學(xué)生不得辦理借閱手續(xù)。(2)檔案借閱審批單，應(yīng)由借閱人簽字，誰借誰負責(zé)，不得代借。(3)因特殊情況，外單位需調(diào)閱本所檔案時，對方單位需出具書面調(diào)閱函，經(jīng)審批后由項目所在業(yè)務(wù)部門指定人員辦理借閱手續(xù)。(4)業(yè)務(wù)檔案的借閱時間一般不得超過30個工作日，每個業(yè)務(wù)人員所借檔案一般同時不得超過5份，否則檔案管理人員有權(quán)要求其先歸還再續(xù)借。(5)檔案借閱人應(yīng)當保持案卷整潔，不得損壞、涂改、拆頁，保證檔案的完整和安全。5.4在歸還借閱的檔

13、案時，應(yīng)注意以下事項：（1）歸還檔案時，檔案管理人員要檢查檔案的完整性，收回后將借閱單退還借閱人。（2）歸還的檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁等現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)要求借閱人恢復(fù)原樣，必要時填寫“業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失報告單”（附件11），并追究借閱人的責(zé)任。（3）借閱人員若將檔案丟失，應(yīng)填寫“業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失報告單”，寫清楚丟失原因，并逐級上報處理。6業(yè)務(wù)檔案的拆卸業(yè)務(wù)檔案裝訂后不得隨意拆卸，如因業(yè)務(wù)報告的補充、修訂等原因確需拆卸的，需填寫“業(yè)務(wù)檔案更改、拆卸審批單”（附件10），按規(guī)定批準后，檔案方可由檔案管理人員拆卸，并由其及時裝訂好。（在檔案尚未裝訂發(fā)生業(yè)務(wù)報告補充、修訂的，根據(jù)批準的業(yè)務(wù)報告修訂（補充）審批單直接將有關(guān)檔案進行更換即可。）7離職員工檔案清理當業(yè)務(wù)人員辦理離職手續(xù)時，應(yīng)由檔案管理人員清理有關(guān)業(yè)務(wù)檔案，并在其流程表上簽署意見。若存在有欠交工作底稿或未歸還業(yè)務(wù)檔案情況，檔案管理人員應(yīng)催其及時上交，若已將責(zé)任轉(zhuǎn)移給其他員工的，應(yīng)辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)；如已丟失的，按檔案丟失程序辦理。未查清前，不得辦理離職手續(xù)。8業(yè)務(wù)檔案的銷毀根據(jù)中國注冊會計師審計準則第1131號“會計師事務(wù)所應(yīng)當自審計報告日起，對審計工作底稿至少保存十年”